미팅 예약을 위한 이메일 작성 방법(+8가지 템플릿)

팁: 목록에 미팅 예약 요청 이메일을 보내기 전에(특히 콜드 이메일의 경우) 올바른 사람에게 이메일을 보내는지 확인해야 합니다. 따라서 다음과 같은 방법을 추천합니다. 이메일 유효성 검사 를 먼저 사용하세요.

#1 매력적인 제목 작성하기

좋은 제목은 창의적이고 매력적인 동시에 회의 요청 이메일의 내용에 대한 힌트를 줄 수 있어야 합니다.

예를 들어, 비즈니스 미팅에 초대하는 사람에게 연락하는 경우 "커피 한잔하며 이야기를 나눠보세요." 또는 더 매력적인 제목이 필요하다면 이렇게 작성해 보세요: "직접 연결할 준비가 되셨나요?". 이메일로 미팅에 초대하는 것은 어려울 수 있지만, 가장 효과적인 미팅 요청 이메일은 제목부터 시작한다는 것을 보여줍니다.
 

 
짧고 간결하며 핵심을 찌르는 제목은 항상 메시지가 잘 전달되도록 하는 데 가장 좋습니다. 추가 9단어 60자 이내 를 사용하면 열람률과 응답률을 높일 수 있습니다. 따라서 어떤 제목을 사용하든 독자가 이메일을 열도록 유도하고 불만 사항을 즉시 해결할 수 있는 명확하고 간결한 제목을 작성하세요.

#2 상황에 따라 적절한 인사말을 사용하세요.

미팅 요청 이메일을 작성할 때는 상황에 맞는 스타일로 작성해야 한다는 점을 기억하세요. 이메일을 통해 미팅을 예약하면 실제 미팅의 분위기가 결정됩니다.

캐주얼한 동료에게 글을 쓰는 경우, 이는 내부 커뮤니케이션에 해당합니다. 장난스럽고 유머러스하며 캐주얼한 어조로 가볍게 작성할 수 있습니다. 반대로, 공식적인 비즈니스 환경에서 고객이나 사람들에게 회의 이메일이나 요청을 보내는 경우에는 존중과 전문성을 보여주는 언어를 사용하여 메시지를 격식 있게 작성하고 대화체 어투는 생략하세요.
 

 
팁을 알려드립니다: 수신자를 개인적으로 모르는 경우, 그 사람에 대해 자세히 알아보세요. 요즘은 거의 모든 사람이 LinkedIn에 가입되어 있으므로 몇 초만 검색하면 상대방을 찾아서 보다 효과적인 미팅 요청 이메일을 작성할 수 있습니다.

상대방이 누구인지, 정확한 직책이 무엇인지 파악하세요. 미팅 요청 이메일 템플릿을 사용할 때는 회사 이름을 두 번 확인하여 철자가 틀리지는 않았는지 확인하세요.

상대방의 이름을 부르며 인사하면 처음부터 더욱 친밀한 관계를 형성하는 데 도움이 됩니다. 다음과 같은 제목은 피하세요. Sir 또는 마담 어떤 대가를 치르더라도요.

#3 원하는 바를 명확하게 말하세요.

적절한 소개 문장은 일반적으로 회의 요청 이메일을 작성할 때 가장 어려운 부분입니다. 그 후에는 독자의 시간을 낭비하고 싶지 않을 것입니다. 바로 요점을 파악하고 작성하려는 내용을 명시하세요. 연락을 취하는 이유와 미팅 요청이 무엇인지 몇 문장으로 설명하세요.
 

 
수신자가 옆길로 빠지지 않도록 회의 세부 정보로 바로 이동하세요. 회의 주제를 지정하세요(회의 안건을 포함할 수도 있으므로 수신자가 얼마나 많은 시간을 할당할지 알 수 있습니다). 예를 들어, "다가오는 마케팅 캠페인에 대해 논의하기 위해 5월 7일 화요일 오전 10:00에 미팅을 요청하기 위해 이 글을 씁니다. 회의 안건은 다음과 같습니다...".

또한 간단한 채팅 또는 적절한 온라인 미팅 등 어떤 유형의 미팅을 진행하려는지 지정하는 것도 잊지 마세요.

