그 대화는 저에게 깊은 인상을 남겼습니다. 저는 Bouncer에서 일하면서 데이터 품질과 규정 준수가 얼마나 중요한지 매일 보고 있습니다. 마케팅 성공뿐만 아니라 환자의 신뢰를 보호하는 데에도 중요합니다.
따라서 이 글에서는 의료 기관이 이메일을 안전하게 보호하고 발신자 평판을 유지하면서 올바른 받은 편지함에 도달할 수 있는 방법, 즉 HIPAA 규정 준수와 이메일 전달성 간의 균형을 유지하는 방법에 대해 제가 배운 내용을 공유하고자 합니다.
HIPAA 기본 사항 및 ‘비즈니스 동료’가 되는 것의 의미
HIPAA는 개인을 건강 상태와 연결하는 세부 정보인 보호 대상 건강 정보(PHI)를 보호하기 위해 만들어졌습니다.
이 법은 병원, 진료소, 보험사와 같은 적용 대상 기관과 적용 대상 기관을 대신하여 PHI를 처리하는 벤더인 비즈니스 협력업체에 적용됩니다.
미국 보건복지부(HHS)는 해당 법인을 대신하여 PHI와 관련된 기능 또는 활동을 수행하는 모든 개인 또는 조직이 비즈니스 관계자가 된다고 설명합니다.
일반적인 예는 다음과 같습니다:
- 청구 서비스,
- 전사 회사,
- 및 클라우드 기반 이메일 서비스.
적용 대상 기관이 비즈니스 협력업체를 이용하는 경우, HIPAA의 개인정보 보호 규칙에 따르면 적용 대상 기관은 비즈니스 협력업체가 수신하거나 생성하는 모든 PHI를 보호할 것이라는 만족스러운 확신을 얻어야 합니다.
이러한 보증은 서면으로 작성되어야 하며, 일반적으로 비즈니스 파트너 계약(BAA)에 포함되어야 합니다.
이 계약은 허용된 PHI 사용을 명시하고 추가 공개를 금지하며 비즈니스 파트너가 적절한 안전 장치를 사용하도록 요구합니다. 벤더가 BAA를 거부하는 경우, 해당 기업은 해당 벤더를 PHI에 사용해서는 안 됩니다.
규정 준수는 개인정보 보호 규정으로 끝나지 않습니다. 보안 규정은 기술적 보호 기능을 추가합니다.
이 규정은 PHI를 볼 권한이 없는 사람이 읽을 수 없도록 해야 합니다.
암호화는 여기서 핵심적인 도구입니다. HIPAA 저널에 따르면 이메일 시스템은 저장된 PHI를 암호화 및 해독하는 메커니즘을 구현하고 전송 중 무단 액세스를 방지하기 위해 기술적 보안 조치를 사용해야 합니다.
암호화는 ‘해결 가능한’ 사양으로 분류되어 있지만, 이 규정은 해당 기업과 비즈니스 관계자가 암호화하거나 동등하게 보호할 수 있는 다른 조치를 채택할 것을 기대합니다.
연방 정부는 미사용 및 전송 중인 데이터에 대해 최신 미국 국립표준기술연구소(NIST) 지침을 따를 것을 권장합니다.
보안 규칙은 암호화 외에도 데이터를 읽고 수정하는 사람을 추적하기 위한 액세스 제어, 감사 제어, 무결성 제어 및 인증 조치를 요구합니다.
의료 분야의 트랜잭션 이메일과 마케팅 이메일 비교
의료 업계에 종사하는 친구와 대화를 나눈 후, 저는 왜 한 메시지는 받은 편지함에 안전하게 도착하는 반면 다른 메시지는 스팸 폴더( )에 들어가는지 이해하고 싶었습니다.
77825@_에서는 발신자가 트랜잭션 메시지와 마케팅 메시지를 구분하는 데 어려움을 겪는 경우를 종종 봅니다.
거래 이메일은 기능적인이메일 (약속 알림, 비밀번호 재설정, 청구 알림 또는 실험실 결과)입니다. 사용자 작업에 의해 트리거되며 수신자가 볼 것으로 예상되는 정보를 포함합니다.
반면에 마케팅 이메일은 홍보성 이메일입니다. 뉴스레터, 웰빙 업데이트 또는 이벤트 초대를 생각해보세요. 이러한 이메일은 더 큰 목록으로 전송되며 항상 명확한 동의와 쉬운 수신 거부 절차가 필요합니다.
의료 서비스에서 까다로운 부분은 두 유형 모두 보호 대상 건강 정보(PHI)를 포함할 수 있다는 점입니다.
