Ένας λογαριασμός ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: Ο μόνος οδηγός για αρχάριους που χρειάζεστε

Τι είναι τα προγράμματα-πελάτες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου;

Οι πελάτες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι εφαρμογές λογισμικού που εγκαθίστανται στη συσκευή σας για τη διαχείριση των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που στέλνετε και λαμβάνετε. Ο πελάτης αλληλεπιδρά με έναν απομακρυσμένο διακομιστή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για την πρόσβαση σε αυτό το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Το Apple Mail και το Microsoft Outlook είναι δύο παραδείγματα δημοφιλών προγραμμάτων-πελατών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που πιθανώς έχετε ακούσει. Υπάρχουν επιπλέον λογαριασμοί ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θα συζητήσουμε σε λίγο.

Τι είναι το webmail;

Το Webmail αναφέρεται σε έναν τύπο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχει πρόσβαση αποκλειστικά στο διαδίκτυο και υπάρχει κυρίως στο σύννεφο και όχι στη συσκευή σας. Αντί για μια εγκατεστημένη εφαρμογή ή ένα πρόγραμμα λογισμικού που φέρνει το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο, θα διαχειρίζεστε τα εισερχόμενά σας από τον πάροχο του διαδικτύου σας. Ορισμένα κοινά παραδείγματα περιλαμβάνουν το Gmail (ως μέρος του Google Workspace), το Hotmail, το iCloud Mail, το AOL Mail και το Yahoo Mail.

Διαφορά μεταξύ προγραμμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και webmail

Πριν ασχοληθείτε με τα διάφορα πρωτόκολλα που χρησιμοποιούνται για τη λήψη μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, καλό είναι να κατανοήσετε τις βασικές διαφορές μεταξύ των προγραμμάτων-πελατών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και του webmail. Εάν έχετε ποτέ ξεκινήσει έναν online λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμοποιώντας το Outlook.com ή το Gmail, για παράδειγμα, έχετε χρησιμοποιήσει webmail.

Πηγή

Από την άλλη πλευρά, αν χρησιμοποιείτε μια εφαρμογή για τα email σας, όπως το Microsoft Outlook ή το Windows Live Mail, πρόκειται για έναν πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Τόσο οι πελάτες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όσο και το webmail στέλνουν και λαμβάνουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμοποιώντας παρόμοιες μεθόδους.

Οι υπηρεσίες Webmail είναι εφαρμογές που έχουν γραφτεί για να λειτουργούν online μέσω ενός προγράμματος περιήγησης χωρίς να απαιτείται πρόσθετο λογισμικό ή εφαρμογές. Αντίθετα, ένας πελάτης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι μια εφαρμογή που θα εγκατασταθεί σε μια τοπική συσκευή, όπως το smartphone ή ο υπολογιστής σας.

Αυτή η εφαρμογή-πελάτης αλληλεπιδρά στη συνέχεια με απομακρυσμένους διακομιστές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για τη λήψη και την αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Είτε ψάχνετε για προσωπική είτε για επαγγελματική χρήση, οι υπηρεσίες webmail όπως το Yahoo Mail, το Proton Mail και το iCloud φαίνεται να είναι καλές επιλογές. Επίσης, ορισμένοι πάροχοι webmail, όπως το Gmail, προσφέρουν πρόσθετες υπηρεσίες όπως το Google Drive, πρόσθετο χώρο αποθήκευσης email, πιστοποίηση ταυτότητας δύο παραγόντων και πολλά άλλα.

Ποιοι είναι οι διαφορετικοί τύποι λογαριασμών email;

Εάν έχετε λογαριασμό email για το επιχείρηση, πιθανότατα έχετε έναν από τους τρεις κύριους τύπους λογαριασμών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: POP, IMAP και Microsoft Exchange.

Λογαριασμοί POP

Το POP σημαίνει 'Post Office Protocol'. Αναπτύχθηκε πριν από πολλά χρόνια, έτσι ώστε τα προγράμματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως το Outlook, να μπορούν να κατεβάζουν και να στέλνουν μηνύματα από διάφορες υπηρεσίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Με την πάροδο των ετών, υπήρξαν πολλές διαφορετικές εκδόσεις του POP. Η POP3 είναι η πιο διαδεδομένη.

Ένας λογαριασμός ηλεκτρονικού ταχυδρομείου POP λειτουργεί βασικά με τη λήψη δεδομένων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον πρώτο πελάτη που συνδέεται σε αυτόν. Αυτό σημαίνει ότι αν μεταβείτε στο iPad σας και ανοίξετε το Outlook για να κατεβάσετε νέα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμοποιώντας POP, το iPad σας είναι πλέον το μόνο μέρος όπου αυτά αποθηκεύονται.

