Un account e-mail: L'unica guida per principianti di cui avete bisogno

Cosa sono i client di posta elettronica?

I client di posta elettronica sono applicazioni software installate sul dispositivo per gestire le e-mail inviate e ricevute. Il client interagisce con un server di posta elettronica remoto per accedere alle e-mail. Apple Mail e Microsoft Outlook sono due esempi di client di posta elettronica popolari di cui probabilmente si è sentito parlare. Esistono altri account di posta elettronica di cui parleremo tra poco.

Che cos'è la webmail?

La webmail si riferisce a un tipo di posta elettronica a cui si accede esclusivamente online e che esiste principalmente nel cloud piuttosto che sul vostro dispositivo. Invece di un'applicazione installata o di un programma software che recupera la posta elettronica, l'utente gestisce la propria casella di posta dal proprio provider Internet. Alcuni esempi comuni sono Gmail (come parte di Google Workspace), Hotmail, iCloud Mail, AOL Mail e Yahoo Mail.

Differenza tra client di posta elettronica e webmail

Prima di entrare nei diversi protocolli che vengono utilizzati per scaricare le e-mail, è una buona idea avere una comprensione delle principali differenze tra i client di posta elettronica e la webmail. Se avete mai avviato un account di posta elettronica online utilizzando Outlook.com o Gmail, per esempio, avete usato la webmail.

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D'altra parte, se usi un'applicazione per le tue e-mail come Microsoft Outlook o Windows Live Mail, questo è un client di posta elettronica. Entrambi i client di posta elettronica e le webmail inviano e ricevono e-mail utilizzando metodi simili.

I servizi di webmail sono applicazioni che sono state scritte per essere utilizzate online attraverso un browser, senza bisogno di software o applicazioni aggiuntive. Al contrario, un client di posta elettronica è un'applicazione che sarà installata su un dispositivo locale come lo smartphone o il PC.

Questa applicazione client interagisce quindi con i server e-mail remoti per scaricare e inviare le e-mail.

Sia che si tratti di casi d'uso personali o aziendali, i servizi di webmail come Yahoo Mail, Proton Mail e iCloud sembrano essere delle buone scelte. Inoltre, alcuni provider di webmail come Gmail offrono servizi aggiuntivi come Google Drive, spazio di archiviazione aggiuntivo per le e-mail, autenticazione a due fattori e altro ancora.

Quali sono i diversi tipi di account di posta elettronica?

Se si dispone di un account di posta elettronica per il proprio businessProbabilmente avete uno dei tre tipi principali di account di posta elettronica: POP, IMAP e Microsoft Exchange.

Conti POP

POP sta per 'Post Office Protocol'. È stato sviluppato molti anni fa in modo che i client di posta elettronica come Outlook potessero scaricare e inviare messaggi da vari servizi di posta elettronica. Nel corso degli anni, ci sono state molte versioni diverse di POP. POP3 è il più usato.

Un account di posta elettronica POP funziona fondamentalmente scaricando i dati delle e-mail al primo client che si connette ad esso. Questo significa che se vai sul tuo iPad e apri Outlook per scaricare nuove email usando POP, il tuo iPad è ora l'unico posto dove sono memorizzate.

Non verranno visualizzati se si accede allo stesso indirizzo e-mail da un altro dispositivo, come uno smartphone o un client desktop. Questo comporta vantaggi e svantaggi.

Informazioni su POP3

Il Post Office Protocol offre un metodo di interazione con i server di posta che risale a quando internet era molto diverso da quello a cui siamo abituati oggi. A quei tempi, la maggior parte dei computer non aveva un accesso permanente a internet - invece, gli utenti si connettevano a internet, lo usavano per qualsiasi cosa avessero bisogno di fare, e poi si disconnettevano.

Impostazioni di base dell'account POP. Fonte

POP è stato creato dagli ingegneri come un modo semplice ed efficace per scaricare le e-mail da leggere offline. La prima versione fu sviluppata nel 1984, e fu rivista, e POP2 fu sviluppato nel 1985.

POP3 è venuto dopo ed è ancora la versione attuale di questo stile di protocollo e-mail. Rimane ancora uno dei protocolli di posta elettronica più popolari.

