Sähköpostitili: Ainoa opas aloittelijoille, jota tarvitset
Izabela on Bouncerin blogin johtava kirjoittaja. Hän on innostunut auttamaan yrityksiä ympäri maailmaa saamaan sähköpostit vastaanottajiensa postilaatikoihin.
Useimmat ihmiset tarvitsevat nykyään sähköpostitilin (tai useampia), olipa kyse sitten verkostoitumisesta, työnhausta, yhteydenpidosta ystävien ja kollegoiden kanssa, verkko-ostoksista, tiedostojen lataamisesta, muistutusten asettamisesta tai jostain muusta.
Vaikka keskustelualustojen suosio on kasvanut, suurin osa ihmisistä käyttää edelleen sähköpostia monissa asioissa. Sähköpostitilin perustamisessa on kaksi päätyyppiä - sähköpostiohjelmat ja webmail. Molemmat sopivat satunnaiselle sähköpostin käyttäjälle, mutta jos etsit yrityskäyttöä ja kehittyneitä sähköpostitilin asetuksia, sinun kannattaa tehdä hieman enemmän tutkimusta - ja me autamme siinä.
Mitä ovat sähköpostiohjelmat?
Sähköpostiohjelmat ovat ohjelmistosovelluksia, jotka on asennettu laitteeseesi lähettämiesi ja vastaanottamiesi sähköpostien hallintaa varten. Asiakasohjelma on vuorovaikutuksessa etäpalvelimen kanssa sähköpostin käyttämiseksi. Apple Mail ja Microsoft Outlook ovat kaksi esimerkkiä suosituista sähköpostiohjelmista, joista olet todennäköisesti kuullut. On olemassa muitakin sähköpostitilejä, joista keskustelemme hetken kuluttua.
Mikä on webmail?
Verkkopostilla tarkoitetaan sähköpostia, jota käytetään yksinomaan verkossa ja joka on ensisijaisesti pilvipalvelussa eikä laitteellasi. Sen sijaan, että sähköpostisi noudettaisiin asennetun sovelluksen tai ohjelmiston avulla, hallinnoit postilaatikkoasi Internet-palveluntarjoajasi kautta. Yleisiä esimerkkejä ovat Gmail (osana Google Workspacea), Hotmail, iCloud Mail, AOL Mail ja Yahoo Mail.
Sähköpostiohjelmien ja webmailin välinen ero
Ennen kuin siirrytään sähköpostien lataamiseen käytettäviin eri protokolliin, on hyvä ymmärtää sähköpostiohjelmien ja webmailin tärkeimmät erot. Jos olet joskus avannut sähköpostitilin verkossa esimerkiksi Outlook.comin tai Gmailin avulla, olet käyttänyt webmailia.
Toisaalta, jos käytät sähköpostisovellusta, kuten Microsoft Outlookia tai Windows Live Mailia, tämä on sähköpostiohjelma. Sekä sähköpostiohjelmat että webmail lähettävät ja vastaanottavat sähköpostia samanlaisilla menetelmillä.
Webmail-palvelut ovat sovelluksia, jotka on kirjoitettu käytettäväksi verkossa selaimen kautta ilman lisäohjelmia tai -sovelluksia. Sähköpostiohjelma on sitä vastoin sovellus, joka asennetaan paikalliseen laitteeseen, kuten älypuhelimeen tai tietokoneeseen.
Tämä asiakassovellus on sitten vuorovaikutuksessa etäpalvelimien kanssa sähköpostien lataamiseksi ja lähettämiseksi.
Olipa kyse sitten henkilökohtaisista tai yrityskäyttötapauksista, Yahoo Mailin, Proton Mailin ja iCloudin kaltaiset webmail-palvelut vaikuttavat hyviltä valinnoilta. Jotkin webmail-palveluntarjoajat, kuten Gmail, tarjoavat myös lisäpalveluita, kuten Google Drive, lisää sähköpostitallennustilaa, kaksitekijätodennuksen ja paljon muuta.
Mitä eri sähköpostitilejä on olemassa?
