Come creare una firma professionale per le e-mail

Supponiamo che la vostra firma e-mail consista solo del vostro nome e delle informazioni di base per contattarvi. In questo caso, potreste non sfruttare appieno l'opportunità di entrare in contatto con i destinatari. Continuate a leggere per saperne di più sulla creazione di una firma e-mail professionale che lasci un'ottima impressione.

Cosa includere nella firma di un'e-mail professionale

Quando si compone la propria firma e-mail, è bene avere un elenco delle cose che dovrebbero essere incluse nella firma. Alcune delle cose principali che dovreste considerare di includere nella vostra firma e-mail sono:

1 - Nome e cognome

Come per l'invio di posta ordinaria, il vostro nome deve sempre essere incluso nella firma dell'e-mail, in modo che il destinatario sia sicuro di chi l'ha ricevuta. Il vostro nome deve essere incluso nella prima riga di testo della firma dell'e-mail.

2 - Informazioni sul lavoro

Una volta inserito il vostro nome, le informazioni successive da includere sono quelle relative all'affiliazione, che potrebbero includere il vostro titolo di lavoro, l'azienda o l'organizzazione di cui fate parte e magari il dipartimento per cui lavorate. Fornendo queste informazioni si fornisce un contesto più ampio e il proprio ruolo nella conversazione. Inoltre, a seconda dell'interlocutore, il fatto di essere collegati a un'organizzazione o a un'azienda più grande nella firma dell'e-mail può dare maggiore credibilità e attirare l'attenzione dei destinatari.

3 - Ulteriori informazioni di contatto

Sebbene il destinatario dell'e-mail sia in possesso del vostro indirizzo di posta elettronica, la firma dell'e-mail è un luogo eccellente per includere ulteriori informazioni di contatto, in modo che il destinatario abbia a disposizione una serie di opzioni per contattarvi. Ad esempio, si potrebbe includere il numero di telefono o l'indirizzo di lavoro. A seconda del vostro ruolo e del tipo di e-mail che inviate, la firma potrebbe anche essere una buona occasione per promuovere il vostro sito web personale o il vostro profilo LinkedIn.

4 - Invito all'azione

Una mossa intelligente quando si crea la propria firma e-mail è quella di includervi un invito all'azione. Le migliori CTA nelle firme delle e-mail sono aggiornate, in linea con lo stile della vostra e-mail, in modo da apparire naturali e non invadenti. Quando scrivete una CTA, scegliete qualcosa che sia in linea con un obiettivo attuale e aggiornatela quando i vostri obiettivi cambiano.

5 - Icone sociali

La presenza sui social media è una parte fondamentale del vostro marchio, che consente di ottenere un maggior seguito nel vostro settore e di mostrare alle persone chi siete e cosa vi sta a cuore. Si può capire molto di un marchio o di un individuo osservando ciò che pubblica sui social media. Per questo motivo, è una buona idea includere i link alle pagine dei social media nella firma dell'e-mail. Questo rafforza il vostro marchio, fornisce una prova sociale e offre ai destinatari diversi modi per mettersi in contatto con voi. Inoltre, se pubblicate sui vostri profili social media i link ai post del blog, alle pagine dei prodotti o alle pagine di destinazione, potete contribuire ad aumentare il traffico verso i vostri contenuti online.

6 - Link di prenotazione

Se vi capita spesso di inviare e-mail ai clienti o ad altre persone per prenotare riunioni, l'aggiunta di un link di prenotazione alla vostra firma e-mail può essere una mossa intelligente. In questo modo i vostri clienti saranno agevolati, in quanto potranno cliccare sul link e inserire i loro dati per effettuare la prenotazione e gratuito Non dovrete più inviare e-mail per prenotare gli appuntamenti. Esistono molti strumenti di calendario che possono essere utilizzati per facilitare la prenotazione degli appuntamenti, con la possibilità di copiare e incollare un link ovunque si voglia, anche nella firma della propria e-mail.

7 - Logo o foto

Se volete aggiungere un po' di interesse alla vostra firma e-mail o aggiungere un tocco personale in modo che i destinatari che non avete incontrato di persona possano dare un volto al vostro nome, potrebbe essere utile aggiungere una fotografia professionale. Oppure, se volete aumentare la notorietà del marchio con le vostre e-mail, prendete in considerazione l'aggiunta del logo aziendale.