#4 수신자가 받게 될 가치를 설명하세요.

대부분의 경우 약속을 잡는 사람은 미팅을 성사시키는 데 더 많은 신경을 씁니다. 그렇기 때문에 받는 사람을 격려하고 왜 바쁜 시간을 쪼개서 여러분과 만나야 하는지 설명해야 합니다.

미팅에 동의하면 어떤 이점을 얻을 수 있는지, 무엇을 배울 수 있는지 생각해 보세요. 다가오는 과제 중 어떤 것을 해결하고 회의 의제로 삼을 수 있을까요?

예를 들어 다음과 같이 제안할 수 있습니다:

• a 무료 유용한 도구 데모
• 해당 사용자의 문제 해결에 도움을 줍니다(예: 유료 광고 실적 극대화).
• 아이디어 공유를 위한 협업 환경
• 솔루션 찾기 브레인스토밍

미팅 요청 이메일에 이러한 혜택과 예상 목표 달성을 강조하면 상대방이 이메일을 통해 예약된 미팅의 우선순위를 정하도록 동기를 부여할 수 있습니다.

물류 회의 세부 사항을 빠뜨리지 않는 것도 중요합니다. 누가 참석하나요? 회의는 얼마나 오래 진행되어야 하나요? 이러한 정보를 미리 제공하면 간단한 토론에 참여할 가치가 있는지 여부를 판단하는 데 필요한 모든 정보를 얻을 수 있습니다.

#5 여러 회의 시간 제공

미팅을 예약할 때는 미팅 요청 이메일에 두 가지 이상의 미팅 시간을 제안하세요. 이렇게 하면 두 사람 모두 자신의 스케줄에 맞는 미팅 시간을 찾을 수 있을 뿐만 아니라, 유연성을 발휘하고 동료의 선호를 존중한다는 것을 보여줄 수 있습니다.

다음은 긍정적인 응답을 유도할 수 있는 이메일 샘플입니다:

또한 현지 시간도 고려하세요. 지구 반대편에 있는 사람과 일정을 잡는 경우, 상대방이 미팅 약속을 잡는 시간대를 알고 있는지 확인하세요.

시간대를 파악하는 것은 미팅 요청 이메일을 작성할 때 매우 중요한 부분입니다. 중요한 회의가 새벽 4시에 잡혀 있다는 사실을 알 수 없다면 상대방의 고충을 어떻게 해결할 수 있을까요? 모두의 편의를 위해 회의 일정을 잡으세요.

#6 미팅 확인을 위한 답장 요청하기

미팅 요청 이메일에 대한 응답이 필요한지 여부를 미리 명시하세요("이에 대한 의견을 보내주시면 감사하겠습니다."), 필요할 때만 사용하세요. 너무 강요하거나 요구하지 마세요. 대신 서로의 시간을 존중하고 감사하는 마음을 표현하세요.

확인 전송을 요청하면 날짜, 적절한 시간, 회의 일정 및 기타 세부 사항을 다시 확인하고 회의실 예약(공식 회의에 필수적인)을 확인할 수 있는 기회도 주어집니다.

팁을 알려드립니다: 프로세스를 자동화하고 미팅 초대 이메일과 함께 캘린더 요청을 보낼 수도 있습니다. 이 용도로 사용할 수 있는 다양한 도구가 있습니다. Google 캘린더와 같은 많은 도구에 이 기능이 내장되어 있습니다. 이 기능을 사용하면 시간을 절약하고 관련된 모든 사람이 오프라인 및 온라인 미팅을 더 쉽게 예약할 수 있습니다.

#7 필요한 경우 다음 미팅 예약을 위한 후속 이메일을 보내세요.

누군가에게 미팅을 요청하는 이메일을 보냈는데 몇 주 동안 연락이 두절된 적이 있나요? 전문적인 커뮤니케이션은 아니지만, 수신자는 온갖 종류의 미팅 요청 이메일을 받다 보니 너무 바빠서 첫 번째 이메일에 답장을 보내지 못할 수도 있습니다.

업무용 이메일에 대한 응답을 놓치지 않는 것이 항상 쉬운 일은 아닙니다. 빠른 회의 설정이 지연되지 않고 모든 당사자가 최신 정보를 공유할 수 있도록 리마인더로 후속 조치를 취하는 것이 가장 좋습니다.

