Nie vždy je to dramatické. Niekedy je to pomalé. Drobnosti ako chýbajúci názov spoločnosti, prázdne telefónne číslo a kontakty bez jasného priradenia vlastníka. Nedokážete povedať, či vás už niekto oslovil, alebo ide o úplne nový lead.
To sa stáva, keď sa údaje CRM nekontrolujú. Systém stále vyzerá plný, ale skutočná hodnota sa vytráca. A zrazu naozaj potrebujete riadne overenie údajov CRM.
Overovanie údajov CRM pomáha moderným podnikom zabrániť rozpadu ich zákazníckych operácií.
Bez čistých údajov strácajú vaše nástroje zmysel, kampane sa míňajú účinkom, predaj sa spomaľuje a vzťahy so zákazníkmi upadajú. A ľudia, ktorí používajú váš CRM (napríklad marketing, podpora, account manažéri), sú rýchlo frustrovaní.
Nezáleží na tom, či používate platformu CRM zvučného mena alebo niečo ľahké. Ak informácie v nej nie sú úplné a dôveryhodné, potom budujete stratégie na základe dohadov.
Poďme si to všetko vysvetliť.
Čo je to overovanie údajov CRM (a prečo by vás to malo zaujímať)?
Overovanie údajov CRM je proces kontroly, či sú všetky informácie v systéme CRM presné, použiteľné a skutočné.
Nie je zastarané. Nie je vymyslený. Nezadal ich niekto, kto si v piatok o 17:00 udrel lakťom do klávesnice.
Zahŕňa všetko od kontroly doručiteľnosti e-mailov až po vyhľadávanie duplicít, opravu problémov s formátovaním a overovanie kontaktných údajov, ako sú telefónne čísla, názvy spoločností, pracovné pozície a ďalšie.
Môžeme to nazvať základnými vecami.
Overené údaje CRM sú to, čo vám umožňuje skutočne osloviť vaše kontakty, pochopiť vaše publikum a podniknúť zmysluplné kroky. Sú základom pre každé rozhodnutie, ktoré vaše predajné a marketingové tímy urobia:
- Vaši marketingoví odborníci potrebujú čisté, segmentované zoznamy kontaktov, aby mohli posielať správne správy správnym ľuďom.
- Vaši obchodní zástupcovia sa spoliehajú na aktuálne záznamy kontaktov, aby mohli plánovať následné kroky, rezervovať stretnutia a posúvať obchody dopredu.
- Váš tím zákazníckeho servisu potrebuje presné kontaktné informácie a kontext, aby mohol ľuďom pomôcť rýchlo a bez straty času.
Ak sú teda vaše údaje CRM nesprávne, neaktuálne alebo duplicitné, nehovoríte so správnymi ľuďmi. Alebo nehovoríte s nikým.
K tomu všetkému sa viaže aj technická rovina. CRM sú teraz zapojené do každého kúta podniku. Poháňajú automatizáciu. Napájajú informačné panely. Spúšťajú správy. Keď sú vstupy chaotické, celý systém je hlučný.
Overovanie údajov CRM tomu pomáha predchádzať.
Takto udržíte svoje záznamy v systéme CRM prehľadné, správu kontaktov konzistentnú a svoje marketingové a predajné úsilie v súlade so skutočnosťou.
A teraz dobrá správa?
Nemusíte tráviť hodiny prehrabávaním sa v tabuľkách alebo ručnou kontrolou každého záznamu. Existujú inteligentnejšie spôsoby, ako to zvládnuť.
Skutočné riziká ignorovania kvality údajov
Keď sa údaje CRM odkontrolujú, problém si nevšimnete hneď. Začína sa to drobnosťami – nedostatočne fungujúcimi kampaňami, spomalenými lístkami podpory, sem-tam nejakým čudne vyzerajúcim kontaktom. Nič dramatické alebo naliehavé.
Ale vaša platforma CRM je pod ňou preplnená nespoľahlivými vstupmi. A tieto nedostatky sa začnú prejavovať všade inde vo firme. A práve to je nebezpečné.
