Kā uzrakstīt e-pasta vēstuli par tikšanās plānošanu (+8 veidnes)

Padoms: pirms sarakstam izsūtāt saplānošanas tikšanās pieprasījuma e-pasta vēstules (jo īpaši, izmantojot auksto e-pastu sūtīšanu), pārliecinieties, vai tās tiek sūtītas pareizajiem cilvēkiem. Tāpēc mēs iesakām e-pasta vēstuļu validēšana ar Bouncer vispirms.

#1 Rakstiet pārliecinošas tēmu līnijas

Labam temata līnijām jābūt radošām un saistošām, vienlaikus sniedzot mājienu par to, par ko ir tikšanās pieprasījuma e-pasta vēstule.

Piemēram, ja uzrunājat kādu cilvēku, aicinot viņu uz biznesa tikšanos, apsveriet, vai "Apspriedīsimies pie kafijas tases." Ja jums ir nepieciešama saistošāka tēmas līnija, izmēģiniet šo: "Vai esat gatavs sazināties klātienē?". Uzaicināt uz tikšanos pa e-pastu var būt sarežģīti, taču visefektīvākie tikšanās pieprasījuma e-pasti liecina, ka viss sākas ar tēmu.
 

 
Īsas, kodolīgas un precīzas temata rindkopas vienmēr ir vislabākais veids, kā nodrošināt, lai jūsu ziņa tiktu nodota. Pievienojiet ne vairāk kā 9 vārdi un 60 rakstzīmes lai nodrošinātu vislabāko atvēršanas un atbildes rādītāju. Lai ko arī nolemtu izmantot, uzrakstiet skaidru un kodolīgu temata līniju, kas mudina lasītājus atvērt e-pasta vēstuli un, cerams, nekavējoties pievēršas viņu sāpīgajam jautājumam.

#2 Izmantot atbilstošu sveicienu atbilstoši situācijai

Ir svarīgi atcerēties, ka, rakstot e-pasta vēstuli ar lūgumu par tikšanos, jūsu stilam jāatbilst situācijai. Sanāksmju plānošana, izmantojot e-pastu, nosaka faktiskās sanāksmes toni.

Ja rakstāt gadījuma kolēģim, tā ir iekšējā saziņa. Jūs varat saglabāt vieglumu, izmantojot rotaļīgu, humoristisku un nepiespiestu toni. Turpretī, ja sūtāt e-pasta vēstuli par tikšanos vai pieprasījumus klientiem vai cilvēkiem no oficiālas biznesa vides, lietojiet valodu, kas apliecina cieņu un profesionalitāti - padariet savu ziņu oficiālu un izlaidiet sarunvalodas toni.
 

 
Lūk, padoms: Ja saņēmēju personīgi nepazīstat, mēģiniet par viņu uzzināt vairāk. Mūsdienās gandrīz ikviens ir LinkedIn, tāpēc ir nepieciešamas tikai dažas sekundes, lai viņus uzmeklētu un izveidotu efektīvākus tikšanās pieprasījuma e-pastus.

Noskaidrojiet, kas viņi ir un kāds ir viņu precīzs amats. Pārbaudiet uzņēmuma nosaukumu divas reizes, lai nepieļautu pārrakstīšanās kļūdas - tas ir ļoti svarīgi, izmantojot tikšanās pieprasījuma e-pasta veidnes.

Sveicinot cilvēku vārdā, jūs jau no paša sākuma izveidosiet personīgāku saikni. Izvairieties no tādiem tituliem kā Sir vai Priekšsēdētājas kundze par katru cenu.

#3 Norādiet, ko vēlaties, un nevilcinieties ar jautājumiem.

Pareizs ievadteikums parasti ir galvenais sāpīgais jautājums, rakstot e-pasta vēstules ar lūgumu par tikšanos. Pēc tam jūs nevēlaties tērēt lasītāja laiku. Pārejiet tieši pie lietas būtības un norādiet, par ko rakstāt. Dažos teikumos paskaidrojiet, kāpēc jūs vēršaties un kāds ir jūsu tikšanās pieprasījums.
 

