보내는 모든 이메일은 누가 읽기도 전에 비즈니스에 대한 정보를 전달합니다. 발신자 이름만으로도 신뢰를 쌓거나 의구심을 불러일으킬 수 있습니다.
그렇기 때문에 비즈니스 이메일 주소의 형식은 대부분의 사람들이 생각하는 것보다 더 중요합니다. 이메일 형식은 이메일 팀이 얼마나 전문적으로 보이는지, 이메일 팀이 얼마나 체계적으로 구성되어 있는지, 고객이 얼마나 자신 있게 응답하는지를 조용히 결정짓는 작은 세부 사항 중 하나입니다.
이메일 주소가 전문적으로 보이게 하는 요소
전문 이메일 주소는 명확하고 일관되며 브랜드와 연결된다는 세 가지 장점을 가지고 있습니다.
배후에 누가 있는지 쉽게 알아볼 수 있어야 하고, 다른 팀원들과 동일한 패턴을 따라야 하며, 비즈니스 도메인과 일치해야 합니다.
비교:
- 나쁜 예: coolguy1997@gmail.com
- 좋은 예: michael@northhillsconsulting.com
차이점은 단순히 미적인 것만이 아닙니다. 심리적인 차이입니다. 하나는 취미처럼 보입니다. 다른 하나는 사업처럼 보입니다.
신뢰도를 속일 수는 없지만 올바른 서식을 지정할 수는 있습니다.
일반적인 전문가용 이메일 형식(및 사용 시기)
팀과 업계마다 서로 다른 네이밍 패턴을 사용합니다. 목표는 규모, 톤, 구조에 맞는 이름을 찾는 것입니다.
다음은 가장 일반적이고 실용적인 옵션입니다:
1. firstname@company.com
간단하고 개인적이며 소규모 비즈니스나 프리랜서에게 이상적입니다. 친근하면서도 전문적인 느낌을 줍니다.
2. firstname.lastname@company.com
보다 공식적이고 확장성이 뛰어납니다. 중복을 피해야 하는 대규모 팀이나 기업 환경에 적합합니다.
3. role@company.com
기능적이고 명확합니다. sales@, support@, info@ 또는 billing@은 고객이 기억하기 쉽습니다. 또한 공유 받은 편지함을 처리하는 부서에서도 잘 작동합니다.
team@company.com 또는 contact@company.com
한 사람을 지목하지 않고 친근한 어조를 원하는 스타트업이나 크리에이티브 브랜드에 적합합니다.
어떤 구조를 선택하든 팀 전체에서 일관성을 유지하세요. 모든 직원이 이메일 주소나 이메일 서명에 대해 동일한 패턴을 따르는 것은 의도적인 것으로 느껴지며, 이것이 바로 프로페셔널리즘의 모습입니다.
비즈니스에 적합한 형식을 선택하는 방법
가장 적합한 형식은 무대와 구조에 따라 다릅니다:
- 프리랜서 또는 개인 창업자: 개인적이면서도 신뢰할 수 있는 이미지를 위해 firstname@yourdomain.com 을 사용하세요.
- 소규모 비즈니스: firstname.lastname@yourdomain.com 을 사용하여 인지도와 일관성을 구축하세요.
- 성장하는 팀: 확장 가능한 커뮤니케이션을 위해 department@yourdomain.com 을 사용하세요.
이름을 정하기 전에 간단한 이름 지정 규칙을 적어두세요. 첫 직원을 고용하거나 새 받은 편지함을 추가할 때 시간을 절약할 수 있습니다.
형식이 준비되면 비즈니스 이메일 주소를 만들고 고유 도메인 아래에 사용자 지정 사서함을 설정할 수 있습니다. 단 몇 분이면 브랜드 이미지를 즉시 높일 수 있습니다.
비즈니스 이메일 주소의 실제 사례
업계마다 다른 스타일을 사용하지만 모두 한 가지, 즉 명확성을 목표로 합니다.
다음은 비즈니스 유형에 따라 형식과 어조가 어떻게 달라지는지 보여주는 몇 가지 예입니다:
- 컨설팅 회사는 일반적으로 전문성을 유지하면서 개인적인 커뮤니케이션을 유지하기 위해 firstname@firmname.com 을 선택합니다. 일대일 고객 관계에 적합합니다.
- 소매 브랜드는 sales@brandname.com 또는 support@brandname.com 같은 주소를 선호합니다 . 이러한 주소는 기억하기 쉽고 고객이 원하는 담당자에게 빠르게 연락할 수 있습니다.
- SaaS 회사는 종종 team@startup.com 또는 hello@startup.com. 이는 현대적인 기술 분위기와 어울리는 친근하고 협업적인 인상을 줍니다.
- 부동산 중개업체는 여러 에이전트가 동일한 도메인을 공유할 수 있으므로 firstname.lastname@agency.com 을 선호합니다.
- 교육 기관에서는 접근성과 전문적이고 중립적인 어조를 위해 info@academy.com 또는 contact@schoolname.com 을 사용합니다.
친근함, 형식적, 집단적, 신뢰성 등 각 접근 방식은 조금씩 다른 이야기를 전달합니다. 중요한 것은 형식이 브랜드의 개성과 일치하고 회사에서 보내는 모든 이메일에서 일관된 느낌을 주는 것입니다.
비즈니스 이메일 주소를 만들 때 피해야 할 실수
신뢰도를 빠르게 잃는 몇 가지 빠른 방법:
- 숫자, 이모티콘 또는 기호 사용(john123@은 부주의해 보입니다).
- 개인 도메인과 업무용 도메인의 혼합(john@myhobby.com 참조).
- 한 회사 내에서 일관되지 않은 형식을 만드는 경우.
- 비즈니스 커뮤니케이션을 위한 무료 도메인 사용.
고객은 의식적으로 분석하지는 않지만, 이러한 세부 사항은 지속적인 인상을 남깁니다.
도메인 기반 이메일은 생각보다 저렴하고 빠른 경우가 많으며, 신뢰도 격차를 사전에 방지할 수 있습니다.
요점
전문 이메일 주소는 단순히 사람들에게 연락하는 데만 도움이 되는 것이 아닙니다. 이메일 주소는 여러분이 어떻게 기억되고 싶은지를 나타냅니다.
주소는 명확하고 신뢰할 수 있으며 의도적인 브랜드 소리처럼 보여야 합니다.
따라서 Gmail에서 다른 제안서를 보내기 전에 10분 정도 시간을 내어 형식을 설정하고 팀을 조정한 후 사용자 지정 비즈니스 이메일을 작성하세요.
이는 비즈니스를 즉시 더 합법적으로 보이게 할 수 있는 가장 작은 단계 중 하나입니다.
