Setiap email yang Anda kirimkan mengatakan sesuatu tentang bisnis Anda… bahkan sebelum ada yang membacanya. Baris pengirim saja bisa membangun kepercayaan atau membuat orang lain bertanya-tanya.
Itulah mengapa format alamat email bisnis Anda lebih penting daripada yang disadari oleh kebanyakan orang. Ini adalah salah satu detail kecil yang secara diam-diam membentuk penampilan profesional Anda, seberapa terorganisir tim email Anda, dan seberapa percaya diri klien merespons Anda.
Apa yang membuat alamat email terlihat profesional
Alamat email profesional melakukan tiga hal dengan baik: jelas, konsisten, dan terhubung dengan merek Anda.
Seharusnya mudah untuk mengenali siapa yang berada di belakangnya, mengikuti pola yang sama dengan anggota tim Anda yang lain, dan sesuai dengan domain bisnis Anda.
Bandingkan:
- contoh buruk: coolguy1997@gmail.com
- contoh yang baik: michael@northhillsconsulting.com
Perbedaannya bukan hanya dari segi estetika. Ini psikologis. Yang satu terlihat seperti hobi. Yang lainnya terlihat seperti bisnis.
Anda tidak dapat memalsukan kredibilitas, tetapi Anda dapat memformatnya dengan benar.
Format email profesional yang umum (dan kapan menggunakannya)
Tim dan industri yang berbeda menggunakan pola penamaan yang berbeda. Tujuannya adalah untuk menemukan yang sesuai dengan ukuran, nada, dan struktur Anda.
Berikut ini adalah opsi yang paling umum dan praktis:
1. firstname@company.com
Sederhana, personal, dan ideal untuk bisnis kecil atau pekerja lepas. Rasanya mudah didekati dan tetap profesional.
2. firstname.lastname@company.com
Lebih formal dan terukur. Sempurna untuk tim yang lebih besar atau pengaturan perusahaan di mana Anda perlu menghindari duplikasi.
3. role@company.com
Fungsional dan jelas. sales@, support@, info@, atau billing@ mudah diingat oleh pelanggan. Ini juga berfungsi dengan baik untuk departemen yang menangani kotak masuk bersama.
4. team@company.com atau contact@company.com
Cocok untuk startup atau merek kreatif yang menginginkan nada yang ramah tanpa menunjuk pada satu orang.
Apa pun struktur yang Anda pilih, tetaplah konsisten di seluruh tim. Ketika setiap karyawan mengikuti pola yang sama untuk alamat email atau tanda tangan email, maka akan terasa disengaja: dan seperti itulah profesionalisme.
Bagaimana memilih format yang tepat untuk bisnis Anda
Format terbaik tergantung pada panggung dan struktur Anda:
- Pekerja lepas atau pendiri perusahaan sendiri: gunakan firstname@yourdomain.com untuk mendapatkan citra yang personal namun tetap kredibel.
- Bisnis kecil: gunakan firstname.lastname@yourdomain.com untuk membangun pengakuan dan konsistensi.
- Tim yang sedang berkembang: gunakan department@yourdomain.com untuk komunikasi yang terukur.
Sebelum Anda menentukan satu nama, tulislah sebuah buku panduan penamaan singkat. Ini akan menghemat waktu Anda saat Anda merekrut karyawan pertama atau menambahkan kotak masuk baru.
Setelah format Anda siap, Anda bisa membuat alamat email bisnis Anda dan menyiapkan kotak surat khusus di bawah domain Anda sendiri. Hanya perlu beberapa menit dan segera mengangkat citra merek Anda.
Contoh alamat email bisnis di dunia nyata
Industri yang berbeda menggunakan gaya yang berbeda, tetapi semuanya bertujuan untuk satu hal: kejelasan.
Berikut adalah beberapa contoh yang menunjukkan bagaimana format dan nada sesuai dengan jenis bisnis:
- Perusahaan konsultan biasanya memilih firstname@firmname.com untuk menjaga komunikasi tetap personal namun tetap terlihat profesional. Ini sangat cocok untuk hubungan satu-ke-satu dengan klien.
- Merek ritel lebih memilih alamat seperti sales@brandname.com atau support@brandname.com. Alamat-alamat ini mudah diingat dan membantu pelanggan menjangkau orang yang tepat dengan cepat.
- Perusahaan SaaS sering menggunakan team@startup.com atau hello@startup.com. Ini memberikan kesan ramah dan kolaboratif yang cocok dengan nada teknologi modern.
- Agen real estat lebih condong ke firstname.lastname@agency.com, karena beberapa agen dapat berbagi domain yang sama.
- Institusi pendidikan menggunakan info@academy.com atau contact@schoolname.com untuk aksesibilitas dan nada yang profesional dan netral.
Setiap pendekatan menceritakan kisah yang sedikit berbeda: mudah didekati, formal, kolektif, atau dapat dipercaya. Yang penting adalah format Anda sesuai dengan kepribadian merek Anda dan terasa konsisten di setiap email yang dikirim dari perusahaan Anda.
Kesalahan yang harus dihindari saat membuat alamat email bisnis Anda
Beberapa cara cepat untuk kehilangan kredibilitas dengan cepat:
- Menggunakan angka, emoji, atau simbol(john123@ terlihat ceroboh).
- Memadukan domain pribadi dan pekerjaan(john@myhobby.com untuk konsultasi).
- Menciptakan format yang tidak konsisten dalam satu perusahaan.
- Menggunakan domain gratis untuk komunikasi bisnis.
Klien tidak secara sadar menganalisisnya, tetapi detail-detail itu meninggalkan kesan yang melekat.
Mendapatkan email berbasis domain sering kali lebih murah dan lebih cepat daripada yang Anda kira; dan ini mencegah kesenjangan kredibilitas sebelum terjadi.
Hasil yang bisa dibawa pulang
Alamat email profesional tidak hanya membantu orang untuk menghubungi Anda. Alamat email mewakili bagaimana Anda ingin diingat.
Alamat Anda harus terlihat seperti suara merek Anda: jelas, dapat diandalkan, dan terarah.
Jadi sebelum Anda mengirim proposal lain dari Gmail, luangkan waktu sepuluh menit untuk mengatur format, menyelaraskan tim, dan membuat email bisnis khusus Anda.
Ini adalah salah satu langkah terkecil yang bisa Anda lakukan untuk membuat bisnis Anda terlihat lebih resmi.
