Wie man eine professionelle E-Mail-Signatur erstellt

Angenommen, Ihre E-Mail-Signatur besteht nur aus Ihrem Namen und grundlegenden Kontaktinformationen. In diesem Fall nutzen Sie die Gelegenheit, mit den Empfängern in Kontakt zu treten, möglicherweise nicht voll aus. Lesen Sie weiter, um mehr über die Erstellung einer professionellen E-Mail-Signatur zu erfahren, die einen bleibenden Eindruck hinterlässt.

Was in einer professionellen E-Mail-Signatur enthalten sein sollte

Wenn Sie Ihre E-Mail-Signatur zusammenstellen, ist es gut, eine Liste der Dinge zu haben, die darin enthalten sein sollten. Einige der wichtigsten Dinge, die Sie in Ihre E-Mail-Signatur aufnehmen sollten, sind:

1 - Ihr vollständiger Name

Genau wie beim Versand normaler Post sollte Ihr Name immer in der Signatur Ihrer E-Mail enthalten sein, damit der Empfänger sicher sein kann, von wem er sie erhalten hat. Ihr Name sollte in der ersten Textzeile der E-Mail-Signatur stehen.

2 - Job-Informationen

Sobald Sie Ihren Namen angegeben haben, sollten Sie als Nächstes Informationen über Ihre Zugehörigkeit angeben, z. B. Ihre Berufsbezeichnung, das Unternehmen oder die Organisation, zu der Sie gehören, und vielleicht die Abteilung, in der Sie arbeiten. Diese Informationen geben Ihnen mehr Kontext und Ihre Rolle in der Konversation. Je nachdem, an wen Sie eine E-Mail schreiben, kann eine Verbindung zu einer größeren Organisation oder einem Unternehmen in Ihrer E-Mail-Signatur Ihnen mehr Glaubwürdigkeit verleihen und die Aufmerksamkeit der Empfänger erregen.

3 - Weitere Kontaktinformationen

Der Empfänger Ihrer E-Mail hat zwar Ihre E-Mail-Adresse, aber die E-Mail-Signatur ist ein hervorragender Ort, um weitere Kontaktinformationen einzufügen, damit er eine Reihe von Möglichkeiten hat, Sie zu kontaktieren. Dies könnte zum Beispiel Ihre Telefonnummer oder Ihre Geschäftsadresse sein. Je nach Ihrer Funktion und der Art der E-Mails, die Sie versenden, kann die Signatur auch eine gute Gelegenheit sein, Ihre persönliche Website oder Ihr LinkedIn-Profil zu bewerben.

4 - Aufruf zum Handeln

Ein kluger Schachzug bei der Erstellung Ihrer E-Mail-Signatur ist die Aufnahme eines Aufrufs zum Handeln in die Signatur. Die besten CTAs in E-Mail-Signaturen sind aktuell und passen zu Ihrem E-Mail-Stil, so dass sie natürlich aussehen und nicht aufdringlich sind. Wenn Sie einen CTA schreiben, wählen Sie etwas, das mit einem aktuellen Ziel übereinstimmt, und aktualisieren Sie ihn, wenn sich Ihre Ziele ändern.

5 - Soziale Ikonen

Ihre Präsenz in den sozialen Medien ist ein wichtiger Bestandteil Ihrer Marke. Sie ermöglicht es Ihnen, eine größere Anhängerschaft in Ihrer Branche zu gewinnen und den Menschen zu zeigen, wer Sie sind und was Ihnen wichtig ist. Man kann viel über eine Marke oder eine Person sagen, wenn man sich ansieht, was sie in den sozialen Medien posten. Aus diesem Grund ist es eine gute Idee, in Ihre E-Mail-Signatur Links zu Seiten in sozialen Medien aufzunehmen. Dies stärkt Ihre Marke, liefert einen sozialen Beweis und gibt Ihren Empfängern verschiedene Möglichkeiten, mit Ihnen in Kontakt zu treten. Wenn Sie Links zu Blogbeiträgen, Produktseiten oder Landingpages auf Ihren Social-Media-Profilen posten, kann dies auch dazu beitragen, dass mehr Besucher zu Ihren Online-Inhalten gelangen.

