Cara Membuat Tanda Tangan Email Profesional

Misalkan signature email Anda hanya terdiri dari nama dan informasi kontak dasar Anda. Dalam hal ini, Anda mungkin tidak memanfaatkan sepenuhnya kesempatan untuk berinteraksi dengan penerima. Teruslah membaca untuk mempelajari lebih lanjut tentang membuat tanda tangan email profesional yang meninggalkan kesan abadi yang hebat.

Apa yang Harus Dicantumkan dalam Tanda Tangan Email Profesional

Ketika menyusun tanda tangan email Anda, ada baiknya Anda memiliki daftar hal-hal yang harus dimasukkan ke dalamnya. Beberapa hal utama yang harus Anda pertimbangkan untuk dimasukkan ke dalam tanda tangan email Anda adalah:

1 - Nama Lengkap Anda

Sama seperti ketika mengirim surat biasa, nama Anda harus selalu disertakan dalam signature email Anda, sehingga penerima yakin dari siapa mereka menerimanya. Nama Anda harus disertakan dalam baris pertama teks tanda tangan email.

2 - Informasi Pekerjaan

Setelah Anda memasukkan nama Anda di sana, informasi berikutnya yang perlu dimasukkan adalah informasi afiliasi, yang mungkin mencakup jabatan pekerjaan Anda, perusahaan atau organisasi tempat Anda menjadi bagiannya, dan mungkin departemen tempat Anda bekerja. Memberikan informasi ini memberi Anda lebih banyak konteks dan peran Anda dalam percakapan. Selain itu, tergantung pada siapa yang Anda kirimi email, dikaitkan dengan organisasi atau perusahaan yang lebih besar dalam tanda tangan email Anda dapat memberi Anda lebih banyak kepercayaan dan mendapatkan perhatian penerima email Anda.

3 - Informasi Kontak Lebih Lanjut

Meskipun penerima email Anda akan memiliki alamat email Anda, namun tanda tangan email merupakan tempat yang sangat baik untuk menyertakan informasi kontak lebih lanjut, sehingga mereka memiliki berbagai opsi yang tersedia bagi mereka ketika menghubungi Anda. Misalnya, ini bisa mencakup nomor telepon atau alamat bisnis Anda. Tergantung pada peran Anda dan jenis email yang Anda kirimkan, signature juga bisa menjadi kesempatan yang baik untuk mempromosikan situs web pribadi atau profil LinkedIn Anda.

4 - Ajakan untuk Bertindak

Langkah cerdas saat membuat signature email Anda adalah dengan menyertakan ajakan bertindak di dalamnya. CTA terbaik dalam tanda tangan email adalah yang terbaru, sejalan dengan gaya email Anda, sehingga terlihat alami dan tidak memaksa. Saat menulis CTA, pilih sesuatu yang selaras dengan sasaran saat ini, dan terus perbarui ketika sasaran Anda berubah.

5 - Ikon Sosial

Kehadiran media sosial Anda adalah bagian penting dari merek Anda, memungkinkan untuk mendapatkan pengikut yang lebih besar di industri Anda dan menunjukkan kepada orang-orang siapa Anda dan apa yang Anda pedulikan. Anda dapat mengetahui banyak hal tentang suatu merek atau individu dengan melihat apa yang mereka posting di media sosial. Karena itu, ada baiknya Anda menyertakan tautan ke halaman media sosial di signature email Anda. Hal ini memperkuat merek Anda, memberikan beberapa bukti sosial dan memberi penerima email Anda berbagai cara untuk menghubungi Anda. Ini juga dapat membantu mendorong lalu lintas lebih lanjut ke konten online Anda jika Anda memposting tautan ke posting blog, halaman produk, atau halaman arahan di profil media sosial Anda.

6 - Tautan Pemesanan

Jika Anda sering bolak-balik mengirim email kepada klien atau orang lain untuk memesan pertemuan, maka menambahkan tautan pemesanan ke tanda tangan email Anda bisa menjadi langkah cerdas. Hal ini akan memudahkan klien Anda, karena mereka dapat mengklik tautan dan memasukkan detail mereka untuk melakukan pemesanan, dan gratis Anda tidak perlu mengirim email bolak-balik untuk membuat mereka memesan janji temu. Ada banyak alat bantu kalender di luar sana yang bisa Anda gunakan untuk mempermudah pemesanan janji temu, dengan opsi untuk menyalin dan menempelkan tautan di mana saja yang Anda sukai untuk diklik orang, termasuk di tanda tangan email Anda.

7 - Logo atau Foto

Jika Anda ingin menambahkan minat pada tanda tangan email Anda atau menambahkan sentuhan pribadi sehingga penerima yang belum pernah Anda temui secara langsung bisa mengenali nama Anda, mungkin ada baiknya menambahkan foto profesional. Atau, jika Anda ingin mendorong lebih banyak kesadaran merek dengan email Anda, pertimbangkan untuk menambahkan logo perusahaan.

