Как написать вступительное письмо, которое работает (+ шаблоны)

Что такое вводное письмо?

Вводное письмо - это сообщение, которое вы отправляете незнакомому человеку и хотите представить себя или свою компанию. По сути, оно работает как ледокол при знакомстве в цифровом мире.

В зависимости от того, кому вы отправляете письмо, оно может быть "холодным" - если адресат не получал от вас сообщений раньше.

Рассматривайте этот тип письма как дружеское приглашение к беседе. Кроме того, вводное письмо - это ваш шанс построить профессиональную отношения с человеком (или группой людей), к которому вы обращаетесь.

Однако дело в том, что при отправке письма на неизвестный адрес электронной почты вы никогда не можете быть уверены, что оно не вернется обратно. Это происходит, когда вы отправляете сообщение на несуществующий адрес. Затем оно возвращается и создает вам проблемы.

И вы же не хотите отправить свой идеально созданный шедевр (вступительное письмо) в космос, верно? 🚀

Чтобы убедиться, что ваши усилия будут потрачены не зря и ваше письмо дойдет до нужного человека, используйте Вышибала. Мы проследим за тем, чтобы вы отправляли ознакомительные письма по нужным адресам, и вам не понадобится последующее письмо, чтобы вас заметили.

Итак, засучите рукава и приступайте к написанию вашего лучшего вступительного письма.

Прежде чем приступить к написанию вступительного письма

Но прежде чем напечатать первые слова, уделите время размышлениям о нескольких важных вещах. Не обдумав их, писать будет трудно, и вы будете чувствовать себя потерянным.

Вот некоторые моменты, которые следует иметь в виду. 👇

🎯 Придумайте цель вводного письма.

Независимо от того, какое письмо или письменное произведение вы собираетесь написать, знание цели - это первый (и очень важный) шаг. Это может показаться очевидным, но стоит напомнить об этом еще раз.

Придумайте четкую и ясную цель вашего письма. Какова ваша цель, помимо представления себя и своего бизнеса? Может быть, ваша цель - это:

• показать получателю ваши ценности,
• представить нового сотрудника,
• свяжитесь с нами для демонстрации продукта,
• обсудить сотрудничество в области маркетинга,

или какой бы ни была ваша цель, убедитесь, что она светится в вашем письме.

🧍🏻 Определить получателя

Кто тот человек или группа людей, которым вы отправляете электронное письмо? Определение адресата необходимо, если вы хотите, чтобы ваше сообщение было прочитано, а не просто проигнорировано или, в худшем случае, удалено.

Прежде всего, изучите человека, с которым вы собираетесь поговорить.

Подумайте о положении вашего собеседника в компании. Являются ли они серьезными людьми, чья цель - вести бизнес? Возможно, вы пишете человеку, которого хотели бы иметь в качестве наставника, а он совсем не формален.

Знание того, кто получит ваше письмо, определяет многие другие аспекты письма, например, тон голоса и язык. Вы ведь будете по-другому разговаривать с директором по маркетингу, чем со стажером по маркетингу?

Более того, знание того, кому вы пишете, позволяет вам создать индивидуальный и соответствующий языковому стилю стиль общения. Корректируйте информацию, которую вы запрашиваете (и отправляете), в зависимости от того, кем является ваш получатель.

👔 Определитесь с тоном и стилем вашего вступительного письма

Выбор голоса и стиля может сделать или сломать вступительное письмо. Понимание предпочтений, личностных особенностей и приоритетов ваших получателей облегчает принятие решения о том, какой стиль общения использовать.

Кроме того, применяя тон, вы можете настроить свое сообщение так, чтобы оно резонировало с ними на более глубоком уровне.

Давайте рассмотрим различные тона голоса, которые вы можете использовать.

Спасибо за ваше время и внимание. ➡️ Ваше время и размышления высоко оценены.