6 - Buchungslinks

Wenn Sie häufig E-Mails mit Kunden oder anderen Personen hin- und herschicken, um Termine zu vereinbaren, kann es sinnvoll sein, einen Buchungslink in Ihre E-Mail-Signatur einzufügen. Das macht es für Ihre Kunden einfacher, da sie auf den Link klicken und ihre Daten eingeben können, um die Buchung vorzunehmen, und Kostenlose. Das spart Zeit, da Sie keine E-Mails hin- und herschicken müssen, um einen Termin zu vereinbaren. Es gibt viele Kalender-Tools, mit denen Sie die Buchung von Terminen vereinfachen können. Sie können einen Link kopieren und einfügen, wo immer Sie möchten, damit die Leute darauf klicken können, auch in Ihrer E-Mail-Signatur.

7 - Logo oder Foto

Wenn Sie Ihre E-Mail-Signatur interessanter gestalten oder eine persönliche Note hinzufügen möchten, damit Empfänger, die Sie nicht persönlich kennen, Ihrem Namen ein Gesicht zuordnen können, lohnt es sich vielleicht, ein professionelles Foto hinzuzufügen. Wenn Sie mit Ihren E-Mails die Markenbekanntheit steigern wollen, können Sie auch das Firmenlogo hinzufügen.

8 - Gesetzliche Anforderungen oder Haftungsausschluss der Industrie

In einigen Branchen gibt es spezielle Richtlinien für die E-Mail-Etikette und die Verwendung von E-Mails, um die Übermittlung privater Informationen zu verhindern. Aus diesem Grund kann es sich lohnen, nach Branchenvorschriften zu suchen, die als Haftungsausschluss in Ihre E-Mail-Signatur aufgenommen werden können.

E-Mail-Signatur Beispiele für gutes Design

Bei der Gestaltung Ihrer E-Mail-Signatur sollten Sie einige bewährte Verfahren beachten. Es ist eine gute Idee, die Signatur so zu gestalten, dass Ihr Name, Ihre Berufsbezeichnung und weitere Kontaktinformationen hervorgehoben werden. Achten Sie außerdem darauf, dass das Design der Signatur mobilfreundlich und hochwertig ist und eine gute Designhierarchie aufweist. Verwenden Sie einfache, einheitliche Farben, damit das Design nicht zu unübersichtlich und auf den ersten Blick gut lesbar ist. Zu diesem Zweck können Sie die Verwendung eines E-Mail-Signatur-Generator um bewährte Verfahren für die Gestaltung einer idealen Unterschrift für Sie anzuwenden und gleichzeitig eine hohe Qualität zu gewährleisten.

Warum sind gute E-Mail-Signaturen wichtig?

Ganz gleich, ob Sie ein Unternehmen besitzen, ein Angestellter sind, der häufig E-Mails als Hauptkommunikationsmittel verwendet, oder ob Sie sich für eine Stelle bewerben und einen professionellen Eindruck hinterlassen wollen - es gibt viele Gründe, warum eine gute E-Mail-Signatur wichtig ist. Ihre E-Mail-Signatur hinterlässt nicht nur einen Eindruck beim Empfänger, sondern kann auch weitere Informationen darüber liefern, wer Sie sind und warum Sie die Nachricht verschicken, was hilfreich sein kann, wenn Sie E-Mails an Personen schicken, mit denen Sie noch nie gesprochen haben.

Was haben die besten E-Mail-Signaturen gemeinsam?

Bei der Erstellung des „stimmt“. Signatur zu erstellen, gibt es ein paar wesentliche Dinge, die alle guten Signaturen gemeinsam haben. Das Hauptziel Ihrer E-Mail-Signatur sollte sein, dem Empfänger klar zu machen, von wem er eine Nachricht erhält. Sie sollte Ihren vollständigen Namen, Ihre Berufsbezeichnung und alles andere enthalten, was für Ihre Identität relevant ist. Angenommen, Sie verschicken E-Mails von einem Unternehmen. In diesem Fall lohnt es sich, in der Signatur weitere Kontaktinformationen für das Unternehmen anzugeben, z. B. die Adresse der Website, die Geschäftsadresse und die Telefonnummer des Ansprechpartners. Wenn Sie als Einzelperson E-Mails verschicken, sollten Sie weitere Informationen über sich selbst hinzufügen, z. B. einen Link zu Ihrem LinkedIn-Profil oder anderen Profilen in sozialen Medien.

