Každý e-mail, ktorý pošlete, vypovedá o vašej firme… ešte predtým, ako si ho niekto prečíta. Už samotný riadok odosielateľa môže vybudovať dôveru alebo zdvihnúť obočie.
Preto je formát vašej firemnej e-mailovej adresy dôležitejší, než si väčšina ľudí uvedomuje. Je to jeden z tých malých detailov, ktoré nenápadne formujú to, ako profesionálne vyzeráte, ako organizovaný je váš e-mailový tím a ako sebavedomo na vás klienti reagujú.
Čo robí e-mailovú adresu profesionálnou
Profesionálna e-mailová adresa spĺňa tri veci: je jasná, konzistentná a prepojená s vašou značkou.
Malo by byť ľahké rozpoznať, kto za ním stojí, mal by mať rovnaký vzor ako zvyšok vášho tímu a mal by zodpovedať vašej obchodnej doméne.
Porovnajte:
- zlý príklad: coolguy1997@gmail.com
- dobrý príklad: michael@northhillsconsulting.com
Rozdiel nie je len estetický. Je psychologický. Jeden vyzerá ako koníček. Druhý vyzerá ako podnikanie.
Nemôžete predstierať dôveryhodnosť, ale môžete ju správne naformátovať.
Bežné formáty profesionálnych e-mailov (a kedy ich používať)
Rôzne tímy a odvetvia používajú rôzne vzory pomenovania. Cieľom je nájsť taký, ktorý vyhovuje vašej veľkosti, tónu a štruktúre.
Tu sú najbežnejšie a najpraktickejšie možnosti:
1. firstname@company.com
Je jednoduchý, osobný a ideálny pre malé podniky alebo slobodné povolania. Pôsobí prístupne a zároveň profesionálne.
2. firstname.lastname@company.com
Formálnejšie a škálovateľné. Ideálne pre väčšie tímy alebo firemné prostredie, kde sa potrebujete vyhnúť duplicitám.
3. role@company.com
Funkčné a jasné. predaj@, podpora@, info@ alebo fakturácia@ sú pre zákazníkov ľahko zapamätateľné. Dobre sa hodia aj pre oddelenia, ktoré majú spoločné schránky.
4. team@company.com alebo contact@company.com
Skvelé pre startupy alebo kreatívne značky, ktoré chcú priateľský tón bez toho, aby ukazovali na jednu osobu.
Bez ohľadu na to, akú štruktúru si zvolíte, zostaňte jednotní v celom tíme. Keď každý zamestnanec dodržiava rovnaký vzor e-mailovej adresy alebo e-mailového podpisu, pôsobí to zámerne: a tak vyzerá profesionalita.
Ako si vybrať správny formát pre vašu firmu
Najlepší formát závisí od vašej fázy a štruktúry:
- Slobodní povolania alebo samostatní zakladatelia: použite stránku firstname@yourdomain.com na vytvorenie osobného, ale dôveryhodného imidžu.
- Malé podniky: použite firstname.lastname@yourdomain.com na vybudovanie uznania a konzistentnosti.
- Rastúce tímy: použite department@yourdomain.com na škálovateľnú komunikáciu.
Predtým, ako sa rozhodnete pre jednu z nich, napíšte si stručný zoznam pravidiel pre pomenovanie. Ušetrí vám to čas, keď prijmete prvého zamestnanca alebo pridáte nové schránky.
Keď je formát pripravený, môžete si vytvoriť firemnú e-mailovú adresu a nastaviť vlastné poštové schránky pod vlastnou doménou. Zaberie to len niekoľko minút a okamžite to pozdvihne imidž vašej značky.
Príklady firemných e-mailových adries z reálneho sveta
V rôznych odvetviach sa používajú rôzne štýly, ale všetky sa snažia o jednu vec: prehľadnosť.
Tu je niekoľko príkladov, ktoré ukazujú, ako sa formát a tón prispôsobujú typu firmy:
- Poradenské firmy si zvyčajne vyberajú stránku firstname@firmname.com, aby komunikácia zostala osobná a zároveň vyzerala profesionálne. Hodí sa na individuálne vzťahy s klientmi.
- Maloobchodné značky uprednostňujú adresy ako sales@brandname.com alebo support@brandname.com. Sú ľahko zapamätateľné a pomáhajú zákazníkom rýchlo sa dostať k správnej osobe.
- Spoločnosti SaaS často využívajú služby team@startup.com alebo hello@startup.com. Pôsobí to priateľským dojmom a spoluprácou, ktorá zodpovedá modernému technologickému tónu.
- Realitné kancelárie sa prikláňajú k stránke firstname.lastname@agency.com, pretože viacerí agenti môžu zdieľať rovnakú doménu.
- Vzdelávacie inštitúcie používajú stránky info@academy.com alebo contact@schoolname.com kvôli prístupnosti a profesionálnemu, neutrálnemu tónu.
Každý prístup rozpráva trochu iný príbeh: prístupný, formálny, kolektívny alebo dôveryhodný. Dôležité je, aby formát zodpovedal osobnosti vašej značky a pôsobil konzistentne v každom e-maile zaslanom vašou spoločnosťou.
Chyby, ktorým sa treba vyhnúť pri vytváraní firemnej e-mailovej adresy
Niekoľko rýchlych spôsobov, ako rýchlo stratiť dôveryhodnosť:
- Používanie čísel, emotikonov alebo symbolov(john123@ vyzerá nedbalo).
- Prelínanie osobnej a pracovnej oblasti(john@myhobby.com pre poradenské služby).
- Vytváranie nekonzistentných formátov v rámci jednej spoločnosti.
- Používanie bezplatných domén na obchodnú komunikáciu.
Klienti to vedome neanalyzujú, ale tieto detaily zanechávajú dojem, ktorý zostáva.
Získanie e-mailu založeného na doméne je často lacnejšie a rýchlejšie, ako by ste si mysleli, a zabraňuje vzniku týchto medzier v dôveryhodnosti skôr, ako k nim dôjde.
Výstup
Profesionálna e-mailová adresa nepomôže len ľuďom, aby sa k vám dostali. Predstavuje to, ako si vás chcú zapamätať.
Vaša adresa by mala vyzerať tak, ako znie vaša značka: jasne, spoľahlivo a zámerne.
Skôr ako odošlete ďalší návrh zo služby Gmail, venujte desať minút nastaveniu formátu, zladeniu tímu a vytvoreniu vlastného obchodného e-mailu.
Je to jeden z najmenších krokov, ktoré môžete urobiť, aby vaša firma okamžite vyzerala legitímnejšie.
