받은 편지함 제로에 도달하는 7가지 효과적인 방법

무엇 는 이메일 과부하?

이메일 주소가 있는 사람이라면 읽지도 않고 답장도 받지 못한 채 쌓여가는 이메일을 보면서 받는 스트레스가 얼마나 큰지 잘 알고 있을 것입니다. 

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이메일 과부하란 말 그대로 업무용 이메일이나 개인용 이메일(종종 두 가지 모두)을 모두 파악할 수 없는 상태를 말합니다.

이메일이 너무 많이 들어오는데 응답할 시간이 부족합니다. 이는 개인의 업무 성과는 물론 비즈니스의 효율성에 영향을 미칠 수 있습니다.

이에 대한 해답은 받은 편지함을 비우는 것이 아니라 읽지 않은 이메일이 없고, 관리 가능한 커뮤니케이션 부하가 있으며, 받은 편지함이 훨씬 더 체계적으로 정리되는 '받은 편지함 제로'를 달성하는 것입니다.

이메일 과부하를 인식하는 방법

이메일 과부하의 징후를 인식하는 것이 받은 편지함 제로를 달성하기 위한 첫 번째 단계입니다. 다음은 몇 가지 주의해야 할 사항입니다:

팀이 효과적으로 소통하고 있나요?

Jeff는 지난 회의에 대한 중요한 후속 이메일을 세 번이나 Sally에게 보냈지만 Sally가 읽지 않은 이메일이 수백 개에 달합니다.

직장 내 긴장이 점점 고조되고 있습니다. 샐리는 점점 더 자주 담배를 피우고 있습니다. 프로젝트 관리 가 궤도를 벗어났습니다. 그리고 Jeff 여전히 최신 버전에서 어떤 글꼴을 사용해야 하는지 모르는 경우 마케팅 캠페인.

익숙하게 들리시나요?

이메일 과부하는 직장 내 커뮤니케이션을 방해할 수 있습니다. 정보가 효율적으로 전달되지 않으면 마감 기한이 지연될 위험이 있습니다. 프로젝트 관리 방법 효과적으로, 팀원들 사이에 혼란이 생기고, 중요한 세부 사항이 누락될 수 있습니다.

중요한 메시지를 분실하거나 놓치고 계신가요?

받은 편지함이 과부하 상태이면 일반적인 커뮤니케이션에 방해가 될 뿐만 아니라 중요한 내용을 놓칠 위험이 있습니다. 정크 이메일은 꼭 읽어야 할 이메일을 숨깁니다.

새 이메일이 오면 오래된 이메일은 이메일 클라이언트의 목록 아래로 밀려납니다. 목록이 충분히 길어지면 오래된 이메일을 다시 볼 수 있을까요? 중요한 이메일이라면 어떨까요? 검색하느라 시간을 낭비했던 중요한 정보가 그 이메일에 포함되어 있다면 어떨까요?

가장 중요한 이메일을 위한 별도의 폴더가 있어도 간과하거나, 삭제하거나, 건초더미에서 바늘을 찾지 못하는 경우가 너무 쉽습니다.

외부 커뮤니케이션에 어려움을 겪고 계신가요?

고객이 계속 며칠 또는 몇 주 동안 답변을 기다리거나 고객 서비스 부족에 대한 불만을 접수하고 있다면 이메일이 폭주하여 이메일 과부하가 발생하고 있는 것일 수 있습니다.

낮추기 AHT(평균 처리 시간) 반복 서비스를 통해 좋은 비즈니스를 구축하는 데 필수적입니다.

이메일 과부하로 인해 소중한 고객과 거래처가 이탈할 위험이 있습니다.

퇴근 후 이메일을 확인하시나요?

일과 삶의 균형은 우리 모두에게 중요하지만, 대부분의 사람들은 시간 관리 전략이 마련되어 있지 않습니다.

집에 가서 강박적으로 받은 편지함을 확인하고 이메일에 답장하고 회의 후속 조치 는 일과 삶의 균형과는 정반대입니다.

업무 시간 중에 위의 모든 작업을 완료하지 못하고 다운타임의 대부분을 따라잡기 위해 보낸다면 이메일 과부하가 발생한 것입니다.

일과 삶의 균형이 깨지면 건강, 인간관계, 생산성에 영향을 미칠 수 있다는 다소 우려스러운 통계가 있습니다.

이미지 출처 ergonomictrends.com에서

이메일 과부하가 회사에 미치는 영향은 다음과 같습니다.

사람과 비즈니스는 모두 하나의 시스템이며, 과부하가 걸린 시스템은 성능 저하, 성능 저하, 궁극적인 장애로 이어집니다.

회사에서 다음과 같은 서비스를 제공하는지 여부 이메일 인증 서비스 또는 웹사이트 코드를 작성하는 개인 프리랜서라면 이메일 과부하로 인해 영향을 받을 수 있습니다.

