Kuidas kirjutada sissejuhatav e-kiri, mis töötab (+ mallid)

Mis on sissejuhatav e-kiri?

Tutvumismeil on sõnum, mille saadate inimesele, keda te ei tunne, ja soovite ennast või oma ettevõtet tutvustada. See toimib põhimõtteliselt jäälõhkujana, kui kohtute kellegagi digitaalses maailmas.

Sõltuvalt sellest, kellele sa seda saadad, võib see olla külm e-kiri - kui saaja ei ole sinult varem sõnumeid saanud.

Mõelge seda tüüpi e-kirjadest kui sõbralikust kutsest vestlusele. Lisaks sellele on tutvustav e-kiri teie võimalus luua professionaalne suhe inimesega (või inimeste rühmaga), kelle poole te pöördute.

Kuid asi on selles, et kui sa saadad posti tundmatule e-posti aadressile, ei ole sa kunagi päris kindel, kas see ei põrku tagasi. See juhtub siis, kui sa saadad sõnumi aadressile, mida ei ole olemas. See tuleb siis tagasi ja tekitab sulle probleeme.

Ja sa ei taha ju oma täiuslikult koostatud meistriteost (tutvustavat e-kirja) kosmosesse saata? 🚀

Selleks, et teie jõupingutused oleksid hästi kulutatud ja teie e-kiri jõuaks õigele inimesele, kasutage Põrgutaja. Me hoolitseme selle eest, et saadate oma tutvustavaid e-kirju õigetele aadressidele, nii et te ei vaja järelkirja, et teid märgataks.

Nii et rullige varrukad üles ja alustame oma parima tutvustava e-kirja kirjutamisega.

Enne tutvustava e-kirja kirjutamist

Kuid enne esimeste sõnade trükkimist võtke hetkeks aega, et mõelda mõne kriitilise asja üle. Ilma nende läbi mõtlemata oleks kirjutamine raske ja te tunneksite end ekslikult.

Siin on mõned punktid, mida silmas pidada. 👇

🎯 Tulge sissejuhatava e-kirja eesmärgiga

Olenemata sellest, millist e-kirja või kirjatükki te koostate, on eesmärgi teadmine esimene (ja otsustav) samm. See võib tunduda iseenesestmõistetav, kuid tasub veel kord esile tuua.

Leidke oma e-kirjale selge ja kokkuvõtlik eesmärk. Mis on teie eesmärk peale enda ja teie ettevõtte tutvustamise? Võib-olla on teie prioriteediks:

• näidata oma väärtusi vastuvõtjale,
• tutvustada uut töötajat,
• võtke ühendust toote demo jaoks,
• arutada turunduskoostööd,

või mis iganes on teie eesmärk, veenduge, et see paistab läbi teie e-kirja.

🧍🏻 Vastuvõtja tuvastamine

Kes on see isik või rühm, kellele sa saadad e-kirja? Vastuvõtja tuvastamine on vajalik, kui soovite, et teie sõnumit loetakse, mitte lihtsalt ei ignoreerita või halvimal juhul kustutatakse.

Ennekõike uurige isikut, kellega te kavatsete rääkida.

Võtke arvesse oma vestluspartneri positsiooni ettevõttes. Kas nad on tõsised inimesed, kelle eesmärk on teha äri? Võib-olla kirjutate kellelegi, keda tahaksite mentoriks saada, ja nad ei ole üldse formaalsed.

Teadmine, kellele teie e-kiri saadetakse, määrab ära paljud muud e-kirja aspektid, näiteks hääletooni ja keele. Te räägiksite turundusjuhiga teistmoodi kui turunduspraktikandiga, eks?

Veelgi enam, teadmine, kellele sa kirjutad, võimaldab sul luua isikupärastatud ja keeleliselt sobiva suhtlusstiili. Kohandage küsitud (ja saadetud) teavet vastavalt sellele, kes on teie adressaat.

👔 Otsustage oma tutvustava e-kirja toon ja stiil.

Hääle- ja stiilivalik võib tutvustava e-kirja muuta või rikkuda. Ja kui te mõistate oma vastuvõtjate eelistusi, isiksusi ja prioriteete, on lihtsam otsustada, millist suhtlusstiili kasutada.

Pealegi, kui te rakendate tooni, saate kohandada oma sõnumit nii, et see kõnetaks neid sügavamal tasandil.

Vaatame erinevaid häälekõrgeid, mida saate kasutada.

Tänan teid teie aja ja tähelepanu eest. ➡️ Teie aeg ja mõtted on väga teretulnud.

