Это не всегда драматично. Иногда это происходит медленно. Такие мелочи, как отсутствующее название компании, пустой номер телефона, контакты без четкого указания владельца. Вы не можете понять, связался ли с вами кто-то или это совершенно новый запрос.
Вот что происходит, когда данные CRM не проверяются. Система по-прежнему выглядит полной, но реальная ценность ускользает. И вдруг вам действительно нужна надлежащая проверка данных CRM.
Проверка данных CRM помогает современным компаниям не допустить разрыва связей с клиентами.
Без чистых данных ваши инструменты теряют смысл, кампании дают осечку, продажи замедляются, а отношения с клиентами портятся. А люди, использующие вашу CRM (маркетинг, служба поддержки, менеджеры по работе с клиентами), быстро разочаровываются.
Неважно, используете ли вы известную CRM-платформу или что-то легкое. Если информация в ней неполная и недостоверная, то вы строите стратегию на догадках.
Давайте разберемся, что к чему.
Что такое проверка данных CRM (и почему это должно вас волновать)?
Проверка данных CRM — это процесс проверки точности, пригодности и реальности всей информации, хранящейся в вашей CRM-системе.
Не устаревшие. Не выдуманы. Не введен кем-то, кто ударил клавиатуру локтем в 5 вечера в пятницу.
Он охватывает все: от проверки доставляемости электронной почты до выявления дубликатов, исправления проблем с форматированием и проверки контактных данных, таких как номера телефонов, названия компаний, должности и т. д.
Мы можем назвать это фундаментальными вещами.
Проверенные данные CRM — это то, что позволяет вам реально связаться с контактами, понять свою аудиторию и предпринять значимые действия. Это основа всех решений, которые принимают ваши отделы продаж и маркетинга:
- Вашим маркетологам нужны чистые, сегментированные списки контактов, чтобы отправлять нужные сообщения нужным людям.
- Ваши торговые представители полагаются на актуальные данные о контактах, чтобы планировать последующие действия, назначать встречи и продвигать сделки.
- Вашей службе поддержки нужна точная контактная информация и контекст, чтобы быстро помочь людям, не теряя времени.
Если данные вашей CRM неверны, устарели или дублируются, значит, вы разговариваете не с теми людьми, с которыми нужно. Или вы вообще ни с кем не разговариваете.
Все это также связано с техническими аспектами. CRM теперь подключены к каждому уголку бизнеса. Они обеспечивают автоматизацию. Питают информационные панели. Запускают сообщения. Когда входные данные беспорядочны, вся система становится шумной.
Проверка данных CRM помогает предотвратить это.
Так вы поддерживаете четкость записей в CRM, последовательность управления контактами и соответствие маркетинга и продаж реальности.
А теперь хорошие новости.
Вам не нужно часами копаться в электронных таблицах или вручную проверять каждую запись. Есть более разумные способы справиться с этим.
Реальные риски игнорирования качества данных
Когда данные CRM не проверяются, вы не сразу замечаете проблему. Все начинается с мелочей — неэффективно работающие кампании, замедление обработки заявок в службу поддержки, странный контакт. Ничего драматичного или срочного.
Но под ней ваша CRM-платформа раздувается от ненадежных данных. И эти пробелы начинают проявляться повсюду в бизнесе. Это и делает ее опасной.
Давайте разберемся:
Вы теряете время, гоняясь за тупиками
Ваш отдел продаж звонит на отключенные номера. Ваши маркетинговые кампании отправляются на адреса, которые невозможно доставить. А те красивые электронные письма, на разработку которых вы потратили несколько часов? Они нигде не приземляются.
Каждая минута, которую ваша команда тратит на работу с плохими данными, — это минута, которую они не общаются с реальными людьми. Последствия быстро накапливаются, особенно для сотрудников отделов продаж и маркетинга, которые еженедельно жонглируют десятками (или сотнями) лидов.
Это означает, что ваши маркетинговые сообщения попадают не туда, куда нужно. А отчетность о результатах не будет соответствовать действительности, поскольку она опирается на непоследовательные и разрозненные данные.
Вы нарушаете автоматизацию и рабочие процессы
Современные системы управления взаимоотношениями с клиентами тесно связаны между собой. Один плохой адрес электронной почты может показаться не очень важным, пока он не нарушит всю последовательность электронных писем, не приведет к ошибке в синхронизации CRM или не остановит автоматизацию конвейера, от которой зависит работа вашей команды.
И даже не будем вдаваться в кошмарные подробности о проекте миграции данных, построенном на грязных записях. Это все равно что налить испорченное молоко в чистую бутылку и надеяться, что никто этого не заметит.
Вы подвергаете себя рискам, связанным с соблюдением нормативных требований
Законы о защите персональных данных не терпят отлагательств. GDPR, CCPA и другие региональные нормативные акты требуют от компаний хранить точные данные о клиентах, предоставлять людям доступ к их записям и удалять информацию по запросу.
