Посібник з експорту контактів з Outlook

Чому важливо експортувати контакти з Outlook?

Існує кілька причин, чому може бути важливо знати, як експортувати контакти Outlook. Наприклад, вам може знадобитися перенести контакти на інший пристрій або комп'ютер, створити резервну копію, імпортувати їх в іншу службу електронної пошти, наприклад Gmail, керувати ними в такій програмі, як Microsoft Excel, або експортувати контакти у vCard або віртуальну візитну картку. Більшість з цих варіантів вимагають експорту в різні типи файлів. Наприклад, якщо ви експортуєте контакти до різних служб електронної пошти, вам, як правило, потрібен файл CSV. З іншого боку, для віртуальної візитки може знадобитися файл VCF, який дозволяє імпортувати контакти безпосередньо в Excel. Файл PST зазвичай потрібен для резервного копіювання контактів і даних.

Способи експорту контактів Outlook

Існує кілька способів експорту контактів Outlook залежно від версії програми Outlook. Програма Outlook поводитиметься однаково незалежно від того, чи використовуєте ви операційну систему Windows або macOS.

Як експортувати контакти з Outlook 2010

Outlook 2010 є старою версією програми, яка не часто використовується сьогодні, але деякі компанії все ще будуть використовувати її в основному для внутрішніх комунікацій. Деякі люди все ще використовують Outlook 2010, оскільки хочуть залишатися в межах одного року випуску програми, щоб заощадити гроші. Якщо ви використовуєте Outlook 2010 і хочете експортувати свої контакти, то ось кроки, яких слід дотримуватися:

1. Відкрийте Outlook на своєму ПК або Mac.
2. Перейдіть до стрічки у верхній частині програми та виберіть "Файл".
3. Натисніть на "Параметри" і виберіть "Додатково" у діалоговому вікні.
4. Виберіть "Експорт", щоб відкрити Майстер імпорту та експорту.
5. Виберіть "Експортувати файл" і натисніть "Далі".
6. У вікні "Створити тип файлу" виберіть потрібний тип експорту.
7. З'явиться список папок, які можна експортувати. З цього списку виберіть папку контактів, яку ви експортуєте.
8. Натисніть "Огляд" перед тим, як вибрати папку для експорту.
9. Вкажіть ім'я вашого файлу в опції "Зберегти експортований файл як
10. Оберіть "ОК", потім "Далі", потім "Готово".
11. Після того, як Outlook завершить експорт, натисніть "ОК".
12. Переконайтеся, що ваш файл збережено там, де ви хотіли.

Як експортувати контакти Outlook 2013

Outlook 2013 - це остання версія програми Outlook, яка має іншу кодову базу, ніж Office 365. Через це вона має різні кроки, яких слід дотримуватися порівняно з останніми версіями програми при експорті контактів. Однією з головних переваг Outlook 2013, і чому багато людей продовжують використовувати його сьогодні, є те, що він має окремий від інших додаток, який дешевший у придбанні. Якщо ви використовуєте Outlook 2013 і хочете експортувати контакти, виконайте такі дії:

1. Відкрийте Outlook на своєму ПК або Mac.
2. Перейдіть у ліву верхню частину екрана програми та виберіть вкладку "Файл".
3. Натисніть на "Відкрити та експортувати" з лівого боку.
4. З'явиться список опцій. Виберіть "Імпорт/Експорт".
5. З'явиться ще один список опцій. Виберіть "Експортувати у файл", а потім "Далі".
6. Виберіть "Значення, розділені комами", а потім "Далі".
7. У розділі "Особисті папки" оберіть "Контакти", а потім "Далі".
8. Натисніть "Огляд" перед тим, як вибрати місце, де ви хочете зберегти експортований файл.
9. Виберіть ім'я для вашого файлу, натисніть "Далі", а потім "Готово".
10. Переконайтеся, що Ваш файл збережено в потрібному місці.

