Kuidas allkirjastada ärisõnum: Parimad tavad

Siin on, kuidas teha oma professionaalsetes e-kirjades allkirjastamist, kui soovite tagada parema vastamismäära ja üldised näitajad, samuti parandada muljet oma brändist.

Miks on e-kirjade allkirjastamine professionaalsetes e-kirjades oluline?

Enamik inimesi sulgeb e-kirja, mõtlemata sellele eriti palju. Võite kirjutada midagi sellist nagu "Tänan", "Lugupidamisega" või isegi "Ilusat päeva". Kui aga mõtlete rohkem sellele, kuidas oma e-kirju lõpetada, võib see tulemust oluliselt muuta.

Hea e-kirja lõpetamine võib aidata teid kui saatjat tuvastada tulevaste viidete jaoks, motiveerida adressaati võtma täiendavaid meetmeid, anda adressaadile täiendavaid kontaktandmeid või lihtsalt jätta lugejale hea esmamulje teist ja teie ettevõttest, mis on eriti oluline, kui tegemist on uue kliendiga.

Teie e-kirja jaoks valitud lõpulause on viimane asi, mida teie sihtrühm loeb pärast seda, kui ta on teie sõnumi lõpetanud. Olenemata sellest, kas saadate ametlikke e-kirju oma ettevõtte jaoks või isiklikke e-kirju üksikutele kontaktidele, on oluline, kuidas te e-kirja lõpetate.

See võib olla üks kõige motiveerivamaid tegureid, kui tegemist on tegevustega, mida nad teie e-kirja saamise tulemusena teevad, või kas nad üldse midagi ette võtavad. Lõppude lõpuks on e-kirjade saatmine vaid üks vestluse liik ja see, kuidas vestlus lõpeb, on tavaliselt üsna oluline, olgu tegemist siis ärilise või mitteametliku e-kirjaga.

Kui te kohtaksite kedagi uut, siis te ei pööraksite pärast vestlust lihtsalt ringi ja läheksite minema, lõpetamata vestlust - te ütleksite talle tõenäoliselt, et oli tore temaga kohtuda ja et loodate temaga peagi uuesti rääkida. Teie e-kirja lõpetamine peaks olema sõbralik, professionaalne ja viisakas, samuti peaks see olema selge, kui tegemist on juhiste andmisega järgmiste sammude kohta.

Kuidas sulgeda e-kiri

Kui on vaja koostada oma e-kirjade jaoks parimad sulgemised, tuleb silmas pidada mõningaid erinevaid asju.

Esiteks tuleb otsustada, kas sulgemine on selle e-kirja jaoks sobiv variant või mitte. Kui te käite kellegagi e-kirjavahetuses edasi-tagasi, siis võib sulgemise vahelejätmine tunduda sel hetkel hea võimalus.

Kui see siiski nii on, siis võtke aega, et mõelda, kas sulgemise lisamine mõjub hästi või mitte. Isegi kui olete juba mõnda aega kellegagi e-kirju saatnud ja vestlus on muutunud pisut vabamalt, võrreldes sellega, kuidas see alguses oli, saate näidata, et olete professionaalne ja jätate jätkuvalt hea mulje, valides iga kord hea lõpu.

Pidage meeles, et inimene, kellele te saadate e-kirja, võib selle edastada teistele, kes ei ole teiega varem suhelnud. Tugev, professionaalne e-posti allkiri nendes e-kirjades jätab professionaalsema mulje kui mitteametlikumad, isiklikumad e-kirjad.

Kasutage oma täisnime

Hea mõte on alati lisada oma e-kirjade allkirjastamisel oma täisnimi, eriti esimestes e-kirjades, mida saadate.

See võimaldab teil tagada, et e-kirja saaja on selge, kellega ta suhtleb, ja te saate vältida segadust teiste kontaktidega, kellel võib olla teiega sama eesnimi.

Isegi kui soovite tavalisemat e-kirja ja sõbralikku kirjavahetust, lisage alati oma täisnimi.

Ole professionaalne

Ükskõik, mida te otsustate oma e-kirja lõpetuseks kirjutada, professionaalsus on võtmetähtsusega. Võtke arvesse vestluse konteksti ja isikut, kellele kirjutavad, enne kui otsustate, millist tüüpi lõpetamist kõige sobivam kasutada.

Kui saadate e-kirja uuele kliendile, kellega te varem ei ole ühendust võtnud, siis peaksite vältima juhuslikku tooni. Kuigi sõbralikku tooni võib tõlgendada kui toredat žesti, soovite, et esimene kord, kui te kellegagi ühendust võtate, oleks ametlikum lõpetamine.

Teisest küljest, kui te suhtlete kellegagi, kellega olete isiklikult kohtunud või kellega te olete palju meili teel rääkinud ja keda olete üsna hästi tundma õppinud, siis ei ole midagi halba selles, kui te suhtlete vabamalt, eriti järelkirja teel.

Kui te ei ole kindel, millist tooni võtta, on alati parem olla liiga professionaalne kui liiga vähe professionaalne. Seepärast peaks teie vaikimisi e-posti allkiri olema alati ametlikum.

Mida lisada e-kirja allkirja

Hea ärilise e-kirja sulgemine sisaldab mitmeid erinevaid elemente, mis annavad sellele tervikliku, professionaalse välimuse ja jätavad vastuvõtjale hea mulje. E-kirja sulgemisel on mõned kõige olulisemad aspektid järgmised:

Teie täielik nimi

Täisnime kasutamine e-kirja allkirjastamisel võib tunduda mõne vestluse puhul liiga professionaalne, kuid tavaliselt on see parim viis. See aitab vältida olukordi, kus teid võidakse segi ajada kellegi teisega, kellel on teiega sama eesnimi.