Mul oleks au, kui te kaaluksite minu juhendamist. ➡️ Anna mulle teada, kui oled nõus meie koostööga. Ma oleksin selle üle väga õnnelik!

Pea meeles, et sõnumi kohandamine teise inimese väärtustega võib aidata sind veenda. Olge siiski teie ise. Üldiselt ei ole esimene sõnumivahetus õige koht nalja või sarkasmi kasutamiseks, kuid ärge looge endast võltsversiooni.

Kui te kohtute oma vastuvõtjaga isiklikult või teete koostööd, paljastuvad kõik valemuljed.

🤔 Mõtle sellele, mida teised võivad sinu sõnumist arvata

Pane end kellegi olukorda. Kujutage ette, et olete teie vastuvõtja - millised e-kirjad on teie jaoks potentsiaalselt meeldejäävad? Millist sõnumit sooviksite uudishimuga avada, kui oleksite ärimees (või kes iganes see on)? Mis paneks teid edasi lugema?

Mõelge, kas teie toode või teenus täidab turulünka. Kui jah, siis lisage see teave oma sõnumisse, et lugeja tähelepanu tõmmata.

Mõnikord võib perspektiivi muutmine tuua esile uusi, paremaid ideid. Miks mitte seda proovida?

OK! Nüüd on aeg harjutada.

Kuidas kirjutada sissejuhatavat e-kirja 6 sammuga

Valmis? Lähme.

STEP 1. Loo oma tutvustava e-kirja jaoks hämmastav teemarida

See on tekstirida e-kirja ülaosas, mis selgitab, millest e-kiri räägib. E-kirja teemarida on esimene asi, mida adressaat näeb. Ja pealkirja põhjal saavad nad otsustada, kas avada e-kiri või mitte.

Tee see meeldejäävaks! Aga mitte klikkimaiguline.

Vastasel juhul on võimalus, et teie potentsiaalne saaja lihtsalt ignoreerib sõnumit. See peaks olema midagi kaasahaaravat, asjakohast ja mitte üldist. Laused nagu "Tere" või "Tutvustan ennast" võivad toimida, kuid võite teha ka paremini! Kerige näidete jaoks alla.

Püüdke välja mõelda midagi, mis eristuks tuhandete teiste sõnumite hulgast nende postkastis ja tõmbaks vastuvõtja tähelepanu.

Vaadake neid teemaridade ideid.

➡️ Professionaalne toon: #1 "[ettevõtte nimi] tutvustamine ja võimalike koostöövõimaluste uurimine"

#2 "Ainulaadne koostöövõimalus [ettevõtte nimi] ja [saaja ettevõtte nimi] jaoks"

➡️ Casual tone: "Võtame kohvi ja vestleme [ühine huvi]"

➡️ Mänguline toon: "[Ettevõtte nimi] on ettepanek, mida te ei taha vahele jätta"

➡️ Loominguline toon: "Idee [ettevõtte nimi] jaoks: [unikaalne ja intrigeeriv ettepanek]"

➡️ Isikupärastatud toon: "Ühine kirg [ühine hobi/huvi] - ühendame!"

Tunne tasuta kohandada neid nii, nagu soovite. Nüüd liigume järgmise osa juurde.

2. SAMM. Kohandage oma tervitust vastavalt vajadusele

Tervitus on nagu e-kirja sissejuhatus, kus te lihtsalt ütlete, et Tere. Kuid te võite ka näidata oma austust teisele inimesele ja luua ka vastastikust sidet.

Seda saab teha mitmel viisil. Kõige olulisem on kohandada seda vastavalt sellele, kellele te oma sõnumit adresseerite.

Näiteks valige professionaalne toon, kui tegemist on ametliku tutvustava e-kirjaga. Btw, ametliku tutvustava e-kirja mall on esitatud allpool.

Aga te määrate ise, kuidas te soovite oma esimest rida.

Vaadake e-kirja sissejuhatuse näiteid.

➡️ Ametlik toon koos ametliku tervitusega: "Lugupeetud [saaja nimi], loodan, et see e-kiri leiab teid hästi."

➡️ Casual tone: "Tere [saaja nimi], kuidas läheb?"

➡️ Lugupidav toon: "Tere hommikust/päevast/õhtust [saaja nimi],"

➡️ Sõbralik toon: "Hei [saaja nimi], kuidas sul täna läheb?"

➡️ Koostöö toon: "Tere [saaja nimi], töötame koos, et saavutada võimatu!"

Kui tunnete, et soovite oma potentsiaalse kliendiga (mis on pigem formaalne) veidi vabamalt minna, siis miks mitte riskida?

