Akun Email: Satu-satunya Panduan untuk Pemula yang Anda Butuhkan
Izabela adalah kontributor utama blog Bouncer. Dia terinspirasi untuk membantu perusahaan-perusahaan di seluruh dunia untuk memasukkan email ke kotak masuk penerima mereka
Entah itu untuk berjejaring, mencari pekerjaan, berkomunikasi dengan teman dan kolega, membeli sesuatu secara online, mengunduh file, mengatur pengingat, atau yang lainnya, kebanyakan orang saat ini membutuhkan akun email (atau beberapa).
Bahkan dengan semakin populernya platform obrolan, sebagian besar orang terus bergantung pada email untuk berbagai hal. Dalam hal pengaturan akun email, ada dua jenis utama yang bisa dipilih - klien email dan webmail. Keduanya bisa digunakan oleh pengguna email biasa, tetapi jika Anda mencari kasus penggunaan bisnis dan pengaturan akun email tingkat lanjut, Anda harus melakukan riset lebih lanjut - dan kami akan membantu Anda.
Apa yang dimaksud dengan klien email?
Klien email adalah aplikasi perangkat lunak yang diinstal pada perangkat Anda untuk mengelola email yang Anda kirim dan terima. Klien berinteraksi dengan server email jarak jauh untuk mengakses email ini. Apple Mail dan Microsoft Outlook adalah dua contoh klien email populer yang mungkin pernah Anda dengar. Ada beberapa akun email tambahan yang akan kita bahas sebentar lagi.
Apa yang dimaksud dengan webmail?
Webmail mengacu pada jenis email yang diakses secara eksklusif secara online dan terutama berada di cloud, bukan di perangkat Anda. Alih-alih aplikasi atau program perangkat lunak yang terinstal yang mengambil email Anda, Anda akan mengelola kotak masuk dari penyedia internet Anda. Beberapa contoh umum termasuk Gmail (sebagai bagian dari Google Workspace), Hotmail, iCloud Mail, AOL Mail, dan Yahoo Mail.
Perbedaan antara klien email dan webmail
Sebelum masuk ke protokol berbeda yang digunakan untuk mengunduh email, ada baiknya Anda memahami perbedaan utama antara klien email dan webmail. Jika Anda pernah memulai akun email online menggunakan Outlook.com atau Gmail, misalnya, Anda telah menggunakan webmail.
Di sisi lain, jika Anda menggunakan aplikasi untuk email Anda seperti Microsoft Outlook atau Windows Live Mail, ini adalah klien email. Baik klien email maupun webmail mengirim dan menerima email menggunakan metode yang sama.
Layanan webmail adalah aplikasi yang telah ditulis untuk dioperasikan secara online melalui browser tanpa memerlukan perangkat lunak atau aplikasi tambahan. Sebaliknya, klien email adalah aplikasi yang akan diinstal pada perangkat lokal seperti smartphone atau PC Anda.
Aplikasi klien ini kemudian berinteraksi dengan server email jarak jauh untuk mengunduh dan mengirim email.
Apakah Anda mencari kasus penggunaan pribadi atau bisnis, layanan webmail seperti Yahoo Mail, Proton Mail, dan iCloud tampaknya merupakan pilihan yang baik. Selain itu, beberapa penyedia webmail seperti Gmail menawarkan layanan tambahan seperti Google Drive, ruang penyimpanan email tambahan, autentikasi dua faktor, dan banyak lagi.
Apa saja jenis-jenis Akun email yang berbeda?
Jika Anda memiliki akun email untuk bisnisAnda mungkin memiliki salah satu dari tiga jenis akun email utama: POP, IMAP, dan Microsoft Exchange.
Akun POP
POP adalah singkatan dari 'Post Office Protocol'. POP dikembangkan bertahun-tahun yang lalu sehingga klien email seperti Outlook bisa mengunduh dan mengirim pesan dari berbagai layanan email. Selama bertahun-tahun, ada banyak versi POP yang berbeda. POP3 adalah yang paling banyak digunakan.
Akun email POP pada dasarnya bekerja dengan mengunduh data email ke klien pertama yang terhubung dengannya. Ini berarti bahwa jika Anda membuka iPad Anda dan membuka Outlook untuk mengunduh email baru menggunakan POP, iPad Anda sekarang menjadi satu-satunya tempat penyimpanan email tersebut.
Mereka tidak akan muncul jika Anda mengakses alamat email yang sama dari perangkat lain seperti ponsel cerdas atau klien desktop. Hal ini memiliki kelebihan dan kekurangan.
Tentang POP3
Post Office Protocol menawarkan metode berinteraksi dengan server email yang sudah ada sejak internet masih sangat berbeda dengan apa yang biasa kita gunakan saat ini. Saat itu, kebanyakan komputer tidak memiliki akses internet permanen - sebagai gantinya, pengguna akan terhubung ke internet, menggunakannya untuk apa pun yang perlu mereka lakukan, dan kemudian memutuskan sambungan.
