Kuidas kirjutada e-kiri kohtumise planeerimiseks (+8 malli)

Näpunäide: enne kohtumiste planeerimise taotlemise e-kirjade saatmist nimekirja (eriti külmade e-kirjade puhul), veenduge, et saadate selle õigetele inimestele. Seetõttu soovitame oma e-kirjade valideerimine koos Bounceriga kõigepealt.

#1 Kirjutage veenvaid teemaridu

Hea teema peaks olema loominguline ja kaasahaarav, andes samal ajal vihjeid, mida koosolekupäringu e-kiri käsitleb.

Näiteks, kui sa pöördud kellegi poole kutsega ärikohtumisele, kaalu midagi sellist nagu "Arutame kohvi juures." Või kui vajate köitvamat teemarida, proovige seda: "Kas olete valmis isiklikult ühendust võtma?". Koosolekule kutsumine e-kirjaga võib olla keeruline, kuid kõige tõhusamad koosolekute kutsumise e-kirjad näitavad, et kõik algab teemast.
 

 
Lühikesed, magusad ja sisutihedad teemakohad on alati parimad, et teie sõnum jõuaks kohale. Lisage mitte rohkem kui 9 sõna ja 60 tähemärki parima avanemis- ja vastamismäära saavutamiseks. Seega, mida iganes te ka ei otsustaksite kasutada, kirjutage selge ja lühike teemarida, mis julgustab lugejaid teie e-kirja avama ja loodetavasti käsitleb kohe nende valupunkti.

#2 Kasutage sobivat tervitust vastavalt olukorrale.

Oluline on meeles pidada, et kui kirjutate koosoleku taotluse e-kirja, peaks teie stiil vastama olukorrale. Koosolekute planeerimine e-kirja teel annab tegelikule kohtumisele tooni.

Kui kirjutate juhuslikule töökaaslasele, on see sisekommunikatsioon. Võite hoida seda kerges, mängulises, humoorikas ja juhuslikus toonis. Seevastu kui saadate koosolekute e-kirju või taotlusi klientidele või inimestele ametlikust ärikeskkonnast, kasutage keelt, mis näitab austust ja professionaalsust - tehke oma sõnum ametlikuks ja jätke vestluslik toon vahele.
 

 
Siin on vihje: Kui te ei tunne saajat isiklikult, püüdke tema kohta rohkem teada saada. Tänapäeval on peaaegu kõik inimesed LinkedInis, seega kulub vaid mõni sekund, et neid üles otsida ja koostada tõhusamaid kohtumise palve e-kirju.

Tehke kindlaks, kes nad on ja milline on nende täpne ametinimetus. Kontrollige ettevõtte nime kaks korda, et mitte teha kirjavigu - see on oluline, kui kasutate koosolekute taotlemise e-kirjade malle.

Kui tervitada kedagi tema nime järgi, aitab see luua algusest peale isiklikuma kontakti. Vältige selliseid pealkirju nagu Sir või Proua iga hinna eest.

#3 Ütle, mida sa tahad, ja ära pööra tähelepanu sellele, mida sa tahad.

Korralik sissejuhatuslause on tavaliselt kohtumisnõuete e-kirjade kirjutamise peamine valupunkt. Pärast seda ei taha te lugeja aega raisata. Pöörduge otse asja juurde ja öelge, millest te kirjutate. Selgitage paari lausega, miks te ühendust võtate ja mis on teie kohtumise taotlus.
 

 
Vältige vastuvõtja kõrvalejuhtimist - minge otse koosoleku üksikasjade juurde. Täpsustage koosoleku teema (võite lisada isegi koosoleku päevakorra, et saaja teaks, kui palju aega ta peab eraldama). Näiteks: "Ma kirjutan, et paluksin kohtumist teiega teisipäeval, 7. mail kell 10:00, et arutada eelseisvat turunduskampaaniat. Siin on koosoleku päevakord:...".

Ära unusta ka täpsustada, millist tüüpi kohtumist sa kavatsed, näiteks kiiret vestlust või korralikku veebikohtumist.

#4 Selgitage väärtust, mille saaja saab.