STEP 3. Selgitage, mis on teie kavatsused ja miks te ühendust võtate.

Teema ja tervitused on valmis. Nüüd on aeg konkreetselt selgitada oma kavatsusi. Lisage need e-kirja sissejuhatusse, et nii teie kui ka teie e-kirja adressaadid oleksid ühel meelel.

Ja nagu ka tervituse ja teemarea puhul, valige sobivaks peetud toon.

Samuti on see hea koht väikeseks enesetutvustuseks - kirjutage oma eesnimi (praegu ei ole veel aeg kontaktandmete jaoks) ja miks te tahaksite isiku või ettevõttega ühendust võtta.

Ärge kirjutage liiga palju, vaid ainult olulist. Kui võtate ühendust professionaalse kontaktiga võrgustiku loomise eesmärgil, võite mainida, et olete uudishimulik, millega nad tegelevad ja kuidas te teate ettevõttest või inimesest.

Lühidalt: kirjutage lühike, kuid konkreetne selgitus.

Vaadake mõningaid näiteid, kuidas kirjutada kavatsustest ja põhjustest.

➡️ Potentsiaalsele mentorile kirjutades:

"Võtan teiega ühendust, sest loodan leida mentori, kes saaks mulle karjäärinõustamist pakkuda. Mul on suur huvi [konkreetsed valdkonnad või oskused] vastu ning ma hindaksin teie teadmisi ja kogemusi."

➡️ Kirjutades potentsiaalsele kliendile:

"Ma sattusin teie veebisaidile ja mulle avaldas muljet teie töö [tööstuses]. Meie [Teie ettevõte] oleme spetsialiseerunud [konkreetne teenus/toode] ja ma usun, et see võiks teie ettevõttele väga kasulik olla. Tahaksin hea meelega ühendust võtta ja uurida võimalikke koostöövõimalusi."

➡️ Kui kirjutate tulevasele äripartnerile:

"Kirjutan, et tutvustada ennast ja uurida võimalikke võimalusi meie ettevõtete vahelise partnerluse loomiseks."

STEP 4. Paku väärtust enne küsimuste esitamist.

Konkurents on suur. Kui te lisate rea oma võimaliku koostöö väärtuse kohta, võib see julgustada lugejat edasi lugema. Seega, kui kirjutate kellelegi, mainige enne koostöövõimaluste otsimist võimalikku kasu, mida te pakute.

TIPP: kirjutage millestki, mida teie konkurendid ei suuda pakkuda. Olge tume kandidaat.

Vaadake meie ideid.

➡️ Potentsiaalsele kliendile kirjutades:

"Meie meeskond võiks tuua oma teadmised ja kogemused ning teha teiega koostööd, et pakkuda klientidele kvaliteetseid teenuseid/tooteid."

➡️ Potentsiaalsele investorile kirjutades:

"Me oleme edukalt tarninud oma klientidele kvaliteetseid [Teie ettevõtte teenuseid/tooteid] ja oleme viimase aasta jooksul saavutanud märkimisväärse kasvu. Seetõttu võib meie koostöö olla kasulik ka teile."

➡️ Potentsiaalsele mentorile kirjutades:

"Tahaksin arutada, kuidas me saaksime koos töötada ja kuidas ma saaksin teile samuti kasulik olla."

STEP 5. Tänage neid nende aja ja tähelepanu eest.

Inimene, kellele te kirjutate, on tõenäoliselt väga hõivatud. Võib-olla on tegemist juhtkonna liikmega, kes näeb vaeva, et teile oma tähelepanu pöörata. Ütle selle eest aitäh! Üks või kaks lauset on täiesti piisav.

See loob ka positiivse tooni teie ülejäänud suhtlusele, mis muudab tõenäolisemaks, et nad on teie sõnumi suhtes vastuvõtlikud.

Üksikasjadega tegelemine, näiteks tänukirjaga, näitab, et olete tähelepanelik ja hooliv. Ja see aitab oluliselt kaasa ametialaste suhete loomisele.

Inspireeruge mõnede soovitustega.

➡️ "Tänan teid aja ja tähelepanu eest."

➡️ "Teie aega ja hoolivust hindame kõrgelt. Ma ootan teie arvamust."

➡️ "Aitäh tähelepanu eest!"

STEP 6. Lõpetage viisaka palvega

Lõpetage oma e-kiri positiivse märkusega. Kuidas luua viisakas ja professionaalne lõpetamine, mis ei jäta teisele inimesele üle jõu käivat tunnet? Tutvu meie nõuannetega:

• enne taotluse esitamist veenduge, et te pakkusite väärtust
• selgitage oma taotlust selgelt - vältige ebamääraseid sõnastusi
• näidata tunnustust nende aja ja tähelepanelikkuse eest
• olla avatud "ei" või "mitte praegu" vastuseks.

