Cara Mencapai Kotak Masuk Nol dengan 7 Cara Efektif

Apa adalah email yang berlebihan?

Siapa pun yang memiliki alamat email tahu betapa stresnya melihat email mereka menumpuk, tidak dibaca, tidak dijawab, dan tidak ada jawaban. 

Gratis untuk menggunakan gambar yang bersumber dari Pexels

Email yang berlebihan persis seperti apa kedengarannya: ketidakmampuan untuk tetap berada di atas email pekerjaan atau pribadi Anda - dan sering kali keduanya.

Anda memiliki terlalu banyak email yang masuk dan tidak cukup waktu untuk menanggapinya. Hal ini bisa berdampak pada kinerja pribadi Anda, serta efisiensi bisnis Anda.

Jawabannya adalah mencapai kotak masuk nol - tidak harus memiliki kotak masuk email kosong, tetapi memiliki nol email yang belum dibaca, beban komunikasi yang dapat dikelola, dan kotak masuk yang jauh lebih terorganisir.

Cara mengenali email yang berlebihan

Mengenali tanda-tanda kelebihan email adalah langkah pertama untuk mencapai kotak masuk nol. Jadi, inilah beberapa hal yang harus diperhatikan:

Apakah tim Anda berkomunikasi secara efektif?

Jeff telah mengirimkan tiga email tindak lanjut yang penting kepada Sally tentang pertemuan terakhir mereka, tetapi email Sally yang belum terbaca mencapai ratusan.

Ketegangan di tempat kerja semakin meningkat. Sally semakin sering melakukan istirahat merokok. Manajemen proyek adalah dari rel. Dan Jeff masih tidak tahu font apa yang harus dia gunakan dalam kampanye pemasaran.

Terdengar akrab?

Email yang berlebihan bisa menghambat komunikasi di tempat kerja. Jika informasi tidak disebarkan secara efisien, Anda berisiko mengalami penundaan tenggat waktu, karena tidak tahu bagaimana mengelola proyek secara efektif, kebingungan di antara rekan tim Anda, dan detail penting yang terlewatkan.

Apakah Anda kehilangan atau melewatkan pesan penting?

Selain menghambat komunikasi secara umum, memiliki kotak masuk yang terlalu banyak membuat Anda berisiko melewatkan sesuatu. Email sampah akan menyembunyikan email yang benar-benar perlu Anda baca.

Email baru mendorong email lama ke bawah daftar di klien email Anda. Setelah daftar tersebut cukup panjang, apakah Anda akan membuka email lama tersebut? Bagaimana jika email-email itu penting? Bagaimana jika email-email tersebut berisi satu informasi yang membuat Anda membuang-buang waktu untuk mencarinya?

Terlalu mudah untuk mengabaikan, menghapus, atau menjadi buta terhadap jarum di tumpukan jerami meskipun Anda memiliki folder terpisah untuk email yang paling penting.

Apakah komunikasi eksternal Anda mengalami kesulitan?

Jika pelanggan Anda terus-menerus menunggu berhari-hari atau berminggu-minggu untuk mendapatkan tanggapan dari Anda, atau jika Anda menerima keluhan tentang kurangnya layanan pelanggan Anda, Anda mungkin mengalami kelebihan email karena volume email yang sangat besar.

Menurunkan AHT (waktu penanganan rata-rata) sangat penting untuk membangun bisnis yang baik dengan layanan yang berulang.

Email yang berlebihan membuat Anda berisiko mengusir pelanggan dan klien Anda yang berharga.

Apakah Anda memeriksa email setelah bekerja?

Keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi yang baik sangat penting bagi kita semua, meskipun sebagian besar dari kita tidak memiliki strategi manajemen waktu.

Pulang ke rumah untuk memeriksa kotak masuk, membalas email, dan menindaklanjuti pertemuan adalah kebalikan dari keseimbangan kehidupan kerja yang baik.

Jika Anda tidak bisa menyelesaikan semua hal di atas selama jam kerja, dan menghabiskan banyak waktu luang Anda untuk mencoba mengejar ketertinggalan, Anda pasti mengalami kelebihan email.

Ada beberapa statistik yang cukup mengkhawatirkan yang menunjukkan bahwa keseimbangan kehidupan kerja yang buruk dapat memengaruhi kesehatan, hubungan, dan produktivitas.

Sumber gambar dari ergonomictrends.com

Hal ini membawa kita pada dampak kelebihan email pada perusahaan Anda

Manusia dan bisnis sama-sama merupakan sistem, dan sistem yang kelebihan beban menyebabkan degradasi, kinerja negatif, dan akhirnya kegagalan.

Apakah Anda perusahaan yang menawarkan layanan verifikasi email atau pekerja lepas individu yang menulis kode situs web, Anda dapat terkena dampak email yang berlebihan.

Dampak terhadap karyawan

Kami berbicara tentang pentingnya keseimbangan kehidupan kerja yang baik.

