Поштова скринька: Єдиний посібник для початківців, який вам потрібен

Що таке поштові клієнти?

Поштові клієнти - це програми, які встановлюються на ваш пристрій для керування електронною поштою, яку ви надсилаєте та отримуєте. Клієнт взаємодіє з віддаленим поштовим сервером, щоб отримати доступ до цієї електронної пошти. Apple Mail і Microsoft Outlook - два приклади популярних поштових клієнтів, про які ви, мабуть, чули. Існують також додаткові поштові скриньки, про які ми поговоримо далі.

Що таке веб-пошта?

Веб-пошта - це тип електронної пошти, доступ до якої здійснюється виключно в Інтернеті та існує переважно в хмарі, а не на вашому пристрої. Замість встановленої програми або програмного забезпечення, яке отримує вашу електронну пошту, ви керуєте своєю поштовою скринькою від вашого інтернет-провайдера. Деякі поширені приклади включають Gmail (як частину Google Workspace), Hotmail, iCloud Mail, AOL Mail і Yahoo Mail.

Різниця між поштовими клієнтами та веб-поштою

Перш ніж перейти до розгляду різних протоколів, які використовуються для завантаження електронних листів, корисно мати уявлення про основні відмінності між поштовими клієнтами та веб-поштою. Якщо ви коли-небудь створювали обліковий запис електронної пошти в Інтернеті, наприклад, за допомогою Outlook.com або Gmail, ви користувалися веб-поштою.

Джерело

З іншого боку, якщо ви використовуєте програму для роботи з електронною поштою, наприклад, Microsoft Outlook або Windows Live Mail, то це поштовий клієнт. І поштові клієнти, і веб-пошта надсилають та отримують електронну пошту схожими методами.

Служби веб-пошти - це програми, які були написані для роботи в Інтернеті через браузер без додаткового програмного забезпечення або додатків. На відміну від них, поштовий клієнт - це програма, яка встановлюється на локальний пристрій, такий як смартфон або ПК.

Потім ця клієнтська програма взаємодіє з віддаленими поштовими серверами для завантаження та надсилання електронних листів.

Незалежно від того, чи ви шукаєте поштові сервіси для особистого користування, чи для бізнесу, такі сервіси, як Yahoo Mail, Proton Mail та iCloud здаються гарним вибором. Крім того, деякі провайдери веб-пошти, такі як Gmail, пропонують додаткові послуги, такі як Google Диск, додатковий простір для зберігання електронної пошти, двофакторну автентифікацію тощо.

Які існують різні типи облікових записів електронної пошти?

Якщо у вас є обліковий запис електронної пошти для вашого бізнесви, ймовірно, маєте один з трьох основних типів облікових записів електронної пошти: POP, IMAP та Microsoft Exchange.

POP-акаунти

POP розшифровується як "протокол поштового відділення". Він був розроблений багато років тому для того, щоб поштові клієнти, такі як Outlook, могли завантажувати та надсилати повідомлення з різних поштових сервісів. За ці роки з'явилося багато різних версій POP. Найбільш широко використовується POP3.

Обліковий запис електронної пошти POP в основному працює шляхом завантаження даних електронної пошти на перший клієнт, який підключився до нього. Це означає, що якщо ви зайдете на свій iPad і відкриєте Outlook, щоб завантажити нові електронні листи за допомогою POP, ваш iPad тепер буде єдиним місцем, де вони зберігаються.

Вони не з'являться, якщо ви зайдете на ту саму адресу електронної пошти з іншого пристрою, наприклад, зі смартфона або десктопного клієнта. Це має свої переваги та недоліки.

Про POP3

Поштовий протокол пропонує метод взаємодії з поштовими серверами, який виник ще тоді, коли Інтернет був зовсім іншим, ніж той, до якого ми звикли сьогодні. Тоді більшість комп'ютерів не мали постійного доступу до Інтернету - замість цього користувачі підключалися до Інтернету, використовували його для будь-яких потреб, а потім відключалися.

Основні налаштування POP-акаунта. Джерело

POP був створений інженерами як простий і ефективний спосіб завантаження електронних листів для читання в автономному режимі. Перша версія була розроблена ще у 1984 році, після чого була доопрацьована, і у 1985 році з'явився POP2.

