Kuidas saavutada postkasti nulli 7 tõhusat viisi

Mis on e-posti ülekoormus?

Igaüks, kellel on e-posti aadress, teab, kui stressirohke on vaadata, kuidas tema e-kirjad kuhjuvad lugemata, vastamata ja pidurdamata. 

Tasuta kasutada pilti, mis pärineb Pexelsist

E-kirjade ülekoormus on täpselt see, mida see endast kujutab: suutmatus olla kursis oma töö- või isiklike e-kirjadega - ja sageli mõlemaga.

Sul on liiga palju e-kirju ja liiga vähe aega vastata. See võib mõjutada nii teie isiklikku tulemuslikkust kui ka teie ettevõtte tõhusust.

Vastus sellele on postkasti nullini jõudmine - mitte tingimata tühi e-postkast, vaid null lugemata kirju, hallatav suhtluskoormus ja palju korrastatum postkast.

Kuidas ära tunda e-posti ülekoormust

E-posti ülekoormuse tunnuste äratundmine on esimene samm postkasti nulli jõudmiseks. Nii et siin on mõned asjad, mida jälgida:

Kas teie meeskond suhtleb tõhusalt?

Jeff on saatnud Sallyle kolm tähtsat järelmeetmeid nende viimase kohtumise kohta, kuid Sally lugemata e-kirju on sadade kaupa.

Töökoha pinged kerkivad üha kõrgemale. Sally läheb üha sagedamini suitsupausidele. Projektijuhtimine on rööbastelt väljas. Ja Jeff ikka ei tea, millist kirjastiili ta peaks kasutama viimases turunduskampaania.

Kõlab tuttavlikult?

E-kirjade ülekoormus võib takistada suhtlemist töökohal. Kui teavet ei levitata tõhusalt, siis on oht, et tähtajad hilinevad, et ei tea kuidas juhtida projekte tõhusalt, segadust teie meeskonnakaaslaste seas ja olulisi üksikasju, mis jäävad kahe silma vahele.

Kas te kaotate või kaotate tähtsaid sõnumeid?

Ülekoormatud postkastid takistavad suhtlemist üldiselt ja panevad teid ka ohtu, et jääte asjadest ilma. Rämpskirjad varjavad e-kirju, mida teil on tegelikult vaja lugeda.

Uued e-kirjad lükkavad vanu e-kirju teie e-posti kliendis loetelus alla. Kui see nimekiri on piisavalt pikk, kas te jõuate kunagi nende vanade e-kirjade juurde? Mis siis, kui need on olulised? Mis siis, kui need sisaldavad seda ühte infot, mille otsimisele olete raisanud tunde?

Liiga lihtne on tähelepanuta jätta, kustutada või pimedaks jääda selle nõela suhtes, isegi kui teil on oma kõige olulisemate e-kirjade jaoks eraldi kaust.

Kas teie välissuhtlus kannatab?

Kui teie kliendid ootavad pidevalt päevi või nädalaid, et teilt vastust saada, või kui te saate kaebusi klienditeeninduse puudumise kohta, siis võib teil olla e-posti ülekoormus, sest e-kirjade hulk on väga suur.

Teie alandamine AHT (keskmine käsitlemisaeg) on eluliselt tähtis, et luua hea äri koos korduvteenindusega.

E-kirjade ülekoormus paneb teid ohtu, et te tõrjutate oma hinnatud kliendid ja kliendid eemale.

Kas te vaatate pärast tööd e-kirju?

Hea töö- ja eraelu tasakaal on meie kõigi jaoks eluliselt tähtis, kuigi enamikul meist ei ole ajajuhtimise strateegiat.

Lähed koju, et sundlikult kontrollida oma postkasti, vastata e-kirjadele ja kohtumiste järelmeetmed on töö- ja eraelu tasakaalu vastand.

Kui te ei suuda tööajal kõiki ülaltoodud asju lõpule viia ja veedate suure osa oma vaba ajast, et jõuda järele, siis on teil kindlasti e-posti ülekoormus.

On olemas üsna murettekitav statistika, mis näitab, et halb töö- ja eraelu tasakaal võib mõjutada tervist, suhteid ja tootlikkust.

Pilt pärineb alates ergonomictrends.com

See viib meid e-kirjade ülekoormuse mõju juurde teie ettevõttele

Nii inimesed kui ka ettevõtted on süsteemid ning ülekoormatud süsteemid põhjustavad halvenemist, negatiivset tulemuslikkust ja lõpuks ka ebaõnnestumist.

Olenemata sellest, kas olete ettevõte, mis pakub e-posti kontrollteenused või üksikutele vabakutselistele, kes kirjutavad veebisaidi koodi, võib teid mõjutada e-posti ülekoormus.