Rozdeľme si to:
Strácate čas naháňaním slepých uličiek
Váš predajný tím volá na odpojené čísla. Vaše marketingové kampane odchádzajú na nedoručiteľné adresy. A tie krásne e-maily, ktoré ste hodiny navrhovali? Nikam nevedú.
Každá minúta, ktorú váš tím strávi prácou so zlými údajmi, je minútou, počas ktorej sa nespojí so skutočnými ľuďmi. Vplyv sa rýchlo hromadí, najmä v prípade pracovníkov predaja a marketingu, ktorí každý týždeň žonglujú s desiatkami (alebo stovkami) potenciálnych zákazníkov.
To znamená, že vaše marketingové správy nezasiahnu tam, kde by mali. A vaše výkonnostné hlásenia nie sú v poriadku, pretože čerpajú z nekonzistentných, roztrieštených záznamov.
Porušujete automatizácie a pracovné postupy
Moderné systémy riadenia vzťahov so zákazníkmi sú úzko prepojené. Jedna zlá e-mailová adresa sa nemusí zdať ako veľký problém, kým nezruší celú e-mailovú sekvenciu, neoznačí chybu v synchronizácii CRM alebo nezastaví automatizáciu potrubia, na ktorej závisí váš tím.
A to ani nehovoríme o nočnej more projektu migrácie údajov postaveného na špinavých záznamoch. Je to ako naliať pokazené mlieko do čistej fľaše a dúfať, že si to nikto nevšimne.
Vystavujete sa rizikám súvisiacim s dodržiavaním predpisov
Zákony o ochrane osobných údajov sa s tým nemaznajú. GDPR, CCPA a ďalšie regionálne predpisy očakávajú, že podniky budú uchovávať presné údaje o zákazníkoch, umožnia ľuďom prístup k ich záznamom a na požiadanie informácie vymažú.
Uchovávanie duplicitných, nesprávnych alebo zavádzajúcich informácií o zákazníkoch vystavuje vašu spoločnosť právnemu riziku. Najmä ak niekto dostane správu, ktorá bola určená pre úplne iný kontakt.
Ako sa váš systém CRM stáva chaotickým
Zaujíma vás, ako sa to zvyčajne pokazí? Tu je bežný scenár:
Manuálne zadávanie údajov pod tlakom
Členovia vášho tímu sa rozprávajú s potenciálnymi klientmi, robia si poznámky, plánujú ďalšie kroky. Všetko ručne. A niekde v tomto mixe zadajú „John Doe“ dvakrát – raz s názvom spoločnosti, raz bez neho. Zabudnú skontrolovať formátovanie telefónneho čísla. Alebo nesprávne zadajú e-mail a nevšimnú si to.
Nezdá sa to ako veľký problém. Ale teraz sú tu dva záznamy. A polovica informácií je nesprávna. Ak to vynásobíte celým tímom, v priebehu týždňov alebo mesiacov, začne sa to nabaľovať.
Zoznam dovozov bez ochranných zábradlí
Povedzme, že váš marketingový tím si kúpi zoznam potenciálnych zákazníkov alebo importuje kontakty z webinára. Skvelé. Ale ak pred importom nedôjde k žiadnemu prevereniu alebo overeniu, práve ste do systému strčili hromadu pochybných záznamov.
Staré e-maily. Účastníci mimo kancelárie. Kontakty spred piatich spoločností. Všetky sa zmiešajú s vašimi skutočnými údajmi. Žiadne filtre, žiadne príznaky. A teraz sú vaše záznamy v systéme CRM nafúknuté kontaktmi, ktoré sa nikdy nekonvertujú.
Chyby integrácie
Získavate kontakty z nástrojov, ako sú registračné formuláre, živý chat, platformy pre udalosti alebo fakturačné systémy? Úžasné, pokiaľ nastavenia synchronizácie nie sú zosúladené, polia sa nezhodujú alebo detekcia duplicít je slabá.
Teraz máte tri verzie tej istej osoby, rôzne pracovné tituly a protichodné e-maily. A nikto si nie je istý, ktorý z nich je skutočný.
