항상 극적인 것은 아닙니다. 때로는 느릴 때도 있습니다. 누락된 회사 이름, 빈 전화번호, 명확한 소유자가 지정되지 않은 연락처 등 사소한 것들입니다. 누군가 이미 연락을 취했는지 아니면 새로운 리드인지 알 수 없습니다.
CRM 데이터를 확인하지 않으면 이런 일이 발생합니다. 시스템은 여전히 꽉 찬 것처럼 보이지만 실제 가치는 사라지고 있습니다. 그리고 갑자기 적절한 CRM 데이터 검증이 필요합니다.
CRM 데이터 검증은 현대 비즈니스에서 고객 운영이 원활하게 이루어질 수 있도록 도와줍니다.
깨끗한 데이터가 없으면 도구는 목적을 잃고, 캠페인은 실패하고, 매출은 둔화되고, 고객 관계는 퇴색합니다. 그리고 마케팅, 지원, 계정 관리자 등 CRM을 사용하는 사람들은 금방 좌절하게 됩니다.
유명 CRM 플랫폼을 사용하든 가벼운 플랫폼을 사용하든 상관없습니다. 내부 정보가 완전하고 신뢰할 수 없다면 추측에 기반한 전략을 수립하는 것입니다.
이 모든 것을 이해해 봅시다.
CRM 데이터 검증이란 무엇이며 왜 관심을 가져야 할까요?
CRM 데이터 검증은 CRM 시스템에 있는 모든 정보가 정확하고 사용 가능하며 실제 존재하는지 확인하는 프로세스입니다.
구식이 아닙니다. 지어낸 것이 아닙니다. 금요일 오후 5시에 팔꿈치로 키보드를 두드린 사람이 입력한 것이 아닙니다.
이메일 전달 가능성 확인부터 중복 확인, 서식 문제 수정, 전화번호, 회사명, 직책 등의 연락처 세부 정보 검증에 이르기까지 모든 것을 다룹니다.
기초적인 내용이라고 할 수 있습니다.
검증된 CRM 데이터는 실제로 연락처에 도달하고, 잠재 고객을 이해하고, 의미 있는 조치를 취할 수 있게 해줍니다. 이는 영업 및 마케팅 팀이 내리는 모든 결정의 기반이 됩니다:
- 마케팅 전문가가 적절한 사람에게 적절한 메시지를 보내려면 깔끔하고 세분화된 연락처 목록이 필요합니다.
- 영업 담당자는 최신 연락처 기록을 바탕으로 후속 조치를 계획하고, 미팅을 예약하고, 거래를 진행합니다.
- 고객 서비스 팀은 정확한 연락처 정보와 컨텍스트가 있어야 시간 낭비 없이 신속하게 고객을 지원할 수 있습니다.
따라서 CRM 데이터가 잘못되었거나, 오래되었거나, 중복되어 있다면 올바른 사람들과 대화하고 있지 않은 것입니다. 아니면 누구와도 대화하지 않는 것입니다.
이 모든 것에는 기술적인 측면도 있습니다. CRM은 이제 비즈니스의 모든 구석에 연결되어 있습니다. 자동화를 지원합니다. 피드 대시보드. 트리거 메시지. 입력이 지저분하면 시스템 전체가 시끄러워집니다.
CRM 데이터 검증을 통해 이를 방지할 수 있습니다.
이를 통해 CRM 기록을 깔끔하게 유지하고, 연락처 관리를 일관성 있게 관리하며, 마케팅 및 영업 활동을 현실에 맞게 조정할 수 있습니다.
자, 좋은 소식은?
스프레드시트를 뒤지거나 모든 항목을 수동으로 검토하는 데 몇 시간을 소비할 필요가 없습니다. 더 스마트하게 처리할 수 있는 방법이 있습니다.
데이터 품질을 무시할 때의 실제 위험
CRM 데이터를 확인하지 않으면 문제를 바로 알아차리지 못합니다. 캠페인 실적이 저조하거나 지원 티켓이 느려지거나 여기저기서 이상하게 보이는 연락처 등 사소한 것부터 시작됩니다. 극적이거나 긴급한 문제는 없습니다.
하지만 그 이면에는 신뢰할 수 없는 입력으로 인해 CRM 플랫폼이 부풀어 오르고 있습니다. 그리고 이러한 공백은 비즈니스의 다른 모든 곳에서 나타나기 시작합니다. 이것이 바로 위험한 이유입니다.
