Każdego dnia na całym świecie wysyłane i odbierane są setki wiadomości e-mail. Firmy często wysyłają kilka e-maili dziennie, a każdy z nich jest okazją do promowania siebie i swojej firmy.
Jeśli chodzi o podpis e-mail, może on odgrywać ogromną rolę w wywieraniu wrażenia na klientach. Jednak wiele osób traktuje podpis e-mailowy jako dodatkową refleksję, co może sprawić, że przegapią wiele okazji. Podpis to szansa na wyjaśnienie, kim jesteś, czym się zajmujesz, jak można się z Tobą skontaktować i gdzie odbiorcy mogą dowiedzieć się więcej o Tobie, Twojej firmie lub projekcie, nad którym pracujesz.
Załóżmy, że Twój podpis e-mail składa się tylko z imienia i nazwiska oraz podstawowych informacji kontaktowych. W takim przypadku możesz nie wykorzystywać w pełni możliwości nawiązania kontaktu z odbiorcami. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się więcej o tworzeniu profesjonalnego podpisu e-mail, który pozostawi trwałe wrażenie.
Co powinno znaleźć się w profesjonalnym podpisie e-mail?
Podczas tworzenia podpisu e-mail dobrze jest mieć listę rzeczy, które powinny się w nim znaleźć. Niektóre z głównych rzeczy, które powinieneś rozważyć w swoim podpisie e-mail to:
1 – Imię i nazwisko
Podobnie jak w przypadku wysyłania zwykłej poczty, Twoje imię i nazwisko powinno zawsze znajdować się w podpisie wiadomości e-mail, aby odbiorca miał pewność, od kogo ją otrzymał. Twoje imię i nazwisko powinno znajdować się w pierwszym wierszu tekstu podpisu wiadomości e-mail.
2 – Informacje o pracy
Gdy już podasz swoje imię i nazwisko, następną informacją, którą należy dołączyć, są informacje o powiązaniach, które mogą obejmować stanowisko, firmę lub organizację, której jesteś częścią, a być może także dział, w którym pracujesz. Podanie tych informacji daje więcej kontekstu i roli w rozmowie. Ponadto, w zależności od tego, do kogo wysyłasz wiadomość e-mail, powiązanie z większą organizacją lub firmą w podpisie wiadomości e-mail może zwiększyć Twoją wiarygodność i przyciągnąć uwagę odbiorców.
3 – Dalsze informacje kontaktowe
Podczas gdy odbiorca wiadomości e-mail będzie miał Twój adres e-mail, podpis wiadomości e-mail jest doskonałym miejscem do umieszczenia dalszych informacji kontaktowych, tak aby miał on do dyspozycji szereg opcji podczas kontaktowania się z Tobą. Może to być na przykład numer telefonu lub adres firmy. W zależności od roli i rodzaju wysyłanych wiadomości e-mail, podpis może być również dobrą okazją do promowania osobistej strony internetowej lub profilu LinkedIn.
4 – Wezwanie do działania
Mądrym posunięciem podczas tworzenia podpisu e-mail jest umieszczenie w nim wezwania do działania. Najlepsze wezwania do działania w podpisach e-mail są aktualne, zgodne ze stylem wiadomości e-mail, dzięki czemu wyglądają naturalnie i nie są nachalne. Pisząc wezwanie do działania, wybierz coś, co jest zgodne z bieżącym celem i aktualizuj je, gdy cele się zmienią.
5 – Ikony społecznościowe
Obecność w mediach społecznościowych jest kluczową częścią marki, umożliwiając zdobycie większej liczby obserwujących w branży i pokazanie ludziom, kim jesteś i na czym Ci zależy. Można wiele powiedzieć o marce lub osobie, patrząc na to, co publikują w mediach społecznościowych. Z tego powodu dobrym pomysłem jest umieszczenie linków do stron mediów społecznościowych w podpisie wiadomości e-mail. Wzmacnia to markę, zapewnia dowód społeczny i daje odbiorcom różne sposoby skontaktowania się z Tobą. Może to również pomóc w kierowaniu dalszego ruchu do treści online, jeśli opublikujesz linki do postów na blogu, stron produktów lub stron docelowych na swoich profilach w mediach społecznościowych.
6 – Linki do rezerwacji
Jeśli często wysyłasz e-maile do klientów lub innych osób w celu zarezerwowania spotkań, dodanie linku do rezerwacji w podpisie e-mail może być mądrym posunięciem. Ułatwi to klientom kliknięcie linku i wprowadzenie swoich danych w celu dokonania rezerwacji, a także zwolni twój czas, ponieważ nie będziesz wysyłać e-maili w tę i z powrotem, aby je zarezerwować. Istnieje wiele narzędzi kalendarzowych, których można użyć, aby ułatwić rezerwację spotkań, z opcją kopiowania i wklejania linku w dowolnym miejscu, w które ludzie mogą kliknąć, w tym w podpisie e-mail.
