Kā ar 7 efektīviem paņēmieniem sasniegt "iesūtne nulle

Ko ir . e-pasta pārslodze?

Ikviens, kam ir e-pasta adrese, zina, cik stresa pilns ir tas, ka e-pasta vēstules uzkrājas nepārlasītas, bez atbildēm un bez kavēšanās. 

Bezmaksas izmantot no Pexels iegūto attēlu

E-pasta pārslodze ir tieši tā, kā izklausās: nespēja sekot līdzi darba vai personīgajiem e-pastiem - un bieži vien abiem.

Jūs saņemat pārāk daudz e-pasta vēstuļu un jums nepietiek laika, lai uz tiem atbildētu. Tas var ietekmēt jūsu personīgo sniegumu, kā arī jūsu uzņēmuma efektivitāti.

Atbilde uz šo jautājumu ir sasniegt nulles pastkastes līmeni - ne vienmēr tukša e-pasta pastkastīte, bet gan nulle nelasītu e-pasta vēstuļu, pārvaldāma saziņas slodze un daudz labāk organizēta pastkastīte.

Kā atpazīt e-pasta pārslodzi

E-pasta pārslodzes pazīmju atpazīšana ir pirmais solis ceļā uz to, lai sasniegtu "nulles" līmeni. Lūk, dažas lietas, kam jāpievērš uzmanība:

Vai jūsu komanda efektīvi sazinās?

Džefs ir nosūtījis Sallijai trīs svarīgus e-pasta ziņojumus par viņu pēdējo tikšanos, bet Sallijas neprotestēto e-pasta vēstuļu ir simtiem.

Saspīlējums darbavietā kļūst arvien lielāks. Sallija aizvien biežāk dodas uz smēķēšanas pauzēm. Projektu vadība ir novirzījies no sliedēm. Un Džefs joprojām nezina, kādu fontu viņam vajadzētu izmantot jaunākajā mārketinga kampaņa.

Šķiet pazīstami?

E-pasta pārslodze var traucēt saziņu darbavietā. Ja informācija netiek izplatīta efektīvi, pastāv risks, ka kavēsies termiņi, jūs nezināsiet, vai kā pārvaldīt projektus efektīvi, apjukums jūsu komandas biedru vidū un būtiskas detaļas, kas netiek ievērotas.

Vai pazaudējat vai palaižat garām svarīgus ziņojumus?

Pārpildīta iesūtne ne tikai kavē saziņu kopumā, bet arī rada risku, ka varat kaut ko nokavēt. Nevajadzīgie e-pasti paslēpj e-pastus, kas jums patiešām ir jāizlasa.

Jauni e-pasta ziņojumi izsviež vecos e-pasta ziņojumus no saraksta e-pasta programmā. Kad šis saraksts būs pietiekami garš, vai jūs kādreiz nonāksiet pie šiem vecajiem e-pastiem? Ko darīt, ja tie ir svarīgi? Ko darīt, ja tajos ir tā vienīgā informācija, kuras meklēšanai esat veltījis vairākas stundas?

Pat ja svarīgākajiem e-pasta ziņojumiem ir izveidota atsevišķa mape, ir pārāk viegli to nepamanīt, izdzēst vai aizmirst par adatu siena kaudzē.

Vai jūsu ārējā saziņa cieš?

Ja jūsu klienti nepārtraukti gaida atbildi vairākas dienas vai nedēļas vai ja saņemat sūdzības par to, ka neesat pietiekami labi apkalpoti, iespējams, jūs ciešat no e-pasta pārslodzes, jo saņemat ļoti daudz e-pasta vēstuļu.

Samazināt jūsu AHT (vidējais apstrādes laiks) ir ļoti svarīgi, lai izveidotu labu uzņēmumu ar atkārtotu apkalpošanu.

E-pasta pārslodze rada risku, ka varat aizbiedēt savus vērtīgos klientus un klientus.

Vai pēc darba pārbaudāt e-pastus?

Labs līdzsvars starp darbu un privāto dzīvi ir svarīgs ikvienam no mums, lai gan lielākajai daļai no mums nav izstrādāta laika plānošanas stratēģija.