Δεν θα εμφανίζονται αν έχετε πρόσβαση στην ίδια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από άλλη συσκευή, όπως smartphone ή desktop client. Αυτό έχει πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα.

Σχετικά με το POP3

Το Post Office Protocol προσφέρει μια μέθοδο αλληλεπίδρασης με διακομιστές αλληλογραφίας που χρονολογείται από την εποχή που το διαδίκτυο ήταν αρκετά διαφορετικό από αυτό που έχουμε συνηθίσει σήμερα. Τότε, οι περισσότεροι υπολογιστές δεν είχαν μόνιμη πρόσβαση στο διαδίκτυο - αντίθετα, οι χρήστες συνδέονταν στο διαδίκτυο, το χρησιμοποιούσαν για ό,τι χρειάζονταν και μετά αποσυνδέονταν.

Βασικές ρυθμίσεις λογαριασμού POP. Πηγή

Το POP δημιουργήθηκε από μηχανικούς ως ένας απλός και αποτελεσματικός τρόπος για να κατεβάζετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να τα διαβάζετε εκτός σύνδεσης. Η πρώτη έκδοση αναπτύχθηκε το 1984, αναθεωρήθηκε και το 1985 αναπτύχθηκε το POP2.

Το POP3 ήρθε αργότερα και εξακολουθεί να είναι η τρέχουσα έκδοση αυτού του πρωτοκόλλου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εξακολουθεί να παραμένει ένα από τα πιο δημοφιλή πρωτόκολλα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Λογαριασμός IMAP

Αφού χρησιμοποιήθηκε το POP για κάποιο χρονικό διάστημα, δημιουργήθηκε το IMAP ή Internet Message Access Protocol. Σε αντίθεση με έναν λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου POP, οι λογαριασμοί ηλεκτρονικού ταχυδρομείου IMAP συνεχίζουν να συνδέονται με τον διακομιστή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Πηγή

Αυτό σημαίνει ότι αν ανοίξετε ένα πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον φορητό σας υπολογιστή και κατεβάσετε ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα μεταφορτωθεί και στις άλλες συσκευές σας, όπως το smartphone σας.

Αν έχετε πρόσβαση στα email σας στο iPad, για παράδειγμα, και διαβάσετε νέα μηνύματα email, θα συνεχίσουν να εμφανίζονται ως αναγνωσμένα όταν θα έχετε την επόμενη πρόσβαση στα email σας από τον επιτραπέζιο υπολογιστή σας. Ωστόσο, ενώ το IMAP είναι μια καλύτερη επιλογή για συγχρονισμό, απαιτεί περισσότερη επεξεργαστική ισχύ και μπορεί να είναι πιο επιρρεπής σε σφάλματα.

Πλεονεκτήματα της χρήσης του IMAP

Υπάρχουν πολλά πλεονεκτήματα από τη χρήση ενός λογαριασμού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου IMAP, όπως:

Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας: Θα μπορείτε πάντα να έχετε πρόσβαση στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας σε μια άλλη συσκευή, εάν η κύρια συσκευή σας χαθεί, χαλάσει ή κλαπεί και δεν μπορείτε πλέον να έχετε πρόσβαση στα μηνύματά σας από αυτήν.

Ευκολία πρόσβασης: Η δημιουργία και η χρήση μιας διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μέσω ενός λογαριασμού αλληλογραφίας IMAP δεν απαιτεί αδειοδότηση.

Απομακρυσμένη πρόσβαση: Τα μηνύματα παραμένουν στον διακομιστή μέχρι να τα διαγράψετε από αυτόν, πράγμα που σημαίνει ότι δεν χρειάζεται να κατεβάσετε κανένα μήνυμα στη συσκευή σας για να το δείτε. Τα συνημμένα αρχεία που δεν χρειάζεται να χρησιμοποιήσετε δεν χρειάζεται να τα κατεβάσετε.

Υποστήριξη πολλαπλών συσκευών: Σήμερα, οι λογαριασμοί ηλεκτρονικού ταχυδρομείου IMAP υποστηρίζονται ευρέως από τις περισσότερες διαθέσιμες συσκευές, επιτρέποντάς σας να ελέγχετε εύκολα το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο από υπολογιστές PC, φορητούς υπολογιστές, smartphones, tablet και πολλά άλλα.

Ευελιξία: Μπορείτε να εναλλάσσεστε εύκολα μεταξύ προγραμμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, webmail και διαφορετικών συσκευών χωρίς να χάνετε μηνύματα ή να χρειάζεται να τα κατεβάσετε.

Οργάνωση: Οι λογαριασμοί ηλεκτρονικού ταχυδρομείου IMAP σάς επιτρέπουν να οργανώνετε εύκολα τα εισερχόμενα μηνύματα σύμφωνα με τις ανάγκες σας, όπως προσθήκη φακέλων, ταξινόμηση μηνυμάτων, επισήμανση μηνυμάτων και πολλά άλλα. Περιλαμβάνουν επίσης λειτουργίες αναζήτησης που σας επιτρέπουν να βρίσκετε όλα τα απαραίτητα μηνύματα.