Для меня было бы честью, если бы вы согласились стать моим наставником. ➡️ Дайте мне знать, если вы согласитесь на наше сотрудничество. Я буду очень рада!

Помните, что адаптация сообщения к ценностям другого человека может помочь вам убедить его. Тем не менее, оставайтесь собой. В целом, первый обмен сообщениями - не лучшее место для шуток или сарказма, но не создавайте фальшивую версию себя.

Когда вы встретитесь с получателем лично или в сотрудничестве, все ложные впечатления будут раскрыты.

🤔 Подумайте о том, что другие могут подумать о вашем сообщении

Поставьте себя на чье-то место. Представьте, что вы - ваш получатель, - какие письма потенциально могут привлечь ваше внимание? Какое сообщение вы бы с любопытством открыли, если бы были бизнесменом (или кем бы он там ни был)? Что заставило бы вас продолжить чтение?

Подумайте, заполнит ли ваш продукт или услуга пробел на рынке. Если да, включите эту информацию в свое сообщение, чтобы привлечь внимание читателя.

Иногда изменение перспективы может привести к появлению новых, лучших идей. Так почему бы не попробовать это?

ХОРОШО! Теперь пришло время потренироваться.

Как написать вступительное письмо за 6 шагов

Готовы? Поехали.

ШАГ 1. Создайте потрясающую тему для вашего вступительного письма

Это строка текста в верхней части письма, которая объясняет, о чем это письмо. Тематические строки электронных писем - это первое, что видит получатель. И на основании заголовка он решает, открывать письмо или нет.

Сделайте его запоминающимся! Но не в стиле "кликбейт".

В противном случае есть шанс, что ваш потенциальный получатель просто проигнорирует сообщение. Это должно быть что-то увлекательное, уместное и не шаблонное. Фразы типа "Здравствуйте" или "Представляю себя" могут сработать, но вы можете сделать лучше! Прокрутите страницу вниз, чтобы ознакомиться с примерами.

Постарайтесь придумать что-то, что будет выделяться из тысяч других сообщений в их почтовом ящике и привлечет внимание получателя.

Посмотрите на эти идеи тематических строк.

➡️ Профессиональный тон: #1 "Представляем [название компании] и изучаем возможность сотрудничества"

#2 "Единственная в своем роде возможность сотрудничества для [название компании] и [название компании получателя]"

➡️ Непринужденный тон: "Давайте выпьем кофе и поговорим о [общих интересах]".

➡️ Игривый тон: "[Название компании] имеет предложение, которое вы не захотите пропустить".

➡️ Творческий тон: "Идея для [Название компании]: [Уникальное и интригующее предложение]"

➡️ Индивидуальный тон: "Взаимное увлечение [общее хобби/интересы] - давайте общаться!"

Почувствуйте себя бесплатный чтобы настроить их по своему усмотрению. Теперь перейдем к следующей части.

ШАГ 2. При необходимости скорректируйте свое приветствие

Приветствие похоже на представление по электронной почте, в котором вы просто говорите привет. Но вы также можете показать свое уважение к другому человеку и установить взаимную связь.

Существует множество способов, с помощью которых вы можете это сделать. Самый важный - это корректировать его в зависимости от того, кому вы адресуете свое сообщение.

Например, выберите профессиональный тон, если речь идет о формальном вступительном письме. Ниже представлен шаблон официального вступительного письма.

Но вы сами устанавливаете правила того, какой вы хотите видеть свою первую строчку.

Ознакомьтесь с примерами вступления по электронной почте.

➡️ Профессиональный тон с формальным приветствием: "Дорогой [Имя получателя], надеюсь, что это письмо поможет вам найти себя".

➡️ Непринужденный тон: "Привет [имя получателя], как дела?".

➡️ Уважительный тон: "Доброе утро/день/вечер [имя получателя]".

➡️ Дружеский тон: "Привет, [имя получателя], как дела?".

➡️ Совместный тон: "Привет, [Имя получателя], давай работать вместе, чтобы достичь невозможного!"