직원에게 미치는 영향

일과 삶의 균형의 중요성에 대해 이야기했습니다.

물론 이메일 과부하가 전부는 아니지만, 직원의 사생활에 고통을 주는 요인 중 하나입니다.

커뮤니케이션을 파악하기 위해 하루에 몇 시간을 소비하고, 중요한 프로젝트에서 잠시 벗어나 질문에 답하고, 점심 시간에 받은 편지함을 훑어보고, 침대에서 동료에게 답장을 보내고, 심지어 읽지 않은 이메일이 쌓이는 것을 걱정하면서 처리해야 한다는 것을 알고 있습니다. 어느 시점에서.

이는 개인의 생산성을 떨어뜨리고 번아웃으로 이어질 수 있습니다.

기업에 미치는 영향

스트레스를 받고 지친 직원은 회사 전체에 부정적인 영향을 미치는 것은 당연한 일입니다.

불만족스러운 직원들이 이력서를 꾸미고 있습니다. 회사의 목표가 직원 유지라면 이메일 과부하가 비즈니스에 미치는 영향을 이해해야 합니다.

이메일은 업무에서 주의를 분산시킵니다. 집중력이 흐트러지면 중요한 업무에 다시 집중하기 어려울 수 있습니다. 직원들이 업무 시간의 일부를 근무 일정 받은 편지함을 처리하지 못하면 효율적으로 일할 수 없습니다.

이는 회사에 해로운 영향을 미칠 수 있습니다. 잠재 고객에게 응답하는 데 너무 오래 걸려 비즈니스 기회를 잃을 수 있습니다. 중요한 정보를 잃어버려 마감일을 늦출 수 있습니다. 회사의 가치를 떨어뜨릴 수 있습니다. 세심하게 제작된 이메일 캠페인 이메일 따라잡기에 빠져서 시간을 낭비하는 일이 없도록 하세요.

이 중 어느 것도 개인이나 비즈니스의 생산성에 도움이 되지 않습니다.

그렇다면 받은 편지함 제로를 달성하려면 어떻게 해야 할까요?

받은 편지함 제로가 반드시 이메일이 없는 것을 의미하지는 않는다는 점을 명확히 했습니다. 마침표. 받은 편지함 제로는 관리하기 쉬운 받은 편지함을 의미하며, 디지털 생활에서 이를 달성하기 위한 몇 가지 입증된 기술을 소개합니다.

다른 수단을 통한 커뮤니케이션

일부 생산성 전문가들은 이메일이 과대평가되어 있다고 말합니다.

그렇지 않습니다. 이메일은 현대 기술의 기적으로 커뮤니케이션 방식에 혁명을 일으켰습니다.

하지만 그들에게는 때와 장소가 있습니다. 항상 그리고 어디서나. 특히 프로모션 이메일 우리가 매일 접하는 정보입니다.

인스턴트 메시징

이메일을 보내는 것은 이미 문의에 즉각적인 답변이 필요하지 않다는 것을 인정하는 것입니다. 인스턴트 메시지는 이메일과 비슷하지만 더 빠르므로 각자의 편의에 따라 주고받을 수 있는 채팅이 가능합니다.

받은 편지함을 제로로 만들고 정크 메일을 피하는 한 가지 방법은 Slack 메시지를 보내는 것입니다. 하루에 여러 번 메일을 확인하지 않으려는 경우 가장 손쉬운 이메일 관리 팁 중 하나입니다.

전화 통화

빠른 답변이 필요하거나 대화가 필요한 경우, 음성 통화 는 여전히 최고의 커뮤니케이션 도구 중 하나입니다. 심지어 유선 전화 서비스 인터넷이 없거나 정전 시에도 언제든 작동할 수 있는 안정적인 서비스입니다.

받은 편지함을 깨끗하게 유지하는 한 가지 방법은 가끔씩 전화를 받는 것입니다.

대면

어떤 일에는 여전히 얼굴을 맞대고 소통하는 것이 좋습니다. 팀원들과 아이디어를 나누거나 중요한 정보를 긴 시간 동안 논의할 때는 대면 회의나 영상 통화가 더 효과적일 수 있습니다. 불필요한 이메일과 불필요한 이메일 알림은 처음부터 없애는 것이 가장 좋습니다.

원격 근무자 등 모든 사람이 이러한 회의를 할 수 있는 것은 아니지만, 팀원들과 함께 집중할 수 있는 시간을 가질 수 있는 좋은 방법입니다.

효과적인 커뮤니케이션

회의가 끝난 후 후속 이메일이 쏟아지고 있나요?

그렇다면 생산성 전문가가 아니더라도 몇 가지 간단한 단계를 통해 회의의 생산성을 높일 수 있습니다.

가능한 한 많은 질문에 답할 수 있도록 회의를 신중하게 계획하고, 마지막에 후속 질문, 요약 및 중요한 토론을 할 수 있는 시간을 확보하세요.