Was ist der Vorteil einer guten E-Mail-Signatur?

Eine E-Mail-Signatur kann den Unterschied ausmachen, wenn es um den Eindruck geht, den Sie bei anderen hinterlassen, sei es als Privatperson oder als Unternehmensvertreter. Die richtige E-Mail-Signatur kann sicherstellen, dass die von Ihnen gesendeten E-Mails professionell und geschliffen wirken und dass es keine Verwirrung darüber gibt, von wem die Nachricht gesendet wurde und welchen Zweck sie hat. Ganz gleich, ob Sie sich um eine Stelle bewerben, sich als Unternehmer an potenzielle Kunden wenden oder im Namen Ihres Unternehmens mit Kollegen, Agenturen und anderen Fachleuten in Ihrem Bereich kommunizieren - eine gut gestaltete, durchdachte E-Mail-Signatur, die alle erforderlichen Informationen enthält, macht den Unterschied aus, wenn es darum geht, einen guten Eindruck zu hinterlassen und das gewünschte Ergebnis Ihrer Kommunikation zu erzielen.

So erstellen Sie Signaturen für E-Mails

Die meisten E-Mail-Anbieter machen es Ihnen leicht, schnell eine Signatur zu erstellen, die allen künftigen E-Mails hinzugefügt werden kann. Wenn Sie das Fenster zum Erstellen einer E-Mail-Signatur gefunden haben, können Sie in der Regel einen benutzerfreundlichen Editor verwenden, mit dem Sie Text hinzufügen, Schriftarten und Farben ändern, Logos und Fotos einfügen und Links hinzufügen können. Alternativ können Sie auch einen E-Mail-Signatur-Generator verwenden, um Ihre ideale Signatur zu erstellen, und diese vor dem Speichern in die Signaturoption Ihres E-Mail-Programms kopieren und einfügen. Nach dem Speichern erscheint Ihre Signatur am Ende aller E-Mails, die Sie künftig versenden.

Eine E-Mail-Signatur ist ein einfacher Teil jeder E-Mail, die Sie versenden. Wenn sie jedoch die richtigen Informationen enthält und gut gestaltet ist, kann sie den Eindruck, den Sie mit Ihren E-Mail-Nachrichten hinterlassen, erheblich beeinflussen.

9 Best Practices für das Schreiben großartiger E-Mail-Signaturen

E-Mail-Signaturen sind mehr als nur eine Formalität; sie sind eine Gelegenheit für Branding, Marketing und einen bleibenden Eindruck. Eine gut gestaltete E-Mail-Signatur kann als leistungsfähiges Instrument für eine Vielzahl von Geschäftszielen dienen. Im Folgenden finden Sie neun Best Practices, die Ihnen helfen, eine professionelle E-Mail-Signatur zu erstellen, die sich von anderen abhebt.

1. Fügen Sie die wichtigsten Kontaktinformationen und die Kontaktdaten des Absenders ein

Das Herzstück einer jeden professionellen E-Mail-Signatur sind die Kontaktdaten. Ihr Name, Ihre Position, Ihr Unternehmen, Ihre Kontakt- und Handynummer sind das absolute Minimum. So wird sichergestellt, dass die E-Mail-Empfänger Sie problemlos über verschiedene Kanäle erreichen können. Die Angabe der Kontaktinformationen des Absenders ist nicht nur eine Höflichkeit, sondern eine Notwendigkeit.