 
Izvairieties no saņēmēja novirzīšanas malā - pārejiet uz tikšanās informāciju. Norādiet sanāksmes tematu (varat pat pievienot sanāksmes darba kārtību, lai saņēmējs zinātu, cik daudz laika tam atvēlēt). Piemēram, "Es rakstu, lai lūgtu tikšanos ar jums otrdien, 7. maijā plkst. 10.00, lai apspriestu gaidāmo mārketinga kampaņu. Šeit ir tikšanās darba kārtība:...".

Neaizmirstiet arī norādīt, kāda veida tikšanos plānojat rīkot, piemēram, ātru tērzēšanu vai īstu tiešsaistes tikšanos.

#4 Paskaidrojiet vērtību, ko saņems saņēmējs

Vairumā gadījumu cilvēkiem, kas nosaka tikšanās reizes, vairāk rūp, lai tās notiktu. Tāpēc jums ir jāmudina adresāts un jāpaskaidro, kāpēc viņam vajadzētu veltīt laiku, lai tiktos ar jums.

Padomājiet, kādu labumu viņi gūtu, ja viņi piekristu tikties - ko viņi varētu iemācīties? Kādas gaidāmās problēmas jūs varētu palīdzēt atrisināt un iekļaut sanāksmes darba kārtībā?

Piemēram, varat piedāvāt:

• a bezmaksas vērtīga rīka demo
• palīdzēt atrisināt šīs personas problēmu (piemēram, palielināt apmaksātu reklāmu sniegumu).
• sadarbības vide ideju apmaiņai.
• risinājumu meklēšanas prāta vētra

Uzsverot šos ieguvumus un gaidāmo mērķa sasniegšanu savā tikšanās pieprasījuma e-pasta vēstulē, jūs motivēsiet viņus piešķirt prioritāti plānotajai tikšanās reizei, izmantojot e-pastu.

Svarīgi ir arī neizlaist no redzesloka loģistikas detaļas par tikšanos. Kas piedalīsies sanāksmē? Cik ilgi sanāksmei ir jāilgst? Sniedzot šo informāciju iepriekš, sniedziet viņiem visu nepieciešamo informāciju, lai noteiktu, vai ir vai nav vērts piedalīties īsā diskusijā.

#5 Piedāvāt vairākus tikšanās laikus

Plānojot tikšanos, tikšanās pieprasījuma e-pasta vēstulē piedāvājiet vairāk nekā vienu tikšanās laiku. Tas ne tikai dod jums abiem iespēju atrast tikšanās laiku, kas atbilst jūsu pieejamībai, bet arī parāda jūsu elastīgumu un to, ka respektējat kolēģa dārgās vēlmes.

Šeit ir e-pasta vēstules paraugs, kas var izraisīt pozitīvu atbildi:

Ņemiet vērā arī vietējo laiku. Ja plānojat tikšanos ar kādu cilvēku no citas pasaules malas, pārliecinieties, vai viņš zina, kurās laika joslās tiek organizēta tikšanās.

Būtiska sanāksmju pieprasījuma e-pasta vēstuļu rakstīšanas daļa ir informētība par laika joslām. Ja jūs nevarat saprast, ka svarīgu tikšanos plānojat 4.00 no rīta, kā tad jūs varat atrisināt viņu sāpīgo jautājumu? Plānojiet sanāksmes tā, lai visiem būtu ērti.

#6 Pieprasīt atbildi, lai apstiprinātu tikšanos

Iepriekš noskaidrojiet, vai jums ir vai nav nepieciešama atbilde uz tikšanās pieprasījuma e-pasta vēstuli ("Būšu pateicīgs par jūsu atsauksmēm par šo") un kad tas ir nepieciešams. Neesiet pārāk uzstājīgi vai prasīgi. Tā vietā izrādiet cieņu un novērtējiet otra laiku.