Atgriešanās mājās, lai uzmācīgi pārbaudītu iesūtni, atbildētu uz e-pasta vēstulēm un... veikt turpmākus pasākumus pēc sanāksmēm. tas ir pretstats labam darba un privātās dzīves līdzsvaram.

Ja darba laikā nespējat pabeigt visu iepriekš minēto un lielu daļu dīkstāves laika pavadāt, cenšoties panākt, kas ir paveikts, jums noteikti ir e-pasta pārslodze.

Ir zināma diezgan satraucoša statistika, kas liecina, ka slikts darba un privātās dzīves līdzsvars var ietekmēt veselību, attiecības un produktivitāti.

Attēla avots no ergonomictrends.com

Tādējādi mēs nonākam pie e-pasta pārslodzes ietekmes uz jūsu uzņēmumu.

Gan cilvēki, gan uzņēmumi ir sistēmas, un pārslogotas sistēmas noved pie degradācijas, negatīvas veiktspējas un galu galā pie neveiksmes.

Neatkarīgi no tā, vai esat uzņēmums, kas piedāvā e-pasta pārbaudes pakalpojumi vai individuāls ārštata darbinieks, kas raksta tīmekļa vietnes kodu, jūs var ietekmēt e-pasta pārslodze.

Ietekme uz darbiniekiem

Mēs runājām par to, cik svarīgs ir labs darba un privātās dzīves līdzsvars.

E-pasta pārslodze, protams, nav viss, taču tā ir viens no faktoriem, kas veicina stresu darbinieka personīgajā dzīvē.

stundām dienā, cenšoties tikt galā ar saziņu; nepārtraukti pārtraucot svarīgu projektu darbu, lai atbildētu uz jautājumiem; pusdienu pārtraukuma laikā ritinot cauri iesūtnei; atbildot kolēģiem gultā; pat vienkārši uztraucoties par to, ka jums uzkrājas nepārlasīti e-pasti, zinot, ka jums ar tiem būs jānodarbojas. kādā brīdī.

Tas var mazināt personīgo produktivitāti un novest pie izdegšanas.

Ietekme uz uzņēmumiem

Saprotams, ka stresa nomākti un izdeguši darbinieki negatīvi ietekmē uzņēmumu kopumā.

Ja jūsu uzņēmuma mērķis ir saglabāt darbiniekus, jums ir jāsaprot, kā e-pasta pārslodze ietekmē jūsu uzņēmumu.

E-pasti novērš uzmanību no darba. Tie traucē koncentrēties, un koncentrēšanos var būt grūti novirzīt atpakaļ uz svarīgiem uzdevumiem. Ja jūsu darbinieki daļu darba laika pavada darba grafiki saņemšanu, viņi strādā neefektīvi.

Tas var negatīvi ietekmēt jūsu uzņēmumu. Jūs varat zaudēt biznesa iespējas, jo pārāk ilgi neatbildat potenciālajiem klientiem. Jūs varat kavēt termiņus, zaudējot svarīgu informāciju. Jūs varat samazināt savas rūpīgi izstrādāta e-pasta kampaņa iestrēgt, spēlējot e-pastu, lai panāktu to, ka tiek aizkavēts.

Tas neveicina produktivitāti ne privātpersonām, ne jūsu uzņēmumam.

Kā panākt, lai jūsu ienākošā vēstule būtu nulle?

Mēs esam precizējuši, ka "nulle ienākošo vēstuļu kastē" nenozīmē nulle e-pasta vēstuļu. punkts. Neietilpīga iesūtne ir viegli pārvaldāma iesūtne, un šeit ir daži pārbaudīti paņēmieni, kā to panākt savā digitālajā dzīvē.

Saziņa, izmantojot citus līdzekļus

Daži produktivitātes eksperti saka, ka e-pasti ir pārvērtēti.

Labi, tā nav taisnība. E-pasts ir modernās tehnoloģijas brīnums, kas ir revolucionizējis mūsu saziņas veidu.

