Ve světě e-mailových adres existuje způsob, jak vytvořit řešení, které umožňuje přijímat všechny e-mailové adresy.
Přirozeně by vás napadlo, že něco takového není až tak nutné. Koneckonců, proč byste měli chtít zachytit všechny e-maily, když je tolik z nich irelevantních, spamových nebo dokonce nebezpečných?
Podle společnosti DataProt je zhruba 57 % všech příchozích e-mailů nevyžádaných. To je více než polovina. Přijímali byste tedy všechny e-maily s vědomím rizika? Možná, pokud je výhodné přijímat všechny e-maily – ale měli byste zachytit všechny e-mailové účty? A co vůbec znamená zachytit všechny e-mailové servery?
Kdo by měl zájem přijímat všechny e-mailové adresy?
První otázkou, na kterou je třeba odpovědět, je, kdo by považoval univerzální e-mailovou adresu za cennou nabídku.
Podniky, které se chtějí vyhnout tomu, aby jim unikl jakýkoli potenciální zájemce, jsou pravděpodobně v čele takové pozice. Rozesílají marketingové e-maily a často dostávají stížnosti na spam, což pak negativně ovlivňuje pověst odesílatele.
Ve složce doručené pošty příjemce by měla být složka pro nevyžádanou poštu, ale server stále vnímá příchozí poštu jako hrozbu a odráží ji. E-maily však zůstávají jednou z možností digitální komunikace, protože téměř každý má schránku pro osobní nebo pracovní účely.
Když k tomu připočtete, že existují nástroje pro získávání e-mailových adres a automatické odesílání e-mailů, je celé marketingové nastavení v podstatě hotové za vás.
Jaké jsou všechny e-mailové adresy?
Koncept akceptace všech e-mailových adres, známý také jako zachycení všech e-mailových adres, lze definovat jako mechanismus, který zajišťuje, že legitimní e-maily dorazí k cíli i v případě, že odesílatel použil nesprávné e-mailové adresy.
Zde je příklad. Představte si zákazníka, který se chce na základě vašeho newsletteru informovat o nedávno přidané funkci služby. Místo toho, aby použil schránku [email protected], pošle svůj e-mail na adresu [email protected].
Účelem zachycení všech e-mailových adres není jen jejich „zachycení“. Je také přijmout všechny e-mailové adresy, které dávají smysl.
Namísto toho, aby poskytovatelé e-mailových služeb tyto zprávy považovali za neplatné e-maily, fungují jako záchytná schránka a přesměrují e-mail odesílatele na místo určení. Jedná se o platné e-maily, takže by bylo škoda zprávu ignorovat, protože odesílatel udělal drobnou chybu na své straně.
Pro firmy, které považují e-mailovou kampaň za významnou část své marketingové strategie, by bylo nevyužití funkce catch all plýtváním. To platí zejména pro malé podniky, které mají menší prostor pro chyby.
Koncept všech e-mailů je něco, co mnozí přehlížejí. Není tak populární, jak by asi měl být. Důvodem je možná to, že tato myšlenka s sebou nese několik nevýhod. Na druhou stranu má i své výhody.
Výhody používání všech e-mailových adres
1. Snadnější správa e-mailů
Studené e-maily a další e-mailové marketingové akce často vyžadují provozování více schránek, aby byl zajištěn hladký průběh.
Jedna schránka může mít například problémy s doručitelností e-mailů a přesměrovává e-maily do spamu. Jiná může být blokována pro určitou doménu, což ztěžuje oslovení konkrétního publika.
Z hlediska příchozích e-mailů existuje také mnoho věcí, které mohou mít na vaši kampaň negativní dopad.
Pokud se vám podaří zefektivnit všechny příchozí e-maily a používat záchytný e-mail jako primární e-mailový účet, měli byste mít méně problémů. Nezapomeňte, že překlep, který někdo udělá při odesílání e-mailu, může znamenat rozdíl mezi přijetím a nepřijetím e-mailu.
2. Je snazší zajistit lepší služby zákazníkům
Protože se vám lépe zachytávají příchozí e-maily, budete mít méně problémů s odpovídáním na dotazy zákazníků.
Někdo vám může poslat e-mail a myslet si, že se nedostane do zamýšlené schránky, protože e-mailová doména má problémy s mírou odmítnutí nebo reputací odesílatele.
Navíc, i když se zobrazí chyba o neplatné e-mailové adrese, jejich zpráva stejně dorazí k příjemci, protože je k dispozici funkce zachycení všech a přijetí všech e-mailových adres.
3. Snadněji obdržíte všechny relevantní zprávy
Pokud přijmete všechny adresy, zachytíte všechny adresy. Správné nastavení minimalizuje riziko, že odesílací platformy minou vaši schránku.
Nevýhody používání všech e-mailových adres
1. Míra odmítnutí a pověst odesílatele
Pokud máte mnoho příchozích e-mailů, může váš poštovní server reagovat negativně a považovat je za problém, který ovlivňuje míru odmítnutí a reputaci odesílatele.
Doručitelnost e-mailů je problematická, když příchozí e-maily nejsou v malých dávkách, ale spíše jako nepřetržitý proud nejrůznějších zpráv.
2. Spam a hackeři
Doručené zprávy typu catch all přitahují spamery a hackery. Protože schránka přijímá vše, co obdrží, může přehlédnout pochybné e-maily. Je na poskytovateli služby, aby zajistil bezpečnost majitele schránky, zejména pokud sám majitel nepřijme ani základní bezpečnostní opatření.