Nedostatok vlastníctva
V mnohých spoločnostiach nemá nikto oficiálne na starosti údaje. Jednoducho tak nejako… existujú. Takže keď sa začnú zhoršovať, nikto si nie je istý, kto by ich mal opraviť. Marketing obviňuje predaj. Predaj obviňuje operačný tím. Ops hovorí, že je to problém automatizácie. A CRM je stále plné neporiadku.
Ťahanie starších údajov
Alebo ste možno uskutočnili rozsiahlu migráciu údajov zo starého systému? Ak áno, pravdepodobne so sebou priniesla aj nejaké kostry. Zastarané polia, nefunkčné formátovanie alebo zvyšky testovacích kontaktov. Vtedy si to nikto nevšimol, ale teraz sú zakotvené vo vašom novom systéme – a pomaly sa šíria.
Kvalita údajov CRM je proces. A keď tento proces neexistuje, nastáva úpadok. Potichu a pri každej interakcii so zákazníkom.
Čistenie údajov CRM vs. validácia údajov vs. obohacovanie údajov
Dobre, takže máte chaotické údaje. Čo teraz? Tu sa väčšina ľudí trochu zamotá:
- je tu čistenie
- je tu validácia
- a je tu obohatenie
Znejú podobne, ale ich úloha je odlišná.
Upozornenie: Ak používate nástroje ako Bouncer, máte všetky uvedené funkcie pod jednou strechou.
Čistenie údajov = oprava alebo vymazanie
Toto je základné čistenie. Vyhľadávate duplicity, spájate ich a odstraňujete zlé e-maily. Opravujete formátovanie – veľké písmená v názvoch, opravujete domény, odstraňujete emotikony z poľa Krstné meno (boli by ste prekvapení, ako často sa to stáva).
Čistenie je reaktívne. Vychádza z toho, čo už máte v softvéri CRM, a snaží sa vniesť poriadok do chaosu.
Pomáha napríklad:
- Zlúčenie duplicitných záznamov
- Odstránenie testovacích údajov
- Štandardizácia polí
- Zlepšenie presnosti údajov
Je to digitálna obdoba výroku: „Predtým, ako začneme variť, vyčistíme kuchyňu.“
Overovanie údajov = kontrola, či sú legitímne
V tomto prípade kontakty prejdú overovacou logikou, ktorá skontroluje, či je tento kontakt skutočný.
Napríklad:
- Môžeme na túto adresu poslať e-mail?
- Je toto telefónne číslo správne naformátované?
- Je táto doména aktívna a nie je označená ako jednorazová?
Nie je to ani tak o čistení, ako skôr o sebadôvere. Nechcete posielať správy ľuďom, ak si nie ste dostatočne istí, že existujú.
To vás okrem iného chráni pred:
- Odrazí sa
- Sťažnosti na spam
- Plytvanie úsilím v oblasti marketingu a predaja
- Nedoručiteľné záznamy v marketingových kampaniach
Bonus: ak má váš CRM zapracovanú validáciu (ahoj, Bouncer 👋), pracujete len s overenými kontaktmi.
Obohatenie údajov = pridanie užitočného kontextu
Toto je čerešnička na torte. Po vyčistení a overení obohatenie údajov dodáva hĺbku. Premýšľajte:
- Získanie údajov o veľkosti spoločnosti z verejných údajov
- Automatické vypĺňanie chýbajúcich názvov pracovných miest
- Pridanie histórie nákupov alebo behaviorálnych značiek
- Prepojenie so sociálnymi profilmi
Z vášho kontaktu „John na Gmail.com“ sa stane „John, vedúci marketingu v 50-člennej spoločnosti B2B SaaS“. Oveľa užitočnejšie, však?
Obohatenie vám pomôže:
- Prispôsobenie oslovenia
- Vytváranie inteligentnejších segmentov
- Analyzovať špecifické skupiny zákazníkov
- Zlepšenie stratégií služieb zákazníkom
A v spojení s validáciou a čistením? Vtedy sa váš CRM stane výkonným – nielenplným.