Pengaturan akun POP dasar. Sumber
POP diciptakan oleh para insinyur sebagai cara sederhana dan efektif untuk mengunduh email untuk dibaca secara offline. Versi pertama dikembangkan pada tahun 1984, dan direvisi, dan POP2 dikembangkan pada tahun 1985.
POP3 datang kemudian dan masih merupakan versi terkini dari gaya protokol email ini. Ini masih tetap menjadi salah satu protokol email yang paling populer.
Akun IMAP
Setelah POP digunakan selama beberapa waktu, IMAP atau Internet Message Access Protocol diciptakan. Tidak seperti akun email POP, akun email IMAP terus terhubung ke server email.
Ini berarti bahwa jika Anda membuka klien email pada komputer laptop Anda dan mengunduh email baru, email itu juga akan diunduh pada perangkat Anda yang lain, seperti smartphone Anda.
Jika Anda mengakses email di iPad, misalnya, dan membaca pesan email baru, pesan tersebut akan terus ditampilkan sebagai telah dibaca saat Anda mengakses email berikutnya dari PC desktop. Namun, meskipun IMAP adalah pilihan yang lebih baik untuk sinkronisasi, IMAP membutuhkan lebih banyak daya pemrosesan dan dapat lebih rentan terhadap kesalahan.
Manfaat Menggunakan IMAP
Ada beberapa manfaat menggunakan akun email IMAP, antara lain:
Cadangan: Anda akan selalu dapat mengakses email di perangkat lain jika perangkat utama hilang, rusak, atau dicuri, dan Anda tidak dapat lagi mengakses email dari perangkat tersebut.
Kemudahan Akses: Menyiapkan dan menggunakan alamat email melalui akun email IMAP tidak memerlukan lisensi.
Akses Jarak Jauh: Pesan akan tetap berada di server hingga Anda menghapusnya, yang berarti Anda tidak perlu mengunduh email apa pun ke perangkat untuk melihatnya. Lampiran yang tidak perlu Anda gunakan tidak perlu diunduh.
Dukungan Beberapa Perangkat: Saat ini, akun email IMAP didukung secara luas oleh sebagian besar perangkat yang tersedia sehingga Anda dapat dengan mudah memeriksa email Anda dari komputer PC, laptop, ponsel cerdas, tablet, dan lainnya.
Fleksibilitas: Anda dapat dengan mudah beralih di antara klien email, webmail, dan perangkat yang berbeda tanpa kehilangan pesan apa pun atau harus mengunduhnya.
Organisasi: Akun email IMAP memungkinkan Anda mengatur kotak masuk dengan mudah sesuai dengan kebutuhan Anda, termasuk menambahkan folder, mengurutkan pesan, menandai pesan, dan banyak lagi. Akun ini juga menyertakan fitur pencarian yang memungkinkan Anda menemukan pesan yang diperlukan.
Microsoft Exchange
Jenis akun email ini adalah yang paling canggih dan dirancang untuk bisnis modern, meskipun banyak pengguna individu juga memanfaatkannya. Protokol Exchange dikembangkan untuk memungkinkan pengguna email menyinkronkan tidak hanya email tetapi juga kalender, kontak, dan lainnya di antara klien dan layanan email.
Pilihan Lain?
Ada protokol lain untuk mengirim, menerima, dan menggunakan layanan email. Namun, kebanyakan orang menggunakan POP3, IMAP, atau Exchange, yang merupakan tiga protokol utama yang digunakan saat ini.
Mana yang Digunakan Saat Menyiapkan Akun Email?
Memilih protokol email yang tepat mungkin merupakan sesuatu yang perlu Anda pertimbangkan saat menyiapkan akun email baru. Kabar baiknya, cukup mudah untuk mempersempit mana yang mungkin merupakan pilihan terbaik untuk Anda, tergantung pada gaya Anda dalam berkomunikasi dengan penyedia layanan email dan pengaturan email yang Anda sukai.
IMAP adalah pilihan terbaik jika Anda memeriksa email Anda dari berbagai perangkat yang berbeda, termasuk komputer, smartphone, dan tablet, atau menggunakan layanan webmail. Jika Anda sebagian besar menggunakan webmail dan ingin ini disinkronkan ke ponsel atau tablet Anda, IMAP adalah cara terbaik untuk mencapai hal ini.
IMAP juga direkomendasikan jika Anda menggunakan satu klien email pada mesin khusus, meskipun POP3 juga akan berfungsi dalam situasi ini.