Pieprasot nosūtīt apstiprinājumu, jums ir arī iespēja vēlreiz pārbaudīt datumu, piemērotu laiku, sanāksmes grafiku un citu informāciju, kā arī apstiprināt konferenču telpas rezervāciju (kas ir ļoti svarīgi oficiālai sanāksmei).

Lūk, padoms: Varat arī automatizēt procesu un nosūtīt kalendāra pieprasījumu kopā ar tikšanās uzaicinājuma e-pastu. Šim nolūkam ir pieejami dažādi rīki, ko varat izmantot. Daudzos no tiem, piemēram, Google kalendārā, šī funkcija ir iebūvēta. Tas palīdz ietaupīt laiku un atvieglo bezsaistes un tiešsaistes sanāksmju plānošanu visiem iesaistītajiem.

#7 Vajadzības gadījumā veikt turpmākus pasākumus, nosūtot nākamo e-pasta vēstuli, lai plānotu tikšanos

Vai esat kādreiz sūtījis e-pasta vēstuli, lai uzaicinātu kādu uz tikšanos, un tikai pēc tam dažas nākamās nedēļas dzirdējāt klusumu? Lai gan tā nav īsti profesionāla saziņa, jūsu adresāti, iespējams, saņem visdažādākos e-pasta ziņojumus ar lūgumiem tikties, un viņi var būt pārāk aizņemti, lai atbildētu uz jūsu sākotnējo e-pastu.

Ne vienmēr ir viegli sekot līdzi, lai saņemtu atbildi uz profesionāliem e-pasta ziņojumiem. Lai pārliecinātos, ka netiek kavēta ātras tikšanās organizēšana un ka visas puses ir informētas, vislabāk ir sekot līdzi, nosūtot atgādinājumu.

Nevar pārvērtēt turpmāko e-pasta vēstuļu efektivitāti - atbilžu īpatsvars var būt pat līdz 40% lielāks nekā sākotnējā tikšanās pieprasījuma e-pasta gadījumā..

Izmantojiet e-pasta izsekošanas rīkus, lai uzzinātu, vai jūsu ziņa ir izlasīta un vai nav veiktas nekādas darbības. Tas ir īpaši noderīgi cilvēkiem, kuri sūta garas e-pastu vēstuļu ķēdes ar lūgumiem par tikšanos un kuriem ir grūti izsekot visām sarunām, lai plānotu tikšanās.

Labās ziņas - ja uzņemsieties iniciatīvu un nosūtīsiet papildu e-pasta vēstuli, jūsu tikšanās pieprasījums nepazudīs. Jūs varat atkārtot svarīgāko informāciju, nosūtīt detalizētu darba kārtību vai noskaidrot saņēmējam piemērotu laiku.

Ja vēlaties uzzināt vairāk par to, kā rakstīt biznesa e-pasta vēstules, izlasiet šo: B2B mārketinga e-pasta vēstuļu ceļvedis - kas darbojas un kas ne.

#8 Pievienot saiti uz izvēlēto plānošanas rīku

Atbilstoša tikšanās laika atrašana var būt pienācīgs uzdevums. Jūsu potenciālajiem klientiem un jums ir atšķirīgi grafiki, un, pieprasot tikšanos pa e-pastu, jums jādod viņiem iespēja izvēlēties.

Ir dažādi rīki, kas var palīdzēt uzlabot jūsu auksto tikšanās pieprasījumu e-pasta vēstules. Piemēram, Calendly. 

Varat izmantot šo rīku, lai potenciālajiem klientiem piedāvātu visus pieejamos laikus individuālai tikšanās reizei. Viņi var piekļūt jūsu tiešsaistes kalendāram un izvēlēties viņiem piemērotu laiku, tādējādi palielinot jūsu izredzes uz pozitīvu atbildi un veiksmīgu tikšanos.