Удерживая дубликаты, неверную или вводящую в заблуждение информацию о клиентах, вы подвергаете свою компанию юридическому риску. Особенно если кто-то получит сообщение, которое предназначалось совсем другому человеку.
Как ваша CRM-система становится беспорядочной
Интересно, как это обычно происходит? Вот распространенный сценарий:
Ручной ввод данных под давлением
Члены вашей команды разговаривают с потенциальными клиентами, делают заметки, планируют последующие действия. Все вручную. И где-то в этом миксе они дважды вводят «Джона Доу» — один раз с названием компании, другой раз без. Они забывают проверить форматирование номера телефона. Или неправильно вводят электронную почту и не замечают этого.
Казалось бы, ничего особенного. Но теперь есть две записи. И половина информации неверна. Умножьте это на целую команду, на несколько недель или месяцев, и все полетит снежным комом.
Импорт списков без ограждений
Допустим, ваша команда маркетологов покупает список потенциальных клиентов или импортирует контакты с вебинара. Отлично. Но если перед импортом не было проведено проверки или подтверждения, вы просто засунули в систему кучу сомнительных записей.
Старые электронные письма. Посетители вне офиса. Контакты из компаний пятилетней давности. Все это смешивается с вашими реальными данными. Никаких фильтров, никаких флажков. И теперь в ваших записях CRM полно контактов, которые никогда не конвертируются.
Ошибки интеграции
Получаете контакты из таких инструментов, как формы регистрации, чат, платформы для проведения мероприятий или биллинговые системы? Отлично, если только настройки синхронизации не выровнены, поля не совпадают или обнаружение дубликатов слабое.
Теперь у вас есть три версии одного и того же человека, с разными названиями должностей и противоречащими друг другу электронными адресами. И никто не уверен, кто из них настоящий.
Отсутствие права собственности
Во многих компаниях никто официально не отвечает за данные. Они просто как бы… существуют. Поэтому, когда она начинает деградировать, никто не знает, кто должен ее исправлять. Маркетинг обвиняет отдел продаж. Отдел продаж обвиняет отдел эксплуатации. Оперативный отдел говорит, что это проблема автоматизации. А CRM по-прежнему полна беспорядка.
Устаревшие данные тянут за собой
А может быть, вы провели масштабную миграцию данных из старой системы? Если да, то, скорее всего, она принесла с собой несколько скелетов. Устаревшие поля, нарушенное форматирование или остатки тестовых контактов. Тогда никто не обратил на это внимания, но теперь все это внедрено в вашу новую систему и медленно распространяется.
Качество данных CRM — это процесс. А когда этого процесса нет, наступает упадок. Тихо и при каждом взаимодействии с клиентом.
Очистка данных CRM в сравнении с проверкой данных в сравнении с обогащением данных
Итак, у вас есть беспорядочные данные. Что теперь? Вот тут-то большинство людей и запутываются:
- уборка
- есть подтверждение
- и обогащение
Они похожи, но выполняют разные задачи.
Спойлер: если вы используете такие инструменты, как Bouncer, у вас есть все вышеперечисленные возможности под одной крышей.
Очистка данных = исправление или удаление
Это базовая чистка. Вы находите дубликаты, объединяете их и удаляете неудачные письма. Вы исправляете форматирование — написание имен с заглавной буквы, исправление доменов, удаление эмодзи из поля «Имя» (вы будете удивлены, как часто это происходит).
Чистка — это реакция. Она берет то, что уже есть в вашей CRM-программе, и пытается навести порядок в хаосе.
Это помогает, например:
- Объединение дублирующихся записей
- Удаление тестовых данных
- Стандартизация полей
- Повышение точности данных
Это цифровой эквивалент фразы: «Давайте уберемся на кухне, прежде чем начать готовить».
Валидация данных = проверка их достоверности
Здесь вы прогоняете контакты через логику проверки, которая проверяет, «настоящий ли это человек?».
Например:
- Можем ли мы отправить письмо на этот адрес?
- Правильно ли отформатирован этот номер телефона?
- Активен ли этот домен и не помечен ли он как одноразовый?
Дело не столько в чистоте, сколько в уверенности. Не стоит писать людям, если вы не уверены в их существовании.
Это защитит вас, в частности, от:
- Отскоки
- Жалобы на спам
- Напрасные усилия в области маркетинга и продаж
- Недоставленные записи в маркетинговых кампаниях
Бонус: если в вашей CRM встроена функция проверки (привет, Bouncer 👋), вы работаете только с проверенными контактами.
Обогащение данных = добавление полезного контекста
Это вишенка на вершине. После очистки и проверки данных их обогащение добавляет глубину. Подумайте:
- Получение информации о размере компании из открытых данных
- Автоматическое заполнение отсутствующих названий должностей
- Добавление истории покупок или поведенческих меток
- Ссылки на социальные профили
Это превратит ваш контакт из «Джона на Gmail.com» в «Джона, руководителя отдела маркетинга в компании B2B SaaS, состоящей из 50 человек». Намного полезнее, правда?
