いつもドラマチックとは限らない。時にはゆっくりと。会社名がなかったり、電話番号が空欄だったり、所有者がはっきりしない連絡先など、ちょっとしたことです。誰かがすでに接触しているのか、それとも新しいリードなのかがわからない。
CRMのデータがチェックされないとこうなる。システムはまだ充実しているように見えますが、実際の価値は抜け落ちています。そして突然、本当に適切なCRMデータの検証が必要になるのです。
CRMのデータ検証は、現代の企業が顧客業務を破綻させないために役立ちます。
きれいなデータがなければ、ツールは目的を失い、キャンペーンは失敗し、セールスは減速し、顧客との関係は薄れます。そして、CRMを使用する人々（マーケティング、サポート、アカウント・マネージャーなど）は、すぐにフラストレーションを感じてしまいます。
大手のCRMプラットフォームを使っていようが、軽量なものを使っていようが関係ない。中の情報が完全で信頼できるものでなければ、当て推量で戦略を構築することになる。
すべてを理解しよう。
CRMデータ検証とは何か？
CRMデータ検証とは、CRMシステムに格納されているすべての情報が正確で、使用可能で、実在することを確認するプロセスです。
時代遅れではない。でっち上げでもない。金曜日の午後5時にキーボードを肘で打った人が入力したものでもない。
メールの配信可能性のチェックから、重複の発見、書式の問題の修正、電話番号や会社名、役職などの連絡先の詳細の検証まで、あらゆることをカバーします。
私たちはそれを基礎的なものと呼ぶことができる。
信頼性の高いCRMデータこそが、実際にコンタクトに到達し、オーディエンスを理解し、意味のあるアクションを起こすことを可能にします。CRMデータは、営業チームやマーケティングチームが行うあらゆる意思決定の基礎となります：
- マーケティング担当者は、適切な人に適切なメッセージを送るために、クリーンでセグメント化されたコンタクトリストを必要としています。
- 営業担当者は、フォローアップを計画し、ミーティングを予約し、取引を前進させるために、最新のコンタクト記録を頼りにしています。
- カスタマーサービスチームは、時間を無駄にすることなく迅速に人々を助けるために、正確な連絡先情報とコンテキストを必要としています。
つまり、CRMデータが間違っていたり、古かったり、重複している場合、適切な人と話をしていないことになります。あるいは、誰とも話していないことになります。
これらには技術的な側面もある。CRMは今やビジネスの隅々にまで浸透している。CRMは自動化を促進する。ダッシュボードにフィードする。メッセージをトリガーする。インプットが乱雑だと、システム全体が騒がしくなる。
CRMのデータ検証はそれを防ぐのに役立つ。
CRMの記録をシャープに保ち、コンタクト管理を一貫したものにし、マーケティングとセールスの努力を現実と一致させる方法です。
さて、良いニュースは？
スプレッドシートを何時間もかけて調べたり、すべての入力を手作業で確認したりする必要はない。もっとスマートな方法がある。
データ品質を無視することの本当のリスク
CRMのデータがチェックされていない場合、すぐに問題に気づくことはありません。キャンペーンの不調、サポートチケットの速度低下、あちこちにある奇妙なコンタクトなど、小さなことから始まります。劇的な緊急性はありません。
しかしその裏では、CRMプラットフォームが信頼性の低いインプットで肥大化している。そしてそのギャップは、ビジネスのあらゆるところに現れ始める。それが危険なのだ。
それを分解してみよう：
行き止まりを追うのは時間の無駄
営業チームがつながらない番号に電話をかけている。マーケティングキャンペーンが未配信のアドレスに送信されています。そして、あなたが何時間もかけてデザインした美しいEメール？どこにも届きません。
チームが不適切なデータで作業している1分1秒は、実際の顧客とつながっていない1分です。特に、毎週何十（または何百）件ものリードを扱う営業やマーケティング担当者にとっては、その影響はすぐに積み重なります。
つまり、マーケティングメッセージが届くべきところに届かないのです。また、一貫性のない断片的なレコードからデータを取得しているため、パフォーマンスレポートも正しくありません。
オートメーションとワークフローを壊す