후속 이메일의 효과는 아무리 강조해도 지나치지 않습니다. 응답률은 최초 미팅 요청 이메일보다 최대 401배까지 높아질 수 있습니다..

이메일 추적 도구를 사용해 내 메시지가 읽혔는지, 어떤 조치가 취해지지 않았는지 확인할 수 있습니다. 이 기능은 회의 요청 이메일을 장황하게 보내서 회의 일정을 잡기 위해 모든 대화를 추적하기 어려운 사람들에게 특히 유용합니다.

좋은 소식은 후속 이메일을 주도적으로 보내면 회의 요청이 뒤섞여 사라지지 않는다는 것입니다. 주요 내용을 반복하거나, 자세한 안건을 보내거나, 수신자에게 가장 적합한 시간을 파악할 수 있습니다.

비즈니스 이메일 작성 방법에 대해 자세히 알아보려면 여기를 참조하세요: B2B 마케팅 이메일 가이드 - 효과가 있는 것과 없는 것.

#8 원하는 일정 관리 도구에 링크 추가하기

미팅에 적합한 시간을 찾는 것은 쉬운 일이 아닙니다. 잠재 고객과 여러분의 일정이 다르므로 이메일로 미팅을 요청할 때 고객이 선택할 수 있는 옵션을 제공해야 합니다.

콜드 미팅 요청 이메일을 더욱 효과적으로 작성하는 데 도움이 되는 다양한 도구가 있습니다. 예를 들어, Calendly. 

이 도구를 사용하여 잠재 고객에게 일대일 미팅이 가능한 모든 시간을 제안할 수 있습니다. 고객은 온라인 캘린더에 액세스하여 자신에게 적합한 시간을 선택할 수 있으므로 긍정적인 반응과 성공적인 미팅의 기회를 극대화할 수 있습니다.

캘린더와 같은 앱은 구글 미트나 줌과 같은 다른 인기 있는 미팅 도구에 연결되므로, 예약된 모든 새 미팅에 대해 이메일 주소로 알림을 받을 수 있습니다.

비즈니스 미팅 요청 이메일 템플릿

동료, 잠재 고객, 비즈니스 파트너를 만나기 위한 완벽한 미팅 요청 이메일을 작성할 때, 미리 준비된 이메일 템플릿을 사용하여 미팅 제안서를 작성할 수 있습니다.

참고. 이 회의 요청 이메일 샘플을 필요에 따라, 그리고 발송하려는 회의 요청의 종류에 따라 자유롭게 조정해 보세요.

회의 이메일 템플릿 1

이메일 제목을 입력합니다: 대화 시작하기

Dear [이름],

다음 사항에 대한 미팅을 요청하기 위해 연락을 드립니다. [주제] 를 편리한 시간에 이용할 수 있습니다.

다음에서 무료입니다. [날짜] at [시간] 또는 [날짜] at [시간]. 다음을 통해 미팅을 만들 수 있습니다. [앱]. 이 날짜 중 적합한 날짜가 있으면 알려주세요.

곧 연락드리겠습니다!

감사합니다,

[사용자 이름]

이메일 템플릿 2

이메일 제목을 입력합니다: 협업 // 미팅 요청

Dear [이름],

앞서 논의했듯이 저는 협업의 가능성을 모색하는 데 매우 관심이 있습니다. 우리의 강점과 자원을 결합하면 양측 모두에게 도움이 될 것이라고 믿습니다.

제가 회의에 염두에 둔 안건은 다음과 같습니다:

1. 파트너십 플랜 개요
2. 잠재적 기회와 도전 과제에 대해 논의
3. 다음 단계 설정

이 문제가 해결되면 알려주세요. [날짜] 그리고 [시간] 당신을 위해 일합니다. 곧 연락드리겠습니다.

최고,

[사용자 이름]

이메일 템플릿 3

이메일 제목: 비즈니스에 대해 이야기합시다

안녕하세요 [이름],

아시다시피, 양사는 오랫동안 협력해 왔으며, 앞으로도 소통의 창구를 열어두고 파트너십을 강화할 수 있는 방법을 모색하는 것이 중요하다고 생각합니다.

