Elektroninis paštas yra viena iš labiausiai paplitusių bendravimo formų profesiniame pasaulyje. Nesvarbu, ar kreipiatės į potencialų darbdavį, kolegą, ar klientą, svarbu užtikrinti, kad jūsų el. laiškai būtų profesionalūs ir gerai suformuoti. Gerai suformuotas el. laiškas ne tik suteikia profesionalumo, bet ir padeda užtikrinti, kad jūsų žinutė būtų aiški ir lengvai skaitoma. Šiame straipsnyje aptarsime keletą patarimų ir geriausios praktikos pavyzdžių, kaip suformatuoti elektroninį laišką, kad būtų galima profesionaliai bendrauti.
Temos eilutė:
Temos eilutė yra pirmas dalykas, kurį gavėjas pamatys gavęs jūsų el. laišką, todėl svarbu, kad ji būtų aiški ir glausta. Gera temos eilutė turėtų leisti gavėjui suprasti, apie ką rašoma laiške, ir turėtų būti susijusi su laiško turiniu. Venkite neaiškių ar bendrinių temos eilučių, nes dėl jų jūsų el. laiškas gali atrodyti nesvarbus ar nepageidaujamas.
Sveikinimai:
Kreipdamiesi į el. laiško gavėją, svarbu profesionaliai pasisveikinti. Jei žinote asmens vardą, naudokite jį sveikinime (pvz., „Gerbiamasis ponas Smitas” arba „Laba diena, Sara”). Jei nežinote gavėjo vardo, galite naudoti bendresnį pasisveikinimą, pavyzdžiui, „Gerbiamasis pone / ponia” arba „Sveiki, komanda”.
El. laiško turinys:
Laiško tekstas turėtų būti gerai struktūruotas ir lengvai skaitomas. Naudokite trumpas pastraipas ir taškus, kad suskaidytumėte tekstą ir padarytumėte jį lengviau įsisavinamą. Bendraukite aiškiai ir glaustai, venkite žargono ar techninės kalbos, kurios gavėjas gali nesuprasti. Jei užduodate klausimą ar pateikiate prašymą, būtinai aiškiai nurodykite, ko jums reikia iš gavėjo, ir pateikite visą reikalingą kontekstą ar pagrindinę informaciją.
Uždarymas:
Baigdami el. laišką, būtinai pasirašykite profesionaliai, pavyzdžiui, žodžiais „Nuoširdžiai” arba „Su geriausiais linkėjimais”. Jei prašote gavėjo atsakymo, laiško pabaigoje galite įtraukti raginimą imtis veiksmų (pvz., „Laukiu jūsų atsakymo artimiausiu metu”). Baigiamajame žodyje venkite pernelyg laisvos ar neoficialios kalbos, nes tai gali sumenkinti jūsų el. laiško profesionalumą.
Parašas:
Laiško pabaigoje pateikite profesionalų el. laiško parašą, kuriame turėtų būti nurodytas jūsų vardas, pavardė, pareigos ir kontaktinė informacija. Tai padeda patvirtinti jūsų patikimumą ir palengvina gavėjui susisiekti su jumis, jei jam kiltų klausimų ar prireiktų papildomos informacijos.
Korektūros tikrinimas:
Prieš siųsdami el. laišką, būtinai jį atidžiai perskaitykite, kad jame nebūtų rašybos ar gramatikos klaidų. Dėl rašybos ir klaidų galite pasirodyti nerūpestingi ar neprofesionalūs, todėl prieš paspausdami mygtuką „siųsti” skirkite laiko laiško peržiūrai. Taip pat galite paprašyti kolegos ar draugo, kad jis peržiūrėtų jūsų el. laišką ir pastebėtų visas klaidas, kurių galbūt nepastebėjote.
Apibendrinant galima teigti, kad el. laiško formatas, skirtas profesionaliam bendravimui, yra svarbus įgūdis, kuris gali padėti padaryti teigiamą įspūdį gavėjams. Laikydamiesi šiame straipsnyje pateiktų patarimų ir geriausios praktikos pavyzdžių, galite užtikrinti, kad jūsų el. laiškai būtų aiškūs, profesionalūs ir veiksmingai perteiktų jūsų žinutę. Nepamirškite atkreipti dėmesį į temos eilutę, pasisveikinimą, laiško tekstą, pabaigą, parašą ir korektūrą, kad užtikrintumėte, jog jūsų el. laiškai būtų gerai suformuoti ir profesionaliai skambėtų.
