När det gäller e-postadresser finns det ett sätt att skapa en lösning som gör det möjligt att acceptera alla e-postadresser.
Naturligtvis skulle du tro att en sådan sak inte verkar så nödvändig. När allt kommer omkring, varför skulle du vilja fånga alla e-postmeddelanden när så många av dem är irrelevanta, spammiga eller till och med farliga?
Enligt DataProt är cirka 57 procent av alla inkommande e-postmeddelanden skräppost. Det är mer än hälften. Så skulle du acceptera alla e-postmeddelanden om du kände till risken? Kanske, om det är fördelaktigt att ta emot alla e-postmeddelanden – men bör du fånga upp alla e-postkonton? Och vad innebär det egentligen att fånga upp alla e-postservrar?
Vem skulle vara intresserad av att ta emot alla e-postadresser?
Den första frågan att besvara är vem som skulle anse att en catch all-e-postadress är ett värdefullt erbjudande.
Företag som vill undvika att gå miste om potentiella leads är utan tvekan de främsta kandidaterna för en sådan position. De skickar marknadsföringsmejl och får ofta klagomål på spam, vilket påverkar avsändarens rykte negativt.
Mottagarens inkorg bör ha en skräppostmapp, men servern uppfattar fortfarande inkommande e-post som ett hot och avvisar den. E-post är dock fortfarande ett av de bästa alternativen för digital kommunikation eftersom i stort sett alla har en inkorg för privat bruk eller på jobbet.
Lägg till det faktum att det finns verktyg för att skrapa e-postadresser och skicka e-post automatiskt, så är hela marknadsföringsuppsättningen i stort sett klar för dig.
Vilka är ”acceptera alla” e-postadresser?
Konceptet att acceptera alla e-postadresser, även kallat catch all email addresses, kan definieras som en mekanism för att säkerställa att legitima e-postmeddelanden når sin destination även om avsändaren använt fel e-postadresser.
Här är ett exempel. Tänk dig en kund som vill följa upp ditt nyhetsbrev om en nyligen tillagd funktion i tjänsten. Istället för att använda inkorgen på [email protected] skickar de sitt e-postmeddelande till [email protected].
Syftet med catch all-e-postadresserna är inte bara att ”fånga upp” dem. Det är också att acceptera alla e-postadresser som är vettiga.
Istället för att låta e-postleverantörerna behandla dessa meddelanden som ogiltiga e-postmeddelanden, fungerar de som en catch all-inkorg och omdirigerar avsändarens e-post till dess avsedda destination. Det här är giltiga e-postmeddelanden, så det vore slöseri att ignorera meddelandet bara för att avsändaren gjorde ett litet fel.
För företag som behandlar en e-postkampanj som en viktig del av sin marknadsföringsstrategi skulle det vara ett slöseri att inte använda catch all-funktionen. Detta gäller särskilt för småföretag som har mindre utrymme för fel.
Konceptet med catch all-e-postmeddelanden är något som många förbiser. Det är inte så populärt som det förmodligen borde vara. Kanske är orsaken bakom det att idén kommer med några nackdelar. Å andra sidan finns det också fördelar.
Fördelar med att använda catch all-e-postadresser
1. Det är enklare att hantera din e-post
För kalla e-postmeddelanden och annan e-postmarknadsföring krävs ofta att flera inkorgar körs för att säkerställa en smidig upplevelse.
En inkorg kan t.ex. ha problem med att leverera e-post och omdirigera e-post till skräppost. En annan kan vara blockerad för en viss domän, vilket gör det svårare att nå specifika målgrupper.
När det gäller inkommande e-post finns det också många saker som kan ha en negativ inverkan på din kampanj.
Om du kan effektivisera alla inkommande e-postmeddelanden och använda e-postmeddelandet som ditt primära e-postkonto, bör du ha färre problem. Kom ihåg att ett stavfel när du skickar ett e-postmeddelande kan vara skillnaden mellan att ta emot eller missa ett e-postmeddelande.
2. Det är lättare att säkerställa bättre kundservice
Eftersom du har lättare att fånga upp inkommande e-postmeddelanden kommer du att ha färre problem med att svara på kundfrågor.
Någon kanske skickar ett e-postmeddelande till dig och tror att det inte når den avsedda inkorgen eftersom e-postdomänen har problem med sin avvisningsfrekvens eller sitt avsändarrykte.
Även om de ser ett felmeddelande om en ogiltig e-postadress kommer deras meddelande ändå att nå mottagaren eftersom funktionen för att fånga upp alla och acceptera alla e-postadresser finns på plats.
3. Det är lättare att ta emot alla relevanta meddelanden
Om du accepterar alla adresser kommer du att fånga alla adresser. En korrekt inställning minimerar riskerna för att skicka plattformar som missar din inkorg.
Nackdelar med att använda catch all-e-postadresser
1. Avvisningsfrekvens och avsändarens rykte
När du har många inkommande e-postmeddelanden kan din e-postserver reagera negativt och behandla det som ett problem som påverkar avvisningsfrekvensen och avsändarens rykte.
Leveransen av e-postmeddelanden blir helt knasig när de inkommande e-postmeddelandena inte är små partier utan snarare en oavbruten ström av alla typer av meddelanden.