Enamasti hoolivad kohtumiste korraldajad rohkem sellest, et kohtumine toimuks. Seepärast peate oma vastuvõtjat julgustama ja selgitama, miks ta peaks teiega kohtumiseks oma päevast aega võtma.

Mõelge, millist kasu nad saaksid, kui nad nõustuksid kohtuma - mida nad võiksid õppida? Milliseid eelseisvaid probleeme saaksite aidata lahendada ja kohtumise päevakorda võtta?

Näiteks võite pakkuda:

• a tasuta väärtusliku tööriista demo
• aidata selle isiku probleemi lahendamisel (nt maksimeerida nende tasuliste reklaamide tulemuslikkust).
• koostöökeskkond ideede jagamiseks
• lahenduse leidmise ajurünnak

Nende eeliste ja oodatava eesmärgi saavutamise esiletõstmine teie koosoleku taotluse e-kirjas võimaldab teil motiveerida neid oma kavandatud kohtumist e-posti teel prioriteediks seadma.

Samuti on oluline, et ei jäetaks välja ühtegi logistilist kohtumise üksikasja. Kes osalevad? Kui kaua peab koosolek kestma? Selle teabe eelnev esitamine annab neile kogu vajaliku teabe, et otsustada, kas tasub osaleda lühikesel arutelul või mitte.

#5 Pakkuda mitu kohtumise aega

Kohtumise planeerimisel pakkuge oma kohtumisnõudmise e-kirjas rohkem kui ühte kohtumise aega. See annab teile mõlemale võimaluse leida kohtumise aeg, mis sobib teie kättesaadavusega, kuid näitab ka teie paindlikkust ja seda, et te austate oma kolleegi eelistusi.

Siin on näidis e-kiri, mis võib esile kutsuda. positiivse vastuse:

Võtke arvesse ka kohalikku aega. Kui planeerite kohtumist kellegagi teisest maailma otsast, veenduge, et nad teavad ajavööndit, milles te kohtumise kohtumise kokku lepite.

Ajavööndite tundmine on oluline osa koosolekute taotlemise e-kirjade kirjutamisel. Kui te ei saa aru, et te planeerite tähtsa kohtumise kell 4 hommikul, siis kuidas te saate lahendada nende valupunkti? Planeerige kohtumised nii, et need oleksid kõigile sobivad.

#6 Vastuse taotlemine kohtumise kinnitamiseks

Selgitage eelnevalt, kas vajate vastust oma kohtumise taotluse e-kirjale või mitte ("Oleksin tänulik teie tagasiside selle kohta") ja kui seda vajate. Ärge olge liiga pealetükkiv ega nõudlik. Selle asemel näidake üksteise aja suhtes austust ja tunnustust.

Kinnituse saatmise taotlemine annab teile ka võimaluse kontrollida veel kord kuupäeva, sobivat kellaaega, koosoleku ajakava ja muid üksikasju ning kinnitada konverentsiruumi broneering (mis on ametliku koosoleku jaoks hädavajalik).

Siin on vihje: Samuti saate protsessi automatiseerida ja saata kalendripäringu koos koosolekukutse e-kirjaga. Saadaval on erinevaid vahendeid, mida saate selleks kasutada. Paljudel neist, näiteks Google Calendaril, on see funktsioon sisseehitatud. See aitab säästa aega ja teeb offline- ja veebipõhiste koosolekute planeerimise kõigile asjaosalistele lihtsamaks.

#7 Vajaduse korral järgneb järgmine e-kiri kohtumise planeerimiseks.

Kas olete kunagi saatnud e-kirja, et paluda kellelegi kohtumist, ja kuulnud siis järgmised paar nädalat raadiohilja? Kuigi see ei ole päris professionaalne suhtlus, saavad teie adressaadid tõenäoliselt igasuguseid kohtumiste taotlemise e-kirju ja nad võivad olla liiga hõivatud, et vastata teie esialgsele e-kirjale.

Professionaalsete e-kirjadega ei ole alati lihtne vastata. Selleks, et kiire kohtumise kokkuleppimisega ei tekiks viivitusi ja et kõik osapooled oleksid kursis, on kõige parem saata meeldetuletus.

