Sinhronizacija e-pošte je postopek zagotavljanja, da je isti nabor e-pošte dostopen in posodobljen v več napravah ali e-poštnih odjemalcih. Vključuje vzpostavitev nemotene povezave med e-poštnim strežnikom in napravami, ki se uporabljajo za dostop do e-poštnega računa, kot so pametni telefoni, tablični računalniki, računalniki ali spletni e-poštni odjemalci.
Ko je sinhronizacija e-pošte omogočena, se vsako dejanje v eni napravi, kot je branje, brisanje ali premikanje e-pošte, odraža v vseh drugih napravah, ki so povezane z istim e-poštnim računom. Ta sinhronizacija zagotavlja, da uporabniška e-poštna izkušnja ostane dosledna ne glede na napravo, ki jo uporabnik uporablja.
Sinhronizacija e-pošte temelji na protokolu IMAP (Internet Message Access Protocol) ali Exchange ActiveSync (EAS). IMAP je najpogosteje uporabljen protokol, ki odjemalcem e-pošte omogoča dostop do e-poštnih sporočil, shranjenih v oddaljenem e-poštnem strežniku, in ravnanje z njimi. EAS pa je protokol, ki ga je razvil Microsoft in je posebej zasnovan za sinhronizacijo e-pošte, stikov, koledarjev in drugih podatkov med strežniki in napravami.
Postopek sinhronizacije vključuje več ključnih korakov. Najprej odjemalec e-pošte vzpostavi povezavo s strežnikom e-pošte z uporabo ustreznega protokola. Ta povezava odjemalcu elektronske pošte omogoča, da pridobi glave elektronske pošte, ki vsebujejo bistvene informacije o vsakem elektronskem sporočilu, kot so pošiljatelj, predmet in časovni žig. Odjemalec e-pošte nato iz strežnika pridobi celotno vsebino izbranih e-poštnih sporočil.
Ko so e-poštna sporočila prenesena v odjemalčevo napravo, se vse spremembe v e-poštnem sporočilu, kot so označitev, da je prebrano, premik v drugo mapo ali brisanje, pošljejo nazaj v strežnik. Strežnik nato ustrezno posodobi svoje zapise in zagotovi, da se spremembe odražajo v vseh napravah, povezanih z računom.
Sinhronizacija e-pošte prinaša uporabnikom številne prednosti. Omogoča nemoten dostop do e-pošte iz različnih naprav in zagotavlja, da pomembnih sporočil nikoli ne zamudite. Če je na primer e-poštno sporočilo prebrano na pametnem telefonu, bo kot prebrano prikazano tudi v uporabnikovem računalniku. Ta sinhronizacija velja tudi za druge dejavnosti, povezane z elektronsko pošto, kot so sestavljanje, odgovarjanje ali posredovanje sporočil. Med napravami se sinhronizirajo tudi vse spremembe v strukturi poštnega predala, na primer ustvarjanje map ali razvrščanje e-poštnih sporočil v kategorije.
Poleg tega sinhronizacija e-pošte zagotavlja zanesljiv mehanizem varnostnega kopiranja. Ker so e-poštna sporočila shranjena v strežniku, lahko uporabnik tudi ob izgubi ali okvari naprave še vedno dostopa do svojih e-poštnih sporočil iz druge naprave. Ta redundanca zagotavlja, da se ključne informacije ne izgubijo in da jih je mogoče zlahka obnoviti.