자세히 살펴보겠습니다:
막다른 골목에서 시간을 낭비하는 경우
영업팀이 연결되지 않은 번호로 전화를 걸고 있습니다. 마케팅 캠페인은 배달할 수 없는 주소로 발송됩니다. 몇 시간 동안 공들여 디자인한 멋진 이메일은? 아무데도 도착하지 않습니다.
팀이 잘못된 데이터로 작업하는 데 소비하는 1분은 실제 고객과 연결되지 않는 시간입니다. 특히 매주 수십 개 또는 수백 개의 리드를 처리하는 영업 및 마케팅 직원에게 그 영향은 빠르게 누적됩니다.
이는 마케팅 메시지가 제대로 전달되지 않는다는 것을 의미합니다. 또한 성과 보고는 일관되지 않고 단편적인 기록에서 가져온 것이기 때문에 제대로 이루어지지 않습니다.
자동화 및 워크플로 중단
최신 고객 관계 관리 시스템은 서로 긴밀하게 연결되어 있습니다. 이메일 주소 하나가 잘못되어 전체 이메일 시퀀스가 중단되거나 CRM 동기화에 오류가 발생하거나 팀이 의존하는 파이프라인 자동화가 중단될 때까지는 큰 문제가 아닐 수 있습니다.
더러운 기록에 기반한 데이터 마이그레이션 프로젝트의 악몽은 더 말할 것도 없습니다. 상한 우유를 깨끗한 병에 붓고 아무도 눈치채지 않기를 바라는 것과 같습니다.
규정 준수 위험에 노출되는 경우
개인정보 보호법도 만만치 않습니다. GDPR, CCPA 및 기타 지역 규정은 기업이 정확한 고객 데이터를 저장하고, 사람들이 자신의 기록에 액세스할 수 있도록 하며, 요청 시 정보를 삭제할 것을 기대합니다.
중복되거나 부정확하거나 오해의 소지가 있는 고객 정보를 보유하게 되면 회사는 법적 위험에 처하게 됩니다. 특히 다른 연락처로 보내야 할 메시지를 전혀 다른 사람이 수신하는 경우 더욱 그렇습니다.
애초에 CRM 시스템이 지저분해지는 이유
보통 어떻게 잘못되는지 궁금하신가요? 일반적인 시나리오는 다음과 같습니다:
압박감 속에서 수동 데이터 입력
팀원들은 리드와 대화하고, 메모를 작성하고, 후속 일정을 잡습니다. 모두 수작업으로 이루어집니다. 그리고 그 과정에서 ‘신원 미상’을 회사 이름과 함께 한 번, 이름 없이 한 번 두 번 입력합니다. 전화번호의 서식을 확인하는 것을 잊어버리기도 합니다. 또는 이메일을 잘못 입력해서 눈치채지 못하기도 합니다.
별거 아닌 것 같습니다. 하지만 이제 두 개의 기록이 있습니다. 그리고 절반의 정보가 잘못되었습니다. 몇 주 또는 몇 달에 걸쳐 팀 전체로 곱하면 그 수는 눈덩이처럼 불어납니다.
가드레일 없는 가져오기 목록
마케팅 팀에서 리드 목록을 구매하거나 웨비나에서 연락처를 가져온다고 가정해 보겠습니다. 훌륭하죠. 하지만 가져오기 전에 심사나 검증을 거치지 않았다면 의심스러운 레코드를 시스템에 밀어 넣은 것이나 다름없습니다.
오래된 이메일. 부재중 참석자. 5개 회사의 연락처. 모두 실제 데이터에 통합됩니다. 필터도, 플래그도 없습니다. 이제 CRM 기록은 전환하지 않을 연락처로 가득 차게 됩니다.
통합 오류
가입 양식, 실시간 채팅, 이벤트 플랫폼, 청구 시스템 등의 도구에서 연락처를 가져오고 있나요? 동기화 설정이 정렬되지 않았거나 필드가 일치하지 않거나 중복 감지가 약한 경우가 아니라면 훌륭합니다.
이제 같은 사람, 다른 직책, 상충되는 이메일의 세 가지 버전이 생겼습니다. 그리고 어느 것이 진짜인지 아무도 확신할 수 없습니다.
