비즈니스 이메일에서 로그오프하는 방법: 모범 사례

응답률과 전반적인 지표를 개선하고 브랜드에 대한 인상을 개선하려면 업무용 이메일에서 서명하는 방법을 알아보세요.

업무용 이메일에서 이메일 결재가 중요한 이유는 무엇인가요?

대부분의 사람들은 이메일을 별다른 생각 없이 닫아버립니다. '고마워요', '안부 인사' 또는 '좋은 하루 보내세요'와 같은 문구를 넣을 수도 있습니다. 하지만 이메일의 마지막을 어떻게 마무리할지 조금만 더 생각하면 결과에 큰 차이를 만들 수 있습니다.

좋은 비즈니스 이메일 마무리는 나중에 참조할 수 있도록 발신자를 식별하고, 수신자가 추가 조치를 취하도록 동기를 부여하고, 수신자에게 추가 연락처 정보를 제공하거나, 신규 고객을 상대하는 경우 특히 중요한 귀하와 귀하의 비즈니스에 대한 좋은 첫인상을 독자에게 남기는 데 도움이 될 수 있습니다.

이메일에 선택하는 마지막 문구는 수신자가 메시지를 다 읽은 후 마지막으로 읽게 되는 문구입니다. 비즈니스용 공식 이메일을 보내든, 개별 연락처에게 보내는 개인 이메일을 보내든 이메일의 마지막 문구는 중요합니다.

이메일을 받은 후 상대방이 어떤 행동을 취할지, 아니면 아예 어떤 행동을 취할지 여부는 가장 큰 동기 부여가 되는 요소 중 하나라고 할 수 있습니다. 결국 이메일은 대화의 또 다른 유형일 뿐이며, 비즈니스 이메일이든 비공식 이메일이든 대화가 어떻게 끝나는지가 매우 중요한 경향이 있습니다.

새로운 사람을 만났다면 대화를 끝내지 않고 그냥 돌아서서 자리를 뜰 것이 아니라 만나서 반가웠다는 말과 함께 조만간 다시 연락을 주고받기를 바란다는 말을 전할 것입니다. 이메일 마무리는 친절하고 전문적이며 정중해야 하며, 다음 단계에 대한 지침을 명확하게 제공해야 합니다.

이메일을 닫는 방법

이메일에 가장 적합한 마무리 문장을 작성할 때 몇 가지 유의해야 할 사항이 있습니다.

첫 번째는 이 이메일에 종결이 적절한 옵션인지 여부를 결정하는 것입니다. 누군가와 이메일을 주고받으며 대화를 주고받는 경우, 이 시점에서는 닫기를 건너뛰는 것이 좋은 선택처럼 보일 수 있습니다.

그러나 이 경우라면 클로징을 포함하면 좋은 영향을 미칠지 여부에 대해 생각해 보십시오. 이메일을 주고받은 지 꽤 오래되어 처음에 비해 대화가 조금 더 캐주얼해졌다고 해도 매번 좋은 마무리 문장을 선택하면 프로페셔널한 모습을 보여주고 좋은 인상을 남길 수 있습니다.

이와 함께, 이메일을 보낸 사람이 이전에 연락을 주고받은 적이 없는 다른 사람에게 이메일을 전달할 수도 있다는 점을 명심하세요. 강한, 전문 이메일 서명 을 사용하면 비공식적이고 개인적인 이메일에 비해 더 전문적인 인상을 줄 수 있습니다.

전체 이름 사용

이메일에 서명할 때, 특히 처음 보내는 몇 개의 이메일에는 항상 성명을 포함시키는 것이 좋습니다.

이렇게 하면 이메일 수신자가 연락을 주고받는 사람의 신원을 명확히 파악할 수 있고, 나와 이름이 같은 다른 연락처와의 혼동을 피할 수 있습니다.

좀 더 캐주얼한 이메일 사인오프와 친근한 이메일 서신을 원하더라도 항상 성명을 포함하세요.

전문성 확보

이메일 마지막에 어떤 내용을 작성하든 전문성이 핵심입니다. 대화의 맥락과 이메일 수신자를 고려하여 가장 적절한 마무리 유형을 결정하세요.

이전에 연락한 적이 없는 신규 고객에게 이메일을 보낼 때는 캐주얼한 어투를 피해야 합니다. 친근한 어조는 호의적인 제스처로 해석될 수 있지만, 처음 연락하는 사람에게는 좀 더 공식적인 마무리를 원할 것입니다.

반면에 직접 만났거나 이메일을 통해 많은 대화를 나누며 친분을 쌓은 사람과 소통하는 경우, 특히 후속 이메일에서 좀 더 캐주얼한 태도를 취하는 것이 잘못된 것은 아닙니다.

어떤 어조를 취하는 것이 가장 좋은지 잘 모르겠다면, 너무 전문적이지 않은 것보다는 너무 전문적인 것이 낫습니다. 그렇기 때문에 기본 이메일 서명은 항상 좀 더 격식을 차려야 합니다.

이메일 사인오프에 포함할 내용

좋은 비즈니스 이메일 마무리에는 완벽하고 전문적인 느낌을 주고 수신자에게 좋은 인상을 줄 수 있는 여러 가지 요소가 포함됩니다. 이메일을 닫을 때 가장 중요한 몇 가지 요소는 다음과 같습니다:

전체 이름

이메일에 서명할 때 성명을 사용하면 일부 대화에서는 너무 전문적으로 느껴질 수 있지만, 일반적으로는 그렇게 하는 것이 가장 좋습니다. 이렇게 하면 자신과 이름이 같은 다른 사람을 혼동할 수 있는 상황을 피할 수 있습니다.