그리고 후속 이메일을 작성할 때는 다음과 같은 내용을 포함해야 합니다. 고품질로 설정하고, 읽을 수 있고, 필요한 정보를 포함하여 읽히지 않는 정크 메일이 되지 않도록 하세요.

응답 시간에 대한 기대치 설정

문제의 복잡성이나 서로 다른 시간대에 걸쳐 운영되는 비즈니스 등으로 인해 적시에 소통하는 데 장애가 발생할 수 있습니다.

다양한 채널을 사용하는 것 외에도 응답에 대한 현실적인 기대치를 설정하면 이메일 메시지에 언제 응답이 올지 알 수 있으므로 직원과 고객 모두 안심할 수 있습니다.

다음과 같이 설정할 수 있습니다. 회사 이메일 정책를 설정하면 모든 이메일이 24시간 이내에 확인을 받게 됩니다. 이렇게 하면 무시당할지도 모른다는 사람들의 우려와 하루 종일 받은 편지함을 계속 확인해야 한다는 충동을 완화할 수 있습니다. 그러면 이메일 수신자는 문의를 해결하는 데 걸리는 시간을 평가하고 적절한 응답을 위한 현실적인 기간을 설정할 수 있습니다.

발신자는 빠른 첫 번째 접촉 해결수신자는 문제를 적절히 해결할 수 있는 충분한 시간을 가졌습니다.

받은 편지함 관리 시간 할당

받은 편지함을 지속적으로 모니터링하면 부담이 가중되고 다른 작업에 집중할 수 없게 됩니다. 받은 편지함이 어수선하면 매주 몇 시간씩 메시지를 분류해야 할 수도 있습니다.

특히 많은 양의 이메일을 수신하는 경우에는 하루 중 시간을 따로 정해 이메일을 확인합니다.

사람이나 업종에 따라 다르겠지만, 받은 편지함 관리 시간을 정해두면 보다 체계적이고 산만함을 줄이는 데 도움이 됩니다.

아침 일찍, 점심 식사 직전, 하루 일과를 마칠 때 시도해 보세요. 아니면 몇 시간 동안 연속해서 이메일을 처리하고 나머지 시간에는 다른 일을 하는 것이 더 효과적일 수도 있습니다.

일정이 어떻게 되든 한 번에 한 가지 일에 집중할 수 있고 이메일 목록을 문제없이 정리할 수 있습니다.

이메일 폴더 만들기

이메일 폴더는 간과하기 쉬운 도구일 수 있지만, 정보를 정리할 수 있는 훌륭한 시스템입니다.

폴더를 사용해 이메일을 카테고리나 우선순위에 따라 정리하세요. 메일을 읽은 후에는 어디로 보내야 할지 파악해 제자리에 보관하세요. 예를 들어, 이메일 필터를 사용해 홍보용 이메일은 한 폴더에, 중요한 이메일은 즉각적인 조치가 필요한 작업 폴더에 분류할 수 있습니다.

조직을 한 단계 더 발전시켜 다음을 수행할 수도 있습니다. 별도의 이메일 계정 업무, 개인적인 일, 가입 등

자동화 사용

제목줄에 정크 메일, 사람 또는 특정 스팸 단어를 차단하도록 필터를 설정하는 것이 좋습니다.

다음을 사용할 수도 있습니다. 이메일 자동화 를 사용하여 수신 이메일과 발신 메시지를 간소화할 수 있습니다. 고객 문의 시 트리거되는 간단한 "귀하의 이메일을 받았습니다..."라는 문구로 승인 프로세스를 자동화할 수 있습니다. 또는 자주 묻는 질문이 포함된 이메일 템플릿을 만들 수도 있습니다.

삭제, 수신 거부, 스팸으로 표시하기

무자비하세요. 이메일 프로그램에서 포로를 잡아서는 안 됩니다.

오래되어 중요하지 않은 이메일이 있다면 삭제하세요.

필터를 통과하는 스팸이 있으면 표시하세요.

즐겨 찾았지만 더 이상 읽지 않는 블로그가 있다면 해당 메일링 리스트에서 구독을 취소하세요.

중요한 커뮤니케이션을 효율적으로 읽고, 응답하고, 정리하여 받은 편지함 제로를 달성하려고 합니다.

받은 편지함 제로에 빠르게 도달

더 생산적으로 일하고, 더 효율적으로 소통하며, 업무 스트레스를 직장에서 해소할 수 있습니다.

받은 편지함을 봄맞이 대청소를 하고 이메일 과부하를 방지하는 몇 가지 입증된 전략을 활용하면 금방 받은 편지함 제로에 도달할 수 있습니다. 이 모든 것은 이메일 관리 전략에서 시작되며, 쉽고 빠르게 이메일을 정리할 수 있습니다.