Як експортувати контакти з веб-версії Outlook

Веб-версія Outlook може стати ідеальним рішенням, якщо ви хочете мати доступ до своїх контактів і повідомлень електронної пошти, коли ви не за комп'ютером. До цієї версії Outlook можна легко отримати доступ з різних пристроїв, які підключитися до Інтернетув тому числі ігрові ноутбукисмартфони, планшети тощо, включно зі смарт-годинниками та іншими пристроями, не пов'язаними з комп'ютером. Якщо ви хочете експортувати контакти за допомогою веб-версії Outlook, виконайте такі дії:

1. Введіть Outlook в адресному рядку, щоб отримати доступ до веб-сайту Outlook з обраного вами веб-браузера.
2. Увійдіть до свого облікового запису, якщо з'явиться відповідний запит.
3. Перейдіть у нижню частину сторінки та оберіть символ людей.
4. На панелі інструментів виберіть "Керування", а потім - "Експорт контактів".
5. Виберіть, чи хочете ви експортувати всі ваші контакти або контакти з певної папки.
6. Натисніть на кнопку "Експорт".
7. Натисніть "Зберегти як" і виберіть формат файлу, в якому ви хочете зберегти контакти.
8. Перевірте, чи збереглися контакти під тим іменем і в тому місці, яке ви вибрали.

Як експортувати контакти Outlook 365

Outlook 2016 та Outlook 2019 - це дві останні версії Outlook, які сумісні з Office 365. Це створило новий процес експорту контактів для людей, які використовують останні версії Outlook. Використання Office 365 має багато значних переваг, у тому числі те, що всі програми Microsoft, такі як Windows, Word, Outlook, Excel і PowerPoint, використовують один і той же код і можуть легко отримати доступ одна до одної, що дозволяє швидко і легко виконувати різні функції між різними програмами, наприклад, миттєво експортувати контакти в Excel. Якщо ви використовуєте версію Outlook 365 2016 або 2019 року, виконайте наведені нижче дії, щоб експортувати контакти:

1. На ПК або Mac відкрийте програму Outlook 365.
2. Натисніть на іконку "Додатки" у верхньому лівому куті.
3. Виберіть "Люди", а потім натисніть "Керувати".
4. Виберіть "Експортувати контакти".
5. Вирішіть, чи будете ви експортувати всі контакти або папку з певними контактами.
6. Залежно від вашого браузера, виберіть "Зберегти" або "Відкрити".
7. Переконайтеся, що контакти збережені в потрібному місці і під потрібним ім'ям.

Як експортувати листи з Outlook в Gmail

Ви можете експортувати свої повідомлення електронної пошти з облікового запису Outlook в обліковий запис Gmail, щоб створити їх резервну копію і отримати доступ до старих повідомлень електронної пошти з будь-якого місця. Для цього перед копіюванням і вставкою папок додайте обліковий запис Gmail в Outlook. Спочатку потрібно налаштувати обліковий запис Gmail в Outlook. Для цього потрібно виконати такі дії:

1. Перейдіть до піктограми налаштувань у верхньому правому куті, перш ніж вибрати "Переглянути всі налаштування Outlook".
2. Виберіть "Пошта" на лівій панелі.
3. Натисніть на "Синхронізувати електронну пошту".
4. У розділі "Підключені акаунти" на правій панелі виберіть "Gmail".
5. Введіть ім'я відображення, яке ви бажаєте використовувати при надсиланні пошти через Outlook з Gmail, на екрані "Підключити обліковий запис Google".
6. Натисніть "ОК".
7. Увійдіть у вибраний обліковий запис Gmail у програмі Outlook Mail, щоб дозволити Microsoft отримати доступ до цього облікового запису.
8. Підтвердіть, що ви успішно підключили обліковий запис Gmail до Outlook, натиснувши кнопку OK.

Після налаштування облікового запису Gmail у Google відкрийте Outlook і виберіть папку, що містить повідомлення електронної пошти, які ви бажаєте експортувати. Виділіть усі електронні листи в папці, натиснувши комбінацію клавіш Ctrl+A або натисніть і утримуйте клавішу Ctrl, виділяючи окремі електронні листи, які ви хочете експортувати. Клацніть правою кнопкою миші на вибраних повідомленнях, перш ніж вибрати "Перемістити", а потім виберіть "Інша папка". У результаті відкриється діалогове вікно "Перемістити елементи". Виберіть свій акаунт Gmail і виберіть або створіть нову папку в акаунті Gmail для експорту листів. Перемістіть вибрані електронні листи, натиснувши "ОК".