Mõju töötajatele

Rääkisime hea töö- ja eraelu tasakaalu olulisusest.

E-kirjade ülekoormus ei ole muidugi kogu lugu, kuid see on üks töötaja isikliku elu stressi põhjustavaid tegureid.

Tundide kulutamine päevas, püüdes saada side üleval; pidev katkestamine olulistest projektidest, et vastata päringutele; oma postkasti sirvimine lõunapausil; kolleegidele vastamine voodis; isegi lihtsalt mure lugemata e-kirjade kuhjumise pärast, teades, et pead nendega tegelema... mingil hetkel.

See võib tappa isikliku tootlikkuse ja viia läbipõlemiseni.

Mõju ettevõtetele

On loogiline, et stressis ja läbipõlenud töötajad mõjutavad teie ettevõtet tervikuna negatiivselt.

Rahulolematud töötajad vuristavad oma elulookirjeldusi; kui teie ettevõtte eesmärk on töötajate hoidmine, peate mõistma e-posti ülekoormuse mõju teie ettevõttele.

E-kirjad tõmbavad tähelepanu töölt eemale. Nad katkestavad keskendumise ja keskendumist võib olla raske suunata tagasi olulistele ülesannetele. Kui teie töötajad veedavad osa oma töögraafikud saavad oma postkastidest läbi, nad ei tööta tõhusalt.

See võib teie ettevõttele kahjulikult mõjuda. Te võite kaotada ärivõimalusi, kui vastamine potentsiaalsetele klientidele võtab liiga kaua aega. Te võite elutähtsa teabe kaotamisega lükata tagasi tähtaegu. Te võite devalveerida oma hoolikalt koostatud e-posti kampaania takerdudes e-kirjade järeleaitamist mängima.

Ükski neist ei soodusta tootlikkust, ei üksikisikute ega teie ettevõtte jaoks.

Kuidas siis saavutada postkasti nulli?

Oleme selgitanud, et postkasti null ei tähenda tingimata null e-kirju. punkt. Postkasti null on hallatav postkast ja siin on mõned tõestatud tehnikad, kuidas seda oma digitaalses elus saavutada.

Suhtlemine muude vahendite kaudu

Mõned tootlikkuse eksperdid ütlevad, et e-kirjad on ülehinnatud.

Okei, see ei ole tõsi. E-post on moodsa tehnoloogia ime, mis on muutnud meie suhtlemise viisi revolutsiooniliselt.

Aga neil on aeg ja koht, ja see ei ole kogu aeg ja kõikjal. Eriti reklaami e-kirjad saame igapäevaselt.

Pikavahetus

E-kirja saatmine annab juba tunnistust sellest, et teie päring ei vaja kohest vastust. Kiirsõnumid on nagu e-kirjad, kuid kiiremad, võimaldades edasi-tagasi vestlust igaühele sobival ajal.

Üks võimalus saavutada postkasti nulli ja vältida rämpsposti, on selle asemel lihtsalt saata Slacki sõnum. See on üks lihtsamaid e-posti haldamise nõuandeid, kui soovite vältida oma posti kontrollimist mitu korda päevas.

Telefonikõned

Kui vajate kiiret vastust või peate midagi läbi rääkima, kõned on endiselt üks parimaid kommunikatsioonivahendeid. Tasub isegi kasutada lauatelefoniteenus mis on usaldusväärne ja töötab igal ajal, ka ilma internetita või elektrikatkestuse ajal.

Üks viis, kuidas hoida postkasti puhtana, on aeg-ajalt telefoni kätte võtta.

Näost näkku

Mõne asja puhul on ikka veel kasulik silmast-silma suhtlemine. Ideede arutamine meeskonnaga või olulise teabe pikem arutamine võib toimida paremini isiklike koosolekute või videokõnede abil. Ebavajalikest e-kirjadest ja mõttetutest e-kirjade teavitustest on kõige parem kohe alguses vabaneda.

Ja kuigi need koosolekud ei ole võimalik kõigile (nt kaugtöötajatele), on need tore viis, kuidas oma meeskonnaga keskenduda.

Tõhusalt suhelda

Kas teid pommitatakse pärast kohtumist järelmeetmetega?

Kui see on nii, siis võib-olla ei ole teie koosolekud nii produktiivsed, kui nad võiksid olla, ja te võite võtta mõned lihtsad meetmed, et seda parandada - ilma tootlikkuse guruks muutumata.

Kavandage koosolekud hoolikalt, et vastata võimalikult paljudele küsimustele, ning jätke lõpus aega järelpärimiste, kokkuvõtete ja oluliste arutelude jaoks.

