이메일이 전달되지 않는 9가지 이유

이메일 반송이란 무엇인가요?

이메일 반송은 마케팅 또는 상업용 이메일이 의도한 대로 전달되지 않을 때 발생합니다. 반송이 발생하는 이유는 여러 가지가 있습니다.

이메일 반송은 시간, 비용, 노력을 낭비할 뿐만 아니라 이메일 전달률에도 부정적인 영향을 미칠 수 있다는 점을 기억해야 합니다. 이는 비즈니스의 이메일 반송률이 높으면 이탈률를 선택하면 서버가 사용자의 이메일을 신뢰할 수 없는 것으로 표시하여 자동으로 차단하거나 스팸으로 보낼 수 있습니다.

따라서 반송된 이메일을 모니터링하고 이메일 목록을 정기적으로 정리하는 것이 매우 중요합니다.

하드 및 소프트 이메일 반송

이메일 반송에는 소프트 반송과 하드 반송의 두 가지 주요 유형이 있습니다. 하나는 일시적인 반송이고 다른 하나는 영구적인 반송입니다.

소프트 바운스: 소프트 반송의 경우 이메일 주소가 가 유효합니다.를 클릭하고 메시지가 받은 편지함으로 배달되었습니다. 그러나 사서함이 꽉 찼거나 메시지가 받은 편지함에 비해 너무 크거나 서버가 다운되어 반송이 발생했습니다.

일반적으로 서버가 수정되거나 수신자가 받은 편지함을 정리하거나 메시지 크기를 줄이면 해결될 수 있으므로 일시적인 문제로 간주합니다.

하드 바운스: 이메일 주소가 존재하지 않거나 유효하지 않아서 이메일이 완전히 거부되면 하드 반송이 발생합니다.

이는 영구적인 상황이며, 하드 반송으로 되돌아오는 이메일 주소는 메일링 리스트에서 삭제하여 이러한 상황이 다시 발생하지 않도록 해야 합니다.

이메일이 전달되지 않는 일반적인 이유

이메일이 반송되는 이유는 여러 가지가 있습니다. 가장 일반적인 이유는 다음과 같습니다:

1 - 이메일 주소가 존재하지 않습니다.

존재하지 않는 이메일 주소로 표시된 반송은 해당 이메일 주소를 가지고 있던 사람이 조직을 퇴사하여 연락처가 삭제되었거나 철자가 올바르지 않은 이메일 주소로 메시지를 보낸 경우에 발생할 수 있습니다.

온라인 가입 양식을 통해 연락처 정보를 수집하는 경우 수신자가 잘못된 이메일 주소를 제공했을 가능성도 있습니다.

2 - 배달할 수 없는 이메일

이 반송 범주는 일반적으로 소프트 반송입니다. 반송된 이메일이 '배달할 수 없음' 범주에 속하는 경우 일반적으로 수신 이메일 서버에 과부하가 걸렸거나 찾을 수 없거나 일시적으로 사용할 수 없는 상태임을 나타냅니다.

대부분의 경우 서버를 찾을 수 없는 것은 서버가 충돌했거나 현재 유지보수를 위해 다운되었음을 의미할 수 있습니다. 이 경우 일반적으로 잠시 기다렸다가 다시 이메일을 보내면 됩니다. 하지만 이러한 이유로 이메일 주소가 반복적으로 반송되는 경우에는 서버가 영구적으로 다운된 것일 수 있습니다.

3 - 자동 회신

누군가 휴가를 떠났고 자동 회신 기능을 설정한 경우 해당 사람에게 보내는 모든 이메일은 반송됩니다. 하지만 다른 반송 범주와 달리 이 경우에도 이메일은 받은 편지함에 성공적으로 전달된다는 점에 유의하세요.

그러나 이 이메일 주소가 얼마나 자주 자동 회신 반송되는지 모니터링할 필요가 있으며, 몇 달이 지났는데도 그 사람이 조만간 다시 연락할 것 같지 않다면 목록에서 연락처를 삭제하는 것이 좋습니다.

4 - 전체 사서함

받은 편지함에 이메일이 너무 많아서 더 이상 받을 수 없는 연락처에게 이메일을 보내는 경우 해당 연락처에게 보내는 모든 메시지는 반송됩니다. 그러나 이는 대개 일시적인 현상이며 받은 편지함에 충분한 공간이 확보되면 수신자에게 이메일을 성공적으로 전달할 수 있습니다.

연락처가 더 이상 해당 주소를 확인하지 않는다는 의미일 수 있으므로 모니터링하는 것이 중요합니다.

5 - 차단된 이메일

이메일 주소가 '차단됨' 범주에 속하면 수신 이메일이 서버에 의해 차단되었음을 의미합니다. 이는 종종 서버가 수신하는 이메일에 대해 더 엄격하게 관리하는 학교나 정부 기관에서 흔히 발생하기 때문에 안정적인 학교 헬프 데스크 소프트웨어 를 사용하면 커뮤니케이션을 크게 개선하고 기술 지원 프로세스를 간소화할 수 있습니다.