3. Ohromující množství e-mailů
I když představa, že budete dostávat všechny relevantní e-maily, zní lákavě, nepodceňujte, kolik jich budete muset projít.
Množství e-mailů někdy způsobuje chaos a nutí vás procházet stovky, ne-li tisíce e-mailů denně. Zeptejte se, zda je to opravdu nejefektivnější využití vašeho času.
Jak nastavit souhrnný e-mailový účet?
Zde jsou uvedeny kroky k nastavení souhrnného e-mailového účtu:
- Najděte si spolehlivého poskytovatele e-mailových služeb, který tuto funkci nabízí;
- Přejděte do nastavení domény prostřednictvím ovládacího panelu své domény catch all;
- Otevřete nastavení e-mailu;
- Povolte zachycení všech e-mailů a určete, která schránka nebo schránky se mají použít;
Procesy by měly být u většiny poskytovatelů e-mailových služeb víceméně stejné. V případě, že narazíte na potíže, neváhejte se obrátit na zákaznickou podporu nebo si vyhledejte podrobné pokyny na webových stránkách poskytovatele služeb elektronické pošty.
Jak pomáhají všechny e-mailové adresy při marketingu
E-mailový marketing se stane jednodušším, když povolíte zachycení všech e-mailů ve schránce, ale musíte mít na paměti několik klíčových aspektů:
- Věnujte velkou pozornost tomu, jak odesílatelé interagují s e-maily přijatými do schránky přijatých zpráv. Možná si všimnete výrazného poklesu počtu otevřených zpráv, které jste odeslali. Pokud ano, může být příčinou problému právě schránka catch all inbox.
- Pomocí ověřovacích služeb si ověřte, zda jsou příchozí e-maily pravé, nebo ne. Ne vždy je snadné to zjistit pouze z obsahu e-mailu. Protože musíte projít mnoho e-mailů, může vám uniknout důležitý detail.
- Připravte si osnovy a přizpůsobte své odpovědi tak, aby nepůsobily jako spam. Tam, kde je to možné, je personalizujte, aby obsah příjemce oslovil.
Obecné tipy pro vaši e-mailovou schránku
Připravte se na to, že strávíte nějaký čas správou své e-mailové schránky. Je třeba pravidelně sledovat, zda je stav doručené pošty takový, jaký má být.
Využijte filtry a pomalu si vytvořte seznam výjimek e-mailových adres, které již nechcete dostávat. Časem se tento seznam rozroste, ale včasné vyřazení nevyžádaných adres prospěje celkovému stavu doručené pošty.
Pokud chcete, můžete si také nastavit upozornění na konkrétní e-maily, abyste byli informováni, když vám někdo důležitý odpoví.
Pokud je uchovávání informací ve schránce příliš náročné, uložte si podrobnosti do počítače, cloudového úložiště nebo externího úložiště. Jen se ujistěte, že se vyhnete potenciálním potížím, jako je např. pevný disk není v počítači Mac čitelný nebo neotevření účtu Google Drive. Nechcete přece přijít o informace a později je složitě obnovovat.
Nakonec se poohlédněte po různých nástrojích, které doplňují schránku pro příjem a další e-mailové schránky, které spravujete. Existuje spousta skvělých e-mailových nástrojů, od čištění nevyžádané pošty až po zvýšení bezpečnosti a ochrany soukromí.
Závěrečné shrnutí
Když to shrneme, catch all emaily jsou skvělým způsobem, jak snížit pravděpodobnost, že vám unikne důležitý e-mail.
Pro podniky je to samozřejmost. Jste-li však fyzická osoba, nezavrhujte jako výhodu ani catch-all e-maily.
Přesto nezapomeňte, že udržování doručené pošty, která zachytí všechny e-maily, vyžaduje úsilí, i když některé úkoly zautomatizujete a proces zefektivníte.
ČASTO KLADENÉ DOTAZY
Co je to univerzální schránka?
Záchytná schránka je nastavení pro celou doménu, které zachycuje všechny e-maily odeslané na neexistující adresy v rámci domény. Tím je zajištěno, že nedojde k promeškání žádné zprávy, ale pokud není sledováno, může to vést k vyššímu počtu odmítnutých zpráv.
Jak ovlivňuje konfigurace přijímat vše ověření e-mailu?
Konfigurace accept all nebo catch all znamená, že server přijímá e-maily na libovolnou adresu v doméně. To komplikuje ověřování a zvyšuje původní procento neplatných e-mailů, protože nelze určit jejich přesný stav.
Proč je vysoká míra odmítnutí při odesílání e-mailů problematická?
Vysoký počet odmítnutých e-mailů znamená, že mnoho e-mailů se nedostane k zamýšleným příjemcům, často kvůli neplatným adresám. To může poškodit váš status odesílatele u poskytovatelů e-mailových služeb a ovlivnit budoucí doručitelnost.
Může ověřovací nástroj pomoci snížit počet nevyžádaných e-mailů?
Ano, ověřovací nástroj může výrazně snížit počet nevyžádaných e-mailů tím, že ověří e-mailové adresy nastavené pro kontakt. Zajistíte tak poměrně čistý seznam, snížíte riziko odesílání na neplatné adresy a snížíte míru odmítnutí.