8 - Persyaratan Hukum atau Sanggahan Industri

Beberapa industri akan memiliki panduan khusus tentang etiket dan penggunaan email untuk mencegah pengiriman informasi pribadi. Karena itu, mungkin ada baiknya melihat peraturan industri apa pun yang dapat ditambahkan ke tanda tangan email Anda sebagai penafian.

Contoh Tanda Tangan Email dengan Desain yang Bagus

Ketika mendesain tanda tangan email Anda, ada beberapa praktik terbaik yang perlu diingat. Sebaiknya desain tanda tangan untuk menekankan nama, jabatan, dan informasi kontak Anda. Selain itu, pastikan bahwa desain tanda tangan tersebut ramah seluler, berkualitas tinggi, dan memiliki hirarki desain yang baik. Gunakan warna yang sederhana dan konsisten agar desain tidak terlalu berantakan dan mudah dibaca dalam sekejap. Untuk melakukan hal ini, Anda dapat mempertimbangkan untuk menggunakan generator tanda tangan email untuk menerapkan praktik terbaik dalam merancang tanda tangan yang ideal untuk Anda sekaligus memastikan kualitas yang tinggi.

Mengapa Tanda Tangan Email yang Baik itu Penting?

Entah Anda memiliki bisnis, karyawan yang sering menggunakan email sebagai alat komunikasi utama, atau melamar pekerjaan dan ingin memberi kesan profesional pada orang lain, ada banyak alasan mengapa tanda tangan email yang baik sangat penting. Tanda tangan email Anda tidak hanya memberi kesan pada penerima, tetapi juga dapat memberikan informasi lebih lanjut tentang siapa Anda dan mengapa Anda mengirim pesan, yang dapat membantu jika Anda mengirim email kepada orang yang belum pernah Anda ajak bicara.

Apa Kesamaan yang Dimiliki Tanda Tangan Email Terbaik?

Saat membuat email terbaik tanda tangan, ada beberapa hal utama yang dimiliki oleh semua tanda tangan yang baik. Tujuan utama tanda tangan email Anda adalah untuk memperjelas kepada penerima dari siapa mereka menerima pesan. Tanda tangan ini harus menyertakan nama lengkap, jabatan, dan hal lain yang relevan dengan identitas Anda. Misalkan Anda mengirim email dari sebuah perusahaan. Dalam hal ini, ada baiknya Anda memberikan informasi kontak lebih lanjut untuk perusahaan dalam tanda tangan, seperti alamat situs web, alamat bisnis, dan nomor telepon yang dapat dihubungi. Jika Anda mengirim email sebagai individu, pertimbangkan untuk menambahkan informasi lebih lanjut tentang diri Anda, seperti tautan ke profil LinkedIn atau profil media sosial lainnya.

Apa Manfaat Tanda Tangan Email yang Baik?

Tanda tangan email dapat membuat semua perbedaan mengenai kesan yang Anda tinggalkan pada orang lain baik sebagai individu atau perwakilan perusahaan. Tanda tangan email yang benar dapat memastikan bahwa email yang Anda kirimkan tampak profesional dan halus, serta tidak ada kebingungan mengenai siapa pengirim pesan dan tujuannya. Apakah Anda melamar pekerjaan, menjangkau klien potensial sebagai pemilik bisnis, atau berkomunikasi dengan rekan kerja, agensi, dan profesional lain di bidang Anda atas nama perusahaan Anda, tanda tangan email yang dirancang dengan baik dan bijaksana yang mencakup semua informasi yang diperlukan akan membuat semua perbedaan ketika meninggalkan kesan yang baik dan mencapai hasil yang diinginkan dari komunikasi Anda.

Cara Membuat Tanda Tangan untuk Email

Sebagian besar penyedia layanan email memudahkan Anda untuk membuat signature dengan cepat yang dapat ditambahkan ke semua email di masa mendatang. Setelah Anda menemukan jendela untuk membuat tanda tangan email, biasanya Anda akan dapat menggunakan editor yang ramah pengguna yang memungkinkan Anda untuk menambahkan teks, mengubah font dan warna, menyisipkan logo dan foto, dan menambahkan tautan. Atau, Anda dapat menggunakan alat pembuat tanda tangan email untuk membuat tanda tangan ideal Anda dan menyalin serta menempelkannya ke dalam opsi tanda tangan di klien email Anda sebelum disimpan. Setelah disimpan, tanda tangan Anda akan muncul di akhir semua email yang akan datang yang Anda kirim.

Tanda tangan email adalah bagian sederhana dari email apa pun yang Anda kirimkan; namun, bila berisi informasi yang benar dan dirancang dengan baik, ini dapat sangat memengaruhi kesan yang Anda buat dengan pesan email Anda.

