9 причин, чому електронні листи не доставляються

Що таке відмова електронної пошти?

Відхилення електронної пошти відбувається, коли маркетинговий або комерційний електронний лист не доставляється за призначенням. Існує кілька різних причин, чому це може статися.

Найважливіше, про що слід пам'ятати, - це те, що повернення листів не лише марнує час, гроші та зусилля, але й може негативно вплинути на показники доставлення електронної пошти. Це пов'язано з тим, що якщо ваш бізнес має високий показник відмовсервери можуть позначити ваші електронні листи як ненадійні і почати автоматично блокувати їх або відправляти в спам.

Через це дуже важливо переконатися, що ви відстежуєте повернуті листи та регулярно очищаєте свій список електронної пошти.

Жорсткі та м'які відмов електронної пошти

Існує два основних типи відмов електронної пошти - м'які або жорсткі відмов. Перший є тимчасовим, а другий - постійним.

М'які відскоки: У разі м'якого відскоку це означає, що адреса електронної пошти є дійснимі повідомлення було доставлено до поштової скриньки. Однак, відмова сталася через те, що поштова скринька була переповнена, повідомлення було занадто великим для вхідних повідомлень, або сервер не працював.

Зазвичай це вважається тимчасовою проблемою, оскільки вона може бути вирішена, якщо сервер буде відремонтовано, одержувач очистить свою поштову скриньку або зменшить розмір повідомлення.

Жорсткі відскоки: Жорсткий відскік відбувається, коли електронний лист повністю відхиляється через те, що адреса електронної пошти не існує або є недійсною з інших причин.

Це постійна ситуація, і будь-які адреси електронної пошти, які повертаються з жорстким відмовленням, повинні бути видалені з вашого списку розсилки, щоб уникнути повторення такої ситуації.

Поширені причини, чому електронні листи не доставляються

Існує багато різних причин, чому електронний лист може повернутися назад. Деякі з найпоширеніших включають в себе наступні:

1 - Адреса електронної пошти не існує

Відмова, позначена як неіснуюча адреса електронної пошти, може статися, коли особа, яка мала цю адресу, звільнилася з організації, і контакт було видалено, або якщо ви надіслали повідомлення на адресу електронної пошти, яка написана неправильно.

Існує також ймовірність того, що одержувач міг вказати неправдиву адресу електронної пошти, що може статися, якщо ви збираєте контактну інформацію через онлайн-форму реєстрації.

2 - Недоставлений електронний лист

Ця категорія відмов, як правило, є м'яким відмовою. Якщо повідомлення електронної пошти потрапляє до категорії "недоставлених", це зазвичай означає, що сервер електронної пошти, який приймає повідомлення, перевантажений, не може бути знайдений або тимчасово недоступний.

У багатьох випадках, коли сервер не вдається знайти, це може просто означати, що він вийшов з ладу або перебуває на технічному обслуговуванні. У цьому випадку, як правило, потрібно просто почекати деякий час, щоб спробувати надіслати електронний лист ще раз. Однак, якщо ви помітили, що адреса електронної пошти постійно повертається з цієї причини, це може означати, що сервер вийшов з ладу назавжди.

3 - Автовідповідь

Якщо хтось поїхав у відпустку і встановив функцію автовідповіді, всі листи, які ви йому надсилаєте, будуть повертатися. Однак важливо зазначити, що, на відміну від інших категорій відмов, у цьому випадку ваш лист буде успішно доставлений до поштової скриньки.

Однак, можливо, варто відстежувати, як часто ця адреса електронної пошти отримує відмову авто-відповіді; якщо минули місяці, а людина, схоже, не повернеться найближчим часом, то ви можете розглянути можливість видалення контакту зі свого списку.

4 - Повна поштова скринька

Якщо ви надсилаєте електронний лист контакту, у якого в поштовій скриньці так багато листів, що він не може отримати більше, то будь-які повідомлення, які ви йому надсилаєте, будуть відхилятися. Однак, як правило, це тимчасово, і ви зможете успішно доставити електронний лист одержувачу, коли в його поштовій скриньці буде достатньо місця для нього.

Важливо стежити за цим, оскільки це може означати, що контактна особа більше не перевіряє цю адресу.

5 - Заблокована електронна пошта

Коли адреса електронної пошти потрапляє в категорію "заблоковані", це означає, що вхідний лист було заблоковано сервером. Це часто трапляється в школах та державних установах, де сервери часто суворіше ставляться до електронної пошти, яку вони отримують, тому впровадження надійної системи захисту електронної пошти програмне забезпечення шкільної довідкової служби може значно покращити комунікацію та впорядкувати процеси технічної підтримки.