現代の顧客関係管理システムは深く結びついています。1つの不良メールアドレスが、メールシーケンス全体を壊したり、CRMの同期にエラーを表示したり、チームが依存しているパイプラインオートメーションを停止させたりするまでは、大したことではないと思われるかもしれません。
さらに、汚れたレコードの上に構築されたデータ移行プロジェクトの悪夢については触れないでおこう。きれいな瓶に腐ったミルクを注ぎ、誰も気づかないことを願うようなものだ。
コンプライアンス・リスクにさらされる
個人情報保護法も、手をこまねいているわけではない。GDPR、CCPA、その他の地域の規制は、企業が正確な顧客データを保存し、人々が記録にアクセスできるようにし、要求に応じて情報を削除することを求めている。
重複した、不正確な、または誤解を招くような顧客情報を保持することは、貴社を法的リスクにさらすことになります。特に、まったく別の連絡先宛てのメッセージを誰かが受け取った場合はなおさらです。
CRMシステムが混乱する原因
通常、どのようにしてうまくいかなくなるのだろうか？よくあるシナリオはこうだ：
プレッシャーの中での手動データ入力
あなたのチームのメンバーは、リードと話し、メモを作成し、フォローアップのスケジュールを立てています。すべて手作業だ。その中で、「ジョン・ドウ」を2度入力する。1度は会社名を、もう1度は会社名を入力しない。電話番号の書式をチェックし忘れる。あるいは、Eメールをタイプミスして気づかない。
大したことではないように思える。でも今は2つの記録がある。しかも情報の半分は間違っている。それをチーム全体で、何週間も何カ月もかけて、雪だるま式に増やしていく。
ガードレールのない輸入品リスト
マーケティングチームがリードリストを購入したり、ウェビナーからコンタクトをインポートしたとしましょう。素晴らしいことです。しかし、インポートする前に審査や検証を行わなければ、疑わしいレコードの束をシステムに押し込むことになります。
古いメールオフィス外の出席者。5社前の連絡先。すべて、あなたの実際のデータに溶け込んでいます。フィルターもフラグもありません。そして今、あなたのCRMレコードは、決してコンバージョンしないコンタクトで膨れ上がっています。
統合エラー
サインアップフォーム、ライブチャット、イベントプラットフォーム、または課金システムなどのツールから連絡先を取り込んでいますか？同期設定が合っていなかったり、フィールドが一致しなかったり、重複検出が弱かったりしない限り、素晴らしいことです。
今、あなたは同一人物の3つのバージョンを持ち、異なる肩書きを持ち、相反する電子メールを送っている。そして、どれが本物なのか誰もよくわからない。
所有権の欠如
多くの企業では、誰もデータを公式に管理していない。ただなんとなく…存在している。そのため、データが劣化し始めると、誰がそれを修正すべきなのか誰もわからなくなる。マーケティングは営業を非難する。営業はオペレーションを非難する。オペレーションは自動化の問題だと言う。そしてCRMは相変わらず雑多なもので溢れている。
レガシーデータを引きずる
あるいは、旧システムから大規模なデータ移行を行ったのだろうか？もしそうなら、おそらくいくつかの骸骨を持ってきたことでしょう。古くなったフィールド、壊れたフォーマット、テスト用の連絡先など。当時は誰も気づかなかったが、今では新しいシステムに組み込まれ、徐々に広がっている。
CRMデータの品質はプロセスである。そのプロセスが存在しない場合、腐敗が始まる。静かに、そしてあらゆる顧客との対話の中で。
CRMデータクリーニング vs. データバリデーション vs. データエンリッチメント
さて、あなたは厄介なデータを手に入れた。さてどうする？多くの人はここで少し混乱する：
- 掃除がある
- 検証がある
- そして、そこには豊かさがある
似ているように聞こえるが、それぞれ違う仕事をしている。
ネタバレ注意：もしあなたがBouncerのようなツールを使えば、上記の機能をひとつ屋根の下で使うことができる。
データクリーニング＝修正または削除
これが基本的なスクラブだ。重複を見つけ、マージし、悪いメールを削除します。名前の大文字小文字、ドメインの修正、名前欄の絵文字の削除など、フォーマットを修正します（このようなことがよくあることに驚かれるでしょう）。
クリーニングは反応的です。CRMソフトウェアにすでにあるものを利用し、混沌に秩序をもたらそうとする。
例えば、それは助けになる：