Bet tiem ir savs laiks un vieta, un tas nav laiks un vieta. visu laiku un visur. Īpaši reklāmas e-pasta vēstules mēs saņemam katru dienu.

Tūlītēja ziņapmaiņa

Nosūtot e-pasta vēstuli, jūs jau atzīstat, ka uz jūsu pieprasījumu nav nepieciešama tūlītēja atbilde. Tūlītējie ziņojumi ir līdzīgi e-pasta ziņojumiem, taču tie ir ātrāki, ļaujot tērzēt uz priekšu un atpakaļ katram cilvēkam ērtā laikā.

Viens no veidiem, kā panākt, ka iesūtāmo ziņojumu skaits ir nulle, un izvairīties no nevēlamā pasta, ir tā vietā vienkārši nosūtīt Slack ziņu. Tas ir viens no vienkāršākajiem e-pasta pārvaldības padomiem, ja vēlaties izvairīties no pasta pārbaudes vairākas reizes dienā.

Telefona zvani

Ja nepieciešama ātra atbilde uz kādu jautājumu vai nepieciešams kaut ko izrunāt, balss zvani joprojām ir viens no labākajiem saziņas rīkiem. Ir pat vērts izmantot fiksētā tālruņa pakalpojums kas ir uzticams un var darboties jebkurā laikā, bez interneta vai elektroenerģijas padeves pārtraukuma laikā.

Viens no veidiem, kā uzturēt tīru iesūtni, ir ik pa laikam pacelt tālruņa klausuli.

Satikties aci pret aci

Dažām lietām joprojām ir nepieciešama tieša saskarsme. Ideju apspriešana ar komandu vai garas diskusijas par svarīgu informāciju var notikt labāk, ja tiek rīkotas klātienes sanāksmes vai videozvani. Vislabāk jau pašā sākumā atbrīvoties no nevajadzīgiem e-pastiem un nevajadzīgiem e-pasta paziņojumiem.

Un, lai gan šādas tikšanās nav iespējamas visiem (piemēram, attālinātiem darbiniekiem), tās ir labs veids, kā veltīt laiku kopā ar komandu.

Efektīva saziņa

Vai pēc tikšanās jūs tiekat bombardēts ar turpmākajiem e-pasta ziņojumiem?

Ja tā, iespējams, jūsu sanāksmes nav tik produktīvas, kā varētu būt, un jūs varat veikt dažus vienkāršus pasākumus, lai to labotu - nekļūstot par produktivitātes guru.

Rūpīgi plānojiet sanāksmes, lai atbildētu uz pēc iespējas vairāk jautājumiem, un beigās atvēliet laiku papildu jautājumiem, kopsavilkumiem un svarīgām diskusijām.

Kad rakstāt turpinājuma e-pasta vēstules, pārliecinieties, ka tās ir. augsta kvalitāte, lai tie būtu viegli lasāmi un saturētu nepieciešamo informāciju, lai tie nenonāktu kā nevēlami e-pasti, kas netiek lasīti.

Nosakiet gaidāmos atbildes laikus

Šķēršļus savlaicīgai saziņai var radīt, piemēram, problēmas sarežģītība vai uzņēmumi, kas darbojas dažādās laika joslās.

Papildus dažādu kanālu izmantošanai reālistisku atbilžu gaidīšanas iespēju noteikšana var palīdzēt gan darbiniekiem, gan klientiem atpūsties, jo viņi zina, kad uz viņu e-pasta ziņojumiem tiks atbildēts.

Varat iestatīt uzņēmuma e-pasta politika, tostarp par visiem e-pasta ziņojumiem 24 stundu laikā tiks saņemts apstiprinājums. Šādā veidā jūs mazināsiet cilvēku bažas par to, ka viņi tiek ignorēti, kā arī vēlmi visu dienu pārbaudīt savu iesūtni. E-pasta saņēmējs tad var novērtēt, cik ilgs laiks būs nepieciešams, lai atrisinātu jautājumu, un noteikt reālistisku termiņu pienācīgai atbildei.