Jos sinulla on sähköpostitili liiketoiminta, sinulla on todennäköisesti jokin kolmesta tärkeimmästä sähköpostitilityypistä: POP, IMAP ja Microsoft Exchange.
POP-tilit
POP on lyhenne sanoista "Post Office Protocol". Se kehitettiin vuosia sitten, jotta sähköpostiohjelmat, kuten Outlook, voisivat ladata ja lähettää viestejä eri sähköpostipalveluista. Vuosien varrella POP:stä on ollut monia eri versioita. POP3 on yleisimmin käytetty.
POP-sähköpostitili toimii periaatteessa lataamalla sähköpostitiedot ensimmäiselle asiakkaalle, joka muodostaa siihen yhteyden. Tämä tarkoittaa, että jos menet iPadiin ja avaat Outlookin ladataksesi uusia sähköposteja POP:n avulla, iPad on nyt ainoa paikka, johon ne on tallennettu.
Ne eivät näy, jos käytät samaa sähköpostiosoitetta jollakin muulla laitteella, kuten älypuhelimella tai työpöytäohjelmalla. Tästä on sekä etuja että haittoja.
Tietoja POP3:sta
Post Office Protocol tarjoaa menetelmän vuorovaikutukseen sähköpostipalvelimien kanssa, joka on peräisin ajalta, jolloin internet oli aivan erilainen kuin nykyään. Silloin useimmilla tietokoneilla ei ollut pysyvää Internet-yhteyttä, vaan käyttäjät muodostivat yhteyden Internetiin, käyttivät sitä tarpeisiinsa ja katkaisivat sitten yhteyden.
POP-tilin perusasetukset. Lähde
Insinöörit loivat POP:n yksinkertaiseksi ja tehokkaaksi tavaksi ladata sähköposteja offline-lukemista varten. Ensimmäinen versio kehitettiin vuonna 1984, ja sitä tarkistettiin, ja POP2 kehitettiin vuonna 1985.
POP3 tuli myöhemmin ja on edelleen tämän sähköpostiprotokollatyylin nykyinen versio. Se on edelleen yksi suosituimmista sähköpostiprotokollista.
IMAP-tili
Kun POP oli ollut käytössä jonkin aikaa, luotiin IMAP eli Internet Message Access Protocol. Toisin kuin POP-sähköpostitili, IMAP-sähköpostitilit jatkavat yhteydenpitoa sähköpostipalvelimeen.
Tämä tarkoittaa, että jos avaat sähköpostiohjelman kannettavalla tietokoneellasi ja lataat uuden sähköpostin, se ladataan myös muihin laitteisiisi, kuten älypuhelimeesi.
Jos käytät sähköpostiviestejäsi esimerkiksi iPadilla ja luet uusia sähköpostiviestejä, ne näkyvät edelleen luettuina, kun seuraavan kerran käytät sähköpostiviestejäsi pöytätietokoneella. Vaikka IMAP on parempi vaihtoehto synkronointiin, se vie kuitenkin enemmän prosessointitehoa ja voi olla virhealttiimpi.
IMAPin käytön edut
IMAP-sähköpostitilin käytössä on useita etuja, kuten:
Varmuuskopiointi: Pääset aina käsiksi sähköposteihisi toisella laitteella, jos päälaitteesi katoaa, rikkoutuu tai varastetaan, etkä pääse enää käsiksi sähköposteihisi sillä.
Helppo saatavuus: Sähköpostiosoitteen määrittäminen ja käyttäminen IMAP-sähköpostitilin kautta ei edellytä lisensointia.
Etäkäyttö: Viestit pysyvät palvelimella, kunnes poistat ne sieltä, eli sinun ei tarvitse ladata sähköpostia laitteellesi, jotta voit tarkastella niitä. Liitteitä, joita et tarvitse käyttää, ei tarvitse ladata.
Tuki useille laitteille: Nykyään IMAP-sähköpostitilit ovat laajalti tuettuja useimmissa käytettävissä olevissa laitteissa, joten voit helposti tarkistaa sähköpostisi PC-tietokoneista, kannettavista tietokoneista, älypuhelimista, tableteista ja muista.