7 – Logo lub zdjęcie
Jeśli chcesz dodać trochę zainteresowania do swojego podpisu e-mail lub dodać osobisty akcent, aby odbiorcy, których nie spotkałeś osobiście, mogli rozpoznać Twoją twarz, warto dodać profesjonalne zdjęcie. A jeśli chcesz zwiększyć świadomość marki za pomocą wiadomości e-mail, rozważ dodanie logo firmy.
8 – Wymogi prawne lub zastrzeżenia branżowe
Niektóre branże mają określone wytyczne dotyczące etykiety i korzystania z poczty elektronicznej, aby zapobiec przekazywaniu prywatnych informacji. Z tego powodu warto przyjrzeć się wszelkim regulacjom branżowym, które można dodać do podpisu e-mail jako zastrzeżenie.
Przykłady świetnych projektów podpisów e-mail
Podczas projektowania podpisu e-mail należy pamiętać o kilku najlepszych praktykach. Dobrym pomysłem jest zaprojektowanie podpisu, aby podkreślić swoje imię i nazwisko, stanowisko i dalsze informacje kontaktowe. Oprócz tego upewnij się, że projekt podpisu jest przyjazny dla urządzeń mobilnych, wysokiej jakości i ma dobrą hierarchię projektu. Używaj prostych, spójnych kolorów, aby projekt nie był zbyt zagracony i był łatwy do odczytania na pierwszy rzut oka. Aby to zrobić, możesz rozważyć użycie generatora podpisów e-mail, aby zachować najlepsze praktyki w celu zaprojektowania idealnego podpisu dla Ciebie, zapewniając jednocześnie wysoką jakość.
Dlaczego dobre podpisy e-mail są ważne?
Niezależnie od tego, czy jesteś właścicielem firmy, pracownikiem, który często używa poczty elektronicznej jako głównego narzędzia komunikacji, czy też ubiegasz się o pracę i chcesz wywrzeć profesjonalne wrażenie na ludziach, istnieje wiele powodów, dla których dobry podpis e-mail jest niezbędny. Podpis pod wiadomością e-mail nie tylko robi wrażenie na odbiorcy, ale może również dostarczyć dodatkowych informacji o tym, kim jesteś i dlaczego wysyłasz wiadomość, co może być pomocne, jeśli wysyłasz e-maile do osób, z którymi nigdy nie rozmawiałeś.
Co łączy najlepsze podpisy e-mail?
Podczas tworzenia najlepszego podpisu e-mail, istnieje kilka głównych rzeczy, które wszystkie dobre podpisy mają ze sobą wspólnego. Głównym celem podpisu e-mail powinno być wyjaśnienie odbiorcy, od kogo otrzymuje wiadomość. Powinien on zawierać imię i nazwisko, stanowisko i wszystko inne, co jest istotne dla Twojej tożsamości. Załóżmy, że wysyłasz e-maile od firmy. W takim przypadku warto podać w podpisie dodatkowe informacje kontaktowe firmy, takie jak adres strony internetowej, adres siedziby i numer telefonu kontaktowego. Jeśli wysyłasz wiadomości e-mail jako osoba fizyczna, rozważ dodanie dalszych informacji o sobie, takich jak link do profilu LinkedIn lub innych profili w mediach społecznościowych.
Jaka jest korzyść z dobrych podpisów e-mail?
Podpis pod wiadomością e-mail może mieć ogromne znaczenie dla wrażenia, jakie wywierasz na innych, zarówno jako osoba fizyczna, jak i przedstawiciel firmy. Prawidłowy podpis e-mail może zapewnić, że wysyłane wiadomości e-mail będą wyglądać profesjonalnie i dopracowane oraz że nie będzie wątpliwości co do tego, przez kogo wiadomość została wysłana i jaki jest jej cel. Niezależnie od tego, czy ubiegasz się o pracę, kontaktujesz się z potencjalnymi klientami jako właściciel firmy, czy komunikujesz się ze współpracownikami, agencjami i innymi profesjonalistami w swojej dziedzinie w imieniu swojej firmy, dobrze zaprojektowany, przemyślany podpis e-mail, który zawiera wszystkie niezbędne informacje, zrobi różnicę, jeśli chodzi o pozostawienie dobrego wrażenia i osiągnięcie pożądanego rezultatu z komunikacji.
Jak tworzyć podpisy dla wiadomości e-mail
Większość dostawców usług poczty e-mail ułatwia szybkie utworzenie podpisu, który można dodać do wszystkich przyszłych wiadomości e-mail. Po znalezieniu okna do tworzenia podpisu e-mail zazwyczaj można skorzystać z przyjaznego dla użytkownika edytora, który umożliwia dodawanie tekstu, zmianę czcionek i kolorów, wstawianie projektów logo i zdjęć oraz dodawanie linków. Alternatywnie, możesz użyć narzędzia do generowania podpisów e-mail, aby stworzyć idealny podpis, a następnie skopiować go i wkleić do opcji podpisu w kliencie poczty e-mail przed zapisaniem. Po zapisaniu podpis pojawi się na końcu wszystkich wysyłanych w przyszłości wiadomości e-mail.