HIPAA 저널에서는 PHI가 생성, 수신, 저장 또는 이메일로 전송될 때마다(단순한 알림이나 통지일지라도) HIPAA 규정이 적용된다고 설명합니다.
PHI가 언제 나타날지 알기 어렵기 때문에 많은 병원에서는 기본적으로 모든 환자 대상 메시지를 민감한 정보로 취급합니다.
마케팅 콘텐츠에 PHI가 포함된 경우 각 개인으로부터 HIPAA 승인이 필요합니다.
HIPAA 개인정보 보호 규정 164.508조는 마케팅에 PHI를 사용하려면 유효하고 문서화된 승인을 받아야 한다고 규정하고 있습니다.
Paubox는 명확한 감사 추적을 유지하기 위해 보안 양식 또는 환자 포털을 통해 동의를 수집할 것을 권장합니다.
그리고 거래 이메일이 조용히 홍보성으로 변하는 회색 영역이 있습니다. LuxSci는 이러한 혼합에 대해 경고합니다.
실제로는 판매에 관한 ‘주문 상태’ 이메일을 보내면 CAN-SPAM 및 HIPAA 의도를 모두 위반하는 것입니다.
더 안전한 방법은? 트랜잭션 메시지를 엄격하게 운영하고 프로모션 업데이트는 별도로 보내세요. 이렇게 하면 발신자의 평판과 규정 준수 기록이 더욱 깨끗하게 유지됩니다.
안전하고 규정을 준수하는 이메일 인프라 구축
기술적 측면에서는 규정 준수와 전달성이 서로 얽혀 있습니다.
HIPAA 저널의 보안 표준에 따르면 이메일 시스템은 접근 제어, 감사 추적, 무결성 검사, 신원 인증 및 전송 보안을 구현하여 PHI에 액세스할 수 있는 사람을 제한하고, 통신을 추적하고, 데이터 무결성을 유지하고, 전송 중 메시지를 보호해야 합니다.
이 문서에서는 개인의 액세스 요청에 응답하고 기록을 유지하기 위해 이메일 보관 및 보존 시스템이 필요할 수 있다고 덧붙입니다.
한편, LuxSci는 트랜잭션 메시지와 마케팅 메시지의 성능 요구 사항이 매우 다르다는 점에 주목합니다.
마케팅 이메일은 대량으로 발송되며 약간의 지연이 발생할 수 있으므로 한 번에 수천 개의 메시지를 보내려면 많은 메모리와 CPU 리소스가 필요합니다.
트랜잭션 이메일은 일대일이며 시간에 민감한 경우가 많으므로 서버 속도가 더 중요합니다.
이러한 차이점 때문에 LuxSci는 평판의 교차 오염을 방지하고 처리량 목표를 달성하기 위해 마케팅 및 트랜잭션 스트림에 별도의 서버 또는 도메인을 사용할 것을 권장합니다. 환자-제공자 관계와 관련된 커뮤니케이션은 반드시 암호화해야 합니다.
구글 워크스페이스나 마이크로소프트 365와 같은 주류 플랫폼을 사용하는 것만으로는 충분하지 않습니다. Paubox는 HIPAA에 따라 서비스 제공업체는 전송 중 및 미사용 시 메시지와 첨부파일을 암호화하는 보안 이메일 솔루션을 사용해야 한다고 설명합니다.
Paubox가 인용한 HHS 지침에 따르면 의료 서비스 제공자는 합리적인 안전 장치를 적용하는 한 환자에게 이메일을 보낼 수 있으며, 환자가 대화를 시작하면 의료 서비스 제공자는 이메일을 허용하는 것으로 간주할 수 있습니다.
보안 규정의 기술적 보호 조치는 전송 중 무단 액세스를 방지하기 위한 조치를 요구합니다.
Paubox는 이제 조직에서 기본 이메일 서비스를 암호화, 데이터 손실 방지, 백업 및 기타 제어 기능을 추가하는 HIPAA 준수 보안 이메일 서비스로 보완하는 것이 일반적이라고 지적합니다.
어떤 플랫폼을 선택하든 비즈니스 파트너 계약에 서명하세요. 이 계약이 없으면 공급업체가 HIPAA를 준수하지 않는 것입니다.
동의, 옵트아웃 및 기록 보관
동의 수집은 일회성 확인란을 선택하는 것 이상입니다.
HIPAA 저널에서는 HIPAA 이메일 규칙은 PHI가 있는 경우에만 적용되지만 개인정보 보호 규칙은 개인에게 대체 수단을 통해 기밀 통신을 요청할 권리도 부여한다고 설명합니다.