Kui soovite võtta tavalisema lähenemise ja kasutada ainult oma eesnime, siis võiksite kaaluda oma allkirjale oma täisnime lisamist, et oleks ikkagi selge, kes te täpselt olete.

Lõppsõna

Kui te lõpetate oma e-kirja, võib tugev lõppsõna muuta selle mulje, mille see vastuvõtjale jätab, väga oluliseks.

Teie e-kirja lõpurida on ideaalne võimalus jagada saajaga oma tänu sõnumi lugemise eest. Koos sellega võite lisada ka üleskutse tegutsemiseks või midagi, mis motiveerib adressaati soovitud sammu astuma, näiteks klõpsama e-kirjas olevale lingile, vastama teile või midagi muud.

 

Pea meeles, et isegi kui sa saadad juhusliku ärilise e-kirja, on kõigi e-kirjade lõppeesmärk esile kutsuda vastus või mingi tegevus.

Teie ametinimetus

Kuigi te ei pea alati kasutama oma praegust ametinimetust, võib olla kasulik lisada midagi, mis annab saajale teada, milline on teie ametinimetus.

See on eriti oluline, kui te suhtlete kellegagi esimest korda, sest see teeb selgeks, kellega nad räägivad ja millistes küsimustes te neid aidata võiksite. Ärikontaktid hindavad seda üksikasja, sest nad teavad, kas jätkata teiega ärisuhtlust või mitte.

Kontaktandmed

Lõpuks on alati hea mõte lisada oma kontaktandmed. Kuigi adressaadil, kellele saadate e-kirja, on juba teie e-posti aadresse-kirja lõpus on hea koht, et pakkuda täiendavaid võimalusi teiega kontakti saamiseks, näiteks teie telefoninumber või link teie LinkedIn-profiilile.

Enamik ametlikke e-kirju sisaldab muid võimalusi kontakti saamiseks. Kuigi see ei anna ärikorrespondentsile palju juurde, on rusikareegel, et kasutage seda ruumi oma LinkedIn-i, veebisaidi, pakkumise või millegi muu reklaamimiseks.

E-posti suuniste lõpud - parimad e-kirjade etiketi reeglid

Kui jõuate oma e-kirja lõpuni, ei taha te rikkuda senist head muljet halva lõpuga.

Et seda vältida ja veenduda, et teie e-kirja lõpulause jätab kliendile parima mulje, pidage meeles järgmisi suuniseid.

Mõelge publikule

Hea mõte on kohandada oma lõppsõna sihtrühmale, kes seda loeb.

Näiteks sõna "armastus" võib olla ideaalne e-kirja lõpetuseks teie kallimale või emale, kuid te ei tohiks seda kasutada, kui te suhtlete oma uue ülemuse või uue kliendiga, kes ei pruugi hinnata mitteametlikke e-kirja lõpuotsuseid.

Mõelge oma suhe isikuga, kellele saadate e-kirja. Kõige tüütumad e-kirjade allkirjastused on need, mis ei ole kohandatud sihtrühmale, kellele nad saadetakse.

Kontrollige oma vaikimisi e-posti allkirja

Nagu kogu ülejäänud e-kirja, tuleks ka lõpuosa enne saatmisnupu vajutamist kontrollida õigekirja- ja grammatikavigade suhtes. Grammatika- või õigekirjaveadeta lõpuosa võib jätta vastuvõtjale ebaprofessionaalse ja lohaka mulje.

Vaja on vaid paar minutit, et kontrollida kiiresti oma sulgemist vigade suhtes enamikus e-posti rakendustes. Saate kasutada pistikprogramme grammatika- ja õigekirjakontrollid nagu Grammarly, et hõlbustada vigade leidmist.

Ole siiras

Kui oled realistlik ja ehtne oma e-kirja sulgemisel, mõjutab see muljet, mille see jätab. Ärge kirjutage lihtsalt sõnu, mis teie arvates kõlavad hästi, võtmata aega, et mõelda, kui siiras te olete.

Kui valite oma e-kirja lõpuridu, valige midagi, mis on teie poolt ehtne, olgu see siis sisemiste e-kirjade või uute kontaktidega peetavate e-kirjavestluste puhul.

Lisage järgmine samm või üleskutse tegutsemiseks

Lõpetuseks, ärge jätke kasutamata võimalust kasutada oma e-kirja lõpurida kui võimalust panna adressaat soovitud tegevust sooritama. Näiteks võib see olla midagi nii lihtsat kui "loodan, et kuulen sinust varsti" või "anna mulle teada, mida arvad", kui soovid, et saaja saadaks sulle tagasi. Või kui saadate turunduskirju, võite lisada lõpetuseks lingi teenusele või tootele, paludes samal ajal, et saaja seda kontrolliks.

See, kuidas te ärilise e-kirja lõpetate, võib mõjutada vastuvõtjat ja teie muljet rohkem, kui te arvate.

Lõpetamine

Olenemata sellest, kas kirjutate juhuslikke e-kirju või suhtlete ametialases kontekstis, on oluline, kuidas te oma e-kirja lõpetate. E-post on tänapäeval üks levinumaid suhtlusmeetodeid ja kui soovite seda õigesti teha, peaks teil olema professionaalne e-posti lõpp, mis julgustab vastuvõtjat vastama.

Ja kui sa saadad palju e-kirju ja muretsed, kas need jõuavad õigele inimesele... Sul on vaja Bouncerit. Bounceriga saate kontrollida oma e-posti nimekirju, nii et saate olla kindel, et te ei saada võltsitud, vananenud või valesti kirjutatud aadressidele. 

Alusta juba täna ja kontrollige oma esimesed 100 e-kirja tasuta!