Jika Anda memiliki riwayat email yang sangat banyak dan menggunakan penyedia email yang lebih lama tanpa banyak ruang drive yang ditawarkan, POP3 mungkin merupakan pilihan terbaik untuk membantu mencegah Anda kehabisan ruang pada server email.
Di sisi lain, jika Anda memiliki alamat email perusahaan dan tempat kerja Anda menggunakan server Exchange, maka Exchange akan menjadi satu-satunya pilihan Anda. Exchange juga bisa menjadi pilihan ideal jika Anda ingin email Anda disinkronkan dengan kalender, kontak, dan banyak lagi.
Namun, akun ini biasanya lebih mahal daripada jenis alamat email lainnya, dan pengaturan serta pemeliharaannya bisa jadi cukup teknis.
Jenis Kotak Surat Office 365
Seiring dengan protokol email yang berbeda, Anda mungkin juga dapat memilih dari berbagai jenis kotak surat yang berbeda menggunakan layanan seperti Office 365. Ini termasuk:
Kotak Surat Berlisensi
Kotak surat berlisensi dirancang untuk surat pribadi dan memerlukan login. Ini bisa di Aplikasi Web Outlook atau versi desktop Outlook.
Kelompok Distribusi
Surat yang dikirim melalui gratis kelompok distribusi akan dikirimkan sebagai item surat individual ke setiap tujuan. Anggota grup individu menerima email di kotak surat pribadi mereka dan dapat membalas dari alamat email mereka. Mirip dengan kotak surat, Anda juga dapat mengatur alias untuk grup.
Kotak Surat Peralatan
Juga dikenal sebagai kotak surat ruangan, kotak surat peralatan adalah kotak surat gratis untuk tujuan memesan dan mengoordinasikan peralatan dan ruangan.
Kotak Surat Bersama
Kotak surat bersama menyediakan penyimpanan gratis hingga 10GB untuk email dan dirancang untuk memudahkan grup memantau dan mengirim email dari alamat email publik, seperti alamat email layanan pelanggan bisnis.
Ketika seseorang dalam grup membalas pesan yang dikirim ke kotak surat bersama, email akan tampak berasal dari kotak surat bersama, bukan dari pengguna individual. Kotak surat bersama juga bisa digunakan sebagai kalender tim bersama.
Apa pun tujuan Anda menggunakan alamat email, penting untuk memahami berbagai jenis akun email untuk memilih akun yang tepat untuk Anda. Anda juga harus melihat fitur-fitur canggih yang ditawarkan setiap akun, penyimpanan awan, dan keseluruhan lapisan keamanan email tingkat lanjut yang ditawarkan.
Membungkus
Memilih jenis akun email yang tepat bisa jadi terlihat cukup sederhana. Namun, jika Anda berniat menggunakan email untuk bisnis dan mendapatkan laba atas investasi pemasaran yang baik dari saluran ini, sebaiknya luangkan waktu ekstra untuk menemukan jenis akun yang terbaik.
Dan setelah Anda menyelesaikan langkah tersebut, Anda pasti ingin memastikan email yang Anda kirimkan selalu sampai ke penerima yang dituju. Inilah mengapa Anda membutuhkan Bouncer - sehingga Anda bisa memastikan milis Anda bersih dan bebas dari alamat email palsu, alamat email sekali pakai, atau alamat yang salah ketik.
Dapatkan uji coba gratis Anda untuk memulai!
Pertanyaan yang sering diajukan
Apa akun email gratis terbaik?
Tergantung pada kebutuhan dan harapan Anda. Gmail (dan seluruh Google Workspace) sering disebut-sebut sebagai pilihan terbaik secara menyeluruh, terutama untuk ketersediaan offline. Namun, pesaing lainnya juga sama bagusnya di berbagai bidang. Yahoo Mail menawarkan banyak penyimpanan, sementara email iCloud bekerja dengan sempurna dengan perangkat iOS dan ekosistem Apple.
Akun email gratis apa yang paling aman?
Jika keamanan adalah perhatian utama Anda, lihatlah Proton Mail, Mailfence dan Zoho Mail di antara yang lainnya. Sayangnya, Gmail bukan pesaing utama dalam daftar ini. Akun-akun ini tidak hanya akan melindungi Anda dari email spam dengan filter email mereka, tetapi mereka juga hebat dalam mencegah siapa pun mendapatkan akses. Untuk email bisnis yang aman, ini adalah beberapa pilihan teratas.
Apakah mengirim email lebih aman daripada melakukan panggilan telepon?
Secara umum, ya. Ada banyak cara bagi orang lain untuk menyadap panggilan telepon dan bagi orang lain untuk mendengar apa yang Anda katakan di telepon. Di sisi lain, alamat Gmail Anda sangat sulit diretas dibandingkan dengan upaya untuk menyadap panggilan telepon.
Paling populer di Blog kami