Ja leia meie valikud.

➡️ "Kas te oleksite valmis järgmisel nädalal kiirelt helistama, et seda küsimust edasi arutada?"

➡️ "Palun andke mulle teada, kui see on midagi, mis teid huvitab, ja võib-olla saame kokku leppida kohtumise, et seda üksikasjalikumalt arutada."

➡️ "Mul oleks au, kui te kaaluksite võimalust olla minu mentor."

Ja lõpuks, kirjutage alla ja lisage kontaktandmed, kui teie e-posti allkiri seda veel ei sisalda.

Ja nüüd, vajutage saatmist! ✉️

Sissejuhatavad e-kirjad: mallid

Tahad oma professionaalse e-kirjaga hea mulje jätta, kuid kahtled veel? Kasutage julgelt tutvustava e-kirja malli. Oleme esitanud mõned neist erinevates stiilides.

Mall 1: Ametlik tutvustusmeil potentsiaalsele kliendile

Teema: Ettevõtte nimi] ja [saaja ettevõtte nimi] ainulaadne koostöövõimalus.

Lugupeetud [saaja nimi],

Loodan, et see e-kiri leiab teid hästi. Minu nimi on [Teie nimi] ja ma olen [Teie ametinimetus] [Teie ettevõte]. Ma sattusin teie veebisaidile ja mulle avaldas muljet teie töö [tööstusharu] valdkonnas.

Meie [teie ettevõte] oleme spetsialiseerunud [konkreetne teenus/toode] ja usun, et see võib teie ettevõttele suurt kasu tuua. [Selgitage, kuidas teie ettevõte võiks pakkuda väärtust]. Sooviksin võtta ühendust ja uurida võimalikke koostöövõimalusi.

Kas te oleksite valmis järgmisel nädalal kiirelt helistama, et seda teemat edasi arutada? Ootan teiega peatselt ühendust võtta. Tänan teid teie aja eest.

Parimad tervitused,

[Teie nimi]

Mall 2: Tutvustusmeil potentsiaalsele äripartnerile

Teema: Sissejuhatus ja potentsiaalne partnerlusvõimalus

Lugupeetud [saaja nimi],

Loodan, et see e-kiri leiab teid hästi. Minu nimi on [Teie nimi] ja ma olen [Teie ametikoht] [Teie ettevõtte nimi]. Ma sattusin teie ettevõttesse ja mulle avaldas muljet töö, mida te teete [teie tööstusharu/valdkond].

Kirjutan teile, et tutvustada ennast ja uurida võimalikke võimalusi meie ettevõtete vahelise partnerluse loomiseks. Me [Teie ettevõtte nimi] oleme spetsialiseerunud [Teie ettevõtte teenused/tooted] ja oleme juba [arv] aastat edukalt pakkunud klientidele [Teie tööstusharu/valdkond] uuenduslikke lahendusi.

Usun, et meie ettevõtete vaheline partnerlus võiks olla vastastikku kasulik. Me oleme huvitatud oma tegevusulatuse laiendamisest ja ma arvan, et koostöö aitaks meil oma eesmärke saavutada. Meie meeskond võiks tuua oma teadmised ja kogemused ning teha teiega koostööd, et pakkuda klientidele kvaliteetseid teenuseid/tooteid.

Oleksin väga rõõmus, kui saaksime seda teemat edasi arutada ja uurida, kuidas saaksime koostööd teha. Palun andke mulle teada, kui see on midagi, mis teid huvitab, ja me saame kokku leppida kohtumise, et seda üksikasjalikumalt arutada.

Tänan teid teie aja ja tähelepanu eest.

Lugupidamisega,

[Teie nimi]

[Teie ametinimetus]

[Teie ettevõtte nimi]

Mall 3: Tutvustusmeil potentsiaalsele mentorile

Teema: Mentorluse ja uute väljakutsete otsimine

Tere [juhendaja nimi],

Ma loodan, et see e-kiri leiab, et teil läheb hästi. Kuidas oleks, kui me võtaksime kohvi ja vestleksime [ühine huvi]? 

Minu nimi on [teie nimi] ja ma olen [teie ametikoht/ala], kes on teie tööd juba mõnda aega jälginud. Ma olen uskumatult muljet avaldanud ja inspireeritud teie saavutustest ja panusest [oma tööstusharu/valdkond või teie valdkond].

