如何撰写安排会议的电子邮件（+8 个模板）

提示：在向名单上的人发送安排会议请求的电子邮件之前（尤其是冷门的电子邮件），你要确保你是发送给正确的人。这就是为什么我们建议 验证您的电子邮件 与保镖先。

#1 撰写引人注目的主题句

好的主题行应该富有创意，引人入胜，同时还能暗示会议申请电子邮件的内容。

例如，如果您向某人发出参加商务会议的邀请，可以考虑使用"...... "这样的措辞。我们边喝咖啡边讨论吧。"或者，如果你需要一个更有吸引力的主题行，可以试试这个："准备好亲自联系了吗？".通过电子邮件邀请会议可能具有挑战性，但最有效的会议请求电子邮件表明，一切都始于主题。
 

 
短小精悍、一针见血的主题句总是能确保你的信息得到传递。添加 不超过9个字和60个字符 以获得最佳打开率和回复率。因此，无论您决定使用哪种方式，都要编写简洁明了的主题行，鼓励读者打开您的邮件，并希望能立即解决他们的痛点。

#2 根据情况使用适当的问候语

关键是要记住，在撰写会议请求电子邮件时，您的风格应与实际情况相匹配。通过电子邮件安排会议会为实际会议定下基调。

如果您写信给普通同事，这是内部交流。您可以用俏皮、幽默和随意的语气保持轻松。相反，如果您要向客户或正式商务场合的人发送会议电子邮件或请求，则应使用显示尊重和专业性的语言--让您的信息正式起来，跳过谈话的语气。
 

 
这里有一个提示： 如果您不认识收件人本人，请尝试了解他们的更多信息。如今，几乎每个人都在 LinkedIn 上，因此只需几秒钟就能查到他们的信息，从而创建更有效的会议请求电子邮件。

确定他们的身份和确切职务。检查两次公司名称，以免拼写错误--这一点在使用会议申请电子邮件模板时至关重要。

用对方的名字打招呼将帮助你从一开始就建立起更多的个人联系。避免使用诸如以下标题 先生 或 女士 不惜一切代价。

#3 说明你想要什么，不要拐弯抹角

恰当的导语通常是撰写会议请求邮件的主要痛点。在此之后，你就不想再浪费读者的时间了。直奔主题，说明你要写的内容。用几句话解释您为什么要联系对方以及您的会面请求是什么。
 

 
避免绕开收件人--直接进入会议细节。明确会议主题（甚至可以附上会议议程，以便收件人知道需要分配多少时间）。例如，"我写信请求于 5 月 7 日星期二上午 10:00 与您会面，讨论即将开展的营销活动。以下是会议议程：......"。

还记得要说明你打算哪种类型的会议，如快速聊天或适当的在线会议。

#4 解释收件人将获得的价值

在大多数情况下，安排约会的人更关心的是使会议发生。这就是为什么你必须鼓励你的接受者，并解释为什么他们应该在一天中抽出时间来与你见面。

想一想，如果他们同意会面，他们会得到什么好处--他们能学到什么？您可以帮助解决哪些即将面临的挑战并将其列入会议议程？

例如，你可以提供：

• a 自由的 一个有价值的工具的演示
• 帮助解决这个人的问题（例如，最大限度地提高他们的付费广告性能）。
• 分享想法的协作环境
• 寻找解决方案的头脑风暴

在您的会议请求电子邮件中强调这些好处和预期目标，会让您激励他们优先考虑通过电子邮件安排会议。

同样重要的是，不要遗漏任何后勤会议细节。谁将出席？会议需要持续多长时间？预先提供这些信息，他们就能获得所需的全部信息，从而决定是否值得参加简短的讨论。

#5 提供多种会议时间

在安排会议时，请在您的会议申请邮件中提供多个会议时间。这不仅能让你们双方都有机会找到适合自己的会面时间，还能显示出你的灵活性和对同事喜好的尊重。

以下是一封可以引起积极回应的电子邮件样本：

此外，还要考虑当地时间。如果您要与来自地球其他地方的人安排会议，请确保他们知道您安排会议预约的时区。

了解时区是撰写会议请求邮件的关键部分。如果你都不知道要在凌晨 4 点安排一个重要的会议，那你怎么能解决他们的痛点呢？为每个人的方便安排会议。

#6 要求回复以确认会面

提前说明你是否需要对你的会议请求邮件进行回复（"希望您能提供反馈意见"），并在您需要时提供。不要过于催促或苛求。相反，要尊重和珍惜彼此的时间。

要求发送确认函还能让您再次确认日期、合适时间、会议日程和其他细节，并验证会议室预订（这对正式会议至关重要）。

这里有一个提示： 您还可以自动执行这一流程，在发送会议邀请电子邮件的同时发送日历请求。为此，您可以使用不同的工具。其中许多工具（如 Google 日历）都内置了这一功能。这有助于节省时间，让每个人都能更轻松地安排离线和在线会议。

#7 必要时跟进下一封电子邮件，安排会议时间

您是否曾经发送过电子邮件约人见面，结果却在接下来的几周里一直保持沉默？虽然这不完全是专业的沟通方式，但你的收件人可能会收到各种各样的会议请求邮件，他们可能太忙了，没有时间回复你最初的邮件。

要想及时收到专业邮件的回复并非易事。为了确保在安排快速会面时不会出现延误，并让各方都能及时了解情况，最好的办法就是跟进提醒。

后续电子邮件的效果怎么强调都不为过--回复率甚至可以比最初的会议请求电子邮件高出 40%.

