Mengirim email ke beberapa pengguna secara individual mengacu pada proses pembuatan dan pendistribusian satu pesan email ke beberapa penerima, memastikan bahwa setiap penerima menerima email yang terpisah dan dipersonalisasi tanpa alamat email mereka dapat dilihat oleh orang lain. Metode ini biasanya digunakan dalam situasi di mana konten email dimaksudkan untuk bersifat rahasia atau dipersonalisasi untuk setiap penerima, seperti buletin, undangan, atau pengumuman.
Untuk mengirim email ke beberapa pengguna secara terpisah, Anda dapat mengikuti langkah-langkah berikut:
1. Tulis email Anda: Mulailah dengan membuat email menggunakan klien atau layanan email pilihan Anda. Susun konten email, termasuk subjek, isi, dan lampiran apa pun, untuk memastikan bahwa konten tersebut relevan dan disesuaikan dengan penerima.
2. Buat milis: Sebelum mengirim email, Anda perlu membuat milis yang mencakup semua penerima. Hal ini dapat dilakukan dengan memasukkan alamat email setiap penerima secara manual atau dengan mengimpor daftar yang sudah ada sebelumnya dari spreadsheet atau sistem manajemen kontak.
3. Mempersonalisasi email: Untuk memastikan bahwa setiap penerima menerima email yang sesuai dengan kebutuhannya, sangat penting untuk mempersonalisasi konten. Hal ini dapat dilakukan dengan menggunakan variabel atau placeholder di dalam badan email atau baris subjek, yang secara otomatis akan diganti dengan informasi spesifik penerima saat email dikirim. Misalnya, menggunakan nama depan penerima atau nama perusahaan dapat menambahkan sentuhan pribadi.
4. Kirim email: Setelah Anda menyusun email dan mempersonalisasikannya, sekarang saatnya mengirimnya. Alih-alih memilih semua penerima sekaligus, Anda perlu mengirim email secara terpisah ke setiap penerima. Hal ini dapat dilakukan dengan menggunakan kolom ""Bcc"" (blind carbon copy) pada klien email Anda, yang memungkinkan Anda untuk mengirim email ke beberapa penerima tanpa mengungkapkan alamat email mereka satu sama lain.
5. Kelola balasan dan tindak lanjut: Setelah mengirimkan email, penting untuk mengelola balasan atau tindak lanjut dari penerima. Tergantung pada volume tanggapan, Anda mungkin perlu mengatur dan menanggapi setiap email satu per satu atau menggunakan alat bantu otomatis untuk merampingkan prosesnya.
Mengirim email ke beberapa pengguna secara individual menawarkan beberapa keuntungan. Pertama, ini memastikan privasi setiap alamat email penerima, karena mereka tidak terekspos ke orang lain di milis. Kedua, ini memungkinkan komunikasi yang dipersonalisasi, sehingga Anda dapat menyapa setiap penerima secara individual dan menyesuaikan konten dengan kebutuhan atau preferensi khusus mereka. Terakhir, metode ini dapat membantu menjaga penampilan profesional, karena penerima tidak akan melihat daftar panjang alamat email di kolom "Kepada" atau "Tembusan".