Если вам захочется пообщаться с потенциальным клиентом (то есть довольно формально), почему бы не рискнуть?

ШАГ 3. Объясните, каковы ваши намерения и почему вы к ним обращаетесь

Тема письма и приветствие готовы. Теперь настало время конкретно объяснить ваши намерения. Включите их в вводную часть письма, чтобы убедиться, что и вы, и ваши адресаты находятся на одной волне.

И как в случае с приветствием и темой письма, выберите тон, который вы считаете подходящим.

Кроме того, это хорошее место для небольшой самопрезентации - напишите свое имя (пока не время для контактных данных) и причину, по которой вы хотели бы связаться с человеком или компанией.

Не пишите слишком много, только самое необходимое. Если вы обращаетесь к профессиональному контакту с целью налаживания контактов, вы можете упомянуть, что вам интересно, чем они занимаются, и откуда вы знаете о компании или человеке.

В двух словах: напишите краткое, но конкретное объяснение.

Посмотрите несколько примеров того, как писать о намерениях и причинах.

➡️ При написании письма потенциальному наставнику:

"Я обращаюсь к вам, потому что надеюсь найти наставника, который мог бы профориентировать меня. Я проявляю большой интерес к [конкретным областям или навыкам] и был бы признателен вам за ваши знания и опыт".

➡️ При написании письма потенциальному клиенту:

"Я наткнулся на ваш сайт и был впечатлен вашей работой в [отрасли]. В [Ваша компания] мы специализируемся на [конкретная услуга/продукт], и я считаю, что это может принести большую пользу вашему бизнесу. Я бы с удовольствием пообщался и изучил потенциальные возможности для сотрудничества".

➡️ При написании письма будущему деловому партнеру:

"Я пишу, чтобы представиться и изучить потенциальные возможности для партнерства между нашими компаниями".

ШАГ 4. Предоставьте ценность, прежде чем делать запрос

Конкуренция велика. Упоминание о ценности вашего потенциального сотрудничества может побудить читателя читать дальше. Поэтому, когда вы пишете кому-то, упомяните о потенциальных преимуществах, которые вы предлагаете, прежде чем искать возможности сотрудничества.

СОВЕТ: пишите о том, чего не могут предоставить ваши конкуренты. Станьте темной лошадкой.

Взгляните на наши идеи.

➡️ При написании письма потенциальному клиенту:

"Наша команда могла бы привнести свои знания и опыт и сотрудничать с вами для предоставления высококачественных услуг/продуктов нашим клиентам".

➡️ При написании письма потенциальному инвестору:

"Мы успешно предоставляем высококачественные [Услуги/Продукты Вашей компании] нашим клиентам и переживаем значительный рост в прошлом году. Поэтому наше сотрудничество может принести пользу и вам".

➡️ Когда пишете потенциальному наставнику:

"Я хотел бы обсудить, как мы могли бы работать вместе и чем я могу быть полезен и для вас".

ШАГ 5. Поблагодарите их за уделенное время и внимание

У человека, которому вы пишете, наверняка напряженный график. Возможно, это руководитель, который делает усилия, чтобы уделить вам внимание. Скажите спасибо за это! Одно или два предложения - это вполне нормально.

Это также задаст позитивный тон всему остальному вашему взаимодействию, повышая вероятность того, что они воспримут ваше сообщение.

Забота о таких деталях, как благодарственное письмо, показывает, что вы внимательны и заботливы. А это очень помогает в налаживании профессиональных отношений.

Вдохновитесь некоторыми предложениями.

➡️ "Спасибо за ваше время и внимание".

➡️ "Ваше время и внимание очень ценны. Я с нетерпением жду ответа".

➡️ "Спасибо за внимание!"