Sūtītājs ir pārliecināts par ātru pirmā kontakta izšķirtspēja, un saņēmējam ir dots pietiekami daudz laika, lai pienācīgi risinātu šo jautājumu.

Atvēliet laiku iesūtnes pārvaldībai

Pastāvīga iesūtnes pārraudzīšana var palielināt spiedienu un novērst jūsu uzmanību no citiem uzdevumiem. Pārblīvēta iesūtne var likt jums katru nedēļu stundām ilgi šķirot ziņojumus.

Dienas laikā atvēliet laiku e-pasta pārbaudei, īpaši, ja saņemat lielu e-pastu skaitu.

Atkarībā no personas un nozares tas var būt atšķirīgs, taču, plānojot noteiktu laiku iesūtnes pārvaldībai, varat labāk organizēt savu darbu un mazāk novērst uzmanību.

Izmēģiniet iedzert no rīta, pirms pusdienām un dienas beigās. Vai arī varbūt jums labāk padodas vairākas stundas pēc kārtas nodarboties ar e-pasta ziņojumiem, bet pārējo dienas laiku veltīt citām lietām.

Neatkarīgi no jūsu grafika, ja jums ir viens, tas ļaus jūsu prātam koncentrēties uz vienu lietu vienā reizē un bez problēmām šķirot e-pasta sarakstus.

E-pasta mapju izveide

E-pasta mapes var būt piemirsts rīks jūsu arsenālā, taču tās ir lieliska sistēma informācijas arhivēšanai.

Izmantojiet mapes, lai sakārtotu e-pasta ziņojumus kategorijās vai prioritātes līmeņos. Kad esat kaut ko izlasījis, noskaidrojiet, kur tas pieder, un ievietojiet to savā vietā. Piemēram, varat izmantot e-pasta filtrus un sakārtot reklāmas e-pasta vēstules vienā mapē, bet svarīgas e-pasta vēstules - darbības mapēs, kurās nepieciešama tūlītēja rīcība.

Varat pat paplašināt savu organizāciju un atsevišķi e-pasta konti. darbam, personīgām lietām, pierakstīšanās u. c.

Automatizācijas izmantošana

Labs sākums ir iestatīt filtrus, lai bloķētu surogātpastu, cilvēkus vai konkrētus surogātpasta vārdus tēmas līnijās.

Varat arī izmantot e-pasta automatizācija lai racionalizētu ienākošos e-pasta ziņojumus un izejošos ziņojumus. Piemēram, automatizēt apstiprināšanas procesu ar vienkāršu paziņojumu "Mēs esam saņēmuši jūsu e-pasta vēstuli...", kas aktivizējas pēc klienta pieprasījuma. Vai e-pasta veidnes, kas aptver biežāk uzdoto jautājumu kopumu.

Dzēst, atteikties no abonementa, atzīmēt kā surogātpastu

Esi nežēlīgs. Neņemiet gūstekņus savā e-pasta programmā.

Ja ir veci, mazsvarīgi e-pasti, kurus jūs nekad neizskatīsiet, dzēsiet tos.

Ja caur filtriem iekļūst surogātpasts, atzīmējiet to.

Ja ir kāds emuārs, kas jums agrāk patika, bet kuru vairs nelasāt, atrakstieties no tā adresātu saraksta.

Jūs cenšaties panākt, lai jūsu iesūtne būtu "nulle" - svarīgi paziņojumi, kurus izlasāt, uz kuriem atbildat un kurus efektīvi aizpildāt.

Ātri vien sasniedziet iesūtnes nulli

Ir iespējams strādāt produktīvāk, efektīvāk sazināties un atstāt stresu darbā tur, kur tam ir jābūt - darbā.

Rūpīgi pavasarī iztīrot iesūtni un izmantojot dažas pārbaudītas stratēģijas, lai nepieļautu e-pasta pārslodzes atgriešanos, jūs varat ātri vien panākt, ka iesūtnē vairs nav nekādu ziņojumu. Viss sākas ar e-pasta pārvaldības stratēģiju, un jūs varat viegli un ātri pārskatīt arī savus e-pastus.