使用电子邮件跟踪工具了解您的邮件是否已被阅读，以及是否还没有采取任何行动。这对那些发送了一长串会议请求邮件，却发现很难跟踪所有对话以安排会议的人特别有用。

好消息是，通过主动发送后续电子邮件，您的会议请求就不会被忽略。您可以重复关键细节，发送详细议程，或找出适合收件人的最佳时间。

如果你想了解更多关于如何写商业电子邮件的信息，请查看这个： B2B营销电子邮件指南--什么有用，什么没用.

#8 添加您选择的日程安排工具的链接

寻找合适的会面时间可能是一件麻烦事。您的潜在客户和您有不同的时间安排，当您通过电子邮件请求会面时，您应该让他们有选择的余地。

有各种工具可以帮助你的冷门会议请求电子邮件变得更好。例如，Calendly。 

您可以使用该工具向潜在客户提供您的所有可用时间，以便进行一对一会谈。他们可以访问您的在线日历，也可以选择适合他们的时间，从而最大限度地提高您获得积极回应和成功会面的机会。

Calendly 等应用程序可以链接到 Google Meet 和 Zoom 等其他流行的会议工具，因此每次有新的会议预订，你都会收到电子邮件通知。

商务会议请求电子邮件模板

无论您是要撰写一封完美的会议请求电子邮件来与同事、潜在客户或业务伙伴会面，您都可以使用这些现成的电子邮件模板来撰写会议提案。

备注。请根据您的需求和您想发送的会议请求类型，随意修改这些会议请求电子邮件样本。

会议电子邮件模板 1

电子邮件主题行：让我们谈谈

亲爱的 [姓名],

我希望与您就以下问题进行会谈 [主题] 在您方便的时候。

我在 [日期] 于 [时间] 或 [日期] 于 [时间].我可以通过以下方式创建一个会议 [应用程序].如果这些日期对你有用，请告诉我。

希望能尽快收到你的来信!

亲切的问候、

[你的名字]

电子邮件模板2

电子邮件主题行：合作 // 会议申请

亲爱的 [姓名],

正如我们之前讨论的那样，我对探索合作的可能性非常感兴趣。我相信结合我们的优势和资源对双方都有好处。

以下是我为我们的会议所设想的议程：

1. 伙伴关系计划概述
2. 讨论潜在的机会和挑战
3. 确定下一步措施

请让我知道，如果这 [日期] 和 [时间] 为你工作。我希望能尽快收到你的消息。

最好的、

[你的名字]

电子邮件模板3

电子邮件主题行：让我们谈谈生意

你好 [姓名],

如你所知，我们两家公司已经合作了一段时间，我认为保持沟通渠道畅通并探讨如何加强我们的合作伙伴关系非常重要。

我有一些令人兴奋的想法想与你们分享，我相信面对面的会谈将是详细讨论这些想法的最佳方式。

 

我想提议会议日期为 [日期] 于 [时间], [会议地点/链接].如果这个日期对你不方便，请让我知道其他几个适合你的日期。

最好的问候、

[你的名字]

电子邮件模板4

主题行：让我们联系会面

你好 [姓名],

 

我相信你很忙，但我希望我们能在不久的将来抽出时间聊聊。如果能联系上并讨论一下，那就太好了 [会议主题].

您可以参加在线会议或面谈吗？请告诉我哪种方式最适合您，然后我们再确定细节。

最好的、

[你的名字]

电子邮件模板5

主题行：我们去喝咖啡吧 ☕

亲爱的 [姓名]、

我希望一切都好。亲爱的同事们，我一直想和你们叙旧，已经有一段时间了，我想这将是一个很好的机会。我在想通过喝咖啡来讨论我们未来的计划，以及我们如何能够加强我们的伙伴关系。

日期： [日期]

时间： [时间]

地方： [地点]

这对你的日程安排是否可行？期待您的回音。

一切都是最好的、

[你的名字]

保镖来了

Bouncer通过验证每个地址的有效性来帮助提高电子邮件的可送达性，减少退信率并维护您的发件人声誉。我们的省时工具通过自动验证过程来提高活动效率，确保你的会议推介能到达真正感兴趣的各方。因此，你可以专注于为潜在的与会者精心设计完美的推介。
 

你已经准备好了

只需点击几下，您就可以发送会议申请电子邮件了。无论是安排团队会议还是发送正式会议请求，请务必仔细核对所有细节，并附上简要的会议大纲。

如果您遵循本文概述的所有步骤，您的会议邀请函将非常专业。毕竟，即使在实际会议开始之前，也值得以高调开场。如果您的原始信息写得很好，就会让人对未来的合作充满信心。

常见问题

如何写一封邮件来安排与老板的会面？

上面所有的提示都适用，你甚至可以在写会议请求邮件时改变我们上面列出的一些邮件样本。然而，通过消息应用程序或亲自向你的老板请求会面可能比电子邮件更好，因为它可能在他们的收件箱中丢失。

我如何有礼貌地要求见面？

在您的会议请求邮件中使用 "能请您帮个忙吗"、"您能帮我个忙吗"、"能打扰您一下吗 "等类似短语。如果您要联系重要的利益相关者，随意的会议邀请是行不通的。这种类型的电子邮件可能会被视为低级趣味，因此请保持沟通风格 

发出多少次会议请求是一个好数字？

这取决于 关系 在安排会议之前，您与对方的联系。不过，你应该将电子邮件中的会面请求控制在最多几个。在发送冷邮件时，越少越好。发送一个完美的电子邮件请求比发送几个普通的请求要好。