소유권 부족
많은 회사에서 공식적으로 데이터를 담당하는 사람은 아무도 없습니다. 그냥… 존재하기만 할 뿐입니다. 따라서 성능이 저하되기 시작하면 누가 문제를 해결해야 하는지 아무도 확신하지 못합니다. 마케팅은 영업을 탓하고. 영업팀은 운영팀을 탓합니다. 운영팀은 자동화 문제라고 말합니다. 그리고 CRM은 여전히 혼란스럽습니다.
레거시 데이터 드래그
아니면 이전 시스템에서 대규모 데이터 마이그레이션을 진행했나요? 그렇다면 아마도 몇 가지 골격을 가져왔을 것입니다. 오래된 필드, 깨진 서식 또는 테스트 연락처가 남아 있을 수 있습니다. 당시에는 아무도 눈치채지 못했지만 이제는 새 시스템에 내장되어 서서히 확산되고 있습니다.
CRM 데이터 품질은 하나의 프로세스입니다. 그리고 그 프로세스가 존재하지 않으면 부패가 시작됩니다. 모든 고객 상호 작용에 걸쳐 조용히 진행됩니다.
CRM 데이터 정리 대 데이터 유효성 검사 대 데이터 강화
자, 이제 데이터가 지저분해졌습니다. 이제 어떻게 할까요? 여기서 대부분의 사람들이 약간 혼란스러워합니다:
- 청소가 있습니다.
- 유효성 검사가 있습니다.
- 그리고 풍요로움이 있습니다.
비슷하게 들리지만 하는 일은 다릅니다.
스포일러 주의: Bouncer와 같은 도구를 사용하면 위의 모든 기능을 한 지붕 아래에서 사용할 수 있습니다.
데이터 정리 = 수정 또는 삭제
이것이 기본적인 스크럽입니다. 중복된 이메일을 찾아 병합하고 불량 이메일을 삭제하는 것입니다. 이름 대문자 서식을 수정하고, 도메인을 수정하고, 이름 필드에서 이모티콘을 제거합니다(이런 일이 얼마나 자주 발생하는지 알면 놀랄 것입니다).
정리는 사후 대응입니다. 이미 CRM 소프트웨어에 있는 것을 가져와서 혼란에 질서를 불어넣으려고 합니다.
예를 들어 도움이 됩니다:
- 중복 레코드 병합
- 테스트 데이터 제거
- 필드 표준화
- 데이터 정확도 향상
“요리를 시작하기 전에 주방을 청소하자”라고 말하는 것과 같은 디지털 방식입니다.
데이터 유효성 검사 = 합법적인지 확인
여기에서 “이 연락처가 진짜인가?”를 확인하는 확인 로직을 통해 연락처를 실행합니다.
예를 들어
- 이 주소로 이메일을 보낼 수 있나요?
- 이 전화번호의 형식이 올바르게 지정되어 있나요?
- 이 도메인이 활성 상태이고 일회용 플래그가 지정되지 않았나요?
이는 정리보다는 자신감의 문제입니다. 상대방의 존재가 확실하지 않으면 메시지를 보내고 싶지 않을 것입니다.
이는 무엇보다도 사용자를 보호합니다:
- 바운스
- 스팸 불만 사항
- 마케팅 및 영업 노력 낭비
- 마케팅 캠페인에서 배달할 수 없는 기록
보너스: CRM에 유효성 검사 기능이 내장되어 있으면(안녕하세요, Bouncer 👋) 확인된 연락처로만 작업할 수 있습니다.
데이터 보강 = 유용한 컨텍스트 추가
이것이 가장 중요한 부분입니다. 정리하고 검증한 후에는 데이터 보강을 통해 깊이를 더할 수 있습니다. 생각해보세요:
- 공개 데이터에서 회사 규모 가져오기
- 누락된 직책 자동 채우기
- 구매 내역 또는 행동 태그 추가
- 소셜 프로필에 연결
연락처가 “Gmail.com의 John”에서 “50명 규모의 B2B SaaS 회사의 마케팅 책임자 John”으로 바뀝니다. 훨씬 더 유용하죠?
강화가 도움이 됩니다:
- 맞춤화된 홍보 활동
- 더 스마트한 세그먼트 구축
- 특정 고객 그룹 분석
- 고객 서비스 전략 개선
유효성 검사 및 정리와 결합하면? 바로 이 지점에서 CRM은 단순히 꽉 찬 것이 아니라 강력해집니다.