여러분과 공유하고 싶은 흥미로운 아이디어가 몇 가지 있는데, 이를 더 자세히 논의하려면 직접 만나서 이야기하는 것이 가장 좋은 방법이라고 생각합니다.

 

다음 날짜로 미팅 날짜를 제안하고 싶습니다. [날짜] at [시간], [미팅 위치/링크]. 이 날짜가 불편하시다면 다른 날짜를 알려주세요.

잘 부탁드립니다,

[귀하의 이름]

이메일 템플릿 4

제목 줄: 회의를 위해 연결합시다

안녕하세요 [이름],

 

바쁘시겠지만 가까운 시일 내에 시간을 내어 대화를 나눌 수 있기를 바랍니다. 함께 소통하고 토론할 수 있다면 정말 좋을 것 같습니다. [회의 주제].

온라인 또는 대면 미팅에 참석할 수 있나요? 어떤 방식이 가장 적합한지 알려주시면 그때부터 세부 사항을 논의해 보겠습니다.

최고,

[사용자 이름]

이메일 템플릿 5

제목: 커피 좀 마시자 ☕

Dear [이름],

모두 잘 지내시길 바랍니다. 오랫동안 여러분을 만나고 싶었는데, 이번이 좋은 기회라고 생각했습니다. 커피를 마시며 앞으로의 계획과 파트너십을 강화할 수 있는 방법에 대해 논의할 생각입니다.

날짜: [날짜]

시간: [시간]

장소: [위치]

일정에 맞으시나요? 곧 연락드리겠습니다.

최선을 다하겠습니다,

[사용자 이름]

바운서가 온다

바운서는 각 주소의 유효성을 확인하여 반송률을 낮추고 발신자의 평판을 유지함으로써 이메일 전달률을 향상시킵니다. 시간을 절약해주는 바운서는 검증 프로세스를 자동화하여 캠페인의 효율성을 높이고, 미팅 피치가 진정한 관심 당사자에게 도달할 수 있도록 보장합니다. 따라서 잠재적 참석자를 위한 완벽한 프레젠테이션을 만드는 데 집중할 수 있습니다.
 

준비가 완료되었습니다.

클릭 몇 번이면 회의 요청 이메일을 보낼 수 있습니다. 팀 미팅을 예약하든 공식적인 미팅 요청을 보내든 모든 세부 사항을 다시 한 번 확인하고 간단한 미팅 개요를 입력하세요.

이 문서에 설명된 모든 단계를 따른다면 매우 전문적인 회의 초대가 될 것입니다. 실제 회의가 시작되기 전이라도 좋은 인상을 심어주는 것이 중요합니다. 독창적인 메시지를 잘 작성하면 향후 협업에 대한 자신감을 불러일으킬 수 있습니다.

자주 묻는 질문

상사와의 회의 일정을 잡기 위해 이메일을 어떻게 작성하나요?

위의 모든 팁이 적용되며, 미팅 요청 이메일을 작성할 때 위에 나열된 이메일 샘플 중 일부를 변경할 수도 있습니다. 하지만 상사의 받은 편지함에서 분실될 수 있으므로 이메일보다는 메시징 앱이나 직접 만나서 미팅을 요청하는 것이 더 나을 수 있습니다.

미팅을 정중하게 요청하려면 어떻게 해야 하나요?

회의 요청 이메일에 "부탁 하나 해도 될까요?", "부탁 하나만 들어주시겠습니까?", "잠깐만 실례해도 될까요?" 등의 문구를 사용하세요. 중요한 이해관계자와 연결하려는 경우 캐주얼한 미팅 초대는 효과가 없습니다. 이러한 유형의 이메일은 천박하게 보일 수 있으므로 다음과 같은 커뮤니케이션 스타일을 유지하세요. 

미팅 요청을 몇 개나 보내는 것이 적절한가요?

이는 관계 미팅을 예약하기 전에 상대방과 연락을 주고받아야 합니다. 하지만 이메일 미팅 요청은 최대 몇 건으로 줄여야 합니다. 콜드 이메일은 적게 보낼수록 좋습니다. 평균적인 이메일 요청을 몇 통 보내는 것보다 완벽한 이메일 요청을 한 통 보내는 것이 더 낫습니다.