- 重複レコードのマージ
- テストデータの削除
- フィールドの標準化
- データ精度の向上
これは、”料理を始める前にキッチンを掃除しよう “と言っているのと同じことだ。
データの検証＝正当かどうかのチェック
ここで、”これは本物か？”をチェックする検証ロジックにコンタクトを通す。
例えば、こうだ：
- このアドレスにメールを送ることはできますか？
- この電話番号は正しくフォーマットされていますか？
- このドメインはアクティブで、使い捨てフラグが立っていませんか？
クリーンアップというより、自信の問題だ。相手の存在を確信できない限り、メッセージは送らない方がいい。
これはとりわけ、あなたを守るものである：
- バウンス
- スパムの苦情
- マーケティングと営業努力の無駄
- マーケティングキャンペーンにおける未配信記録
おまけ：CRMにバリデーションが組み込まれている場合（Bouncerさん、こんにちは👋）、確認済みの連絡先のみを扱うことになります。
データエンリッチメント＝有用なコンテキストの追加
これこそ、最高の仕上げである。クリーニングと検証を終えたら、データエンリッチメントで深みを増す。考えてみよう：
- 公開データから企業規模を引き出す
- 不足している役職名の自動入力
- 購入履歴や行動タグの追加
- ソーシャル・プロフィールへのリンク
あなたの連絡先を「Gmail.comのジョン」から「50人規模のB2B SaaS企業のマーケティング責任者、ジョン」に変えてくれる。ずっと便利でしょう？
エンリッチメントはあなたを助ける：
- アウトリーチをパーソナライズする
- よりスマートなセグメントを構築
- 特定の顧客グループを分析する
- 顧客サービス戦略の改善
そして、検証やクリーニングと組み合わされたとき、CRMは単に充実するだけでなく、強力になる。それがCRMが強力になるところです。
修理しよう78842のオートクリーン
スプレッドシート、エクスポート、フィルター、フラグ、頭痛の種……。正直に言おう、定期的なデータ監査を手作業で行う人はもういない。誰もがやると言う。実際には誰もやっていない。
そのために Bouncer AutoCleanが 存在します。 ログインやファイルのアップロードに煩わされることなく、CRMデータの品質とデータの完全性を高く保つ、静かなデータクレンジングツールです。
AutoCleanは完全に自動化されたCRMデータ検証ツールで、CRM（HubSpotを含む）に直接接続します。コンタクトリストを常にチェックし、偽ドメイン、タイプミスの多いEメール、有害なアドレスなど、疑わしいものには静かにフラグを立てます。
オートクリーンは1時間ごとに新しいエントリーをチェックする。その通りです。毎日、毎日、最新の正確なデータを入手できます。完全管理。スプレッドシートは不要。
こんな感じだ：
- 監視するリストを選択する– Bouncerの[リストを検証]セクションから、クリーンな状態を維持する連絡先リストを選択します。
- ロジックの設定– AutoCleanが連絡先を検証する頻度を設定します。セットアップ時にリストの完全スキャンを実行したり、1時間ごとに新しいリードを自動検証したり、再検証をスケジュールしたりできます。
- スマートなエクスポートルールを設定 – 検証後の処理を決定します。検証済みのクリーンなアドレスを保持。未配達または危険なものを抑制します。その中間のものを隔離する。
- 1つのダッシュボードですべてを監視 – 1つのビューからすべてのAutoCleanジョブを追跡できます。ジョブの作成日、最終実行日、再実行日を確認できます。いつでもチェックを一時停止、編集、または手動で再実行できます。
- クリーンなデータでワークフローを自動化 – 「Bouncer推奨」フィールドを使用して、CRMプラットフォーム内のロジックをトリガーします。
CRMデータベースをクリーンな状態に保ちます。
78842__のオートクリーンを使えば、予防を始めることができる：
- バウンス率の報告を待つのではなく、何か問題があったのだ。
- 誰かがシーケンスを送信した後に、不正確なデータを発見することはない。
データは誰かが触る前にチェックされているので、すでに一歩先を行っているのです。もう古くなったリストや重複した記録は必要ありません。