해결해 봅시다: 53189@_의 자동 정리 기능 만나보기
스프레드시트, 내보내기, 필터, 플래그, 두통… 그야말로 난장판입니다. 솔직히 말해서, 더 이상 정기적인 데이터 감사를 수작업으로 하는 사람은 아무도 없습니다. 모두들 그렇게 하겠다고 말하죠. 실제로 하는 사람은 아무도 없습니다.
이것이 바로 Bouncer 자동 정리의 존재 이유입니다. 자동 정리는 로그인이나 파일 업로드에 대한 잔소리 없이도 CRM 데이터 품질과 데이터 무결성을 높게 유지해주는 조용한 데이터 정리 도구입니다.
AutoClean은 완전 자동화된 CRM 데이터 검증 도구로, CRM에 바로 연결할 수 있습니다(HubSpot부터 시작). 연락처 목록을 지속적으로 확인하여 가짜 도메인, 오타가 많은 이메일, 유해한 주소 등 의심스러운 항목을 조용히 표시합니다.
자동 정리는 매시간 새 항목을 확인합니다. 맞습니다. 매일 하루 종일 최신의 정확한 데이터를 얻을 수 있습니다. 완벽한 제어. 스프레드시트가 필요 없습니다.
이렇게 작동합니다:
- 모니터링할 목록 선택 – Bouncer의 목록 확인 섹션에서 깨끗한 상태를 유지해야 할 연락처 목록을 선택합니다.
- 로직 설정 – 자동 정리에서 연락처를 확인하는 빈도를 설정합니다. 설정 시 전체 목록 검사를 실행하고, 매시간 새 리드를 자동 확인하고, 재검증을 예약할 수 있습니다.
- 스마트 내보내기 규칙 설정 – 인증 후 처리 방법을 결정하세요. 확인된 주소를 깨끗하게 유지하세요. 배달할 수 없거나 위험한 주소를 억제하세요. 그 사이의 모든 것을 격리하세요.
- 하나의 대시보드에서 모든 것을 모니터링 – 단일 보기에서 모든 자동 정리 작업을 추적하세요. 언제 생성되었는지, 언제 마지막으로 실행되었는지, 언제 다시 실행될지 확인하세요. 언제든지 검사를 일시 중지, 편집 또는 수동으로 다시 실행할 수 있습니다.
- 깨끗한 데이터로 워크플로우 자동화 – ‘Bouncer 추천’ 필드를 사용하여 CRM 플랫폼 내부의 로직을 트리거하세요.
손 하나 까딱하지 않고도 CRM 데이터베이스가 깨끗하게 유지됩니다.
53189@_의 자동 청소 기능으로 예방을 시작하세요:
- 이탈률 보고서에서 문제가 발생했음을 알기 위해 기다릴 필요가 없습니다.
- 누군가가 시퀀스를 보낸 후에 부정확한 데이터를 발견하는 것은 불가능합니다.
다른 사람이 데이터를 건드리기 전에 이미 데이터를 확인했으므로 이미 한 발 앞서 있는 것입니다. 모두가 너무 바빠서 수정하지 못하는 동안 오래된 목록이나 중복된 레코드가 쌓이는 일은 더 이상 없습니다.
또한 도구가 데이터를 처리하는 방식을 세밀하게 제어할 수 있습니다. 더욱 주의를 기울이고 싶으신가요? 원격으로 의심스러운 모든 것을 격리하세요. 자신감이 있으신가요? 하드 바운스만 억제하고 나머지는 그대로 유지하세요.
사용자는 계속 관리하지만 자동 청소는 계속 작동합니다. 그게 바로 당신입니다:
- 더 스마트한 이메일 보내기
- 더러운 데이터가 아닌 가치 있는 인사이트에 집중하세요.
- 적합한 잠재 고객에게 도달하기
- 잘못된 기록에 시간을 낭비하지 마세요
자동 정리는 지금 HubSpot에서 사용할 수 있습니다. 설정하는 데 몇 분 밖에 걸리지 않으며, 일단 활성화되면 다시는 CRM 데이터 검증에 대해 고민할 필요가 없습니다.
보너스: 스마트한 CRM 데이터 관리 사례
운영 중인 CRM은 살아있는 시스템입니다. 다른 시스템과 마찬가지로 관리가 필요합니다.
좋은 상태를 유지하려면 어떻게 해야 할까요?