Järelkontrolli e-kirja tõhusust ei saa ülehinnata - vastamise määr võib olla isegi kuni 40% kõrgem kui esialgse kohtumise taotluse e-kirja puhul..

Kasutage e-posti jälgimisvahendeid, et teada saada, kas teie sõnumit on loetud ja kas midagi on tehtud. See on eriti kasulik inimestele, kes saadavad pikki kohtumiste taotluste ahelaid ja kellel on raske jälgida kõiki oma vestlusi kohtumiste planeerimiseks.

Hea uudis - kui sa saadate oma algatusel järelmeetme, ei lähe teie kohtumise taotlus kaduma. Saate korrata olulisi üksikasju, saata üksikasjaliku päevakorra või välja mõelda ideaalse aja, mis sobib vastuvõtjale.

Kui soovite rohkem teada saada, kuidas kirjutada ärikirju, vaadake seda: B2B turunduskirjade juhend - mis töötab ja mis mitte.

#8 Lisage link teie valitud sõiduplaanimisvahendile.

Sobiva aja leidmine kohtumiseks võib olla korralik töö. Teie potentsiaalsetel klientidel on erinev ajakava ja teil ning kui te palute kohtumist e-posti teel, peaksite andma neile võimaluse valida.

On erinevaid vahendeid, mis aitavad teie külmade kohtumiste taotluste e-kirju veelgi paremaks muuta. Näiteks Calendly. 

Seda vahendit saate kasutada selleks, et pakkuda potentsiaalsetele klientidele kõiki oma vabu aegu üks-ühele kohtumiseks. Nad saavad juurdepääsu teie veebikalendrile ja valivad endale sobiva aja, mis sobib ka neile, mis suurendab teie võimalusi positiivseks vastuseks ja edukaks kohtumiseks.

Sellised rakendused nagu Calendly on seotud teiste populaarsete koosolekutööriistadega, nagu Google Meet ja Zoom, nii et saate oma e-posti aadressile teate iga uue broneeritud koosoleku kohta.

Ärikohtumise taotluse e-kirja mall

Ükskõik, kas kirjutate ideaalset koosolekupäringu e-kirja, et kohtuda kolleegide, potentsiaalse kliendi või äripartneritega, saate kasutada neid valmis e-kirja malle oma koosolekute ettepanekute tegemiseks.

Ps. Kohandage neid koosoleku taotluste e-kirjade näidiseid vastavalt oma vajadustele ja soovitud koosolekute taotluste liikidele, mida soovite saata.

Koosoleku e-kirja mall 1

E-kirja teema: Räägime

Lugupeetud [nimi],

Pöördun teie poole, et paluda kohtumist teiega seoses [teema] teile sobival ajal.

Ma olen vaba [kuupäev] aadressil [aeg] või [kuupäev] aadressil [aeg]. Ma saan luua koosoleku kaudu [app]. Andke mulle teada, kui mõni neist kuupäevadest sobib teile.

Loodan, et kuulen sinust peagi!

Lugupidamisega,

[teie nimi]

E-posti mall 2

E-kirja teema: Koostöö // kohtumise taotlus

Lugupeetud [nimi],

Nagu me varem arutasime, olen väga huvitatud koostöö võimalikkuse uurimisest. Usun, et meie tugevuste ja ressursside ühendamine oleks kasulik mõlemale poolele.

Siin on meie kohtumise päevakord, mida ma silmas pidasin:

1. Ülevaade partnerluskavadest
2. Arutelu võimalike võimaluste ja probleemide üle
3. Järgmiste sammude kindlaksmääramine

Palun andke mulle teada, kas see [kuupäev] ja [aeg] töötab teie heaks. Loodan, et kuulen sinust peagi.

Parim,

[teie nimi]

E-posti mall 3

E-kirja teema: Räägime äriasjadest

Tere [nimi],

Nagu te teate, on meie ettevõtted juba mõnda aega koostööd teinud ja ma usun, et on oluline hoida suhtlusliinid avatuna ja uurida võimalusi, kuidas me saame oma partnerlust tugevdada.

Mul on mõned põnevad ideed, mida tahaksin teiega jagada, ja usun, et silmast-silma kohtumine oleks parim viis nende üksikasjalikumaks arutamiseks.