Podpis e-mail jest prostą częścią każdej wysyłanej wiadomości e-mail; jeśli jednak zawiera prawidłowe informacje i jest dobrze zaprojektowany, może znacznie wpłynąć na wrażenie, jakie robisz za pomocą wiadomości e-mail.
9 najlepszych praktyk pisania świetnych podpisów e-mail
Podpisy e-mail są czymś więcej niż tylko formalnością; są okazją do budowania marki, marketingu i wywierania trwałego wrażenia. Dobrze przygotowany podpis e-mail może służyć jako potężne narzędzie do realizacji różnych celów biznesowych. Poniżej znajduje się dziewięć najlepszych praktyk, które pomogą Ci stworzyć profesjonalny podpis e-mail, który się wyróżnia.
1. Dołącz niezbędne dane kontaktowe i dane kontaktowe nadawcy
Podstawą każdego profesjonalnego podpisu e-mail są dane kontaktowe. Imię i nazwisko, stanowisko, firma, numer kontaktowy i numer telefonu komórkowego to absolutne minimum. Zapewnia to, że odbiorcy wiadomości e-mail mogą łatwo dotrzeć do Ciebie za pośrednictwem wielu kanałów. Uwzględnienie danych kontaktowych nadawcy to nie tylko uprzejmość; to konieczność.
2. Dodaj linki i ikony mediów społecznościowych
W dzisiejszej erze cyfrowej linki do mediów społecznościowych i ikony mediów społecznościowych są obowiązkowym elementem podpisu e-mail. Jest to subtelna forma marketingu podpisu e-mail, która może zwiększyć Twoją obecność w Internecie i markę osobistą.
3. Włączenie wezwania do działania (CTA) i wezwania do działania w podpisie wiadomości e-mail
Wezwanie do działania (CTA) i wezwania do działania w podpisie e-mail mogą zmienić podpis e-mail z prostego podpisu w potężne narzędzie marketingowe. Niezależnie od tego, czy chodzi o przekierowanie odbiorców na stronę sprzedażową, czy prośbę o zapisanie się do newslettera, dobrze umieszczone wezwanie do działania może zwiększyć zaangażowanie.
4. Zapewnienie responsywności dla użytkowników mobilnych
Wraz z rosnącą liczbą użytkowników mobilnych, kluczowe jest zaprojektowanie podpisu e-mail, który będzie dobrze wyglądał na urządzeniach mobilnych. Projekt reagujący na urządzenia mobilne zapewnia, że podpis będzie wyświetlany zgodnie z przeznaczeniem w różnych klientach poczty e-mail.
5. Używaj profesjonalnych podpisów e-mail jako cyfrowych wizytówek
Potraktuj swoje profesjonalne podpisy e-mail jako cyfrowe wizytówki. Uwzględnienie wszystkich istotnych treści – takich jak rola, firma i dane kontaktowe – ułatwia odbiorcom zapamiętanie Ciebie i Twojej osobistej marki.
6. Zachowaj prostotę, ale przyciągaj wzrok dzięki najlepszym przykładom podpisów e-mail
Chociaż kuszące jest pójście na całość, najlepsze przykłady podpisów e-mail są często proste i przejrzyste. Przyciągający wzrok podpis e-mail nie musi być krzykliwy; musi po prostu zawierać wszystkie niezbędne elementy w schludnym i czytelnym formacie podpisu e-mail.
7. Dodaj osobisty obraz lub logo firmy
Obraz jest wart tysiąca słów. Dodanie osobistego zdjęcia lub logo firmy do biznesowego podpisu e-mail może sprawić, że będzie on bardziej zapadał w pamięć. Upewnij się jednak, że obraz ma odpowiedni rozmiar i format, aby wyświetlał się poprawnie w różnych klientach poczty e-mail.
8. Zapewnienie wielu sposobów kontaktu
Podpis firmowy powinien oferować odbiorcom więcej niż jeden sposób kontaktu. Uwzględnienie wielu danych kontaktowych, takich jak numer telefonu komórkowego i linki do mediów społecznościowych, wraz z kontem Gmail lub profesjonalnym adresem e-mail, zapewnia wygodę i sprzyja lepszej komunikacji.
9. Testowanie na różnych klientach poczty e-mail i korzystanie z szablonu podpisu
Przed sfinalizowaniem firmowych podpisów e-mail warto przetestować ich wygląd w różnych klientach poczty e-mail. Zapewni to, że podpisy e-mail, wraz z ikonami mediów społecznościowych i wezwaniami do działania, będą wyświetlane zgodnie z przeznaczeniem dla wszystkich odbiorców wiadomości e-mail. Korzystanie z szablonu podpisu może również pomóc w utrzymaniu spójności we wszystkich firmowych podpisach e-mail.
Postępując zgodnie z tymi najlepszymi praktykami, będziesz na dobrej drodze do stworzenia własnego podpisu, który będzie profesjonalny, skuteczny i przyciągający wzrok. Niezależnie od tego, czy korzystasz z darmowego generatora podpisów e-mail, szablonu podpisu, czy też tworzysz własny podpis od podstaw, te wskazówki pomogą Ci w pełni wykorzystać to często pomijane narzędzie marketingowe.
