Ne vždy je to dramatické. Někdy je to pomalé. Drobnosti jako chybějící název společnosti, prázdné telefonní číslo a kontakty bez jasného přiřazení vlastníka. Nedokážete říct, jestli už někdo někoho oslovil, nebo jestli jde o zcela nový lead.
To se stává, když se data CRM nekontrolují. Systém stále vypadá plný, ale skutečná hodnota se vytrácí. A najednou opravdu potřebujete řádné ověření dat CRM.
Ověřování dat CRM pomáhá moderním podnikům zabránit rozpadu jejich zákaznických operací.
Bez čistých dat ztrácejí vaše nástroje smysl, kampaně se míjejí účinkem, prodej se zpomaluje a vztahy se zákazníky ochabují. A lidé, kteří používají váš CRM (například marketing, podpora, account manažeři), jsou rychle frustrovaní.
Nezáleží na tom, zda používáte platformu CRM zvučného jména, nebo něco lehčího. Pokud informace uvnitř nejsou úplné a důvěryhodné, pak stavíte strategie na odhadech.
Pojďme si to všechno vysvětlit.
Co je to ověřování dat CRM (a proč by vás to mělo zajímat)?
Ověřování dat CRM je proces kontroly, zda jsou všechny informace v systému CRM přesné, použitelné a skutečné.
Není zastaralé. Ne vymyšlené. Nezadal je někdo, kdo se v pátek v pět hodin odpoledne udeřil loktem do klávesnice.
Zahrnuje vše od kontroly doručitelnosti e-mailů přes odhalování duplicit, opravy problémů s formátováním až po ověřování kontaktních údajů, jako jsou telefonní čísla, názvy společností, pracovní pozice a další.
Můžeme tomu říkat základní věci.
Ověřená data CRM vám umožňují skutečně oslovit kontakty, porozumět publiku a podniknout smysluplné kroky. Jsou základem pro každé rozhodnutí, které vaše obchodní a marketingové týmy učiní:
- Vaši marketingoví specialisté potřebují čisté, segmentované seznamy kontaktů, aby mohli poslat správnou zprávu správným lidem.
- Vaši obchodní zástupci se spoléhají na aktuální záznamy o kontaktech, aby mohli plánovat následná opatření, rezervovat schůzky a posouvat obchody kupředu.
- Váš tým zákaznického servisu potřebuje přesné kontaktní informace a kontext, aby mohl lidem rychle pomoci a neztrácet čas.
Pokud jsou tedy vaše data CRM chybná, zastaralá nebo duplicitní, nemluvíte se správnými lidmi. Nebo nemluvíte s nikým.
K tomu všemu se váže i technická rovina. CRM jsou nyní zapojeny do všech oblastí podnikání. Pohání automatizace. Napájejí řídicí panely. Spouštějí zprávy. Když jsou vstupy nepřehledné, celý systém je hlučný.
Ověřování dat CRM tomu pomáhá předcházet.
Díky němu udržíte záznamy CRM v obraze, správu kontaktů konzistentní a marketingové a prodejní aktivity v souladu s realitou.
A teď ta dobrá zpráva?
Nemusíte se hodiny hrabat v tabulkách nebo ručně kontrolovat každý záznam. Existují chytřejší způsoby, jak to zvládnout.
Skutečná rizika ignorování kvality dat
Když se data CRM nezkontrolují, nevšimnete si problému hned. Začíná to maličkostmi – nedostatečně fungujícími kampaněmi, zpomalenými tikety podpory, tu a tam podivně vypadajícím kontaktem. Nic dramatického nebo naléhavého.
Pod tím vším se však vaše platforma CRM zahlcuje nespolehlivými vstupy. A tyto nedostatky se začnou projevovat všude jinde ve firmě. A to je to, co je nebezpečné.
Rozebereme si to:
Ztrácíte čas honbou za slepými uličkami
Váš prodejní tým volá na odpojená čísla. Vaše marketingové kampaně jsou rozesílány na nedoručitelné adresy. A ty krásné e-maily, jejichž návrhem jste strávili hodiny? Nikam nevedou.
Každá minuta, kterou váš tým stráví prací se špatnými daty, je minutou, kdy se nespojí se skutečnými lidmi. Dopady se rychle hromadí, zejména u prodejců a marketingových pracovníků, kteří mají každý týden na starosti desítky (nebo stovky) potenciálních zákazníků.
To znamená, že vaše marketingová sdělení nedopadnou tam, kam by měla. A vaše výkonnostní reporty nejsou v pořádku, protože čerpají z nekonzistentních a roztříštěných záznamů.