Як експортувати листи Outlook в Excel

Ви також можете експортувати електронні листи Outlook, надіславши їх на аркуш Excel, створивши електронну таблицю з різними стовпчиками. Це може бути особливо корисно, якщо ви вже використання Excel для цілей бухгалтерського облікускажімо. Щоб зробити це:

1. Перейдіть до меню "Файл" в Outlook і виберіть "Відкрити та експортувати".
2. Виберіть Імпорт/Експорт.
3. Виберіть "Експортувати у файл", а потім натисніть "Далі".
4. Виберіть "Microsoft Excel", а потім натисніть "Далі".
5. Виберіть папку електронної пошти, з якої ви бажаєте експортувати повідомлення, та натисніть "Далі".
6. Виберіть папку, в яку ви бажаєте зберегти експортовані електронні листи, і введіть ім'я для експортованого файлу, перш ніж натиснути кнопку "ОК".
7. Натисніть "Далі", а потім "Готово".
8. Новий файл Excel буде доступний для відкриття у вибраному вами місці.

Незалежно від того, чи хочете ви експортувати контакти або повідомлення електронної пошти, зробити це за допомогою Outlook дуже просто.

Найкращі практики експорту Переліку

Початок експортного процесу

Щоб розпочати процес експорту контактів Outlook, відкрийте вікно Microsoft Outlook і перейдіть до меню "Файл", розташованого у верхньому лівому куті. Звідти натисніть "Файл", а потім виберіть "Експортувати", щоб відкрити опції експорту. Запуститься майстер експорту контактів Outlook, який допоможе вам виконати всі кроки для експорту контактів з Outlook.

Вибір типу та формату файлу

У вікні прогресу експорту, що з'явиться, вам буде запропоновано кілька варіантів типу файлу, який ви хочете створити. Для більшої універсальності виберіть тип файлу "Значення, розділені комами (CSV)". Файли CSV легко імпортуються в програми для роботи з електронними таблицями, а також можуть використовуватися для синхронізації з Google Контактами. Крім того, ви можете вибрати "Файл даних Outlook (PST)", якщо бажаєте.

Вибір папки "Контакти

Після вибору формату CSV вам буде запропоновано вибрати папку з контактами, які ви хочете експортувати. Перейдіть до папки "Папка контактів" і виберіть її. Переконайтеся, що ви вибрали правильну папку, яка містить усі вибрані контакти, які ви хочете експортувати.

Налаштування імені та розташування файлу

Після вибору папки контактів вам потрібно буде вказати ім'я та місце розташування для вашого нового файлу контактів. Натисніть "Огляд" і виберіть директорію, куди ви хочете зберегти файл. Введіть ім'я файлу, яке допоможе вам одразу ідентифікувати нові контакти. Ви також можете вибрати "Файл" у лівому нижньому кутку, щоб отримати доступ до додаткових опцій збереження.

Завершення експорту

Перед початком експорту у вас буде можливість переглянути вибрані дані. Перевірте, чи немає порожніх клітинок або помилок, які можуть порушити процес експорту. Після того, як ви будете задоволені, натисніть "Експортувати", щоб розпочати експорт. Буде створено новий файл CSV, а вікно прогресу експорту покаже, коли процес буде завершено.

Імпорт на інші платформи

Ваш новий файл контактів, тепер у форматі CSV, готовий до використання. Ви можете імпортувати цей файл у програму електронних таблиць для подальшої організації або безпосередньо в інший поштовий акаунт, наприклад, Google Contacts. Просто виберіть "Імпортувати" у відповідній платформі та виберіть щойно створений CSV-файл.

Додаткові поради щодо контактів електронною поштою

Якщо ви хочете імпортувати ці контакти в інший обліковий запис електронної пошти, не забудьте вибрати "Експортувати у файл" у початковому вікні Outlook. Це гарантує, що ваші контакти електронної пошти будуть включені в процес експорту, що полегшить керування комунікаціями на різних платформах.