V&A: Terugkerende e-mails

Wat betekent e-mail bounce?

Er is sprake van een bounce wanneer de e-mails die u verzendt om een of andere reden niet succesvol kunnen worden afgeleverd bij de beoogde ontvangers. De afzender krijgt per e-mail te horen dat de e-mail die hij heeft verzonden, niet is geaccepteerd, of dat een ander onderliggend probleem ertoe heeft geleid dat het bericht niet is afgeleverd.

Als een e-mail is teruggekaatst, krijgt u meestal een e-mail van uw provider waarin staat waarom een e-mail is teruggekaatst en waarin suggesties staan om de situatie te verhelpen.

Wat is harde bounce en zachte bounce bij e-mailmarketing?

Harde bounces bij e-mailmarketing treden op wanneer de e-mail volledig wordt geweigerd. Bijvoorbeeld als het e-mailadres van uw ontvanger niet meer bestaat, de domeinnaam van de e-mail niet meer beschikbaar is, of als u een onjuist e-mailadres hebt opgegeven dat niet in gebruik is. Een hard bounce is meestal een permanent, niet te verhelpen probleem.

Aan de andere kant is een zachte bounce niet zo ernstig als een harde bounce. Meestal wordt dit veroorzaakt door een tijdelijk probleem, zoals een te volle inbox van de ontvanger of een server die niet reageert.

U krijgt meestal een e-mail van de server om u te informeren dat de e-mail is geweigerd en waarom, en in de meeste gevallen kunt u op een later tijdstip opnieuw proberen om de e-mail succesvol af te leveren. In de meeste gevallen zijn de oorzaken van soft bounces geen reden tot bezorgdheid en worden ze meestal verholpen zonder dat u actie hoeft te ondernemen.

Wat veroorzaakt het terugstuiteren van e-mails?

E-mails die terugkomen kunnen om een aantal redenen terugkomen. Tot de meer ernstige redenen die waarschijnlijk blijvend zullen zijn, behoren het verkeerde e-mailadres voor uw ontvanger, het verzenden van een e-mail naar een adres dat niet meer bestaat, of het niet langer beschikbaar zijn van de domeinnaam van het e-mailadres.

De oorzaken van zachte bounces zijn meestal tijdelijk en kunnen worden verholpen door uzelf, de ontvanger of de e-mailprovider. Als de inbox van een ontvanger bijvoorbeeld vol is, zullen e-mails niet meer bouncen nadat deze enkele berichten heeft verwijderd. Het verkeerd spellen van een naam in een e-mailadres, waardoor het bericht bounced, kan ook eenvoudig worden verholpen door de spelling te controleren voordat u het bericht opnieuw verzendt.

Niet-bestaande e-mailadressen zijn de populairste reden voor bounce backs en worden meestal veroorzaakt door typefouten en spelfouten in plaats van dat het e-mailbericht niet meer bestaat. Het kan voorkomen als u een professioneel e-mailadres probeert te e-mailen en de ontvanger de organisatie heeft verlaten.

Wat gebeurt er als een e-mail wordt geweigerd?

Een e-mail bounce treedt op wanneer een bericht er niet in slaagt naar de inbox van een ontvanger te worden verzonden. U krijgt dan een foutmelding van de e-mailserver of de bestemmingsserver in de vorm van een Non-Delivery Report. Dit bericht informeert u over de oorzaak van de mislukte aflevering van de e-mail.

Om te begrijpen wat er gebeurt wanneer een e-mail wordt teruggestuurd, kan het helpen te weten wat de stappen zijn voor het afleveren van een e-mail.

Nadat u een e-mail hebt samengesteld en verzonden, wordt deze aan uw SMTP-server (Simple Mail Transfer Protocol) gegeven voor aflevering. Deze server controleert uw e-mail met de DNS (Domain Name Server), die werkt als een adresboek voor domeinnamen en server IP-adressen.

Zodra de server van de ontvanger is gelokaliseerd, wordt het bericht doorgestuurd naar hun Mail Transfer Agent (MTA) om de aflevering te voltooien, en wordt de e-mail bij de ontvanger afgeleverd. Maar wanneer een e-mail wordt geweigerd, verloopt de laatste stap niet volgens plan - in plaats daarvan wordt de e-mail teruggestuurd.

Wat is een aanvaardbaar bouncepercentage voor e-mails?

Idealiter wilt u uw e-mail bounce rates zo laag mogelijk krijgen. Het beste getal om naar te streven is onder 10%.

Dit komt omdat een hoog aantal consistente e-mail bouncebacks zeer schadelijk kan zijn voor uw e-mail marketing campagne. Niet alleen zal het de IP reputatie van uw bedrijf aantasten, maar het kan ook de deliverability van uw emails in de toekomst beïnvloeden.

Alle bedrijven die e-mailmarketingcampagnes uitvoeren, krijgen een afzenderreputatiescore, die op dezelfde manier werkt als uw kredietscore.

Hoe meer e-mails worden teruggekaatst of ongewenst zijn, hoe lager uw afzenderreputatiescore zal zijn. En aangezien het moeilijk kan zijn om uw afzenderreputatiescore weer op te bouwen, is het altijd het beste om te voorkomen dat deze in eerste instantie daalt.

Hoe verminder je de bounce rate van je e-mail?

Er zijn verschillende methoden om te overwegen als het gaat om het verminderen van uw e-mail bouncepercentage. Het is vaak de moeite waard om de tijd te nemen om uit te zoeken wat de belangrijkste reden voor uw gebouncede e-mail is; ziet u een patroon?

Als u vaak te maken hebt met gebouncede e-mails als gevolg van spelfouten en typefouten, kunt u uw e-maillijst vergelijken met de e-mails die u voor uw ontvangers in andere bestanden hebt om te zien waar u deze fouten kunt corrigeren.

Bovendien is het waarschijnlijk dat je veel ongeldige e-mailadressen in je lijst hebt als je een hoog bouncepercentage hebt, en de lijst moet misschien worden opgeschoond.

U kunt verdere fouten voorkomen door een online inschrijfformulier aan te bieden om contacten te verzamelen en gebruik te maken van double-opt-in, waarbij ontvangers wordt gevraagd hun e-mail te bevestigen door op een link te klikken die naar hun inbox wordt gestuurd voordat ze aan de mailinglijst worden toegevoegd.

Hoe controleer je bounce e-mail?

U zou al een vaag idee moeten hebben van het aantal e-mails dat wordt teruggestuurd, aangezien u berichten in uw inbox zult ontvangen om u te informeren over het feit dat uw bericht niet is afgeleverd.

U kunt uw e-mail bouncepercentage eenvoudig berekenen; het is het aantal e-mails dat is teruggekaatst als percentage van het totaal aantal e-mails dat u hebt verzonden. U kunt dit berekenen door het totaal aantal verzonden e-mails te delen door het totaal aantal e-mails dat is teruggekaatst, om uw bounces per e-mail te krijgen.

Vervolgens vermenigvuldigt u dit getal met honderd om uw bouncepercentage te krijgen als percentage van het totaal aantal e-mails dat u hebt verzonden. Als uw bouncepercentage hoger is dan 10%, kunt u overwegen de hierboven genoemde strategieën te gebruiken om het te verlagen.