Account IMAP

Dopo che POP è stato usato per qualche tempo, è stato creato IMAP o Internet Message Access Protocol. A differenza di un account e-mail POP, gli account e-mail IMAP continuano a connettersi al server di posta.

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Questo significa che se aprite un client di posta elettronica sul vostro computer portatile e scaricate una nuova e-mail, quell'e-mail sarà scaricata anche sugli altri dispositivi, come il vostro smartphone.

Se si accede alle e-mail sull'iPad, ad esempio, e si leggono nuovi messaggi, questi continueranno a essere visualizzati come letti quando si accederà successivamente alle e-mail dal PC desktop. Tuttavia, sebbene IMAP sia un'opzione migliore per la sincronizzazione, richiede una maggiore potenza di elaborazione e può essere più soggetto a errori.

Vantaggi dell'uso di IMAP

Ci sono diversi vantaggi nell'usare un account di posta elettronica IMAP, tra cui:

Backup: In caso di smarrimento, rottura o furto del vostro dispositivo principale, sarete sempre in grado di accedere alla vostra posta elettronica su un altro dispositivo.

Facilità di accesso: L'impostazione e l'utilizzo di un indirizzo e-mail tramite un account di posta IMAP non richiede licenze.

Accesso remoto: I messaggi rimangono sul server finché non vengono eliminati, il che significa che non è necessario scaricare la posta sul dispositivo per visualizzarla. Gli allegati che non è necessario utilizzare non devono essere scaricati.

Supporto di più dispositivi: Oggi gli account di posta elettronica IMAP sono ampiamente supportati dalla maggior parte dei dispositivi disponibili e consentono di controllare facilmente la posta elettronica da computer PC, portatili, smartphone, tablet e altro ancora.

Flessibilità: È possibile passare facilmente da un client di posta elettronica all'altro, da una webmail all'altra e da un dispositivo all'altro senza perdere i messaggi o doverli scaricare.

Organizzazione: Gli account di posta elettronica IMAP consentono di organizzare facilmente la posta in arrivo secondo le proprie esigenze, aggiungendo cartelle, ordinando i messaggi, contrassegnandoli e altro ancora. Includono anche funzioni di ricerca che consentono di trovare i messaggi necessari.

Microsoft Exchange

Questo tipo di account di posta elettronica è il più avanzato ed è stato progettato per le aziende moderne, anche se molti utenti individuali ne traggono vantaggio. Il protocollo Exchange è stato sviluppato per consentire agli utenti di sincronizzare non solo le e-mail, ma anche i calendari, i contatti e altro ancora tra i client e i servizi di posta elettronica.

Altre opzioni?

Ci sono altri protocolli per inviare, ricevere e usare i servizi di posta elettronica. Tuttavia, la maggior parte delle persone usa POP3, IMAP o Exchange, che sono i tre principali protocolli usati oggi.

Quale usare quando si imposta un account di posta elettronica?

La scelta del giusto protocollo di posta elettronica potrebbe essere un aspetto da considerare quando si imposta un nuovo account di posta elettronica. La buona notizia è che può essere abbastanza facile stabilire quale sia la scelta migliore per voi, a seconda del vostro stile di comunicazione con i fornitori di servizi e-mail e delle vostre impostazioni preferite.

IMAP è la scelta migliore se controlli la tua posta elettronica da vari dispositivi diversi, compresi computer, smartphone e tablet, o usi un servizio di webmail. Se usi principalmente la webmail e vuoi che questa sia sincronizzata con il tuo telefono o tablet, IMAP è il modo migliore per ottenere questo risultato.

IMAP è anche raccomandato se stai usando un client di posta elettronica su una macchina dedicata, anche se POP3 funziona anche in questa situazione.

Se hai un'enorme cronologia di e-mail e usi un vecchio provider di posta senza molto spazio su disco, POP3 potrebbe essere la scelta migliore per evitare di esaurire lo spazio sul server di posta.

D'altra parte, se avete un indirizzo e-mail aziendale e il vostro posto di lavoro utilizza un server Exchange, allora Exchange sarà la vostra unica opzione. Exchange potrebbe anche essere una scelta ideale se vuoi che la tua e-mail si sincronizzi con il tuo calendario, i contatti e altro.