6 - 스팸 필터

경우에 따라 스팸 필터가 배달되지 않은 이메일의 급증의 원인일 수 있습니다. 스팸 필터를 사용하는 경우 블랙리스트 이메일 주소 또는 IP 주소가 없는 경우 대량으로 보내는 메시지가 수신자에게 전달되거나 수신되지 않을 가능성이 높습니다.

7 - 잘못된 파일 첨부

대부분의 이메일 호스팅 제공업체는 첨부 파일의 유형과 크기에 대한 제한을 두고 있습니다. 이러한 제한은 메시지를 보내는 클라이언트와 받는 사람 모두에게 적용될 수 있습니다. 대부분의 경우 잘못된 파일 크기로 인해 반송되며, 이러한 유형의 반송은 대부분 너무 큰 첨부 파일로 인해 발생합니다.

8 - 그레이리스트

그레이리스트는 짧은 시간 동안 이메일 전송을 허용하지 않는 특정 유형의 스팸 필터입니다. 이 시간은 900초 이하일 수 있습니다. 이 경우 일반적으로 반송 코드를 수신하여 상황을 알려줍니다. 이 시간이 지나면 서버는 두 번째 요청을 발행하고 배달 프로세스를 완료합니다.

9 - 낮은 발신자 평판

마지막으로, 첨부 파일이 크거나 이메일이 더 이상 존재하지 않는 등 이메일이 반송된 명백한 이유가 없고 다른 전달성 문제가 발견되는 경우 발신자 점수에 문제가 있을 수 있습니다.

발신자 점수 또는 평판 점수는 ISP에서 이메일 주소를 보는 방식을 나타냅니다. 발신자 점수가 낮으면 모든 메시지는 아니더라도 많은 메시지가 실제로 의도한 받은 편지함에 도착하지 않을 수 있습니다.

이메일 반송률을 줄이는 방법

높은 반송률은 이메일 목록에 좋지 않은 영향을 미치며, 전달률과 이메일 마케팅 캠페인의 전반적인 성공에 큰 영향을 미칩니다. 반송률을 면밀히 모니터링하고 일부 이메일 주소가 지속적으로 반송되는 경우 다음 단계로 넘어갈 준비를 하는 것이 중요합니다.

이메일 테스터 사용

마케팅 이메일을 보내기 전에 수신자에게 메시지를 보내기 전에 이메일 테스트 도구를 사용하여 반송률을 낮추는 가장 좋은 방법 중 하나는 수신자에게 메시지를 보내기 시작하는 것입니다. 이메일 목록을 테스트하면 잘못된 이메일 주소, 유효하지 않은 이메일 주소, 철자 오류 및 오타, 존재하지 않는 이메일 주소 등 하드 바운스로 이어질 수 있는 문제가 있는지 파악할 수 있습니다.

배달 가능성 테스터가 반송을 방지하는 데 도움이 되는 방법

전달 가능성 테스터를 사용하면 어떤 이메일 주소가 메시지를 수신할 가능성이 높고 어떤 이메일 주소가 반송될 가능성이 높은지 보다 명확하게 파악할 수 있습니다. 이메일 주소가 유효하지 않거나 존재하지 않는 것으로 돌아오면 이메일을 보내거나 반송률을 높일 위험 없이 목록에서 해당 주소를 쉽게 삭제할 수 있습니다.

전달 가능성 테스트 도구를 사용하면 어떤 이메일 주소가 일시 중단되었거나 존재하지 않거나 전달할 수 없는지 확인할 수 있으므로 목록에서 즉시 수신 거부할 수 있습니다.

이메일 주소를 삭제한 후에는 다른 방법으로 수신자에게 연락하여 이메일 주소가 변경되었는지 확인하고 새롭고 정확한 이메일 주소로 가입할 수 있는 리드 생성 랜딩 페이지 링크를 전송하는 것이 좋습니다.

유효성 검사 테스터 - 가장 좋은 방법은 무엇인가요?

목록에 수집한 모든 이메일 주소에 대해 테스트를 실행하여 부정확하거나 더 이상 존재하지 않는 이메일 주소를 확인하는 데 사용할 수 있는 도구와 함께 이중 옵트인은 유효성이 확인되고 회원님의 메시지를 받기를 원하는 수신자에게만 이메일을 발송하는 또 다른 방법입니다.

가장 쉬운 방법은 옵트인 양식에 입력한 이메일 주소로 전송되는 자동 확인 이메일을 설정하는 것으로, 수신자가 클릭하여 실제로 리스트에 가입하고 추가 커뮤니케이션을 수신할 의사가 있는지 확인할 수 있는 링크가 포함되어 있습니다.

이 작업을 완료한 후에는 수신자가 이메일의 링크를 따라갔다는 확인을 받은 후에만 이메일 주소를 목록에 추가해야 합니다.

이메일은 여러 가지 이유로 반송될 수 있습니다. 받은 편지함이 꽉 찼거나 대용량 파일과 같은 일시적인 문제인 경우가 대부분이며 이는 수정할 수 있습니다. 하지만 잘못된 이메일 주소로 인한 하드 반송은 발신자 점수에 심각한 손상을 입히고 향후 추가 반송으로 이어질 수 있습니다.