Microsoft Exchange

Αυτός ο τύπος λογαριασμού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι ο πιο προηγμένος και σχεδιάστηκε για τις σύγχρονες επιχειρήσεις, αν και πολλοί μεμονωμένοι χρήστες τον εκμεταλλεύονται επίσης. Το πρωτόκολλο Exchange αναπτύχθηκε για να επιτρέπει στους χρήστες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου να συγχρονίζουν όχι μόνο τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αλλά και ημερολόγια, επαφές και άλλα μεταξύ προγραμμάτων και υπηρεσιών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Άλλες επιλογές;

Υπάρχουν και άλλα πρωτόκολλα για την αποστολή, τη λήψη και τη χρήση υπηρεσιών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ωστόσο, οι περισσότεροι άνθρωποι χρησιμοποιούν τα πρωτόκολλα POP3, IMAP ή Exchange, τα οποία είναι τα τρία κύρια πρωτόκολλα που χρησιμοποιούνται σήμερα.

Ποιο να χρησιμοποιήσετε κατά τη δημιουργία ενός λογαριασμού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου;

Η επιλογή του σωστού πρωτοκόλλου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να είναι κάτι που πρέπει να λάβετε υπόψη σας κατά τη δημιουργία ενός νέου λογαριασμού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Τα καλά νέα είναι ότι μπορεί να είναι αρκετά εύκολο να περιορίσετε ποια θα μπορούσε να είναι η καλύτερη επιλογή για εσάς, ανάλογα με τον τρόπο επικοινωνίας σας με τους παρόχους υπηρεσιών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τις προτιμώμενες ρυθμίσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας.

Το IMAP είναι η καλύτερη επιλογή αν ελέγχετε το email σας από διάφορες συσκευές, όπως υπολογιστές, smartphones και tablet, ή αν χρησιμοποιείτε μια υπηρεσία webmail. Αν χρησιμοποιείτε κυρίως webmail και θέλετε αυτό να συγχρονίζεται στο τηλέφωνο ή το tablet σας, το IMAP είναι ο καλύτερος τρόπος για να το πετύχετε αυτό.

Το IMAP συνιστάται επίσης εάν χρησιμοποιείτε ένα πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε ένα αποκλειστικό μηχάνημα, αν και το POP3 θα λειτουργήσει επίσης σε αυτή την περίπτωση.

Εάν έχετε τεράστιο ιστορικό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και χρησιμοποιείτε έναν παλαιότερο πάροχο αλληλογραφίας χωρίς πολύ χώρο στο δίσκο, το POP3 μπορεί να είναι η καλύτερη επιλογή για να σας βοηθήσει να μην ξεμείνετε από χώρο στο διακομιστή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Από την άλλη πλευρά, αν έχετε διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της εταιρείας και ο χώρος εργασίας σας χρησιμοποιεί διακομιστή Exchange, τότε ο Exchange θα είναι η μόνη σας επιλογή. Το Exchange μπορεί επίσης να είναι ιδανική επιλογή αν θέλετε το email σας να συγχρονίζεται με το ημερολόγιο, τις επαφές και άλλα.

Ωστόσο, αυτοί οι λογαριασμοί συνήθως κοστίζουν περισσότερο από άλλους τύπους διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και η δημιουργία και η συντήρησή τους μπορεί να είναι αρκετά τεχνική.

Τύποι γραμματοκιβωτίων του Office 365

Μαζί με τα διαφορετικά πρωτόκολλα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε επίσης να επιλέξετε από διαφορετικούς τύπους γραμματοκιβωτίων χρησιμοποιώντας υπηρεσίες όπως το Office 365. Σε αυτούς περιλαμβάνονται:

Αδειοδοτημένο γραμματοκιβώτιο

Ένα αδειοδοτημένο γραμματοκιβώτιο έχει σχεδιαστεί για προσωπική αλληλογραφία και απαιτεί σύνδεση. Αυτή μπορεί να είναι είτε στην εφαρμογή Outlook Web Application είτε στην έκδοση γραφείου του Outlook.

Ομάδες διανομής

Ταχυδρομείο που αποστέλλεται μέσω δωρεάν οι ομάδες διανομής θα παραδοθούν ως μεμονωμένα ταχυδρομικά αντικείμενα σε κάθε προορισμό. Τα μεμονωμένα μέλη της ομάδας λαμβάνουν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο προσωπικό τους γραμματοκιβώτιο και μπορούν να απαντήσουν από τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους. Παρόμοια με τα γραμματοκιβώτια, μπορείτε επίσης να ορίσετε ψευδώνυμα για τις ομάδες.