Porušujete automatizace a pracovní postupy
Moderní systémy řízení vztahů se zákazníky jsou úzce propojeny. Jedna špatná e-mailová adresa se nemusí zdát jako velký problém, dokud nenaruší celou e-mailovou sekvenci, neoznačí chybu v synchronizaci CRM nebo nezastaví automatizaci potrubí, na které je váš tým závislý.
A to ani nemluvíme o noční můře, kterou představuje projekt migrace dat postavený na špinavých záznamech. Je to jako nalít zkažené mléko do čisté láhve a doufat, že si toho nikdo nevšimne.
Vystavujete se rizikům spojeným s dodržováním předpisů
Zákony o ochraně osobních údajů se s tím nemažou. GDPR, CCPA a další regionální předpisy očekávají, že firmy budou uchovávat přesné údaje o zákaznících, umožní lidem přístup k jejich záznamům a na požádání informace odstraní.
Uchovávání duplicitních, nesprávných nebo zavádějících informací o zákaznících vystavuje vaši společnost právnímu riziku. Zejména pokud někdo obdrží zprávu, která byla určena pro úplně jiný kontakt.
Jak se váš systém CRM stane nepořádkem?
Zajímá vás, jak se to obvykle pokazí? Zde je běžný scénář:
Ruční zadávání dat pod tlakem
Členové vašeho týmu hovoří s potenciálními zákazníky, dělají si poznámky a plánují následné kroky. Vše ručně. A někde v této směsici zadají dvakrát „John Doe“ – jednou s názvem společnosti, jednou bez něj. Zapomínají zkontrolovat formátování telefonního čísla. Nebo špatně zadají e-mail a nevšimnou si toho.
Nezdá se to jako velký problém. Ale teď jsou tu dva záznamy. A polovina informací je špatně. Vynásobte to celým týmem, týdny nebo měsíci a začne se to nabalovat.
Seznam importů bez ochranných zábradlí
Řekněme, že váš marketingový tým koupí seznam potenciálních zákazníků nebo importuje kontakty z webináře. Skvělé. Ale pokud před importem neproběhne žádné prověření nebo ověření, právě jste do systému nastrkali hromadu pochybných záznamů.
Staré e-maily. Účastníci mimo kancelář. Kontakty z doby před pěti společnostmi. Vše se prolíná s vašimi skutečnými daty. Žádné filtry, žádné příznaky. A nyní jsou vaše záznamy v CRM přeplněné kontakty, které nikdy nebudou konvertovat.
Chyby integrace
Získáváte kontakty z nástrojů, jako jsou registrační formuláře, živý chat, platformy pro události nebo fakturační systémy? Skvělé, pokud nastavení synchronizace není sladěné, pole se neshodují nebo detekce duplicit je slabá.
Nyní máte tři verze téže osoby, různé pracovní názvy a protichůdné e-maily. A nikdo si není jistý, který z nich je pravý.
Nedostatek vlastnictví
V mnoha firmách nemá data oficiálně na starosti nikdo. Prostě tak nějak… existují. Takže když se začnou zhoršovat, nikdo si není jistý, kdo by je měl opravit. Marketing obviňuje prodej. Prodej obviňuje operační oddělení. Ops říká, že je to problém automatizace. A CRM je stále plné nepořádku.
Přetahování starších dat
Nebo jste možná provedli rozsáhlou migraci dat ze starého systému? Pokud ano, pravděpodobně s sebou přinesla i nějaké kostlivce. Zastaralá pole, nefunkční formátování nebo zbytky testovacích kontaktů. Tehdy si toho nikdo nevšiml, ale teď jsou zakořeněné ve vašem novém systému – a pomalu se šíří.
Kvalita dat CRM je proces. A když tento proces neexistuje, nastává rozklad. Tiše a při každé interakci se zákazníkem.
Čištění dat CRM vs. validace dat vs. obohacení dat
Dobře, takže máte chaotická data. Co teď? Tady se většina lidí trochu zamotá:
- úklid
- je zde validace
- a obohacení
Znějí podobně, ale jejich úkoly se liší.
Pozor, spoiler: Pokud používáte nástroje jako Bouncer, máte všechny výše uvedené funkce pod jednou střechou.
Čištění dat = oprava nebo vymazání
Toto je základní drhnutí. Najdete duplicity, sloučíte je a odstraníte špatné e-maily. Opravujete formátování – píšete jména velkými písmeny, opravujete domény, odstraňujete emotikony z pole Křestní jméno (divili byste se, jak často se to stává).
Čištění je reaktivní. Vychází z toho, co již máte v softwaru CRM, a snaží se do chaosu vnést řád.
Pomáhá například:
- Sloučení duplicitních záznamů
- Odstranění testovacích dat
- Standardizace polí
- Zlepšení přesnosti údajů
Je to digitální obdoba věty: „Než začneme vařit, ukliďme kuchyň.“
Ověřování dat = kontrola, zda jsou legální.