2. Hinzufügen von Links und Symbolen für soziale Medien

Im heutigen digitalen Zeitalter sind Social-Media-Links und Social-Media-Symbole ein Muss in Ihrer E-Mail-Signatur. Dies ist eine subtile Form des E-Mail-Signatur-Marketings, die Ihre Online-Präsenz und Ihre persönliche Marke stärken kann.

3. Integrieren Sie einen Aufruf zum Handeln (CTA) und E-Mail-Signatur-CTAs

Ein Aufruf zum Handeln (CTA) und CTAs in der E-Mail-Signatur können Ihre E-Mail-Signatur von einer einfachen Abmeldung in ein leistungsstarkes Marketinginstrument verwandeln. Ganz gleich, ob Sie die Empfänger auf eine Verkaufsseite weiterleiten oder sie auffordern, einen Newsletter zu abonnieren, ein gut platzierter CTA kann das Engagement steigern.

4. Sicherstellung der Reaktionsfähigkeit für mobile Nutzer

Angesichts der steigenden Zahl mobiler Nutzer ist es wichtig, eine E-Mail-Signatur zu entwerfen, die auf mobilen Geräten gut aussieht. Ein mobilfreundliches Design stellt sicher, dass Ihre Signatur in verschiedenen E-Mail-Clients wie gewünscht angezeigt wird.

5. Verwenden Sie professionelle E-Mail-Signaturen als digitale Visitenkarten

Betrachten Sie Ihre professionellen E-Mail-Signaturen als digitale Visitenkarten. Wenn Sie alle relevanten Inhalte - wie Ihre Funktion, Ihr Unternehmen und Ihre Kontaktdaten - angeben, können sich die Empfänger leichter an Sie und Ihre persönliche Marke erinnern.

6. Die besten Beispiele für E-Mail-Signaturen: einfach, aber auffallend

Die besten Beispiele für E-Mail-Signaturen sind oft einfach und übersichtlich, auch wenn die Versuchung groß ist, alles zu übertreiben. Eine auffällige E-Mail-Signatur muss nicht auffällig sein; sie muss lediglich alle wesentlichen Elemente in einem sauberen und lesbaren E-Mail-Signaturformat enthalten.

7. Persönliches Bild oder Firmenlogo hinzufügen

Ein Bild sagt mehr als tausend Worte. Wenn Sie ein persönliches Bild oder ein Firmenlogo in Ihre geschäftliche E-Mail-Signatur einfügen, wird sie noch einprägsamer. Achten Sie jedoch darauf, dass das Bild die richtige Größe hat und so formatiert ist, dass es in verschiedenen E-Mail-Clients korrekt angezeigt wird.

8. Bieten Sie mehrere Möglichkeiten, Sie zu kontaktieren

Ihre Geschäftssignatur sollte den Empfängern mehr als eine Möglichkeit bieten, mit Ihnen in Kontakt zu treten. Die Angabe mehrerer Kontaktdaten, wie z. B. einer Handynummer und Links zu sozialen Netzwerken, zusammen mit Ihrem Gmail-Konto oder Ihrer beruflichen E-Mail, bietet Komfort und fördert eine bessere Kommunikation.

9. Testen Sie mit verschiedenen E-Mail-Clients und verwenden Sie eine Signaturvorlage

Bevor Sie Ihre Firmen-E-Mail-Signaturen fertigstellen, sollten Sie testen, wie sie in verschiedenen E-Mail-Clients erscheinen. So stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail-Signaturen mit den Symbolen für soziale Medien und CTAs bei allen E-Mail-Empfängern wie gewünscht erscheinen. Die Verwendung einer Signaturvorlage kann auch dazu beitragen, die Konsistenz aller Firmen-E-Mail-Signaturen zu wahren.

Wenn Sie diese bewährten Verfahren befolgen, sind Sie auf dem besten Weg, Ihre eigene Signatur zu erstellen, die professionell, effektiv und auffallend ist. Ganz gleich, ob Sie einen kostenlosen E-Mail-Signatur-Generator oder eine Signaturvorlage verwenden oder Ihre eigene Signatur von Grund auf neu erstellen, diese Tipps werden Ihnen helfen, das Beste aus diesem oft übersehenen Marketinginstrument zu machen.