Ett e-postkonto: Den enda guide för nybörjare som du behöver

Vad är e-postklienter?

E-postklienter är program som installeras på din enhet för att hantera den e-post som du skickar och tar emot. Klienten interagerar med en e-postserver på distans för att få tillgång till e-postmeddelandena. Apple Mail och Microsoft Outlook är två exempel på populära e-postklienter som du säkert har hört talas om. Det finns ytterligare e-postkonton som vi kommer att diskutera om en stund.

Vad är webbmail?

Webmail är en typ av e-post som endast nås online och som huvudsakligen finns i molnet snarare än på din enhet. I stället för en installerad applikation eller programvara som hämtar din e-post hanterar du din inkorg från din internetleverantör. Några vanliga exempel är Gmail (som en del av Google Workspace), Hotmail, iCloud Mail, AOL Mail och Yahoo Mail.

Skillnad mellan e-postklienter och webbmail

Innan du går in på de olika protokoll som används för att hämta e-post är det bra att ha en förståelse för de viktigaste skillnaderna mellan e-postklienter och webbmail. Om du någonsin har startat ett e-postkonto online med hjälp av till exempel Outlook.com eller Gmail har du använt webbmail.

Källa

Om du däremot använder en app för din e-post, som Microsoft Outlook eller Windows Live Mail, är detta en e-postklient. Både e-postklienter och webbmail skickar och tar emot e-post med liknande metoder.

Webmailtjänster är appar som har skrivits för att kunna användas online via en webbläsare utan att det behövs någon ytterligare programvara eller något annat program. En e-postklient är däremot en app som installeras på en lokal enhet, t.ex. din smartphone eller dator.

Denna klientapp interagerar sedan med e-postservrar på distans för att hämta och skicka e-post.

Oavsett om du letar efter personliga eller affärsmässiga användningsfall verkar webbmailtjänster som Yahoo Mail, Proton Mail och iCloud vara bra val. Vissa webbmailleverantörer som Gmail erbjuder dessutom ytterligare tjänster som Google Drive, extra lagringsutrymme för e-post, tvåfaktorsautentisering och mycket mer.

Vilka är de olika typerna av e-postkonton?

Om du har ett e-postkonto för din företaghar du förmodligen någon av de tre vanligaste typerna av e-postkonton: POP, IMAP och Microsoft Exchange.

POP-konton

POP står för "Post Office Protocol". Det utvecklades för många år sedan så att e-postklienter som Outlook kunde ladda ner och skicka meddelanden från olika e-posttjänster. Under årens lopp har det funnits många olika versioner av POP. POP3 är den mest använda.

Ett POP-konto fungerar i princip genom att ladda ner e-postdata till den första klienten som ansluter till det. Det betyder att om du går in på din iPad och öppnar Outlook för att hämta ny e-post med hjälp av POP, är din iPad nu det enda stället där den lagras.

De kommer inte att visas om du öppnar samma e-postadress från en annan enhet som smartphone eller stationär klient. Detta har både fördelar och nackdelar.

Om POP3

Post Office Protocol erbjuder en metod för att interagera med e-postservrar som går tillbaka till en tid då Internet var helt annorlunda än vad vi är vana vid idag. På den tiden hade de flesta datorer inte permanent tillgång till Internet - i stället anslöt användarna till Internet, använde det för vad de behövde göra och kopplade sedan bort det.

Grundläggande inställningar för POP-konto. Källa

POP skapades av ingenjörer som ett enkelt och effektivt sätt att ladda ner e-post för att läsa offline. Den första versionen utvecklades redan 1984, men den reviderades och POP2 utvecklades 1985.

POP3 kom senare och är fortfarande den nuvarande versionen av denna typ av e-postprotokoll. Det är fortfarande ett av de mest populära e-postprotokollen.

IMAP-konto

Efter att POP hade använts en tid skapades IMAP eller Internet Message Access Protocol. Till skillnad från POP-konton fortsätter IMAP-konton att ansluta till e-postservern.

Källa

Det betyder att om du öppnar en e-postklient på din bärbara dator och laddar ner ett nytt e-postmeddelande kommer det också att laddas ner på dina andra enheter, till exempel din smartphone.

Om du t.ex. öppnar din e-post på din iPad och läser nya e-postmeddelanden kommer de att fortsätta att visas som lästa när du nästa gång öppnar din e-post från din stationära dator. IMAP är visserligen ett bättre alternativ för synkronisering, men det kräver mer processorkraft och kan vara mer felkänsligt.

Fördelar med att använda IMAP

Det finns flera fördelar med att använda ett IMAP-konto, bland annat:

Säkerhetskopiering: Du kommer alltid att kunna komma åt din e-post på en annan enhet om din huvudenhet försvinner, går sönder eller blir stulen och du inte längre kan komma åt din e-post från den.

Enkel åtkomst: Att konfigurera och använda en e-postadress via ett IMAP-postkonto kräver ingen licens.

Fjärråtkomst: Meddelanden ligger kvar på servern tills du tar bort dem från den, vilket innebär att du inte behöver ladda ner någon e-post till din enhet för att visa den. Bilagor som du inte behöver använda behöver inte laddas ner.

Stöd för flera enheter: Idag stöds IMAP-e-postkonton av de flesta tillgängliga enheter så att du enkelt kan kontrollera din e-post från PC-datorer, bärbara datorer, smartphones, surfplattor och mycket mer.

Flexibilitet: Du kan enkelt växla mellan e-postklienter, webbmail och olika enheter utan att förlora några meddelanden eller behöva ladda ner dem.