6 - Фільтр спаму

У деяких випадках причиною різкого збільшення кількості недоставлених листів можуть бути спам-фільтри. Якщо ви використовуєте до чорного списку адресу електронної пошти або IP-адресу, то жодне з повідомлень, які ви надсилаєте масово, швидше за все, не буде доставлено та отримано одержувачами.

7 - Неправильне прикріплення файлу

Більшість провайдерів послуг хостингу електронної пошти мають обмеження щодо типу та розміру вкладених файлів. Вони можуть стосуватися як клієнта, з якого ви відправляєте повідомлення, так і одержувача. Здебільшого це відбувається через неправильний розмір файлу, причому більшість випадків такого типу відмов відбувається через занадто великі вкладення.

8 - Сірий список

Сірий список - це певний тип спам-фільтра, який не дозволяє доставляти електронні листи протягом короткого проміжку часу. Це може бути 900 секунд або менше. Коли це трапляється, ви зазвичай отримуєте код повернення, який інформує вас про ситуацію. Після закінчення цього часу сервер робить повторний запит і завершує процес доставки.

9 - Погана репутація відправника

Нарешті, якщо немає очевидних причин для повернення листа, таких як великий розмір вкладення або те, що лист більше не існує, і ви помічаєте інші проблеми з доставкою, можливо, винен ваш рейтинг відправника.

Оцінка відправника або оцінка репутації відноситься до того, як провайдер переглядає адреси електронної пошти. Якщо у вас низький рейтинг відправника, то багато, якщо не всі ваші повідомлення, ніколи не потраплять до призначених для них поштових скриньок.

Як зменшити показник відмов у вашій електронній пошті

Високий показник відмов - це погано для вашого списку електронної пошти, оскільки він має великий вплив на доступність і загальний успіх ваших email-маркетингових кампаній. Важливо уважно стежити за показником відмов і бути готовим зробити наступний крок, якщо ви бачите, що деякі адреси постійно повертаються.

Використання Email-тестера

Один з найкращих способів знизити показник відмов до мінімуму перед початком відправлення маркетингових електронних листів - це використання інструменту тестування електронної пошти перед тим, як почати надсилати повідомлення своїм одержувачам. Тестування списку електронної пошти дозволяє з'ясувати, чи є у вас проблеми, які можуть призвести до значних відмов, наприклад, фальшиві адреси електронної пошти, недійсні адреси електронної пошти, орфографічні помилки та друкарські помилки або адреси електронної пошти, які не існують.

Як тестер виконуваності може допомогти вам уникнути відмов

Тестер доставлення може допомогти вам отримати більш чітке уявлення про те, які адреси електронної пошти, швидше за все, отримають ваші повідомлення, а які, швидше за все, повернуться назад. Якщо адреса електронної пошти повертається як недійсна або неіснуюча, ви можете легко видалити її зі свого списку без необхідності надсилати повідомлення та ризикувати збільшенням показника відмов.

Інструмент тестування доставки допоможе вам визначити, які адреси електронної пошти призупинені, не існують або не можуть бути доставлені, щоб ви могли негайно видалити їх зі свого списку.

Після того, як ви видалите адресу електронної пошти, ви можете розглянути можливість зв'язатися з передбачуваним одержувачем іншим способом, щоб перевірити, чи не змінилася його адреса електронної пошти, і надіслати йому посилання на цільову сторінку лідогенерації, яка дозволить йому зареєструватися з його новою, правильною адресою електронної пошти.

Валідаційний тестер - який метод найкращий?

Поряд з інструментами, які ви можете використовувати для перевірки всіх адрес електронної пошти, зібраних вами для вашого списку, на предмет виявлення неточних або неіснуючих, подвійна реєстрація - це ще один спосіб переконатися, що ви надсилаєте електронні листи тільки тим одержувачам, які пройшли перевірку і бажають отримувати від вас повідомлення.

Найпростіший спосіб зробити це - налаштувати автоматичне підтвердження електронною поштою, яке надсилається на будь-які адреси електронної пошти, введені у вашій формі згоди, з посиланням, за яким одержувач повинен натиснути, щоб підтвердити, що він дійсно підписується на ваш список і бажає отримувати від вас подальші повідомлення.

Після цього ви можете додавати адресу електронної пошти до свого списку лише після того, як отримаєте підтвердження, що одержувач перейшов за посиланням в електронному листі.

Електронні листи можуть повертатися з багатьох причин. Найчастіше це тимчасові проблеми, такі як переповнена поштова скринька або великий файл, які можна виправити. Однак, наприклад, постійні повернення через неправильні адреси електронної пошти можуть завдати серйозної шкоди вашому рейтингу відправника і призвести до подальших повернень у майбутньому.