Oma karjääri arendamisel otsin mentorit, kes saaks mind suunata. Olen eriti huvitatud rohkem teada saama [konkreetsed valdkonnad või oskused] ning usun, et teie kogemused ja teadmised võiksid olla väärtuslikud, et aidata mul oma eesmärke saavutada.

Olen uurinud teie tausta ja olen olnud vaimustuses teie [märkimisväärsed saavutused või panus]. Mul oleks au, kui te kaaluksite võimalust olla minu mentor. Võimalus teiega koos töötada annaks mulle väärtuslikke teadmisi ja juhiseid, mis aitaksid mul nii isiklikult kui ka tööalaselt areneda.

Ma saan aru, et teil on palju tööd, kuid ma oleksin Veeery tänulik iga aja eest, mida te minu jaoks säästa võiksite. Sooviksin arutada, kuidas me saaksime koos töötada ja kuidas ma saaksin ka teile kasulik olla.

Teie aega ja hoolivust hindame kõrgelt. Ma ootan teid huviga.

Lugupidamine,

[Teie nimi]

Levinumad vead, mida vältida tutvustava e-kirja koostamisel

Vaadake neid!

01 E-posti aadressi kinnitamata jätmine

Registreeru Bouncer'ile valideerida oma adressaadi e-posti aadress.

Viimane asi, mida sa tahad, on jätta kasutamata võimalus töötada oma valdkonna parimate spetsialistidega ainult seetõttu, et sa ei ole aadressi kontrollinud, eks ole?

02 E-posti korrektuuri tegemata jätmine

Enne kui saadate kellelegi midagi, on kasulik, kui teil on harjumus teksti uuesti läbi lugeda. Potentsiaalsele äripartnerile kirjutades ei taha ju kirjutada tema ettevõtte nime valesti?

03 Kaasa arvatud maitsetu ja ebainformatiivne teemarida

Tähelepanuväärne pealkiri teeb tõesti tööd! Kui kirjutad maitsetu sissejuhatava e-kirja teemarubriigi, siis on saamatajäänud võimalus jätta meeldejääv esimene mulje.

04 E-posti liiga pikk hoidmine või eraldi e-kirjade saatmine ühe e-kirja asemel

Kellelegi ei meeldi lugeda ülipikki sõnumeid. Hoidke oma enesetutvustus e-kiri otse asja juurde. Lisaks vältige eraldi e-kirjade saatmist. Selle asemel koostage üks, mis sisaldab kogu vajalikku teavet.

05 Liiga üldine ja ümberringi peksmine

Äriinimestele meeldib minna otse asja juurde. Nii et üldiste sõnumite kirjutamine ilma kavatsuseta on teie enda eesmärk, sest on väga tõenäoline, et teie sõnum jääb lugemata.

06 Asjakohase teabe (nt ettevõtte nimi või ametinimetus, vastastikune kontaktinfo) ignoreerimine.

Meie veenva, samm-sammult koostatud juhendi abil saate olla kindel, et katate kõik. Siiski on hea tava vaadata e-kiri läbi vahetult enne selle saatmist, et veenduda, et kõik on õigesti paigas.

Kirjuta suurepärane tutvustus e-kiri juba täna!

Tehke professionaalne tutvustav e-kiri nii hea, et nad ei saa teisiti, kui klõpsata seda vastamisnuppu. ✨

Tõhusa kirja kirjutamine võib tunduda keeruline. Kuid järgides artiklis kirjeldatud nõuandeid, saate luua meeldejääva e-kirja ja positiivse esmamulje. Palju õnne!

Sissejuhatus e-kiri: sageli esitatud küsimused:

Kui pikk peaks olema tutvustav e-kiri?

Paar lauset on ideaalne. Tahate silma paista ja lühidus aitab seda teha.

Millal on parim aeg tutvustava e-kirja saatmiseks?

See sõltub, kuid tööpäeviti tööajal on kõige parem. Püüdke valida mõni muu päev kui reede.

Milline on kõige hullem sissejuhatava e-kirja viga?

Neid on mitu, kuid kõige hullem oleks ilmselt see, kui e-kiri oleks liiga pikk. See jääb automaatselt lugemata, kui saaja näeb teksti seina. Teiseks oleks ebahuvitav ja liiga pikk teemarida.

Kas e-kirjade valideerimine on tõesti nii oluline?

Jah, sest kui sa saadad e-kirju kontrollimata aadressidele, siis ei tea, kas need on tõelised inimesed või mitte, ning sa võid saada palju tagasilöögimisi ja kahjustada oma saatja mainet.