8 - Requisiti legali o clausole di esclusione della responsabilità del settore

Alcuni settori hanno linee guida specifiche sul galateo e sull'uso delle e-mail per evitare la trasmissione di informazioni private. Per questo motivo, potrebbe valere la pena di esaminare tutte le normative del settore che possono essere aggiunte alla vostra firma e-mail come disclaimer.

Esempi di firme e-mail di grande design

Quando si progetta la propria firma e-mail, ci sono alcune buone pratiche da tenere a mente. È una buona idea progettare la firma in modo da mettere in risalto il vostro nome, il titolo del lavoro e altre informazioni di contatto. Inoltre, assicuratevi che il design della firma sia compatibile con i dispositivi mobili, di alta qualità e con una buona gerarchia. Utilizzate colori semplici e coerenti, in modo che il design non risulti troppo disordinato e sia facile da leggere a colpo d'occhio. A tale scopo, si può pensare di utilizzare un generatore di firme e-mail per mantenere le migliori pratiche per progettare una firma ideale per voi, garantendo al contempo un'elevata qualità.

Perché è importante una buona firma e-mail?

Che siate titolari di un'azienda, dipendenti che utilizzano spesso l'e-mail come strumento di comunicazione principale o che vi stiate candidando per un lavoro e vogliate fare un'impressione professionale sulle persone, ci sono molte ragioni per cui una buona firma e-mail è essenziale. Non solo la vostra firma di posta elettronica fa impressione sul destinatario, ma può anche fornire ulteriori informazioni su chi siete e sul motivo per cui state inviando il messaggio, il che può essere utile se state inviando un'e-mail a persone con cui non avete mai parlato.

Cosa hanno in comune le migliori firme e-mail?

Quando si crea il file migliore e-mail ci sono alcuni elementi principali che tutte le firme migliori hanno in comune. L'obiettivo principale della vostra firma e-mail dovrebbe essere quello di rendere chiaro al destinatario da chi sta ricevendo un messaggio. Dovrebbe includere il vostro nome e cognome, il titolo di lavoro e qualsiasi altra cosa rilevante per la vostra identità. Supponiamo di inviare e-mail da un'azienda. In questo caso, è opportuno fornire nella firma ulteriori informazioni di contatto dell'azienda, come l'indirizzo del sito web, l'indirizzo dell'azienda e il numero di telefono di contatto. Se inviate un'e-mail come persona fisica, considerate la possibilità di aggiungere ulteriori informazioni su di voi, come ad esempio un link al vostro profilo LinkedIn o ad altri profili sui social media.

Quali sono i vantaggi di una buona firma e-mail?

Una firma e-mail può fare la differenza per quanto riguarda l'impressione che lasciate agli altri, sia come individui che come rappresentanti di un'azienda. Una firma e-mail corretta può garantire che le e-mail inviate appaiano professionali e curate e che non si crei confusione sull'autore del messaggio e sul suo scopo. Che si tratti di candidarsi per un posto di lavoro, di contattare potenziali clienti in qualità di imprenditori o di comunicare con colleghi, agenzie e altri professionisti del settore per conto della propria azienda, una firma e-mail ben progettata e accurata, che includa tutte le informazioni necessarie, farà la differenza quando si tratta di lasciare una buona impressione e di ottenere i risultati desiderati dalle proprie comunicazioni.

Come creare firme per le e-mail

La maggior parte dei provider di servizi di posta elettronica consente di creare rapidamente una firma da aggiungere a tutti i messaggi di posta elettronica futuri. Una volta trovata la finestra per la creazione di una firma e-mail, di solito è possibile utilizzare un editor di facile utilizzo che consente di aggiungere testo, modificare font e colori, inserire loghi e fotografie e aggiungere link. In alternativa, potete utilizzare uno strumento di generazione di firme e-mail per creare la vostra firma ideale e copiarla e incollarla nell'opzione di firma del vostro client e-mail prima di salvarla. Una volta salvata, la firma apparirà alla fine di tutte le e-mail che invierete in futuro.