일부 주에서는 모든 마케팅 이메일에 대해 적극적인 동의를 요구합니다. 그런 주들이 있습니다:
- 코네티컷,
- Colorado,
- 텍사스,
- 테네시,
- Virginia,
- Utah,
- 몬태나,
- 아이오와주(2025년 1월부터),
- 및 인디애나주(2026년 1월부터).
Paubox는 잠재적 환자로부터 동의서를 수집하기 위한 실용적인 아이디어를 제공합니다:
- 안전한 가입 양식,
- 섭취 프로세스,
- 웹사이트에 가입할 수 있습니다,
- 이벤트 등록 및 추천 링크.
이러한 양식에는 수신자에게 어떤 유형의 이메일이 발송되는지 명확하게 설명해야 합니다.
마케팅 캠페인에 PHI가 포함된 경우 각 환자가 자신의 데이터 사용을 언제 어떻게 승인했는지 문서화해야 합니다. 이 기록은 환자의 다른 동의서와 함께 보관하여 질문이 있을 때 규정 준수를 증명할 수 있도록 하세요.
마케팅 커뮤니케이션의 경우 간편한 수신 거부 기능도 필요합니다. CAN-SPAM에 따라 마케팅 메시지에는 수신 거부 링크가 포함되어야 하며 수신 거부 요청이 즉시 처리되어야 합니다.
트랜잭션 메시지인 경우에도 수신자에게 수신 방법을 제어할 수 있는 권한을 부여하면 신뢰가 쌓이고 도메인 평판을 보호하는 데 도움이 됩니다.
개인정보 처리방침에는 이메일 주소의 사용, 저장 및 공유 방법을 설명하고 PHI가 합법적인 목적으로만 처리된다는 점을 확인해야 합니다.
HIPAA에 따라 비즈니스 파트너 계약은 허용된 사용, 추가 공개 제한, 안전 장치 요구, 위반 알림 절차를 명시해야 하며, 개인정보 보호정책은 이러한 약속을 쉬운 용어로 요약할 수 있습니다.
제공 가능성 전략 및 모니터링
규정 준수와 관련된 대화에서 종종전달 가능성을 간과하지만,전달 가능성은 받은 편지함에 도달하는 데 필수적인 요소입니다. 제 친구가 처음 의료용 이메일 작업을 시작했을 때, 그는 암호화와 서명만이 중요하다고 생각했습니다. 그러자 그의 오픈율이 급락했습니다.
그는 환자 알림에 마케팅 문구를 섞으면 스팸 필터가 작동한다는 사실을 발견했습니다.
LuxSci 가이드에서는 메시지의 주된 목적이 거래인지 마케팅인지에 따라 결정되며, 오해의 소지가 있는 제목이나 내용에 대해 경고합니다.
전달성 문제를 방지하려면 제목과 본문이 주요 목적에 부합하도록 하고 마케팅 콘텐츠를 별도의 메시지로 분리하세요.
마케팅과 거래 스트림에 별도의 서버 또는 도메인을 사용하면 IP 평판을 유지하고 시간에 민감한 알림을 지연시키지 않으면서도 마케팅을 위한 대용량을 지원할 수 있습니다.
인증도 중요한 역할을 합니다. 각 도메인에 대해 SPF, DKIM 및 DMARC 레코드를 설정하고 보내는 메시지가 이러한 정책과 일치하는지 확인하세요.
레코드가 잘못 정렬되거나 누락되면 메일 제공업체가 메시지를 거부하거나 격리하여 거래 및 마케팅 흐름이 모두 손상될 수 있습니다.
도메인 또는 공급업체별로 이탈률, 스팸 불만, 오픈율을 정기적으로 모니터링합니다.
대부분의 HIPAA를 준수하는 이메일 서비스에는 이러한 메트릭에 대한 대시보드가 포함되어 있어 문제를 조기에 발견하는 데 도움이 됩니다. 보안 이메일 서비스에는 자동 로그 모니터링과 2단계 인증이 포함되어야 합니다.
로그는 보안을 강화할 뿐만 아니라 전송률 문제를 진단하는 데도 도움이 됩니다.
마지막으로 직원을 교육하세요. 보안 침해의 대부분은 사람의 실수로 인해 발생합니다.
직원들에게 PHI를 인식하고, 보안 채널을 사용하며, 마케팅과 운영 메시지를 혼용하지 않도록 교육하세요.
동의 관행 및 수신 거부 절차에 대한 최신 정보를 제공하세요.
