Az e-mail küldése több felhasználónak egyenként egy e-mail üzenet összeállításának és több címzettnek történő szétküldésének folyamatát jelenti, biztosítva, hogy minden címzett külön, személyre szabott e-mailt kapjon anélkül, hogy e-mail címük mások számára látható lenne. Ezt a módszert általában olyan helyzetekben használják, amikor az e-mail tartalmát bizalmasnak vagy személyre szabottnak szánják az egyes címzettek számára, például hírlevelek, meghívók vagy bejelentések esetében.
Ha több felhasználónak szeretne egyenként e-mailt küldeni, kövesse az alábbi lépéseket:
1. Állítsa össze az e-mailt: Kezdje az e-mail megírását az Ön által preferált e-mail kliens vagy szolgáltatás segítségével. Készítse el az e-mail tartalmát, beleértve a tárgyat, a szöveges részt és az esetleges mellékleteket, biztosítva, hogy az releváns és a címzettekre szabott legyen.
2. Hozzon létre egy levelezőlistát: Az e-mail elküldése előtt létre kell hoznia egy levelezőlistát, amely tartalmazza az összes egyéni címzettet. Ez történhet az egyes címzettek e-mail címének kézi beírásával, vagy egy már létező lista importálásával egy táblázatból vagy kapcsolatkezelő rendszerből.
3. Személyre szabja az e-mailt: Ahhoz, hogy minden címzett egyedi e-mailt kapjon, elengedhetetlen a tartalom személyre szabása. Ezt úgy érhetjük el, hogy az e-mail szövegében vagy tárgysorában változókat vagy helyőrzőket használunk, amelyek az e-mail elküldésekor automatikusan a címzett egyedi adataira cserélődnek. Például a címzett keresztnevének vagy cégnevének használata személyes jelleget kölcsönözhet.
4. Küldje el az e-mailt: Miután összeállította és személyre szabta az e-mailt, ideje elküldeni. Ahelyett, hogy egyszerre választaná ki az összes címzettet, az e-mailt külön-külön kell elküldenie minden egyes címzettnek. Ezt az e-mail kliens ""Bcc"" (blind carbon copy) mezőjének használatával teheti meg, amely lehetővé teszi, hogy az e-mailt több címzettnek küldje el anélkül, hogy felfedné egymás e-mail címét.
5. Kezelje a válaszokat és a nyomon követést: Az e-mail elküldése után fontos, hogy kezelje a címzettek válaszait vagy nyomon követését. A válaszok mennyiségétől függően előfordulhat, hogy minden egyes e-mailt külön-külön kell megszerveznie és megválaszolnia, vagy automatizált eszközöket kell használnia a folyamat egyszerűsítésére.
Az e-mail küldése több felhasználónak külön-külön több előnnyel jár. Először is, biztosítja az egyes címzettek e-mail címének titkosságát, mivel a levelezőlistán szereplők nem ismerik meg őket. Másodszor, lehetővé teszi a személyre szabott kommunikációt, mivel minden egyes címzettet egyedileg szólíthat meg, és a tartalmat az ő egyedi igényeikhez vagy preferenciáikhoz igazíthatja. Végül pedig ez a módszer segít fenntartani a professzionális megjelenést, mivel a címzettek nem látják az e-mail címek hosszú listáját a "Címzett" vagy a "Cc" mezőkben.