Organisation: Med IMAP-e-postkonton kan du enkelt organisera inkorgen efter dina behov, t.ex. lägga till mappar, sortera meddelanden, markera meddelanden och mycket mer. De innehåller också sökfunktioner som gör att du kan hitta alla nödvändiga meddelanden.

Microsoft Exchange

Den här typen av e-postkonto är den mest avancerade och utformades för moderna företag, även om många enskilda användare också drar nytta av den. Exchange-protokollet utvecklades för att e-postanvändare ska kunna synkronisera inte bara e-post utan även kalendrar, kontakter med mera mellan e-postklienter och tjänster.

Andra alternativ?

Det finns andra protokoll för att skicka, ta emot och använda e-posttjänster. De flesta använder dock POP3, IMAP eller Exchange, som är de tre viktigaste protokollen som används idag.

Vilken ska du använda när du skapar ett e-postkonto?

Att välja rätt e-postprotokoll kan vara något som du behöver tänka på när du skapar ett nytt e-postkonto. Den goda nyheten är att det kan vara ganska enkelt att avgöra vilket som är det bästa valet för dig, beroende på hur du kommunicerar med din e-postleverantör och vilka inställningar du föredrar.

IMAP är det bästa valet om du kollar din e-post från olika enheter, t.ex. datorer, smartphones och surfplattor, eller om du använder en webmailtjänst. Om du främst använder webbmail och vill att den ska synkroniseras med din telefon eller surfplatta är IMAP det bästa sättet att uppnå detta.

IMAP rekommenderas också om du använder en e-postklient på en särskild maskin, även om POP3 också fungerar i denna situation.

Om du har en stor e-posthistorik och använder en äldre e-postleverantör som inte har så mycket diskutrymme kan POP3 vara det bästa valet för att förhindra att du får slut på utrymme på e-postservern.

Om du däremot har en företagsadress och din arbetsplats använder en Exchange-server är Exchange ditt enda alternativ. Exchange kan också vara ett idealiskt val om du vill att din e-post ska synkroniseras med din kalender, dina kontakter med mera.

Dessa konton kostar dock vanligtvis mer än andra typer av e-postadresser, och det kan vara ganska tekniskt att konfigurera och underhålla dem.

Typer av brevlådor i Office 365

Förutom de olika e-postprotokollen kan du också välja mellan olika typer av brevlådor med hjälp av tjänster som Office 365. Dessa inkluderar:

Licensierad brevlåda

En licensierad brevlåda är avsedd för personlig post och kräver inloggning. Detta kan antingen ske i Outlook Web Application eller i Outlooks skrivbordsversion.

Distributionsgrupper

Post som skickas via gratis distributionsgrupper kommer att levereras som enskilda försändelser till varje destination. Enskilda gruppmedlemmar får ett e-postmeddelande i sin personliga brevlåda och kan svara från sin e-postadress. På samma sätt som för brevlådor kan du också ange alias för grupper.

Utrustning brevlåda

Utrustningsbrevlådor, även kallade rumsbrevlådor, är kostnadsfria brevlådor för bokning och samordning av utrustning och rum.

Delade brevlådor

Delade brevlådor ger upp till 10 GB lagringsutrymme för e-post och är utformade för att göra det enklare för en grupp att övervaka och skicka e-post från en offentlig e-postadress, t.ex. e-postadressen till ett företags kundtjänst.

När en person i gruppen svarar på ett meddelande som skickats till den delade brevlådan ser det ut som om e-postmeddelandet kommer från den delade brevlådan och inte från den enskilda användaren. Den delade brevlådan kan också användas som en delad teamkalender.

Oavsett vad du använder en e-postadress till är det viktigt att förstå de olika typerna av e-postkonton för att kunna välja rätt konto för dig. Du bör också ta en titt på de avancerade funktioner som varje konto erbjuder, molnlagringen och det övergripande lagret av avancerad e-postsäkerhet som erbjuds.

Avslutning

Att välja rätt typ av e-postkonto kan verka ganska enkelt. Men om du har för avsikt att använda e-post för affärsändamål och få en bra avkastning på marknadsföringen från denna kanal, är det klokt att lägga lite extra tid på att hitta den bästa typen av konto.

Och när du har slutfört det steget vill du se till att de e-postmeddelanden du skickar alltid når sina avsedda mottagare. Det är därför du behöver Bouncer - så att du kan se till att dina mailinglistor är rena och fria från falska e-postadresser, engångsadresser eller adresser med stavfel i.

Hämta din kostnadsfria provperiod för att komma igång!

Ofta ställda frågor

Vilket är det bästa gratis e-postkontot?

Det beror på dina behov och förväntningar. Gmail (och hela Google Workspace) nämns ofta som det bästa allroundvalet, särskilt när det gäller offline-tillgänglighet. Men andra utmanare är lika bra inom olika områden. Yahoo Mail erbjuder mycket lagringsutrymme, medan iCloud mail fungerar felfritt med iOS-enheter och Apples ekosystem.

Vilket är det säkraste gratis e-postkontot?

Om säkerhet är din viktigaste fråga kan du ta en titt på bland annat Proton Mail, Mailfence och Zoho Mail. Tyvärr är Gmail inte den bästa utmanaren på den här listan. Dessa konton kommer inte bara att skydda dig från skräppost med sina e-postfilter, utan de är också bra på att förhindra att någon får åtkomst. För säker e-post till företag är dessa några av de bästa valen.

Är det säkrare att skicka e-post än att ringa telefonsamtal?

Ja, i allmänhet. Det finns många sätt för andra personer att avlyssna ett telefonsamtal och för någon annan att höra vad du säger i telefonen. Å andra sidan är din genomsnittliga Gmail-adress mycket svår att hacka sig in i jämfört med hur mycket det kostar att avlyssna ett telefonsamtal.