Tuttavia, questi account hanno in genere un costo maggiore rispetto ad altri tipi di indirizzi e-mail e la loro configurazione e manutenzione può essere piuttosto tecnica.

Tipi di cassette postali di Office 365

Insieme ai diversi protocolli di posta elettronica, si può anche essere in grado di scegliere tra diversi tipi di casella di posta elettronica utilizzando servizi come Office 365. Questi includono:

Cassetta postale con licenza

Una casella di posta con licenza è progettata per la posta personale e richiede un login. Questo può essere nell'applicazione web di Outlook o nella versione desktop di Outlook.

Gruppi di distribuzione

La posta che viene inviata attraverso gratuito i gruppi di distribuzione saranno consegnati come posta individuale ad ogni destinazione. I singoli membri del gruppo ricevono una mail nella loro casella di posta personale e possono rispondere dal loro indirizzo e-mail. Come per le caselle di posta, puoi anche impostare degli alias per i gruppi.

Cassetta delle lettere dell'attrezzatura

Conosciute anche come cassette postali per le sale, le cassette postali per le attrezzature sono cassette postali gratuite per la prenotazione e il coordinamento delle attrezzature e delle sale.

Caselle postali condivise

Le caselle di posta condivise sono gratuite fino a 10 GB di spazio di archiviazione per le e-mail e sono progettate per semplificare il monitoraggio e l'invio di e-mail da parte di un gruppo di persone da un indirizzo e-mail pubblico, ad esempio l'indirizzo e-mail del servizio clienti di un'azienda.

Quando una persona del gruppo risponde a un messaggio inviato alla casella di posta condivisa, l'e-mail sembrerà provenire dalla casella di posta condivisa piuttosto che dal singolo utente. La casella di posta condivisa può anche essere usata come un calendario di squadra condiviso.

Indipendentemente dall'uso che si fa di un indirizzo e-mail, è importante capire i diversi tipi di account e-mail per scegliere quello giusto per voi. Dovreste anche dare un'occhiata alle funzioni avanzate che ogni account offre, all'archiviazione nel cloud e al livello generale di sicurezza avanzata che viene offerto.

Avvolgimento

La scelta del giusto tipo di account di posta elettronica può sembrare piuttosto semplice. Tuttavia, se intendete utilizzare la posta elettronica per il vostro business e ottenere un buon ritorno sugli investimenti di marketing da questo canale, è saggio spendere un po' di tempo in più per trovare il tipo di account migliore.

E una volta completata questa fase, vorrete assicurarvi che le e-mail inviate raggiungano sempre i destinatari. Per questo avete bisogno di Bouncer, per assicurarvi che le vostre mailing list siano pulite e prive di indirizzi e-mail fasulli, usa e getta o con errori di battitura.

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Domande frequenti

Qual è il miglior account di posta elettronica gratuito?

Dipende dalle vostre esigenze e aspettative. Gmail (e l'intero spazio di lavoro di Google) è spesso indicato come la scelta migliore in assoluto, soprattutto per la disponibilità offline. Tuttavia, altri concorrenti sono altrettanto validi in diverse aree. Yahoo Mail offre molto spazio di archiviazione, mentre iCloud mail funziona perfettamente con i dispositivi iOS e l'ecosistema Apple.

Qual è l'account e-mail gratuito più sicuro?

Se la sicurezza è la vostra preoccupazione principale, date un'occhiata a Proton Mail, Mailfence e Zoho Mail, tra gli altri. Sfortunatamente, Gmail non è il concorrente principale di questo elenco. Questi account non solo vi proteggeranno dalle e-mail di spam grazie ai loro filtri, ma sono anche in grado di impedire l'accesso a chiunque. Per una posta elettronica aziendale sicura, queste sono alcune delle scelte migliori.

L'invio di e-mail è più sicuro delle telefonate?

In generale, sì. Ci sono molti modi per intercettare una telefonata e per ascoltare quello che dite al telefono. D'altra parte, l'indirizzo Gmail medio è molto difficile da violare rispetto allo sforzo di ascoltare una telefonata.