POP3 з'явився пізніше і все ще є поточною версією цього стилю протоколу електронної пошти. Він все ще залишається одним з найпопулярніших протоколів електронної пошти.

Обліковий запис IMAP

Після того, як POP використовувався деякий час, був створений протокол IMAP або Internet Message Access Protocol (протокол доступу до Інтернет-повідомлень). На відміну від поштової скриньки POP, поштові скриньки IMAP продовжують з'єднуватися з поштовим сервером.

Джерело

Це означає, що якщо ви відкриваєте поштовий клієнт на своєму ноутбуці та завантажуєте новий електронний лист, цей лист також буде завантажений на інші ваші пристрої, наприклад, на смартфон.

Наприклад, якщо ви відкриваєте свою електронну пошту на iPad і читаєте нові повідомлення, вони продовжуватимуть відображатися як прочитані, коли ви наступного разу відкриєте пошту зі стаціонарного комп'ютера. Однак, хоча IMAP є кращим варіантом для синхронізації, він забирає більше обчислювальної потужності і може бути більш схильний до помилок.

Переваги використання IMAP

Використання поштової скриньки IMAP має низку переваг, зокрема:

Підкріплення: Ви завжди зможете отримати доступ до своєї пошти на іншому пристрої, якщо ваш основний пристрій загублено, зламано або викрадено, і ви більше не зможете отримати доступ до пошти з нього.

Легкість доступу: Налаштування та використання адреси електронної пошти через поштовий обліковий запис IMAP не потребує ліцензування.

Віддалений доступ: Повідомлення залишаються на сервері, поки ви не видалите їх звідти, тобто вам не потрібно завантажувати пошту на свій пристрій, щоб переглянути її. Вкладення, які вам не потрібні, можна не завантажувати.

Підтримка декількох пристроїв: Сьогодні поштові акаунти IMAP широко підтримуються більшістю доступних пристроїв, що дозволяє легко перевіряти електронну пошту зі стаціонарних комп'ютерів, ноутбуків, смартфонів, планшетів тощо.

Гнучкість: Ви можете легко переключатися між поштовими клієнтами, веб-поштою та різними пристроями, не втрачаючи жодного повідомлення і не завантажуючи його.

Організація: Поштові акаунти IMAP дозволяють легко організувати вхідні повідомлення відповідно до ваших потреб, включаючи додавання папок, сортування повідомлень, позначення повідомлень тощо. Вони також включають функції пошуку, які дозволяють знаходити будь-які необхідні повідомлення.

Microsoft Exchange

Цей тип електронних поштових скриньок є найсучаснішим і був розроблений для сучасного бізнесу, хоча багато індивідуальних користувачів також користуються його перевагами. Протокол Exchange був розроблений для того, щоб дозволити користувачам електронної пошти синхронізувати не тільки електронні листи, але й календарі, контакти та інше між поштовими клієнтами та службами.

Інші варіанти?

Існують і інші протоколи для надсилання, отримання та використання послуг електронної пошти. Однак більшість людей використовують POP3, IMAP або Exchange, які є трьома основними протоколами, що використовуються сьогодні.

Що використовувати при налаштуванні поштової скриньки?

Вибір правильного протоколу електронної пошти може бути тим, що вам потрібно врахувати при створенні нового облікового запису електронної пошти. Хороша новина полягає в тому, що можна досить легко визначити, який протокол є найкращим для вас, залежно від вашого стилю спілкування з провайдерами послуг електронної пошти та налаштувань електронної пошти, яким ви надаєте перевагу.

IMAP є найкращим вибором, якщо ви перевіряєте свою електронну пошту з різних пристроїв, включаючи комп'ютери, смартфони та планшети, або використовуєте службу веб-пошти. Якщо ви переважно користуєтеся веб-поштою і хочете, щоб вона синхронізувалася з вашим телефоном або планшетом, IMAP - найкращий спосіб досягти цього.

IMAP також рекомендується, якщо ви використовуєте один поштовий клієнт на виділеній машині, хоча POP3 також буде працювати в цій ситуації.

Якщо у вас велика історія електронної пошти і ви користуєтеся старим поштовим провайдером, який не пропонує багато місця на диску, POP3 може бути найкращим вибором, щоб запобігти нестачі місця на поштовому сервері.