2. Spam och hackare
Alla inkorgar lockar till sig spammare och hackare. Eftersom inkorgen accepterar allt den tar emot kan det hända att den missar skumma e-postmeddelanden. Det är upp till tjänsteleverantören att garantera säkerheten för inkorgens ägare, särskilt om ägaren själv misslyckas med att vidta ens de grundläggande säkerhetsåtgärderna.
3. Överväldigande mängd e-post
Även om tanken på att få alla relevanta e-postmeddelanden låter lockande, ska du inte underskatta hur mycket du kan behöva gå igenom.
Ibland orsakar mängden e-post kaos, vilket gör att du måste gå igenom hundratals, om inte tusentals, e-postmeddelanden dagligen. Fråga dig om det verkligen är den mest effektiva användningen av din tid.
Hur skapar jag ett e-postkonto för catch all?
Här är stegen för att konfigurera ett e-postkonto för catch all:
- Hitta en pålitlig e-postleverantör som erbjuder funktionen;
- Gå till domäninställningarna via kontrollpanelen för din catch all-domän;
- Öppna e-postinställningarna;
- Aktivera catch all-e-post och ange vilken eller vilka inkorgar som ska användas;
Processerna bör vara mer eller mindre desamma för de flesta e-postleverantörer. Om du stöter på problem ska du inte tveka att kontakta kundtjänst eller leta efter detaljerade instruktioner på ESP:s webbplats.
Hur catch all-e-postadresser hjälper till med marknadsföring
E-postmarknadsföring blir enklare när du aktiverar en inkorg för alla typer av e-postmeddelanden, men du måste vara uppmärksam på några viktiga aspekter:
- Var uppmärksam på hur avsändare interagerar med e-postmeddelanden som tas emot av catch all-inkorgen. Du kanske märker en betydande minskning av öppningsfrekvensen för de meddelanden du skickar. Om så är fallet kan roten till problemet vara catch all-inkorgen.
- Använd verifieringstjänster för att bekräfta om inkommande e-postmeddelanden är legitima eller inte. Det är inte alltid lätt att räkna ut det från e-postinnehållet ensam. Eftersom du måste gå igenom många e-postmeddelanden kan du missa en avgörande detalj.
- Förbered utkast och anpassa dina svar så att de inte verkar alltför spammiga. Anpassa dem om möjligt så att innehållet tilltalar mottagaren.
Allmänna tips för din inkorg för catch all-e-post
Förbered dig på att ägna en del tid åt att hantera din inkorg för catch all-e-post. Regelbunden övervakning krävs för att se till att inkorgens hälsa är där den ska vara.
Utnyttja filtren för att långsamt skapa en lista över e-postadresser som du inte längre vill ta emot. Med tiden kommer listan att bli diger, men om du tar bort spammiga adresser tidigt kommer det att gynna inkorgens allmänna hälsa.
Om du vill kan du också ställa in aviseringar för specifika e-postmeddelanden för att informera dig själv när någon viktig person svarar.
Om det blir för mycket att hålla informationen i inkorgen kan du spara informationen på din dator, i molnet eller på en extern lagringsenhet. Se bara till att undvika potentiella problem som hårddisken inte läsbar på Mac eller att ditt Google Drive-konto inte öppnas. Du vill inte förlora informationen och kämpa för att återställa den senare.
Slutligen bör du leta efter olika verktyg som kompletterar catch all och andra e-postinkorgar som du hanterar. Det finns många bra e-postverktyg att överväga, från att rensa bort skräp till att öka säkerheten och integriteten.
Avslutning
Sammanfattningsvis är catch all-mail ett bra sätt att minska risken för att missa ett viktigt e-postmeddelande.
För företag är detta en självklarhet. Men om du är privatperson ska du inte heller förkasta catch-all-e-postmeddelanden som en fördel.
Kom dock ihåg att det krävs en del arbete för att upprätthålla en inkorg som fångar upp all e-post, även om du automatiserar vissa uppgifter och effektiviserar processen.
VANLIGA FRÅGOR
Vad är en catch-all-brevlåda?
En catch-all-brevlåda är en domänövergripande inställning som fångar upp alla e-postmeddelanden som skickas till icke-existerande adresser inom en domän. Detta säkerställer att inga meddelanden missas, men kan leda till högre avvisningsfrekvens om den inte övervakas.
Hur påverkar en accept all-konfiguration e-postverifiering?
En accept all-konfiguration, eller catch alls, innebär att servern accepterar e-post till alla adresser i domänen. Detta komplicerar verifieringen och ökar den ursprungliga andelen ogiltiga eftersom e-postmeddelandenas exakta status inte kan fastställas.
Varför är en hög avvisningsfrekvens problematisk när man skickar e-post?
En hög avvisningsfrekvens innebär att många e-postmeddelanden inte når de avsedda mottagarna, ofta på grund av ogiltiga adresser. Detta kan skada din sändningsstatus hos e-postleverantörer och påverka framtida leveransförmåga.
Kan ett verifieringsverktyg bidra till att minska oönskade e-postmeddelanden?
Ja, ett verifieringsverktyg kan avsevärt minska antalet oönskade e-postmeddelanden genom att verifiera e-postadresser som är inställda för kontakt. Detta säkerställer att du har en ganska ren lista, vilket minskar risken för att skicka till ogiltiga adresser och minskar avvisningsfrekvensen.