Tentu saja, email yang berlebihan bukanlah keseluruhan cerita, namun hal ini merupakan faktor yang berkontribusi terhadap tekanan dalam kehidupan pribadi karyawan.

Menghabiskan waktu berjam-jam sehari untuk mencoba mengatasi komunikasi; terus menerus berhenti dari proyek-proyek penting untuk menjawab pertanyaan; menggulir kotak masuk Anda saat istirahat makan siang; membalas rekan kerja di tempat tidur; bahkan hanya mengkhawatirkan email yang belum dibaca yang menumpuk, karena tahu bahwa Anda harus menanganinya di beberapa titik.

Hal ini bisa membunuh produktivitas pribadi dan menyebabkan kelelahan.

Dampak bagi perusahaan

Masuk akal bahwa karyawan yang stres dan kelelahan berdampak negatif pada perusahaan Anda secara keseluruhan.

Karyawan yang tidak bahagia merapikan resume mereka; jika tujuan perusahaan Anda adalah retensi karyawan, Anda perlu memahami dampak kelebihan email pada bisnis Anda.

Email menarik perhatian dari pekerjaan. Mereka memecah fokus, dan fokus bisa jadi sulit untuk diarahkan kembali ke tugas-tugas penting. Jika karyawan Anda menghabiskan sebagian waktu mereka jadwal kerja melalui kotak masuk mereka, mereka tidak bekerja secara efisien.

Hal ini dapat berdampak buruk pada perusahaan Anda. Anda mungkin kehilangan peluang bisnis karena terlalu lama menanggapi prospek. Anda mungkin akan mundur dari tenggat waktu karena kehilangan informasi penting. Anda mungkin merendahkan nilai kampanye email yang dibuat dengan hati-hati dengan terjebak bermain email mengejar ketinggalan.

Semua ini tidak kondusif bagi produktivitas, bagi individu atau bisnis Anda.

Jadi, bagaimana Anda mencapai kotak masuk nol?

Kami telah mengklarifikasi bahwa kotak masuk nol bukan berarti tidak ada email berhenti penuh. Kotak masuk nol adalah kotak masuk yang dapat dikelola, dan berikut ini beberapa teknik yang telah terbukti untuk mencapainya dalam kehidupan digital Anda.

Berkomunikasi melalui cara lain

Email dinilai terlalu berlebihan, kata beberapa pakar produktivitas.

Oke, itu tidak benar. Email adalah keajaiban teknologi modern yang telah merevolusi cara kita berkomunikasi.

Tetapi mereka memiliki waktu dan tempat, dan itu tidak sepanjang waktu dan di mana-mana. Terutama email promosi yang kita dapatkan setiap hari.

Pesan instan

Mengirim email sudah mengakui bahwa pertanyaan Anda tidak memerlukan balasan langsung. Pesan instan seperti email tetapi lebih cepat, memungkinkan obrolan bolak-balik terjadi sesuai kenyamanan masing-masing orang.

Salah satu cara untuk mencapai kotak masuk nol dan menghindari email sampah adalah dengan mengirim pesan Slack. Ini adalah salah satu kiat manajemen email termudah jika Anda ingin menghindari memeriksa email Anda beberapa kali sehari.

Panggilan telepon

Jika Anda membutuhkan jawaban cepat untuk sesuatu atau perlu membicarakan sesuatu, panggilan suara masih merupakan salah satu alat komunikasi terbaik. Bahkan ada baiknya menggunakan layanan telepon rumah yang dapat diandalkan dan dapat bekerja kapan saja, tanpa internet atau selama pemadaman listrik.

Salah satu cara untuk menjaga kotak masuk tetap bersih adalah dengan mengangkat telepon sesekali.

Tatap muka

Beberapa hal masih lebih baik jika dilakukan dengan interaksi tatap muka. Melontarkan ide dengan tim atau mendiskusikan informasi penting secara panjang lebar bisa berjalan lebih baik dengan pertemuan langsung atau panggilan video. Sebaiknya singkirkan email yang tidak perlu dan pemberitahuan email yang tidak perlu sejak awal.

Dan meskipun pertemuan ini tidak memungkinkan untuk semua orang (misalnya pekerja jarak jauh), pertemuan ini merupakan cara yang baik untuk mendapatkan waktu fokus dengan kru Anda.

Berkomunikasi secara efektif

Apakah Anda dibombardir dengan email tindak lanjut setelah rapat?

Jika ya, mungkin rapat Anda tidak seproduktif yang seharusnya dan Anda bisa melakukan beberapa langkah sederhana untuk memperbaikinya - tanpa harus menjadi guru produktivitas.

Rencanakan pertemuan dengan hati-hati untuk menjawab sebanyak mungkin pertanyaan, dan sediakan waktu di akhir pertemuan untuk pertanyaan lanjutan, rangkuman, dan diskusi penting.