이미 내부에 있는 내용 감사
간단하게 시작하여 내부를 살펴보세요. 기본 CRM 보고서를 실행하여 확인합니다:
- 이메일 없는 연락처
- 공백이거나 의심스러운 전화번호(예: 1234567890)
- 소유자나 출처가 없는 연락처
- 12개월 이상 업데이트하지 않은 사용자
지금 당장 모든 것을 고칠 필요는 없습니다. 혼란의 범위를 아는 것만으로도 힘을 얻을 수 있습니다. 이것이 더 나은 데이터 거버넌스를 위한 첫걸음입니다.
새 데이터가 입력되기 전에 규칙 설정
데이터 정리는 중요합니다. 하지만 그보다 더 중요한 것은 무엇일까요? 예방입니다. 따라서 기본 규칙을 만들어야 합니다:
- 이름 서식 지정(대문자, 이모티콘 사용 금지)
- 필수 필드(이메일이 없는 경우 레코드를 만들지 마세요)
- 소스 표준화(‘인바운드 – 양식’, ‘수동 입력’ 등)
- 중복 확인(연락처 저장 전)
CRM 데이터베이스를 가능한 한 예측 가능하게 유지하고자 합니다.
누군가에게 데이터 소유권 부여
전체 역할일 필요는 없습니다. 하지만 작업 옆에 이름이 있어야 합니다. 물론 모든 일을 다 한다는 의미는 아닙니다. 하지만 그들은 일을 완수해야 합니다. 그렇게 하지 않으면 모두가 다른 사람이 처리하고 있다고 생각하기 때문에 잘못된 데이터 입력 습관이 몇 달 동안 방치됩니다.
쓰레기 수입을 거부하세요
우리 모두 해본 적이 있습니다. 웨비나 도구에서 무작위 CSV를 다운로드했습니다. 이벤트 스폰서로부터 ‘양질의’ 리드 리스트를 받았습니다. 공유 폴더에서 찾은 Excel 파일에서 500명의 이름을 드래그했습니다.
그런 다음 아무 것도 확인하지 않고 바로 CRM으로 가져왔습니다.
이제부터는 해당 목록이 시스템에 전달되기 전에 해당 목록을 검토합니다. 이 연락처가 실제로 타겟 고객과 일치하는가? 이메일이 유효한가(확실하지 않은 경우 Bouncer와 같은 이메일 확인기를 사용하세요)? 전달 가능성을 떨어뜨리는 5,000개의 위험한 연락처보다는 100개의 좋은 연락처로 시작하는 것이 좋습니다.
CRM 필드를 실제 전략에 맞게 조정하기
대부분의 CRM에는 50개 이상의 기본 필드가 있습니다. 아마 12개만 필요할 것입니다. 20개 정도만 필요할 수도 있습니다.
사용하지 않는 필드를 제거합니다. 모호한 필드의 이름을 바꿉니다. 팀이 실제로 기존 고객을 분류하거나 고객 상호 작용을 추적하는 방식을 반영하는 사용자 지정 필드를 추가합니다.
깨끗한 고객 정보는 관련성을 의미합니다. 단순한 데이터가 아니라 스토리를 전달하는 데이터를 원합니다.
비즈니스 성공을 위한 CRM 데이터 품질 개선
현실을 직시하세요: 좋은 의도는 확장되지 않습니다. 매달 정리를 예약할 수도 있습니다. 또는 매주 연락처를 확인할 사람을 지정할 수도 있습니다. 또는 수십 개의 Zapier 플로우를 만들어 구멍을 메울 수도 있습니다.
또는 자동 청소가 자동으로 처리하도록 할 수도 있습니다.
✅ 미리 알림 없음
✅ 내보내기 없음
✅ “이 목록의 소유자는 누구입니까?” 논쟁 금지
즉시 확인된 깨끗한 고품질 데이터만 있으면 됩니다.
CRM이 일관된 데이터를 기반으로 운영되면 다른 모든 것이 더 잘 작동하기 때문입니다. 캠페인이 적절한 사람들에게 도달하고 보고서의 수치를 실제로 신뢰하기 시작합니다. 고객도 이를 느낍니다. 모든 상호 작용에서 더 빠르고 정확하며 관련성이 훨씬 더 높아집니다.
이를 통해 기존 고객을 유지하고 추측을 줄이고 명확하게 고객에게 더 나은 서비스를 제공할 수 있습니다.
스프레드시트 스크러빙을 중단할 준비가 되셨나요? 자동 정리에 맡기세요.