Napravme to: Zoznámte sa s programom AutoClean od Bouncer
Tabuľky, exporty, filtre, príznaky, bolesti hlavy – je to neporiadok. A buďme úprimní, nikto už v skutočnosti nerobí pravidelné audity údajov ručne. Všetci hovoria, že áno. V skutočnosti to nikto nerobí.
Preto existuje Bouncer AutoClean. Je to tichý nástroj na čistenie údajov, ktorý udržiava vysokú kvalitu a integritu údajov CRM bez toho, aby vás otravoval s prihlasovaním alebo nahrávaním súborov.
AutoClean je plne automatizovaný nástroj na overovanie údajov CRM, ktorý sa pripája priamo do vášho CRM (počnúc HubSpotom). Neustále kontroluje váš zoznam kontaktov a v tichosti označí všetko, čo je podozrivé, napríklad falošné domény, e-maily s preklepmi alebo toxické adresy.
Funkcia AutoClean kontroluje nové položky každú hodinu. To je pravda. Aktuálne a presné údaje získate každý deň. Úplná kontrola. Žiadne tabuľky.
Funguje to takto:
- Výber zoznamu na monitorovanie – v časti Overiť zoznam v aplikácii Bouncer si môžete vybrať, ktoré zoznamy kontaktov majú zostať čisté.
- Nastavenie logiky – nastavte, ako často má program AutoClean overovať kontakty. Môžete spustiť úplnú kontrolu zoznamu pri nastavení, automaticky overovať nové kontakty každú hodinu a naplánovať opätovné overenie.
- Nastavenie inteligentných pravidiel exportu – Rozhodnite, čo sa stane po overení. Uchovávajte čisté, overené adresy. Potlačte nedoručiteľné alebo rizikové adresy. Všetko medzi tým dajte do karantény.
- Monitorujte všetko na jednom paneli – Sledujte každú úlohu AutoClean z jedného pohľadu. Pozrite si, kedy bola vytvorená, kedy bola naposledy spustená a kedy bude spustená znova. Kontroly môžete kedykoľvek pozastaviť, upraviť alebo manuálne znovu spustiť.
- Automatizujte svoje pracovné postupy pomocou čistých údajov – Použite pole „Bouncer odporúča“ na spustenie logiky v rámci platformy CRM.
Vaša databáza CRM zostane čistá bez toho, aby ste museli pohnúť prstom
So systémom AutoClean od spoločnosti Bouncer môžete začať predchádzať:
- Nečakáte, kým vám správa o počte odmietnutí oznámi, že sa niečo pokazilo.
- O nepresných údajoch sa nedozviete po odoslaní sekvencie.
Už teraz ste o krok vpred, pretože údaje boli skontrolované skôr, ako sa ich niekto dotkol. Už žiadne neaktuálne zoznamy alebo duplicitné záznamy, ktoré sa hromadia, zatiaľ čo každý je príliš zaneprázdnený, aby ich opravil.
Získate tiež podrobnú kontrolu nad tým, ako nástroj spracúva vaše údaje. Chcete byť mimoriadne opatrní? Dajte do karantény všetko, čo je len trochu podozrivé. Cítite sa sebaisto? Potlačte len tvrdé odrazy a zvyšok si nechajte.
Vy zostávate zodpovední, ale systém AutoClean udržiava zariadenie v prevádzke. Takto môžete:
- Odosielanie inteligentnejších e-mailov
- Zamerajte sa na cenné poznatky, nie na špinavé údaje
- Oslovenie správnych potenciálnych zákazníkov
- A prestaňte strácať čas zlými záznamami
Služba AutoClean je teraz k dispozícii pre HubSpot. Jeho nastavenie trvá niekoľko minút – a po jeho spustení už nikdy nebudete musieť myslieť na overovanie údajov CRM.
Bonus: Inteligentné postupy správy údajov CRM
Váš operačný systém CRM je živý systém. A rovnako ako každý systém potrebuje starostlivosť.
Čo môžete urobiť, aby ste ho udržali v dobrom stave?