실험실 결과에 홍보 문구를 추가하는 것과 같은 사소한 실수로 인해 불만이 제기되고 발송자의 평판이 손상될 수 있습니다.
Bouncer: 연락처 목록을 깔끔하게 관리하기
제 친구가 인프라와 동의 프로세스를 정리한 후에도 여전히 잔소리가 되는 문제가 있었습니다: 잘못된 주소였습니다.
그의 목록에는 오타, 오래된 도메인, 심지어 악의적인 가입도 있었습니다. 그는 캠페인을 보낼 때마다 반송 수치가 증가하는 것을 지켜보면서 스팸 함정으로 인해 평판이 손상되는 것은 아닌지 걱정했습니다.
그는 저에게 연락했고 저는 이메일 인증 플랫폼인 Bouncer를 사용하여 보내기 전에 연락처 목록을 정리할 것을 제안했습니다.
그는 메인 앱을 통해 목록을 업로드하고 각 주소의 유효성, 전달 가능성 및 위험성을 확인하는 과정을 지켜보았습니다.
그가 API를 가입 양식에 연결하자, Bouncer Shield는 누군가 가짜 주소나 버려진 주소를 입력하는 즉시 차단하기 시작했습니다.
유해성 검사는 스팸 함정 또는 알려진 법적 불만 사항과 연결된 주소를 0~5점까지 점수를 매겨 강조 표시했습니다. 전달 가능성 키트는 메시지가 도착하는 위치와 인증이 올바르게 설정되었는지 테스트하는 데 도움이 되었습니다.
데이터 강화는 공개적으로 사용 가능한 기업 정보를 추가하여 CRM 데이터를 더욱 유용하게 만들었습니다.
이메일 참여 인사이트는 각 연락처가 마지막으로 열거나, 클릭하거나, 답장을 보낸 시간을 표시합니다. 이를 통해 활동별로 쉽게 세분화할 수 있습니다.
77825@_는 EU에서 호스팅되고 GDPR 요건을 충족하므로 개인 데이터가 합법적으로 처리되었습니다. 거의 완벽한 가동 시간 덕분에 캠페인 일정을 변경할 필요가 없었습니다.
위생 루틴의 일환으로 Bouncer를 사용한 결과 반송률이 크게 감소하고 스팸 함정을 피할 수 있었습니다. 또한 그의 팀은 오래 전에 삭제되었어야 할 주소를 이메일로 보내지 않는다는 확신을 갖게 되었습니다.
환자의 개인정보 보호와 전달성이 교차하는 의료와 같은 규제 산업에서는 Bouncer와 같은 도구가 목록을 정확하게 유지하는 데 유용한 파트너가 될 수 있습니다.
결론 및 주요 내용
의료 분야에서 일한다는 것은 의료 기록과 마찬가지로 이메일을 신중하게 다루어야 한다는 뜻입니다.
HIPAA의 개인정보 보호 및 보안 규정은 이메일을 통해 개인정보를 전송할 때 암호화, 액세스 제어 및 서면 동의를 요구합니다.
마케팅 메시지는 반드시 환자의 승인을 받아야 하며 옵트인 및 옵트아웃 규칙의 적용을 받습니다. 환자의 행동에 의해 트리거되는 트랜잭션 메시지는 시기적절하고 안전해야 합니다.
두 가지 유형의 이메일에 대해 별도의 인프라를 사용하면 전달성을 유지하는 데 도움이 됩니다.
보안 이메일 제공업체는 암호화, 로그 모니터링 및 비즈니스 파트너 계약을 제공합니다.
신중하게 동의를 수집하고, 이를 문서화하며, 수신 거부 요청을 존중하세요. 지표를 모니터링하고 직원을 교육하여 규정 준수와 전달 가능성을 모두 유지하세요.
명확한 계획과 적절한 도구를 사용하면 환자의 개인정보를 보호하고 받은 편지함에서 메시지를 계속 볼 수 있습니다.
추가적인 스트레스 없이 목록 품질을 개선하고 싶다면 Bouncer를 사용해 보세요.
플랫폼에는 무료 크레딧이 제공되므로 자체 데이터에서 인증이 어떻게 작동하는지 확인할 수 있으며, 데모를 예약하여 이탈률에 미치는 영향을 확인할 수 있습니다.
강력한 규정 준수 관행과 신뢰할 수 있는 인증 서비스를 결합하면 더 많은 사람에게 도달하고 더 건전한 발신자 평판을 구축하는 동시에 비용을 절감할 수 있습니다.