 

Soovin teha ettepaneku, et kohtumise kuupäev oleks [kuupäev] aadressil [aeg], [kohtumise asukoht/link]. Kui see kuupäev ei sobi teile, palun andke mulle teada mõned teised kuupäevad, mis teile sobiksid.

Parimad tervitused,

[teie nimi]

E-posti mall 4

Teema: Aadress: Ühendame end kohtumiseks

Tere [nimi],

 

Ma olen kindel, et te olete hõivatud, kuid ma loodan, et me saame lähitulevikus aega vestelda. Oleks tore suhelda ja arutada [kohtumise teema].

Kas te oleksite valmis kas veebipõhiseks või isiklikuks kohtumiseks? Palun andke mulle teada, mis sobib teile kõige paremini, ja sealt edasi lepime kokku üksikasjad.

Parim,

[teie nimi]

E-posti mall 5

Teema: ☕.

Lugupeetud [nimi],

Loodan, et kõik on hästi. Ma olen juba mõnda aega tahtnud teiega ühendust võtta, kallid kolleegid, ja ma arvasin, et see oleks suurepärane võimalus seda teha. Ma mõtlesin kohtuda kohvi juures, et arutada meie tulevikuplaane ja seda, kuidas me saame oma partnerlust tugevdada.

Kuupäev: [kuupäev]

Aeg: [aeg]

Koht: [asukoht]

Kas see sobiks teie ajakavaga? Ootan teiega peatselt ühendust.

Kõike head,

[teie nimi]

Siit tuleb Bouncer

Bouncer aitab parandada e-kirjade kättetoimetatavust, kontrollides iga aadressi kehtivust, vähendades tagasilöögimäära ja säilitades teie saatja maine. Meie aja kokkuhoiu vahend suurendab kampaania tõhusust, automatiseerides kontrolliprotsessi, tagades, et teie koosolekute sõnumid jõuavad tõeliselt huvitatud isikuteni. Selle tulemusena saate keskenduda potentsiaalsetele osalejatele täiusliku pakkumise koostamisele.
 

Oled valmis minema

Te olete vaid paari kliki kaugusel kohtumise taotluse saatmisest e-kirjaga. Kontrollige kindlasti kõik üksikasjad üle ja lisage lühike koosoleku ülevaade, olenemata sellest, kas te planeerite meeskonnakoosolekut või saadate ametliku koosolekutaotluse.

Kui järgite kõiki selles artiklis kirjeldatud samme, on teie koosolekukutsed väga professionaalsed. Lõppude lõpuks tasub alustada kõrgetasemeliselt juba enne tegeliku kohtumise algust. Kui teie algne sõnum on hästi kirjutatud, äratab see usaldust tulevase koostöö suhtes.

Korduma kippuvad küsimused

Kuidas kirjutada e-kiri, et leppida kokku kohtumine oma ülemusega?

Kõik ülaltoodud nõuanded kehtivad ja te võite isegi muuta mõnda ülaltoodud e-kirja näidistest, kui kirjutate kohtumise taotluse e-kirja. Siiski võib olla parem paluda oma ülemuse kohtumist pigem sõnumirakenduse kaudu või isiklikult kui e-kirjaga, sest see võib nende postkasti kaduda.

Kuidas viisakalt kohtumist paluda?

Kasutage oma koosolekute taotlemise e-kirjades selliseid fraase nagu "Kas ma võin paluda teeneid" ja "Kas te teeksite mulle teeneid" ning "Kas ma võiksin teid korraks häirida" ja sarnaseid fraase. Juhuslik kohtumiskutse ei toimi, kui te võtate ühendust oluliste sidusrühmadega. Seda tüüpi e-kirju võib pidada libauudiseks, seega hoidke suhtlusstiili 

Mitu koosolekute taotlust on hea arv, mida saata?

See sõltub suhe teil on isikuga enne kohtumise planeerimist. Siiski peaksite oma e-posti teel saadetud kohtumiste taotlusi piirama maksimaalselt käputäiega. Külma e-kirjade saatmisel on vähem parem. Parem on saata üks täiuslik e-kirjaga palve kui käputäis keskpäraseid e-kirju.