Audit toho, čo je už vo vnútri
Začnite jednoducho a pozrite sa pod kapotu. Spustite základnú správu CRM a skontrolujte, či:
- Kontakty bez e-mailov
- Prázdne alebo podozrivé telefónne čísla (napríklad 1234567890)
- Kontakty bez vlastníka alebo zdroja
- Ľudia, ktorí neboli aktualizovaní viac ako 12 mesiacov
Nemusíte všetko opraviť hneď teraz. Už len to, že poznáte rozsah neporiadku, vám dáva silu. To je prvý krok k lepšej správe údajov.
Nastavenie pravidiel pred vstupom nových údajov
Čistenie údajov je dôležité. Čo je však ešte dôležitejšie? Prevencia. Vytvorte si preto základné pravidlá:
- Formátovanie mena (bez veľkých písmen a emotikonov, prosím)
- Povinné polia (nevytvárajte záznam, ak nie je uvedený e-mail)
- Štandardizácia zdrojov („Prichádzajúce – formulár“, „Ručné zadávanie“ atď.)
- Duplicitné kontroly (pred uložením kontaktu)
Chcete, aby bola vaša databáza CRM čo najpredvídateľnejšia.
Poskytnite niekomu vlastníctvo údajov
Nemusí to byť celá úloha. Pri úlohe by však malo byť uvedené jej meno. Iste, neznamená to, že vykonávajú všetku prácu. Zabezpečujú však, aby bola vykonaná. Bez toho každý predpokladá, že to robí niekto iný, a tak zlé návyky pri zadávaní údajov zostávajú nekontrolované celé mesiace.
Odmietnite dovoz odpadu
Všetci sme to robili. Stiahli sme si náhodný súbor CSV z nástroja na webináre. Získali sme „vysokokvalitný“ zoznam potenciálnych záujemcov od sponzora podujatia. Pritiahli sme 500 mien zo súboru Excel, ktorý sme našli v zdieľanom priečinku.
A potom ju importoval priamo do systému CRM bez toho, aby čokoľvek skontroloval.
Odteraz si tento zoznam overíte skôr, ako sa dostane do vášho systému. Pýtajte sa, či tieto kontakty skutočne zodpovedajú nášmu cieľovému zákazníkovi? Sú e-maily platné (ak si nie ste istí, použite overovač e-mailov, napríklad Bouncer )? Je lepšie začať so 100 dobrými kontaktmi ako s 5 000 rizikovými, ktoré ohrozujú vašu doručiteľnosť.
Zosúladenie polí CRM so stratégiou v reálnom svete
Väčšina systémov CRM obsahuje viac ako 50 predvolených polí. Vy pravdepodobne potrebujete len 12. Možno 20.
Odstráňte polia, ktoré nepoužívate. Premenujte neurčité polia. Pridajte vlastné polia, ktoré odrážajú, ako váš tím skutočne segmentuje existujúcich zákazníkov alebo sleduje interakcie so zákazníkmi.
Čisté informácie o zákazníkoch znamenajú relevantnosť. Chcete údaje, ktoré rozprávajú príbeh, a nie len tak ležia.
Zlepšenie kvality údajov CRM pre váš obchodný úspech
Povedzme si pravdu: dobré úmysly sa nedajú rozšíriť. Čistenie by ste mohli naplánovať každý mesiac. Alebo niekoho poveriť týždennou kontrolou kontaktov. Alebo vytvoriť tucet tokov Zapier na zaplátanie dier.
Alebo to za vás urobí program AutoClean.
✅ Žiadne pripomienky
✅ Žiadny vývoz
✅ Žiadne debaty typu „kto vlastní tento zoznam?“
Len čisté, vysokokvalitné údaje overené za chodu.
Pretože keď vaše CRM funguje na základe konzistentných údajov, všetko ostatné funguje lepšie. Vaše kampane zasiahnu správnych ľudí a vy začnete dôverovať číslam vo svojich správach. Pocítia to aj zákazníci. Ste rýchlejší, presnejší a oveľa relevantnejší v každej interakcii.
Takto si udržíte existujúcich zákazníkov a budete ich lepšie obsluhovať s menším množstvom dohadov a väčšou jasnosťou.
Ste pripravení prestať čistiť tabuľky? Nechajte to na AutoClean.