Dan ketika Anda menulis email tindak lanjut, pastikan email tersebut kualitas tinggimudah dibaca, dan berisi informasi yang diperlukan, jangan sampai email tersebut berakhir sebagai email sampah yang tidak dibaca.

Tetapkan ekspektasi pada waktu respons

Hambatan komunikasi yang tepat waktu dapat disebabkan oleh hal-hal seperti kompleksitas masalah atau bisnis yang beroperasi pada zona waktu yang berbeda.

Selain menggunakan saluran yang berbeda, menetapkan ekspektasi yang realistis untuk mendapatkan tanggapan dapat membantu karyawan dan pelanggan merasa tenang, karena mereka tahu kapan pesan email mereka akan mendapatkan tanggapan.

Anda bisa mengatur kebijakan email perusahaan, termasuk bahwa semua email akan menerima balasan dalam waktu 24 jam. Dengan cara ini, Anda mengurangi kekhawatiran orang karena diabaikan, serta keinginan untuk terus memeriksa kotak masuk mereka sepanjang hari. Penerima email kemudian dapat menilai berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pertanyaan, dan menetapkan jangka waktu yang realistis untuk mendapatkan tanggapan yang tepat.

Pengirim diyakinkan dengan cepat resolusi kontak pertamadan penerima telah memberikan waktu yang cukup untuk mengatasi masalah ini dengan benar.

Alokasikan waktu untuk mengelola kotak masuk Anda

Memantau kotak masuk secara terus-menerus dapat menambah tekanan dan mencuri perhatian Anda dari tugas-tugas lain. Kotak masuk yang berantakan dapat membuat Anda menyortir pesan selama berjam-jam setiap minggunya.

Luangkan waktu di siang hari untuk memeriksa email Anda, terutama jika Anda menerima email dalam jumlah besar.

Hal ini akan berbeda tergantung pada orang dan industrinya, tetapi menjadwalkan waktu yang ditetapkan untuk manajemen kotak masuk dapat membantu Anda tetap lebih teratur dan tidak terlalu terganggu.

Cobalah hal pertama di pagi hari, sebelum makan siang, dan di penghujung hari. Atau mungkin Anda bekerja lebih baik dengan menghabiskan beberapa jam berturut-turut untuk menangani email dan sisa hari Anda mengerjakan hal-hal lain.

Apa pun jadwal Anda, memiliki satu aplikasi akan membuat pikiran Anda fokus pada satu hal dalam satu waktu dan memilah-milah daftar email tanpa masalah.

Membuat folder email

Folder email bisa menjadi alat bantu yang terabaikan dalam gudang senjata Anda, tetapi folder email merupakan sistem yang bagus untuk mengarsipkan informasi.

Gunakan folder untuk mengatur email Anda ke dalam kategori atau tingkat prioritas. Setelah Anda membaca sesuatu, cari tahu ke mana email tersebut dan letakkan di tempatnya. Sebagai contoh, Anda dapat menggunakan filter email dan memilah email promosi dalam satu folder, dan email penting ke dalam folder tindakan yang memerlukan tindakan segera.

Anda bahkan dapat membawa organisasi Anda lebih jauh dan memiliki akun email terpisah untuk pekerjaan, hal-hal pribadi, pendaftaran, dll.

Gunakan otomatisasi

Menetapkan filter untuk memblokir sampah, orang, atau kata-kata spam tertentu dalam baris subjek adalah awal yang baik.

Anda juga bisa menggunakan otomatisasi email untuk merampingkan email masuk dan pesan keluar Anda. Seperti mengotomatiskan proses penerimaan dengan kalimat sederhana "kami telah menerima email Anda..." yang memicu pertanyaan pelanggan. Atau templat email yang mencakup serangkaian pertanyaan yang sering diajukan.

Hapus, berhenti berlangganan, tandai sebagai spam

Jadilah kejam. Jangan ada tawanan dalam program email Anda.

Jika ada email-email lama yang tidak penting yang tidak akan pernah Anda selesaikan, hapuslah email-email itu.

Jika ada spam yang melewati filter Anda, tandai.

Jika ada blog yang dulu Anda sukai tetapi tidak lagi Anda baca, berhentilah berlangganan dari milis itu.

Anda berusaha mencapai kotak masuk nol - komunikasi penting yang Anda baca, tanggapi, dan arsipkan secara efisien.

Mencapai kotak masuk nol dalam waktu singkat

Adalah mungkin untuk bekerja lebih produktif, berkomunikasi lebih efisien, dan meninggalkan stres kerja Anda di tempat yang seharusnya: di tempat kerja.

Dengan membersihkan kotak masuk Anda secara menyeluruh dan beberapa strategi yang telah terbukti untuk menghentikan email yang berlebihan agar tidak masuk kembali, Anda dapat mencapai kotak masuk nol dalam waktu singkat. Semuanya dimulai dengan strategi manajemen email, dan Anda dapat memeriksa email dengan mudah dan cepat.