Zde kontakty projdou ověřovací logikou, která zkontroluje: „Je to skutečné?“.
Například:
- Můžeme na tuto adresu poslat e-mail?
- Je toto telefonní číslo správně naformátováno?
- Je tato doména aktivní a není označena jako jednorázová?
Nejde ani tak o úklid, jako spíše o sebedůvěru. Nechcete posílat zprávy lidem, pokud si nejste dostatečně jisti jejich existencí.
To vás chrání mimo jiné před:
- Odrazy
- Stížnosti na spam
- Plýtvání marketingovým a prodejním úsilím
- Nedoručitelné záznamy v marketingových kampaních
Bonus: pokud má váš CRM zapracovanou validaci (zdravím, Bouncer 👋), pracujete pouze s ověřenými kontakty.
Obohacení dat = přidání užitečného kontextu
Tohle je třešnička na dortu. Po vyčištění a ověření přidá obohacení dat hloubku. Přemýšlejte:
- Zjišťování velikosti společnosti z veřejných údajů
- Automatické vyplňování chybějících názvů pracovních míst
- Přidání historie nákupů nebo značek chování
- Propojení se sociálními profily
Z kontaktu „John na Gmail.com“ se stane „John, vedoucí marketingu v 50členné společnosti B2B SaaS“. Mnohem užitečnější, že?
Obohacení vám pomůže:
- Přizpůsobení oslovení
- Vytváření chytřejších segmentů
- Analýza specifických skupin zákazníků
- Zlepšení strategií služeb zákazníkům
A když se spojí s validací a čištěním? Tehdy se váš CRM stává výkonným – ne jenplným.
Pojďme to napravit: Seznamte se se systémem AutoClean od Bouncer
Tabulky, exporty, filtry, příznaky, bolesti hlavy – je to nepořádek. A buďme upřímní, pravidelné audity dat už opravdu nikdo neprovádí ručně. Všichni říkají, že ano. Nikdo to ale ve skutečnosti nedělá.
Proto existuje Bouncer AutoClean. Je to tichý nástroj pro čištění dat, který udržuje kvalitu a integritu dat CRM na vysoké úrovni, aniž by vás obtěžoval přihlašováním nebo nahráváním souborů.
AutoClean je plně automatizovaný nástroj pro ověřování dat CRM, který se připojuje přímo k vašemu CRM (počínaje HubSpotem). Neustále kontroluje váš seznam kontaktů a nenápadně označí cokoli podezřelého, jako jsou falešné domény, e-maily s překlepy nebo toxické adresy.
Funkce AutoClean kontroluje nové položky každou hodinu. Přesně tak. Aktuální a přesná data získáte každý den. Úplná kontrola. Žádné tabulky.
Funguje to takto:
- Výběr seznamu ke sledování – v části Ověřit seznam v Bouncer si vyberete, které seznamy kontaktů mají zůstat čisté.
- Nastavení logiky – nastavte, jak často má program AutoClean ověřovat kontakty. Můžete spustit úplnou kontrolu seznamu při nastavení, automaticky ověřovat nové kontakty každou hodinu a naplánovat opětovné ověření.
- Nastavení chytrých pravidel exportu – rozhodněte, co se stane po ověření. Uchovávejte čisté, ověřené adresy. Potlačte nedoručitelné nebo rizikové adresy. Všechno mezi tím dejte do karantény.
- Sledujte vše na jednom panelu – Sledujte každou úlohu AutoClean z jediného pohledu. Podívejte se, kdy byla vytvořena, kdy naposledy proběhla a kdy bude spuštěna znovu. Kontroly můžete kdykoli pozastavit, upravit nebo ručně znovu spustit.
- Automatizujte své pracovní postupy pomocí čistých dat – Použijte pole „Bouncer doporučuje“ ke spuštění logiky v rámci platformy CRM.
Vaše databáze CRM zůstane čistá, aniž byste museli hnout prstem
Se systémem AutoClean od Bouncer můžete začít předcházet:
- Nečekáte, až vám zpráva o míře odezvy řekne, že se něco pokazilo.
- O nepřesných údajích se nedozvíte poté, co někdo odešle sekvenci.
Už teď jste o krok napřed, protože data byla zkontrolována ještě předtím, než se jich někdo dotkl. Už žádné zastaralé seznamy nebo duplicitní záznamy, které se hromadí, zatímco všichni jsou příliš zaneprázdněni, aby je opravili.
Kromě toho máte možnost detailně kontrolovat, jak nástroj s daty nakládá. Chcete být obzvlášť opatrní? Dejte do karantény vše, co je jen trochu podezřelé. Cítíte se sebevědomě? Potlačte pouze tvrdé odrazy a zbytek si ponechte.