ШАГ 6. Закончите вежливой просьбой

Завершите свое письмо позитивной нотой. Как создать вежливое и профессиональное завершение, которое не оставит собеседника подавленным? Ознакомьтесь с нашими советами:

• убедитесь, что вы предоставили ценность, прежде чем делать запрос
• четко объясните свою просьбу - избегайте расплывчатых формулировок
• выразить признательность за уделенное время и внимание
• быть открытым для "нет" или "не сейчас".

И узнайте о наших предпочтениях.

➡️ "Не могли бы вы сделать быстрый звонок на следующей неделе, чтобы обсудить это подробнее?".

➡️ "Пожалуйста, дайте мне знать, если это то, что вас интересует, и, возможно, мы сможем назначить встречу, чтобы обсудить это более подробно".

➡️ "Для меня будет честью, если вы рассмотрите возможность стать моим наставником".

И наконец, поставьте подпись и укажите контактную информацию, если в вашей подписи к электронному письму ее еще нет.

А теперь нажмите "Отправить"! ✉️

Вводные электронные письма: шаблоны

Хотите произвести хорошее впечатление своим профессиональным электронным письмом, но все еще сомневаетесь в этом? Не стесняйтесь использовать шаблон вступительного письма. Мы предоставили несколько из них в разных стилях.

Шаблон 1: Формальное вступительное письмо потенциальному клиенту

Тема письма: Единственная в своем роде возможность сотрудничества для [Название компании] и [Название компании получателя]

Уважаемый [Имя получателя],

Я надеюсь, что это письмо застало вас в добром здравии. Меня зовут [Ваше имя], и я [Ваша должность] в [Ваша компания]. Я наткнулся на ваш сайт и был впечатлен вашей работой в [отрасль].

В [Ваша компания] мы специализируемся на [конкретной услуге/продукте], и я считаю, что это может быть очень полезно для вашего бизнеса. [Объясните, как ваша компания может принести пользу]. Я бы с удовольствием пообщался с вами и изучил потенциальные возможности сотрудничества.

Не могли бы вы позвонить на следующей неделе, чтобы обсудить это подробнее? Буду рад услышать вас в ближайшее время. Спасибо за ваше время.

С наилучшими пожеланиями,

[Ваше имя]

Шаблон 2: Вводное письмо потенциальному деловому партнеру

Тема: Введение и потенциальная возможность партнерства

Уважаемый [Имя получателя],

Надеюсь, что это письмо застало вас в добром здравии. Меня зовут [Ваше имя], и я занимаю [Ваша должность] в [Название вашей компании]. Я столкнулся с вашим бизнесом и был впечатлен работой, которую вы выполняете в [Их отрасль/область].

Я пишу, чтобы представиться и изучить потенциальные возможности для партнерства между нашими компаниями. В [Название вашей компании] мы специализируемся на [Услуги/Продукты вашей компании] и успешно предоставляем инновационные решения клиентам в [Ваша отрасль/Сфера] на протяжении [Количество] лет.

Я считаю, что партнерство между нашими компаниями может быть взаимовыгодным. Мы заинтересованы в расширении сферы деятельности, и я думаю, что совместная работа могла бы помочь нам достичь наших целей. Наша команда могла бы привнести свои знания и опыт и сотрудничать с вами для предоставления высококачественных услуг/продуктов нашим клиентам.

Я был бы рад возможности обсудить это подробнее и изучить возможности нашего сотрудничества. Пожалуйста, дайте мне знать, если это вас заинтересовало, и мы можем назначить встречу для более детального обсуждения.

Спасибо за ваше время и внимание.

Искренне,

[Ваше имя]

[название вашей должности]

[Название вашей компании]

Шаблон 3: Вводное письмо потенциальному наставнику

Тема: В поисках наставничества и новых вызовов

Привет [имя наставника],

Надеюсь, в этом письме у вас все хорошо. Как насчет того, чтобы выпить кофе и поболтать о [общих интересах]? 