Tādas lietotnes kā Calendly ir saistītas ar citiem populāriem tikšanās rīkiem, piemēram, Google Meet un Zoom, tāpēc uz savu e-pasta adresi saņemsiet paziņojumu par katru jaunu rezervētu tikšanos.

Biznesa tikšanās pieprasījuma e-pasta veidne

Neatkarīgi no tā, vai rakstāt perfektu e-pasta vēstuli ar lūgumu par tikšanos, lai tiktos ar kolēģiem, potenciālo klientu vai biznesa partneriem, varat izmantot šīs gatavās e-pasta veidnes, lai sagatavotu savu tikšanās priekšlikumu.

Ps. Pielāgojiet šos tikšanās pieprasījuma e-pasta vēstuļu paraugus savām vajadzībām un tikšanās pieprasījuma veidiem, ko vēlaties nosūtīt.

Sanāksmes e-pasta veidne 1

E-pasta temata rindu: Parunāsimies

Dārgais [vārds],

Es vēršos pie jums, lai lūgtu tikšanos ar jums par. [tēma] jums ērtā laikā.

Es esmu brīvs [datums] vietnē [laiks] vai [datums] vietnē [laiks]. Es varu izveidot tikšanos, izmantojot [app]. Dodiet man zināt, ja kāds no šiem datumiem jums derēs.

Ceru, ka drīzumā jūs uzklausīsim!

Sirsnīgi sveicieni,

[jūsu vārds]

E-pasta veidne 2

E-pasta temata rindu: Sadarbība // tikšanās pieprasījums

Dārgais [vārds],

Kā jau iepriekš runājām, esmu ļoti ieinteresēts izpētīt sadarbības iespējas. Es uzskatu, ka mūsu spēku un resursu apvienošana būtu izdevīga abām pusēm.

Lūk, darba kārtība, ko biju iecerējis mūsu sanāksmei:

1. Pārskats par partnerības plāniem
2. Apspriest iespējamās iespējas un izaicinājumus
3. Noteikt nākamos soļus

Lūdzu, dodiet man zināt, ja tas [datums] un [laiks] strādāt jūsu labā. Es ceru, ka drīz jūs uzklausīsim.

Labākais,

[jūsu vārds]

E-pasta veidne 3

E-pasta temata rindu: Parunāsim par biznesu

Sveiki [vārds],

Kā jūs zināt, mūsu uzņēmumi jau kādu laiku ir sadarbojušies, un es uzskatu, ka ir svarīgi uzturēt atklātus saziņas sakarus un izpētīt veidus, kā mēs varam stiprināt mūsu partnerību.

Man ir dažas aizraujošas idejas, ar kurām vēlos ar jums dalīties, un es uzskatu, ka tikšanās klātienē būtu labākais veids, kā tās apspriest sīkāk.

 

Vēlos ierosināt šādu tikšanās datumu [datums] vietnē [laiks], [vieta/saite uz sanāksmi]. Ja šis datums jums nav ērts, lūdzu, dariet man zināmus dažus citus datumus, kas jums būtu piemēroti.

Ar sveicieniem,

[jūsu vārds]

E-pasta veidne 4

Tēmas līnija: Savienosimies, lai tiktos

Sveiki [vārds],

 

Esmu pārliecināts, ka esi aizņemts, bet ceru, ka tuvākajā laikā mums izdosies atrast laiku, lai parunātos. Būtu lieliski, ja varētu sazināties un apspriest [sanāksmes tēma].

Vai jūs varētu piedalīties tiešsaistes vai personīgā tikšanās reizē? Lūdzu, dariet man zināmu, kas jums ir vispiemērotākais, un mēs noskaidrosim sīkākas detaļas.