また、ツールがデータをどのように扱うかを細かくコントロールできる。さらに用心深くなりたいですか？疑わしいものを隔離する。自信がおありですか？ハードバウンスだけを抑制し、残りは保持します。
オートクリーンはマシンを動かし続けます。これがあなたのやり方です：
- よりスマートなメール送信
- 汚れたデータではなく、価値ある洞察に焦点を当てる
- 適切な潜在顧客にリーチする
- 悪い記録で時間を浪費するのはやめよう
AutoCleanは現在HubSpotでご利用いただけます。数分でセットアップが完了し、本番稼動後はCRMデータの検証について考える必要がなくなります。
ボーナス：賢いCRMデータ管理の実践
CRMは生きたシステムです。そして、他のシステムと同様、ケアが必要です。
良いコンディションを保つためにできることは？
内部監査
まずはシンプルに、フードの下を見てみましょう。基本的なCRMレポートを実行し、以下をチェックします：
- 電子メールのない連絡先
- 空白または疑わしい電話番号（1234567890など）
- 所有者または出所不明の連絡先
- 12カ月以上更新がない人
今すぐすべてを解決する必要はない。混乱の範囲を知るだけで力が湧いてくる。それが、より良いデータガバナンスへの第一歩なのだ。
新しいデータが入る前にルールを設定する
データクレンジングは重要だ。しかし、それ以上に重要なことは何か？予防である。したがって、基本的なルールを作りましょう：
- 名前の書式（全角文字、絵文字は使用しないでください。）
- 必須項目（Eメールがない場合はレコードを作成しない）
- ソースの標準化（「インバウンド-フォーム」、「マニュアル入力」など）
- 重複チェック（連絡先を保存する前）
CRMデータベースはできるだけ予測可能な状態に保ちたいものです。
誰かにデータの所有権を与える
役割全体である必要はない。しかし、タスクの隣に名前があるべきです。もちろん、すべての仕事をするという意味ではない。しかし、確実に仕事を終わらせるのだ。それがなければ、誰もが他の誰かがそれを処理していると思い込み、そうやって悪いデータ入力の習慣が何カ月もチェックされないままになってしまう。
ゴミの輸入にノーと言おう
誰でもやったことがあるだろう。ウェビナー・ツールから適当にCSVをダウンロードした。イベントのスポンサーから「質の高い」リードリストを入手した。共有フォルダにあったエクセルファイルから500人の名前を引っ張ってきた。
そして、何もチェックせずにそのままCRMにインポートした。
これからは、リストに触れる前に、そのリストを吟味するのだ。これらのコンタクトは実際にターゲット顧客と一致しているか？Eメールは有効か（不明な場合はBouncerのようなEメール検証ツールを使用する）？配信可能性を低下させる5,000件の危険なコンタクトより、100件の優良なコンタクトから始める方が良いでしょう。
CRMのフィールドを現実世界の戦略に合わせる
ほとんどのCRMには50以上のデフォルトフィールドが用意されています。おそらく必要なのは12個でしょう。20個かもしれない。
使わないフィールドは削除する。あいまいなフィールドの名前を変更する。チームが実際にどのように既存顧客をセグメントしているか、または顧客とのやり取りを追跡しているかを反映するカスタムフィールドを追加する。
クリーンな顧客情報は関連性を意味する。ただそこにあるのではなく、ストーリーを伝えるデータが欲しい。
ビジネスの成功のためにCRMデータの品質を向上させる
現実を見よう：善意は規模を拡大しない。毎月クリーンアップのスケジュールを立てることもできる。あるいは、毎週連絡先をチェックする人を配置する。あるいはZapierのフローを何個も作って穴を塞ぐ。
または、オートクリーンにお任せください。
リマインダーなし
輸出なし
このリストは誰のものか」という議論はない。
その場で検証された、クリーンで高品質なデータだけだ。
CRMが一貫性のあるデータに基づいて稼動すれば、他のすべての機能が向上するからです。キャンペーンが適切な人々にヒットし、レポートの数字が信頼できるようになります。顧客もそれを実感しています。より迅速で、より正確で、より適切なインタラクションが可能になります。
そうすることで、既存顧客を維持し、当て推量を減らし、より明確にすることで、顧客により良いサービスを提供することができる。
スプレッドシートをゴシゴシ洗うのはもうやめませんか？AutoCleanにお任せください。