Joustavuus: Voit helposti vaihtaa sähköpostiohjelmien, webmailin ja eri laitteiden välillä menettämättä viestejä tai lataamatta niitä.
Organisaatio: IMAP-sähköpostitilien avulla voit helposti järjestää saapuneet viestit tarpeittesi mukaan, kuten lisätä kansioita, lajitella viestejä, merkitä viestejä ja paljon muuta. Niissä on myös hakutoiminnot, joiden avulla voit löytää kaikki tarvittavat viestit.
Microsoft Exchange
Tämäntyyppinen sähköpostitili on edistynein, ja se on suunniteltu nykyaikaisia yrityksiä varten, vaikka monet yksittäiset käyttäjät myös hyödyntävät sitä. Exchange-protokolla kehitettiin, jotta sähköpostin käyttäjät voivat synkronoida sähköpostien lisäksi myös kalentereita, yhteystietoja ja muita tietoja sähköpostiohjelmien ja -palvelujen välillä.
Muita vaihtoehtoja?
Sähköpostipalvelujen lähettämiseen, vastaanottamiseen ja käyttöön on olemassa muitakin protokollia. Useimmat ihmiset käyttävät kuitenkin POP3-, IMAP- tai Exchange-protokollia, jotka ovat kolme nykyisin käytettyä pääkäytäntöä.
Mitä käyttää sähköpostitilin perustamisessa?
Oikean sähköpostiprotokollan valitseminen saattaa olla asia, jota sinun on harkittava, kun perustat uuden sähköpostitilin. Hyvä uutinen on se, että voi olla melko helppoa karsia, mikä voisi olla paras valinta sinulle, riippuen siitä, millä tyylillä kommunikoit sähköpostipalveluntarjoajiesi kanssa ja millaisia sähköpostiasetuksia haluat käyttää.
IMAP on paras valinta, jos tarkistat sähköpostisi useista eri laitteista, kuten tietokoneista, älypuhelimista ja tableteista, tai käytät webmail-palvelua. Jos käytät enimmäkseen webmailia ja haluat synkronoida sen puhelimeesi tai tablettiisi, IMAP on paras tapa toteuttaa tämä.
IMAP on myös suositeltava, jos käytät yhtä sähköpostiohjelmaa erillisellä koneella, vaikka POP3 toimii myös tässä tilanteessa.
Jos sinulla on valtava sähköpostihistoria ja käytät vanhempaa sähköpostipalveluntarjoajaa, jolla ei ole paljon tallennustilaa, POP3 saattaa olla paras valinta, jotta sähköpostipalvelimen tila ei lopu kesken.
Toisaalta, jos sinulla on yrityksen sähköpostiosoite ja työpaikkasi käyttää Exchange-palvelinta, Exchange on ainoa vaihtoehtosi. Exchange saattaa myös olla ihanteellinen valinta, jos haluat, että sähköpostisi synkronoidaan kalenterin, yhteystietojen ja muiden tietojen kanssa.
Nämä tilit maksavat kuitenkin yleensä enemmän kuin muunlaiset sähköpostiosoitteet, ja niiden perustaminen ja ylläpito voi olla melko teknistä.
Office 365 -postilaatikkotyypit
Eri sähköpostiprotokollien lisäksi voit ehkä myös valita eri postilaatikkotyyppejä Office 365:n kaltaisten palvelujen avulla. Näitä ovat mm:
Lisensoitu postilaatikko
Lisensoitu postilaatikko on tarkoitettu henkilökohtaista postia varten, ja se edellyttää kirjautumista. Tämä voi olla joko Outlookin verkkosovelluksessa tai Outlookin työpöytäversiossa.
Jakeluryhmät
Posti, joka lähetetään ilmainen jakeluryhmät toimitetaan yksittäisinä postilähetyksinä kuhunkin määränpäähän. Yksittäiset ryhmän jäsenet saavat sähköpostiviestin henkilökohtaiseen postilaatikkoonsa ja voivat vastata omasta sähköpostiosoitteestaan. Samoin kuin postilaatikoille, voit myös ryhmille asettaa aliaksia.