Ja kui te kirjutate oma järelmeetmeid, veenduge, et need on kõrge kvaliteet, loetavad ja sisaldavad vajalikku teavet, et need ei satuks rämpsmeilide hulka, mida ei loeta.

Seadke ootused reageerimisaegadele

Õigeaegse teabevahetuse takistused võivad olla tingitud näiteks probleemi keerukusest või eri ajavööndites tegutsevatest ettevõtetest.

Lisaks erinevate kanalite kasutamisele aitab nii töötajatel kui ka klientidel lõõgastuda realistlike ootuste seadmine vastustele, sest nad teavad, millal nende e-kirjadele vastatakse.

Sa võid määrata ettevõtte e-posti poliitika, sealhulgas, et kõik e-kirjad saavad kinnituse 24 tunni jooksul. Nii leevendate inimeste muret selle pärast, et neid ignoreeritakse, ja ka soovi kontrollida kogu päeva oma postkasti. E-kirja saaja saab seejärel hinnata, kui kaua võtab päringu lahendamine aega, ja määrata realistliku ajakava nõuetekohase vastuse saamiseks.

Saatja on tagatud kiire esimese kontakti lahendamineja vastuvõtja on andnud endale piisavalt aega, et probleemiga nõuetekohaselt tegeleda.

Eraldage aega oma postkasti haldamiseks

Pidev postkasti jälgimine võib suurendada survet ja röövida teie tähelepanu teistelt ülesannetelt. Täitsa segane postkast võib sundida teid iga nädal tundide kaupa sõnumeid sorteerima.

Määrake päeva jooksul aega, et kontrollida oma e-kirju, eriti kui saate palju e-kirju.

See on sõltuvalt inimesest ja tööstusharust erinev, kuid kindlate aegade määramine postkasti haldamiseks võib aidata teil jääda paremini organiseeritud ja vähem häiritud.

Proovige hommikul esimesena, vahetult enne lõunat ja päeva lõpus. Või äkki on teil parem, kui te tegelete mitu tundi järjest e-kirjadega ja ülejäänud päeva tegelete muude asjadega.

Ükskõik, milline on teie ajakava, võimaldab teil keskenduda ühele asjale korraga ja sorteerida e-posti nimekirju ilma probleemideta.

E-posti kaustade loomine

E-posti kaustad võivad olla teie arsenalis tähelepanuta jäetud vahend, kuid need on suurepärane süsteem teabe arhiveerimiseks.

Kasutage kaustu, et organiseerida oma e-kirju kategooriatesse või prioriteetsusastmetesse. Kui olete midagi lugenud, mõelge välja, kuhu see kuulub, ja pange see oma kohale. Näiteks võite kasutada e-posti filtreid ja sorteerida reklaami kirjad ühte kausta ning tähtsad kirjad tegevuskaustadesse, mis nõuavad kohest tegutsemist.

Saate oma organisatsiooni isegi edasi viia ja eraldi e-posti kontod töö, isiklike asjade, registreerimiste jne jaoks.

Kasutage automatiseerimist

Hea algus on filtrite seadistamine, et blokeerida rämpsposti, inimesi või konkreetseid rämpsposti sõnu teemaridades.

Võite kasutada ka e-posti automatiseerimine et ühtlustada oma sissetulevaid e-kirju ja väljaminevaid sõnumeid. Näiteks automatiseerida kinnitamisprotsessi lihtsa "oleme saanud teie e-kirja...", mis käivitub kliendi päringu korral. Või e-kirjade mallid, mis hõlmavad sageli esitatavaid küsimusi.

Kustuta, loobu tellimusest, märgi rämpspostiks

Olge halastamatu. Ärge võtke oma e-posti programmis vangi.

Kui on vanu, ebaolulisi e-kirju, mida te kunagi ei jõua käsitleda, kustutage need.

Kui teie filtritest pääseb läbi rämpspost, märgistage see.

Kui teil on mõni blogi, mida te varem armastasite, kuid mida te enam ei loe, loobuge selle postiloendist.

Püüate saavutada postkasti nullpunkti - olulised teated, mida loete, millele vastate ja mille arhiveerite tõhusalt.

Saavutage postkasti null aega

On võimalik töötada produktiivsemalt, suhelda tõhusamalt ja jätta oma tööstress sinna, kuhu see kuulub: tööle.

Põhjaliku kevadpuhastuse ja mõne tõestatud strateegia abil, mis takistab meilide ülekoormuse tagasitulekut, saavutate kiiresti postkasti nullpunkti. Kõik algab e-posti haldamise strateegiast ning saate oma e-kirjad hõlpsasti ja kiiresti läbi vaadata.