Barvno označevanje e-poštnih sporočil v programu Outlook lahko močno izboljša vašo produktivnost in organizacijo, saj vam omogoča vizualno razvrščanje sporočil v kategorije in določanje prednostnih nalog. Z možnostjo dodeljevanja različnih barv določenim pošiljateljem, predmetom ali kategorijam lahko hitro prepoznate in razvrstite e-poštna sporočila glede na svoje želje. Tukaj je vodnik po korakih, kako barvno označiti e-poštna sporočila v programu Outlook:
Korak 1: Omogočite pogojno oblikovanje
1. Odprite Microsoft Outlook in pojdite na zavihek ""Pogled"" na vrhu okna.
2. Kliknite gumb ""Nastavitve pogleda"" v skupini ""Trenutni pogled"".
3. V pogovornem oknu ""Napredne nastavitve pogleda"" kliknite gumb ""Pogojno oblikovanje"".
Korak 2: Ustvarite novo pravilo
1. V pogovornem oknu ""Pogojno oblikovanje"" kliknite gumb ""Dodaj"", da ustvarite novo pravilo.
2. Pravilu dajte opisno ime, da ga boste pozneje lažje prepoznali.
3. Kliknite gumb ""Pisava"" in izberite barvo, ki jo želite dodeliti e-poštnim sporočilom, ki izpolnjujejo določena merila.
4. Po želji lahko spremenite tudi druge možnosti oblikovanja, kot so slog, velikost in učinki pisave.
5. Kliknite gumb ""Pogoj"" in določite merila za e-poštna sporočila, ki jih želite barvno označiti.
6. V pogovornem oknu ""Filter"" določite pogoje, ki morajo biti izpolnjeni, da se e-poštno sporočilo obarva.
- E-sporočila lahko barvno označite glede na ime pošiljatelja, predmet, pomembnost ali druga merila.
- Če želite na primer barvno označiti vsa e-poštna sporočila določenega pošiljatelja, izberite polje ""Od"" in vnesite e-poštni naslov pošiljatelja.
7. Ko nastavite želena merila, kliknite ""V redu"", da se vrnete v pogovorno okno ""Pogojno oblikovanje"".
Korak 3: Uporaba pravila
1. V pogovornem oknu ""Pogojno oblikovanje"" si lahko ogledate seznam vseh pravil, ki ste jih ustvarili.
2. Z gumboma ""Premakni navzgor"" ali ""Premakni navzdol"" določite prednost pravil, če jih imate več.
3. Kliknite ""OK"", da uporabite pravilo in se vrnete v pogovorno okno ""Napredne nastavitve pogleda"".
4. V pogovornem oknu ""Napredne nastavitve pogleda"" kliknite ""V redu"", da shranite spremembe in se vrnete v mapo prejetih sporočil v programu Outlook.
Korak 4: Oglejte si barvno označena e-poštna sporočila
Zdaj, ko ste nastavili pravila barvnega kodiranja, boste opazili, da so e-poštna sporočila, ki izpolnjujejo določena merila, prikazana v izbrani barvi v mapi prejete pošte programa Outlook.
Dodatni nasveti:
- Ustvarite lahko več pravil za barvno označevanje e-poštnih sporočil na podlagi različnih meril. Morda boste na primer želeli dodeliti drugačno barvo e-poštnim sporočilom svojega šefa ali e-poštnim sporočilom z določeno ključno besedo v predmetu.
- Če želite spremeniti ali izbrisati obstoječa pravila, sledite istim korakom, kot so navedeni zgoraj, in opravite potrebne spremembe.
- Barvno kodiranje lahko uporabite tudi za določene mape ali podmape tako, da v nastavitvah mape ""Pogojno oblikovanje"" odprete pogovorno okno ""Pogled"".
Z barvnim označevanjem e-poštnih sporočil lahko zlahka prepoznate in prednostno razvrstite pomembna sporočila, učinkovito prebirate prejeto pošto in ostanete organizirani. Ta funkcija je lahko še posebej koristna za posameznike, ki prejemajo veliko število e-poštnih sporočil ali morajo hkrati upravljati več projektov.