З іншого боку, якщо у вас є корпоративна електронна адреса і на вашому робочому місці використовується сервер Exchange, то Exchange буде вашим єдиним варіантом. Обмін також може бути ідеальним вибором, якщо ви хочете, щоб ваша електронна пошта синхронізувалася з календарем, контактами тощо.

Однак ці акаунти зазвичай коштують дорожче, ніж інші типи адрес електронної пошти, а їх налаштування та обслуговування може бути досить складним.

Типи поштових скриньок Office 365

Поряд з різними протоколами електронної пошти, ви також можете вибрати один з різних типів поштових скриньок за допомогою таких служб, як Office 365. До них відносяться

Ліцензована поштова скринька

Ліцензійна поштова скринька призначена для особистої пошти і вимагає входу в систему. Це може бути як у веб-додатку Outlook, так і в настільній версії Outlook.

Дистриб'юторські групи

Пошта, яка надсилається через вільний групи розсилки будуть доставлені окремими поштовими відправленнями до кожного адресата. Окремі члени групи отримують лист на свою особисту поштову скриньку і можуть відповісти на нього зі своєї адреси електронної пошти. Подібно до поштових скриньок, ви також можете встановити псевдоніми для груп.

Обладнання Поштова скринька

Також відомі як поштові скриньки для приміщень, поштові скриньки для обладнання - це безкоштовні поштові скриньки, призначені для резервування та координації обладнання та приміщень.

Загальні поштові скриньки

Спільні поштові скриньки надають до 10 ГБ вільного місця для зберігання електронної пошти і призначені для того, щоб полегшити групі моніторинг та надсилання електронних листів із загальнодоступної адреси, наприклад, адреси електронної пошти служби підтримки клієнтів компанії.

Коли особа в групі відповідає на повідомлення, надіслане на спільну поштову скриньку, електронний лист буде виглядати як такий, що надійшов зі спільної поштової скриньки, а не від окремого користувача. Спільну поштову скриньку також можна використовувати як спільний календар групи.

Незалежно від того, для чого ви використовуєте адресу електронної пошти, важливо розуміти різні типи акаунтів, щоб вибрати правильний для вас. Вам також варто звернути увагу на розширені функції, які пропонує кожен акаунт, хмарне сховище та загальний рівень безпеки електронної пошти, що пропонується.

Підбиваємо підсумки

Вибір правильного типу email-акаунта може здатися досить простим. Однак, якщо ви маєте намір використовувати електронну пошту для бізнесу та отримувати від цього каналу хорошу маркетингову віддачу, варто витратити трохи більше часу, щоб знайти найкращий тип акаунта.

І коли ви завершите цей крок, ви захочете переконатися, що імейли, які ви надсилаєте, завжди потрапляють до адресатів, яким вони призначені. Саме для цього вам потрібен Bouncer - щоб забезпечити чистоту списків розсилки та відсутність у них фальшивих, одноразових адрес або адрес з друкарськими помилками.

Завантажте безкоштовну пробну версію, щоб почати!

Поширені запитання

Який найкращий безкоштовний акаунт електронної пошти?

Це залежить від ваших потреб та очікувань. Gmail (і весь Google Workspace) часто згадується як найкращий універсальний вибір, особливо з точки зору доступності в режимі офлайн. Однак інші претенденти не поступаються йому в різних сферах. Yahoo Mail пропонує великий обсяг сховища, а пошта iCloud бездоганно працює з пристроями iOS та екосистемою Apple.

Яка безкоштовна поштова скринька є найбезпечнішою?

Якщо безпека - ваша головна турбота, зверніть увагу на Proton Mail, Mailfence та Zoho Mail. На жаль, Gmail не є головним претендентом у цьому списку. Ці акаунти не лише захистять вас від спаму за допомогою фільтрів, але й не дадуть нікому отримати до них доступ. Для захищеної ділової електронної пошти це одні з найкращих варіантів.

Чи безпечніше надсилати електронні листи, ніж телефонувати?

Загалом, так. Існує безліч способів перехопити телефонний дзвінок і почути, що ви говорите по телефону, для інших людей. З іншого боку, вашу середньостатистичну адресу Gmail дуже складно зламати порівняно з тим, як це зробити для прослуховування телефонної розмови.