送信するメールはすべて、読む前からあなたのビジネスについて何かを語っています。差出人の行だけで信頼を築くことも、眉をひそめることもできるのです。
だからこそ、ビジネスメールアドレスのフォーマットは、多くの人が思っている以上に重要なのです。あなたがどれだけプロフェッショナルに見えるか、メールチームがどれだけ組織化されていると感じられるか、クライアントがどれだけ自信を持って対応してくれるかを静かに形作る、些細なディテールのひとつなのです。
メールアドレスをプロフェッショナルに見せるポイント
プロフェッショナルなEメールアドレスは、明確で一貫性があり、あなたのブランドと結びついているという3つの点で優れています。
誰が背後にいるのかが簡単にわかり、他のチームと同じパターンを踏襲し、ビジネス・ドメインにマッチしていなければならない。
比較せよ：
- 悪い例 ：coolguy1997@gmail.com
- 良い例 ：michael@northhillsconsulting.com
その違いは美的なものだけではない。心理的なものだ。一方は趣味のように見える。もう一方はビジネスのように見える。
信頼性を偽ることはできないが、正しくフォーマットすることはできる。
プロフェッショナル向けの一般的なEメールフォーマット（そしてそれをいつ使うべきか）
チームや業界によって、ネーミングのパターンは異なる。ゴールは、自社の規模、トーン、構造に合ったものを見つけることだ。
ここでは、最も一般的で実用的なオプションを紹介する：
1. firstname@company.com
シンプルでパーソナル、中小企業やフリーランサーに最適。親しみやすく、それでいてプロフェッショナル。
2. firstname.lastname@company.com
よりフォーマルでスケーラブル。重複を避ける必要がある大規模チームや企業環境に最適です。
3. role@company.com
機能的でわかりやすい。sales@、 support@、 info@、 billing@などは、顧客が覚えやすい。これらはまた、受信トレイを共有する部署にも適しています。
4. team@company.com または contact@company.com
新興企業やクリエイティブなブランドで、一個人を指すことなく親しみやすいトーンにしたい場合に最適。
どの構造を選ぶにしても、チーム全体で一貫性を保ちましょう。すべての社員が同じパターンのメールアドレスや署名を使っていると、意図的な感じがします。
ビジネスに適したフォーマットの選び方
最適なフォーマットは、ステージや構成によって異なる：
- フリーランサーや個人創業者：個人的でありながら信頼できるイメージのためにfirstname@yourdomain.com。
- 中小企業：認知度と一貫性を高めるためにfirstname.lastname@yourdomain.com。
- 成長するチーム：スケーラブルなコミュニケーションにdepartment@yourdomain.com。
1つに決める前に、簡単なネーミングのルールブックを書いておきましょう。初めて従業員を雇うときや、新しい受信トレイを追加するときの時間の節約になります。
フォーマットの準備ができたら、 ビジネスメールアドレスを作成し、独自ドメインでカスタムメールボックスを設定できます。ほんの数分で、すぐにブランドイメージをアップさせることができます。
ビジネスメールアドレスの実例
業界によって使用されるスタイルは異なるが、目指すところはひとつ、「わかりやすさ」だ。
以下は、フォーマットとトーンがビジネス・タイプにどのように合致するかを示すいくつかの例である：
- コンサルティング・ファームは通常、プロフェッショナルな印象を保ちながら個人的なコミュニケーションを保つためにfirstname@firmname.com。一対一のクライアントとの関係に適しています。
- 小売ブランドは、sales@brandname.comやsupport@brandname.com のような住所を好む。これらのアドレスは覚えやすく、顧客が適切な担当者に素早く連絡を取ることができます。
- SaaS企業はしばしばteam@startup.comまたはhello@startup.com。親しみやすく、協力的な印象を与え、現代的な技術のトーンにマッチします。
- 不動産会社は、複数のエージェントが同じドメインを共有する可能性があるため、firstname.lastname@agency.com。
- 教育機関では、アクセシビリティと専門的で中立的なトーンのために、info@academy.comまたはcontact@schoolname.comを使用しています。
それぞれのアプローチは、親しみやすい、フォーマル、集団的、信頼できるなど、少しずつ異なるストーリーを伝えます。重要なのは、あなたのブランドの個性に合ったフォーマットで、会社から送られるすべてのメールに一貫性が感じられることです。
ビジネスメールアドレスを作成する際に避けるべき間違い
早く信用を失う手っ取り早い方法をいくつか紹介しよう：
- 数字、 絵文字、記号を使う（john123@は不用意に見える）。
- プライベートと仕事の領域を混在させる（john@myhobby.comfor consulting pitch）。
- 1つの企業内で一貫性のないフォーマットを作成すること。
- 無料ドメインをビジネスコミュニケーションに活用
顧客は意識して分析することはないが、そのような細部は印象に残る。
ドメイン・ベースのEメールを取得することは、多くの場合、あなたが思っているよりも安くて早い。
収穫
プロフェッショナルなEメールアドレスは、人々があなたに連絡を取るのを助けるだけではありません。あなたがどのように記憶されたいかを表します。
あなたの住所は、あなたのブランド・サウンドのように、明確で、信頼でき、意図的であるべきだ。
だから、Gmailからまた企画書を送る前に、10分かけてフォーマットを設定し、チームを調整し、カスタムビジネスメールを作成しよう。
これは、あなたのビジネスを即座により合法的に見せるためにできる最も小さなステップのひとつです。