Laitteet Postilaatikko
Varustepostilaatikot tunnetaan myös huoneiden postilaatikkoina, ja ne ovat ilmaisia postilaatikoita, joita käytetään varusteiden ja huoneiden varaamiseen ja koordinointiin.
Jaetut postilaatikot
Jaetut postilaatikot ovat ilmaisia enintään 10 Gt:n sähköpostitallennustilaa varten, ja ne on suunniteltu helpottamaan ryhmälle sähköpostien seuraamista ja lähettämistä julkisesta sähköpostiosoitteesta, kuten yrityksen asiakaspalvelun sähköpostiosoitteesta.
Kun ryhmään kuuluva henkilö vastaa jaettuun postilaatikkoon lähetettyyn viestiin, sähköpostiviesti näyttää tulevan jaetusta postilaatikosta eikä yksittäiseltä käyttäjältä. Jaettua postilaatikkoa voidaan käyttää myös ryhmän jaettuna kalenterina.
Riippumatta siitä, mihin käytät sähköpostiosoitetta, on tärkeää ymmärtää erityyppiset sähköpostitilit, jotta voit valita itsellesi sopivan. Kannattaa myös tarkastella kunkin tilin tarjoamia lisäominaisuuksia, pilvitallennustilaa ja tarjottavaa sähköpostin kehittynyttä tietoturvaa.
Pakkaaminen
Oikeanlaisen sähköpostitilin valitseminen voi tuntua melko yksinkertaiselta. Jos kuitenkin aiot käyttää sähköpostia liiketoiminnassa ja saada tästä kanavasta hyvän markkinointituoton, on viisasta käyttää hieman ylimääräistä aikaa parhaan tilityypin löytämiseen.
Kun olet saanut tämän vaiheen valmiiksi, haluat varmistaa, että lähettämäsi sähköpostit saavuttavat aina vastaanottajat. Siksi tarvitset Bouncerin, jotta voit varmistaa, että postituslistasi ovat puhtaat ja että niissä ei ole väärennettyjä, kertakäyttöisiä sähköpostiosoitteita tai osoitteita, joissa on kirjoitusvirheitä.
Ota ilmainen kokeiluversio ja aloita!
Usein kysytyt kysymykset
Mikä on paras ilmainen sähköpostitili?
Se riippuu tarpeistasi ja odotuksistasi. Gmail (ja koko Google Workspace) mainitaan usein parhaana kokonaisvaltaisena vaihtoehtona, erityisesti offline-käytettävyyden vuoksi. Muut kilpailijat ovat kuitenkin yhtä hyviä eri aloilla. Yahoo Mail tarjoaa paljon tallennustilaa, kun taas iCloud-posti toimii moitteettomasti iOS-laitteiden ja Applen ekosysteemin kanssa.
Mikä on turvallisin ilmainen sähköpostitili?
Jos turvallisuus on tärkein huolenaiheesi, tutustu muun muassa Proton Mailiin, Mailfenceen ja Zoho Mailiin. Valitettavasti Gmail ei ole tämän listan kärkisijoilla. Nämä tilit eivät ainoastaan suojaa sinua roskapostiviesteiltä sähköpostisuodattimiensa avulla, vaan ne myös estävät loistavasti kenen tahansa pääsyn sähköpostiin. Jos haluat turvallisen yrityssähköpostin, nämä ovat parhaita vaihtoehtoja.
Onko sähköpostien lähettäminen turvallisempaa kuin puheluiden soittaminen?
Yleensä kyllä. On monia tapoja, joilla muut ihmiset voivat kuunnella puhelun ja joku muu voi kuulla, mitä puhut puhelimessa. Toisaalta keskiverto Gmail-osoitteeseen on hyvin vaikea murtautua verrattuna siihen, miten vaivalloista on kuunnella puhelua.
Suosituimmat blogissamme