Γραμματοκιβώτιο εξοπλισμού

Γνωστά και ως γραμματοκιβώτια δωματίων, τα γραμματοκιβώτια εξοπλισμού είναι δωρεάν γραμματοκιβώτια με σκοπό την κράτηση και τον συντονισμό εξοπλισμού και δωματίων.

Κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια

Τα κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια είναι δωρεάν έως 10 GB αποθηκευτικού χώρου για το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και έχουν σχεδιαστεί για να διευκολύνουν την παρακολούθηση και την αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από μια δημόσια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εξυπηρέτησης πελατών μιας επιχείρησης.

Όταν ένα άτομο στην ομάδα απαντά σε ένα μήνυμα που έχει σταλεί στο κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο, το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα φαίνεται ότι προέρχεται από το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο και όχι από τον μεμονωμένο χρήστη. Το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί ως κοινόχρηστο ομαδικό ημερολόγιο.

Ανεξάρτητα από το σκοπό για τον οποίο χρησιμοποιείτε μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, είναι σημαντικό να κατανοήσετε τους διαφορετικούς τύπους λογαριασμών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να επιλέξετε τον κατάλληλο για εσάς. Θα πρέπει επίσης να ρίξετε μια ματιά στις προηγμένες λειτουργίες που προσφέρει κάθε λογαριασμός, την αποθήκευση στο cloud και το συνολικό επίπεδο προηγμένης ασφάλειας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που προσφέρεται.

Ανακεφαλαίωση

Η επιλογή του σωστού τύπου λογαριασμού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να φαίνεται μάλλον απλή. Ωστόσο, αν σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο για την επιχείρησή σας και να έχετε μια καλή απόδοση της επένδυσης μάρκετινγκ από αυτό το κανάλι, είναι συνετό να αφιερώσετε λίγο επιπλέον χρόνο για να βρείτε τον καλύτερο τύπο λογαριασμού.

Και μόλις ολοκληρώσετε αυτό το βήμα, θα θέλετε να βεβαιωθείτε ότι τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που στέλνετε φτάνουν πάντα στους παραλήπτες που προορίζονται. Γι' αυτό χρειάζεστε το Bouncer, ώστε να μπορείτε να διασφαλίσετε ότι οι λίστες αλληλογραφίας σας είναι καθαρές και απαλλαγμένες από ψευδείς διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, διευθύνσεις μίας χρήσης ή διευθύνσεις με τυπογραφικά λάθη.

Πάρτε τη δωρεάν δοκιμή σας για να ξεκινήσετε!

Συχνές ερωτήσεις

Ποιος είναι ο καλύτερος δωρεάν λογαριασμός email;

Εξαρτάται από τις ανάγκες και τις προσδοκίες σας. Το Gmail (και ολόκληρο το Google Workspace) αναφέρεται συχνά ως η καλύτερη επιλογή για όλες τις χρήσεις, ειδικά για τη διαθεσιμότητα εκτός σύνδεσης. Ωστόσο, άλλοι υποψήφιοι είναι εξίσου καλοί σε διάφορους τομείς. Το Yahoo Mail προσφέρει μεγάλο αποθηκευτικό χώρο, ενώ το iCloud mail λειτουργεί άψογα με τις συσκευές iOS και το οικοσύστημα της Apple.

Ποιος είναι ο πιο ασφαλής δωρεάν λογαριασμός email;

Αν η ασφάλεια είναι το κύριο μέλημά σας, ρίξτε μια ματιά στο Proton Mail, το Mailfence και το Zoho Mail μεταξύ άλλων. Δυστυχώς, το Gmail δεν είναι ο κορυφαίος υποψήφιος σε αυτή τη λίστα. Αυτοί οι λογαριασμοί όχι μόνο θα σας προστατεύσουν από τα ανεπιθύμητα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τα φίλτρα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους, αλλά είναι επίσης εξαιρετικοί στο να εμποδίζουν οποιονδήποτε να αποκτήσει πρόσβαση. Για ασφαλές επαγγελματικό email, αυτές είναι μερικές από τις κορυφαίες επιλογές.

Είναι η αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ασφαλέστερη από την πραγματοποίηση τηλεφωνικών κλήσεων;

Σε γενικές γραμμές, ναι. Υπάρχουν πολλοί τρόποι για να υποκλέψουν άλλα άτομα μια τηλεφωνική κλήση και για να ακούσει κάποιος άλλος τι λέτε στο τηλέφωνο. Από την άλλη πλευρά, η μέση διεύθυνση του Gmail σας είναι πολύ δύσκολο να παραβιαστεί σε σύγκριση με την προσπάθεια να παρακολουθήσετε μια τηλεφωνική κλήση.