Меня зовут [Ваше имя], я сотрудник [Ваша должность/область], который уже некоторое время следит за вашей работой. Я невероятно впечатлен и вдохновлен вашими достижениями и вкладом в [их отрасль/область или вашу область].

В своем карьерном росте я ищу наставника, который мог бы дать мне руководство. Мне особенно интересно узнать больше о [конкретные области или навыки], и я считаю, что ваш опыт и знания могут быть ценными в оказании мне помощи в достижении моих целей.

Я изучил вашу биографию и был потрясен вашими [Заслуживающими внимания достижениями или вкладом]. Для меня будет большой честью, если вы рассмотрите возможность стать моим наставником. Возможность работать с вами даст мне ценные знания и рекомендации, которые помогут мне расти как в личном, так и в профессиональном плане.

Я понимаю, что у вас много дел, но я бы хотел. очень благодарен за любое время, которое вы можете уделить мне. Я хотел бы обсудить, как мы могли бы работать вместе и чем я могу быть полезен для вас.

Мы высоко ценим ваше время и внимание. Я с нетерпением жду от вас ответа.

С уважением,

[Ваше имя]

Распространенные ошибки, которых следует избегать при составлении вводного письма

Проверьте их!

01 Не проверяется адрес электронной почты

Подпишитесь на "Вышибалу для проверки адреса электронной почты адресата.

Последнее, чего вы хотите, это упустить возможность поработать с лучшими специалистами в вашей отрасли только потому, что вы не проверили адрес, верно?

02 Невычитка электронного письма

Прежде чем отправить что-либо кому-либо, полезно иметь привычку перечитывать текст. Когда вы пишете потенциальному деловому партнеру, вы же не хотите неправильно написать название его компании?

03 Включение безвкусной и неинформативной строки темы письма

Привлекающий внимание заголовок действительно делает свое дело! Написание безвкусной вводной темы письма - это упущенная возможность произвести запоминающееся первое впечатление.

04 Слишком длинное письмо или отправка отдельных писем вместо одного

Никому не нравится читать длинные сообщения. Переходите сразу к делу. Кроме того, избегайте отправки отдельных писем. Вместо этого составьте одно, включающее всю необходимую информацию.

05 Быть слишком обобщенным и ходить вокруг да около

Деловые люди любят переходить сразу к делу. Так что писать общие сообщения, не содержащие никаких намерений, - ваша собственная цель, поскольку велика вероятность, что ваше сообщение останется непрочитанным.

06 Игнорирование значимой информации (например, название компании или должность, взаимная контактная информация)

С помощью нашего убедительного пошагового руководства вы убедитесь, что охватили все. Тем не менее, хорошей практикой является просмотреть письмо непосредственно перед отправкой, чтобы убедиться, что все в нем правильно.

Напишите отличное вводное письмо уже сегодня!

Составьте профессиональное вводное письмо, которое будет настолько хорошо, что вы не сможете удержаться и нажмете кнопку "Ответить". ✨

Написание эффективного письма может показаться сложной задачей. Но если следовать советам, изложенным в статье, вы сможете создать запоминающееся письмо и произвести положительное первое впечатление. Удачи!

Вводная электронная почта: часто задаваемые вопросы:

Какой длины должно быть вводное письмо?

Пара предложений - идеальный вариант. Вы хотите выделиться, а краткость помогает в этом.

Когда лучше всего отправлять вводное письмо?

Это зависит от ситуации, но лучше всего подходят будние дни в рабочее время. Выберите день, отличный от пятницы.

Какую самую страшную ошибку можно допустить при отправке вступительного письма?

Их несколько, но, вероятно, худшим из них будет слишком длинное письмо. Если получатель увидит стену текста, его автоматически не прочитают. Второй вариант - неинтересная и слишком длинная тема письма.

Действительно ли валидация электронной почты так важна?

Да, потому что если вы отправляете электронные письма на непроверенные адреса, вы не знаете, реальные это люди или нет, и вы можете получить много жестких отказов и навредить своей репутации отправителя.