Vy zůstáváte ve vedení, ale systém AutoClean udržuje stroj v chodu. Takto můžete:
- Odesílání chytřejších e-mailů
- Zaměřte se na cenné poznatky, ne na špinavá data
- Oslovení správných potenciálních zákazníků
- A přestaňte ztrácet čas špatnými záznamy
Aplikace AutoClean je nyní k dispozici pro HubSpot. Nastavení zabere několik minut – a jakmile bude spuštěno, už nikdy nebudete muset myslet na ověřování dat CRM.
Bonus: Chytrá správa dat CRM
Váš provozní systém CRM je živý systém. A stejně jako každý jiný systém potřebuje péči.
Co můžete udělat pro to, abyste ho udrželi v dobré kondici?
Audit toho, co je již uvnitř
Začněte jednoduše a podívejte se pod kapotu. Spusťte základní sestavu CRM a zkontrolujte, zda:
- Kontakty bez e-mailů
- Prázdná nebo podezřelá telefonní čísla (například 1234567890).
- Kontakty bez vlastníka nebo zdroje
- Lidé, kteří nebyli aktualizováni více než 12 měsíců
Nemusíte všechno napravovat hned teď. Pouhá znalost rozsahu nepořádku vám dává sílu. To je první krok k lepší správě dat.
Nastavení pravidel před vstupem nových dat
Důležité je čištění dat. Ale co je ještě důležitější? Prevence. Vytvořte si proto základní pravidla:
- Formátování jména (bez velkých písmen a emotikonů, prosím)
- Povinná pole (nevytvářejte záznam, pokud v něm není e-mail)
- Standardizace zdrojů („Příchozí – formulář“, „Ruční zadávání“ atd.)
- Duplicitní kontroly (před uložením kontaktu)
Chcete, aby vaše databáze CRM byla co nejpředvídatelnější.
Přiznejte někomu vlastnictví dat
Nemusí to být celá role. Vedle úlohy by však mělo být uvedeno její jméno. Jistě to neznamená, že dělají veškerou práci. Ale zajišťují, aby se udělala. Bez toho všichni předpokládají, že to vyřizuje někdo jiný, a tak špatné návyky při zadávání dat zůstávají měsíce bez kontroly.
Řekněte ne dovozu odpadků
Všichni jsme to dělali. Stáhli jsme si náhodný CSV z webináře. Získali jsme „kvalitní“ seznam potenciálních zákazníků od sponzora akce. Přetáhli jsme 500 jmen ze souboru Excel, který jsme našli ve sdílené složce.
A pak je importoval přímo do CRM, aniž by cokoli zkontroloval.
Od nynějška si seznam prověřujte ještě předtím, než se dostane do vašeho systému. Zeptejte se, zda tyto kontakty skutečně odpovídají našemu cílovému zákazníkovi? Jsou e-maily platné (pokud si nejste jisti, použijte ověřovač e-mailů, například Bouncer )? Je lepší začít se 100 dobrými kontakty než s 5 000 rizikovými, které vám zničí doručitelnost.
Sladění polí CRM se strategií v reálném světě
Většina systémů CRM obsahuje více než 50 výchozích polí. Pravděpodobně jich potřebujete jen 12. Možná 20.
Odstraňte pole, která nepoužíváte. Přejmenujte neurčitá pole. Přidejte vlastní pole, která odrážejí, jak váš tým skutečně segmentuje stávající zákazníky nebo sleduje interakce se zákazníky.
Čisté informace o zákaznících znamenají relevanci. Chcete data, která vyprávějí příběh, a ne jen tak leží.
Zlepšení kvality dat CRM pro úspěch vašeho podnikání
Buďme realisté: dobré úmysly se nedají měřit. Můžete si naplánovat úklid každý měsíc. Nebo někoho pověřit týdenní kontrolou kontaktů. Nebo vytvořit tucet toků Zapier, abyste zalepili díry.
Nebo to za vás udělá program AutoClean.
✅ Žádné upomínky
✅ Žádný vývoz
✅ Žádné debaty typu „komu patří tento seznam?“
Jen čistá, vysoce kvalitní data ověřená za běhu.
Protože když vaše CRM funguje na základě konzistentních dat, vše ostatní funguje lépe. Vaše kampaně zasáhnou ty správné lidi a vy začnete věřit číslům v přehledech. Zákazníci to cítí také. Jste rychlejší, přesnější a mnohem relevantnější v každé interakci.
Takto si udržíte stávající zákazníky a budete jim lépe sloužit s menšími dohady a větší přehledností.
Jste připraveni přestat drhnout tabulky? Nechte to na AutoClean.