좀 더 캐주얼하게 접근하여 이름만 사용하고 싶다면 서명에 성명을 추가하여 본인이 누구인지 명확하게 알 수 있도록 할 수 있습니다.

결론

이메일을 마무리할 때 강력한 마지막 문장은 수신자에게 주는 인상에 큰 차이를 만들 수 있습니다.

이메일의 마지막 줄은 메시지를 읽어준 것에 대해 수신자에게 감사의 마음을 전할 수 있는 이상적인 기회입니다. 이와 함께 이메일의 링크를 클릭하거나 답장을 보내는 등 수신자가 원하는 조치를 취하도록 동기를 부여하는 콜 투 액션이나 다른 내용을 포함할 수도 있습니다.

 

일상적인 비즈니스 이메일을 보내더라도 모든 이메일 커뮤니케이션의 궁극적인 목표는 답장이나 어떤 종류의 행동을 유도하는 것임을 기억하세요.

직책

항상 현재 직책의 전체 직함을 사용할 필요는 없지만, 수신자가 자신의 전문 직함을 알 수 있는 내용을 포함시키는 것이 유용할 수 있습니다.

이는 상대방이 누구인지, 어떤 문제에 대해 도움을 줄 수 있는지 명확히 알 수 있기 때문에 처음 연락하는 경우 특히 중요합니다. 비즈니스 담당자는 이러한 세부 정보를 통해 상대방과 비즈니스 커뮤니케이션을 계속할지 여부를 알 수 있기 때문에 매우 유용합니다.

연락처 세부 정보

마지막으로, 연락처 정보를 포함하는 것은 항상 좋은 생각입니다. 이메일을 받는 사람이 이미 다음과 같은 정보를 가지고 있더라도 이메일 주소이메일 메시지 마지막에 전화번호나 LinkedIn 프로필 링크 등 연락할 수 있는 추가 방법을 제공하는 것이 좋습니다.

대부분의 공식 이메일 승인에는 다른 연락 방법이 포함되어 있습니다. 비즈니스 서신에 큰 도움이 되지는 않지만, 이 공간을 사용하여 LinkedIn, 웹사이트, 오퍼 등을 홍보하는 것이 좋습니다.

이메일 끝말잇기 가이드라인 - 이메일 에티켓을 위한 최고의 규칙

이메일 메시지의 마지막에 이르렀을 때 부실한 마무리로 지금까지 쌓아온 좋은 인상을 망치고 싶지 않을 것입니다.

이를 방지하고 고객에게 최고의 인상을 남기는 이메일 마무리 문구를 작성하려면 다음 가이드라인을 염두에 두세요.

청중 고려하기

클로징 멘트를 읽을 대상에 맞게 조정하는 것이 좋습니다.

예를 들어, '사랑'이라는 단어는 연인이나 엄마에게 보내는 이메일의 마지막에는 적합할 수 있지만, 비공식적인 이메일 결말을 좋아하지 않을 수 있는 새 상사나 새로운 고객과 소통할 때는 사용하지 않는 것이 좋습니다.

당신의 관계 을 사용하여 이메일을 보내는 상대방과 소통하세요. 가장 성가신 이메일 결재는 이메일이 발송되는 대상에 맞게 조정되지 않은 이메일입니다.

기본 이메일 서명 교정

이메일의 나머지 부분과 마찬가지로, 보내기 버튼을 누르기 전에 맞춤법 및 문법 오류가 없는지 확인해야 합니다. 문법 오류나 철자 오류로 가득 찬 마무리 문장은 수신자에게 비전문적이고 엉성한 인상을 줄 수 있습니다.

대부분의 이메일 앱에서 몇 분만 투자하면 마감에 오류가 있는지 빠르게 다시 확인할 수 있습니다. 다음 용도의 플러그인을 사용할 수 있습니다. 문법 및 맞춤법 검사기 문법과 같이 실수를 쉽게 찾을 수 있도록 도와줍니다.

진정성 있는 태도

이메일 마무리를 현실적이고 진정성 있게 작성하는 것은 이메일이 주는 인상에 영향을 미칩니다. 얼마나 진정성이 있는지 생각해 보는 시간을 갖지 않고 듣기 좋은 말만 쓰지 마세요.

이메일의 마지막 문장을 선택할 때는 내부 이메일이든 새로운 연락처와의 이메일 대화이든 진정성 있는 내용을 선택하세요.

다음 단계 또는 콜투액션 포함

마지막으로, 이메일 마지막 줄을 수신자가 원하는 조치를 취할 수 있는 기회로 활용할 수 있는 기회를 놓치지 마세요. 예를 들어, '곧 연락드리겠습니다'와 같은 간단한 문구를 넣거나, 수신자가 다시 이메일을 보내도록 하려면 '의견을 알려주세요'라고 적을 수 있습니다. 또는 마케팅 이메일을 보내는 경우 수신자에게 확인을 요청하면서 서비스 또는 제품에 대한 링크를 마지막에 포함할 수 있습니다.

비즈니스 이메일을 어떻게 마무리하느냐에 따라 수신자에게 주는 인상과 생각보다 큰 영향을 미칠 수 있습니다.

마무리

일상적인 이메일을 작성하든 전문적인 맥락에서 커뮤니케이션을 하든 이메일의 끝맺음은 중요합니다. 이메일은 오늘날 가장 일반적인 커뮤니케이션 방법 중 하나이며, 이를 제대로 활용하려면 수신자가 응답하도록 유도하는 전문적인 이메일 끝말을 사용해야 합니다.

이메일을 많이 보내는데 제대로 수신자에게 전달될지 걱정이 된다면 Bouncer가 필요합니다. 바운서를 사용하면 이메일 목록을 확인하여 가짜, 오래된 주소 또는 철자가 틀린 주소로 이메일을 보내지 않는지 확인할 수 있습니다. 

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