La firma e-mail è una semplice parte di qualsiasi e-mail inviata; tuttavia, quando contiene le informazioni corrette ed è ben progettata, può avere un grande impatto sull'impressione che si ottiene con i messaggi e-mail.

9 buone pratiche per scrivere ottime firme e-mail

Le firme e-mail sono più di una semplice formalità: sono un'opportunità per fare branding, marketing e lasciare un'impressione duratura. Una firma e-mail ben realizzata può essere un potente strumento per raggiungere diversi obiettivi aziendali. Di seguito sono riportate nove best practice per aiutarvi a creare una firma e-mail professionale che si distingua.

1. Includere i dati di contatto essenziali e le informazioni di contatto del mittente.

Al centro di ogni firma professionale per e-mail ci sono i dati di contatto. Il nome, la posizione, l'azienda, il numero di contatto e il numero di cellulare sono il minimo indispensabile. In questo modo si garantisce che i destinatari delle e-mail possano facilmente raggiungervi attraverso più canali. Includere le informazioni di contatto del mittente non è solo una cortesia, ma una necessità.

2. Aggiungere link e icone dei social media

Nell'era digitale di oggi, i link ai social media e le icone dei social media non possono mancare nella firma delle e-mail. Si tratta di una forma sottile di marketing della firma e-mail che può potenziare la vostra presenza online e il vostro marchio personale.

3. Incorporare un invito all'azione (CTA) e CTA nella firma dell'e-mail

Una chiamata all'azione (CTA) e le CTA della firma e-mail possono trasformare la firma e-mail da semplice firma a potente strumento di marketing. Che si tratti di indirizzare i destinatari a una landing page di vendita o di chiedere loro di iscriversi a una newsletter, una CTA ben posizionata può stimolare il coinvolgimento.

4. Garantire la reattività mobile per gli utenti mobili

Con l'aumento del numero di utenti mobili, è fondamentale progettare una firma e-mail che risulti efficace sui dispositivi mobili. Un design reattivo per i dispositivi mobili assicura che la firma venga visualizzata come previsto sui vari client di posta elettronica.

5. Usare le firme professionali delle e-mail come biglietti da visita digitali

Pensate alle vostre firme di posta elettronica professionali come biglietti da visita digitali. Includere tutti i contenuti rilevanti, come il ruolo, l'azienda e le informazioni di contatto, rende più facile per i destinatari ricordarsi di voi e del vostro marchio personale.

6. Semplici ma accattivanti con i migliori esempi di firma e-mail

Anche se si è tentati di strafare, i migliori esempi di firma e-mail sono spesso semplici e puliti. Una firma e-mail accattivante non deve essere necessariamente appariscente; deve solo contenere tutti gli elementi essenziali in un formato ordinato e leggibile.

7. Aggiungere un'immagine personale o un logo aziendale

Un'immagine vale più di mille parole. L'aggiunta di un'immagine personale o di un logo aziendale alla firma della vostra e-mail aziendale può renderla più memorabile. Tuttavia, assicuratevi che l'immagine sia adeguatamente dimensionata e formattata per apparire correttamente nei vari client di posta elettronica.

8. Fornire più modi per contattarvi

La vostra firma commerciale dovrebbe offrire ai destinatari più di un modo per mettersi in contatto. L'inclusione di più dettagli di contatto, come il numero di cellulare e i link ai social media, oltre al vostro account Gmail o all'e-mail professionale, offre comodità e favorisce una migliore comunicazione.

9. Test su diversi client di posta elettronica e utilizzo di un modello di firma

Prima di finalizzare le firme e-mail aziendali, è bene testare come vengono visualizzate in diversi client di posta elettronica. In questo modo si garantisce che le firme e-mail, complete di icone dei social media e CTA, vengano visualizzate come previsto da tutti i destinatari delle e-mail. L'uso di un modello di firma può anche aiutare a mantenere la coerenza tra tutte le firme e-mail aziendali.

Seguendo queste best practice, sarete sulla buona strada per creare una firma professionale, efficace e accattivante. Sia che utilizziate un generatore gratuito di firme e-mail, un modello di firma o che creiate la vostra firma da zero, questi consigli vi aiuteranno a sfruttare al meglio questo strumento di marketing spesso trascurato.