9 Praktik Terbaik untuk Menulis Tanda Tangan Email yang Bagus

Tanda tangan email lebih dari sekadar formalitas; tanda tangan email adalah kesempatan untuk branding, pemasaran, dan membuat kesan yang abadi. Tanda tangan email yang dibuat dengan baik dapat menjadi alat yang ampuh untuk berbagai tujuan bisnis. Di bawah ini adalah sembilan praktik terbaik untuk membantu Anda membuat tanda tangan email profesional yang menonjol.

1. Cantumkan Detail Kontak Penting dan Informasi Kontak Pengirim

Inti dari tanda tangan email profesional adalah detail kontak. Nama, jabatan, perusahaan, nomor kontak, dan nomor ponsel Anda adalah yang paling minimal. Hal ini memastikan bahwa penerima email dapat dengan mudah menghubungi Anda melalui berbagai saluran. Mencantumkan informasi kontak pengirim bukan hanya sekadar basa-basi, namun juga sebuah keharusan.

2. Tambahkan Tautan dan Ikon Media Sosial

Di era digital saat ini, tautan media sosial dan ikon media sosial adalah hal yang wajib ada di tanda tangan email Anda. Ini adalah bentuk pemasaran tanda tangan email yang halus yang dapat meningkatkan kehadiran online dan merek pribadi Anda.

3. Memasukkan Ajakan Bertindak (CTA) dan CTA Tanda Tangan Email

Ajakan bertindak (CTA) dan tanda tangan email CTA dapat mengubah tanda tangan email Anda dari tanda tangan sederhana menjadi alat pemasaran yang kuat. Baik itu mengarahkan penerima ke halaman arahan penjualan atau meminta mereka untuk berlangganan buletin, CTA yang ditempatkan dengan baik dapat mendorong keterlibatan.

4. Memastikan Ketanggapan Seluler untuk Pengguna Seluler

Dengan meningkatnya jumlah pengguna seluler, sangat penting untuk mendesain tanda tangan email yang terlihat bagus di perangkat seluler. Desain yang responsif seluler memastikan bahwa tanda tangan Anda akan ditampilkan sebagaimana mestinya di berbagai klien email.

5. Gunakan Tanda Tangan Email Profesional sebagai Kartu Nama Digital

Bayangkan tanda tangan email profesional Anda sebagai kartu nama digital. Mencantumkan semua konten yang relevan-seperti peran Anda, perusahaan, dan informasi kontak-memudahkan penerima untuk mengingat Anda dan merek pribadi Anda.

6. Tetap Sederhana namun Menarik dengan Contoh Tanda Tangan Email Terbaik

Meskipun tergoda untuk tampil berlebihan, contoh tanda tangan email terbaik biasanya sederhana dan bersih. Tanda tangan email yang menarik tidak harus mencolok; tanda tangan email hanya perlu berisi semua elemen penting dalam format tanda tangan email yang rapi dan mudah dibaca.

7. Menambahkan Gambar Pribadi atau Logo Perusahaan

Sebuah gambar memiliki nilai ribuan kata. Menambahkan gambar pribadi atau logo perusahaan pada tanda tangan email bisnis Anda dapat membuatnya lebih mudah diingat. Namun, pastikan ukuran dan format gambar tersebut tepat agar dapat ditampilkan dengan benar di berbagai klien email.

8. Sediakan Berbagai Cara untuk Menghubungi Anda

Tanda tangan bisnis Anda harus menawarkan lebih dari satu cara bagi penerima untuk menghubungi Anda. Mencantumkan beberapa detail kontak, seperti nomor ponsel dan tautan media sosial, bersama dengan akun Gmail atau email profesional Anda, akan memberikan kenyamanan dan mendorong komunikasi yang lebih baik.

9. Menguji di Berbagai Klien Email yang Berbeda dan Menggunakan Templat Tanda Tangan

Sebelum menyelesaikan tanda tangan email perusahaan Anda, ada baiknya Anda menguji tampilannya di berbagai klien email. Hal ini untuk memastikan bahwa tanda tangan email Anda, lengkap dengan ikon media sosial dan CTA, tampil sesuai dengan yang diinginkan oleh semua penerima email. Menggunakan templat tanda tangan juga dapat membantu menjaga konsistensi di semua tanda tangan email perusahaan.

Dengan mengikuti praktik-praktik terbaik ini, Anda akan berada di jalur yang tepat untuk membuat tanda tangan Anda sendiri yang profesional, efektif, dan menarik. Apakah Anda menggunakan generator tanda tangan email gratis, templat tanda tangan, atau membuat tanda tangan Anda sendiri dari awal, kiat-kiat ini akan membantu Anda memaksimalkan alat pemasaran yang sering diabaikan ini.