Posamezno pošiljanje e-pošte več uporabnikom se nanaša na postopek sestavljanja in pošiljanja enega e-poštnega sporočila več prejemnikom, pri čemer se zagotovi, da vsak prejemnik prejme ločeno, prilagojeno e-poštno sporočilo, ne da bi bil njegov e-poštni naslov viden drugim. Ta metoda se običajno uporablja v primerih, ko naj bi bila vsebina e-pošte zaupna ali prilagojena vsakemu prejemniku, kot so glasila, vabila ali obvestila.
Če želite posamezno poslati e-pošto več uporabnikom, sledite naslednjim korakom:
1. Sestavite e-poštno sporočilo: Začnite pisati e-poštno sporočilo z želenim odjemalcem e-pošte ali storitvijo. Oblikujte vsebino e-poštnega sporočila, vključno s predmetom, besedilom in morebitnimi priponkami, ter poskrbite, da bo ustrezna in prilagojena prejemnikom.
2. Ustvarite poštni seznam: Pred pošiljanjem e-pošte morate ustvariti poštni seznam, ki vključuje vse posamezne prejemnike. To lahko storite tako, da ročno vnesete e-poštni naslov vsakega prejemnika ali uvozite že obstoječi seznam iz preglednice ali sistema za upravljanje stikov.
3. Prilagodite e-poštno sporočilo: Če želite zagotoviti, da vsak prejemnik prejme individualno e-poštno sporočilo, je ključnega pomena, da vsebino prilagodite. To lahko dosežete z uporabo spremenljivk ali nadomestnih znakov v telesu e-poštnega sporočila ali vrstici predmeta, ki se ob pošiljanju e-poštnega sporočila samodejno nadomestijo s specifičnimi podatki prejemnika. Z uporabo prejemnikovega imena ali imena podjetja lahko na primer dodate osebno noto.
4. Pošljite e-poštno sporočilo: Ko ste sestavili e-poštno sporočilo in ga prilagodili, ga je treba poslati. Namesto da izberete vse prejemnike naenkrat, morate e-poštno sporočilo poslati vsakemu prejemniku posebej. To lahko storite z uporabo polja ""Bcc"" (slepa kopija) v odjemalcu e-pošte, ki omogoča pošiljanje e-poštnega sporočila več prejemnikom, ne da bi drug drugemu razkrili njihove e-poštne naslove.
5. Upravljanje odgovorov in nadaljnjih ukrepov: Po pošiljanju e-poštnega sporočila je pomembno, da upravljate morebitne odgovore ali nadaljnja sporočila prejemnikov. Glede na količino odgovorov boste morda morali organizirati in odgovoriti na vsako e-pošto posebej ali pa uporabiti avtomatizirana orodja za poenostavitev postopka.
Posamezno pošiljanje e-pošte več uporabnikom ima več prednosti. Prvič, zagotavlja zasebnost e-poštnega naslova vsakega prejemnika, saj ta ni izpostavljen drugim na poštnem seznamu. Drugič, omogoča personalizirano komunikacijo, saj lahko vsakega prejemnika nagovorite posebej in vsebino prilagodite njegovim posebnim potrebam ali željam. Nazadnje lahko ta metoda pomaga ohraniti profesionalni videz, saj prejemniki ne bodo videli dolgega seznama e-poštnih naslovov v poljih ""Za"" ali ""Cc"".