Labākais,

[jūsu vārds]

E-pasta veidne 5

Tēmas līnija: Iet uz kafiju ☕

Dārgais [vārds],

Es ceru, ka viss ir kārtībā. Es jau labu laiku esmu vēlējies ar jums, dārgie kolēģi, aprunāties, un domāju, ka šī būs lieliska iespēja to izdarīt. Es domāju par tikšanos pie kafijas tases, lai apspriestu mūsu nākotnes plānus un to, kā mēs varam stiprināt mūsu partnerību.

Datums: [datums]

Laiks: [laiks]

Vieta: [atrašanās vieta]

Vai tas atbilstu jūsu grafikam? Ar nepacietību gaidīsim jūsu atbildi.

Viss labākais,

[jūsu vārds]

Šeit nāk Bouncer

Bouncer palīdz uzlabot e-pasta piegādi, pārbaudot katras adreses derīgumu, samazinot atteikumu skaitu un saglabājot sūtītāja reputāciju. Mūsu rīks, kas ietaupa laiku, uzlabo kampaņu efektivitāti, automatizējot pārbaudes procesu un nodrošinot, ka jūsu tikšanās piedāvājumi sasniedz patiesi ieinteresētās personas. Tādējādi jūs varat koncentrēties uz ideāla piedāvājuma sagatavošanu potenciālajiem dalībniekiem.
 

Jūs esat gatavs darbam

Jūs esat tikai dažu klikšķu attālumā no tikšanās pieprasījuma e-pasta nosūtīšanas. Neatkarīgi no tā, vai plānojat komandas sanāksmi vai sūtāt oficiālu sanāksmes pieprasījumu, pārliecinieties, ka vēlreiz pārbaudāt visu informāciju un ievietojat īsu sanāksmes izklāstu.

Ja ievērosiet visus šajā rakstā aprakstītos soļus, jūsu uzaicinājumi uz tikšanos būs ļoti profesionāli. Galu galā, ir vērts sākt uz augstas nots vēl pirms pašas tikšanās sākuma. Ja jūsu sākotnējā ziņa būs uzrakstīta labi, tā iedvesmos uzticību turpmākai sadarbībai.

Biežāk uzdotie jautājumi

Kā uzrakstīt e-pasta vēstuli, lai ieplānotu tikšanos ar savu priekšnieku?

Visi iepriekš minētie padomi ir piemērojami, un, rakstot e-pasta vēstuli ar lūgumu par tikšanos, varat pat mainīt dažus no iepriekš minētajiem e-pasta vēstuļu paraugiem. Tomēr, iespējams, labāk ir lūgt savu priekšnieku par tikšanos, izmantojot ziņapmaiņas lietotni vai klātienē, nevis rakstot e-pastu, jo tas var pazust viņa pastkastītē.

Kā pieklājīgi lūgt tikšanos?

Tikšanās pieprasījuma e-pasta vēstulēs izmantojiet tādas frāzes kā "Vai es varu lūgt kādu pakalpojumu?", "Vai jūs, lūdzu, varētu man izdarīt pakalpojumu?", "Vai es varētu jūs uz mirkli apgrūtināt?" un tamlīdzīgas frāzes. Neformāls uzaicinājums uz tikšanos nedarbosies, ja jūs sazināties ar svarīgām ieinteresētajām personām. Šāda veida e-pasta vēstules var tikt uztvertas kā slaidas, tāpēc saglabājiet saziņas stilu. 

Cik daudz tikšanās pieprasījumu ir labs skaits, lai nosūtītu?

Tas ir atkarīgs no attiecības jums ar šo personu pirms tikšanās plānošanas. Tomēr jums vajadzētu ierobežot tikšanos pieprasījumus pa e-pastu līdz ne vairāk kā dažiem. Sūtot aukstos e-pastus, mazāk ir labāk. Labāk ir nosūtīt vienu perfektu e-pasta pieprasījumu, nevis saujiņu viduvēju pieprasījumu.