Обогащение поможет вам:
- Персонализация работы с населением
- Создавайте более интеллектуальные сегменты
- Анализируйте конкретные группы клиентов
- Совершенствование стратегий обслуживания клиентов
А в сочетании с проверкой и очисткой? Вот где ваша CRM становится мощной, а непросто полной.
Давайте починим его: Познакомьтесь с АвтоКлином Bouncer.
Электронные таблицы, экспорт, фильтры, флаги, головная боль — сплошной беспорядок. И давайте будем честными, никто больше не проводит регулярный аудит данных вручную. Все говорят, что будут. Но никто не делает этого на самом деле.
Именно для этого и существует Bouncer AutoClean. Это тихий инструмент для очистки данных, который обеспечивает высокое качество и целостность данных в CRM , не требуя от вас регистрации или загрузки файлов.
AutoClean — это полностью автоматизированный инструмент проверки данных CRM, который подключается прямо к вашей CRM (начиная с HubSpot). Он постоянно проверяет ваш список контактов и незаметно отмечает все подозрительное, например поддельные домены, письма с опечатками или токсичные адреса.
AutoClean проверяет новые записи каждый час. Именно так. Вы получаете актуальные и точные данные каждый день. Полный контроль. Ноль электронных таблиц.
Это работает следующим образом:
- Выберите список для мониторинга — Вы выбираете, какие списки контактов должны оставаться чистыми, в разделе «Проверка списка» в Bouncer.
- Задайте свою логику — установите, как часто AutoClean должен проверять ваши контакты. Вы можете запустить полное сканирование списка при настройке, автоматически проверять новые контакты каждый час или запланировать повторную проверку.
- Установите интеллектуальные правила экспорта — решите, что произойдет после проверки. Сохраняйте чистые, проверенные адреса. Подавляйте недоставляемые или рискованные. Поместите в карантин все, что находится между ними.
- Контролируйте все на одной панели — отслеживайте каждое задание AutoClean в одном окне. Узнайте, когда оно было создано, когда выполнялось в последний раз и когда будет выполняться снова. В любой момент можно приостановить, отредактировать или вручную повторно запустить проверки.
- Автоматизируйте рабочие процессы с помощью чистых данных — используйте поле «Bouncer рекомендует» для запуска логики в вашей CRM-платформе.
Ваша база данных CRM остается чистой без лишних усилий.
С программой AutoClean от Bouncer вы начинаете профилактику:
- Вы не ждете, пока отчет о количестве отказов скажет вам, что что-то пошло не так.
- Вы не узнаете о неточных данных после того, как кто-то отправит последовательность.
Вы уже на шаг впереди, потому что данные проверяются еще до того, как к ним прикоснутся. Больше никаких устаревших списков или дублирующихся записей, которые накапливаются, пока все заняты их исправлением.
Кроме того, вы получаете подробный контроль над тем, как инструмент обрабатывает ваши данные. Хотите быть особенно осторожными? Поместите в карантин все, что вызывает хоть малейшее подозрение. Чувствуете себя уверенно? Подавляйте только жесткие отскоки, а остальные оставляйте.
Вы остаетесь за главного, а AutoClean поддерживает работу машины. Вот как вы:
- Отправляйте более умные электронные письма
- Сосредоточьтесь на ценных сведениях, а не на грязных данных
- Охватите нужных потенциальных клиентов
- И перестаньте тратить время на плохие записи
AutoClean уже доступна для HubSpot. Настройка займет считанные минуты, а после ее запуска вам больше никогда не придется думать о проверке данных CRM.
Бонус: разумные методы управления данными CRM
Ваша операционная CRM — это живая система. И как любая система, она нуждается в уходе.
Что вы можете сделать, чтобы поддерживать его в хорошем состоянии?
Проверьте, что уже есть внутри
Начните с простого и загляните под капот. Запустите базовый отчет CRM, чтобы проверить наличие:
- Контакты без электронной почты
- Пустые или подозрительные телефонные номера (например, 1234567890)
- Контакты без владельца или источника
- Люди, которые не обновлялись в течение 12+ месяцев
Вам не нужно исправлять все прямо сейчас. Просто осознание масштабов беспорядка дает вам силу. Это первый шаг к лучшему управлению данными.
Установите правила перед вводом новых данных
Очистка данных очень важна. Но что имеет еще большее значение? Профилактика. Поэтому создайте основные правила:
- Форматирование имени (без заглавных букв, без эмодзи, пожалуйста)
- Обязательные поля (не создавайте запись, если нет электронной почты)
- Стандартизация источников («Входящие — форма», «Ручной ввод» и т.д.)
- Проверка дубликатов (перед сохранением контакта)
Вы хотите, чтобы ваша база данных CRM была как можно более предсказуемой.
Предоставьте кому-то право владения данными
Это не обязательно должна быть целая роль. Но рядом с задачей должно стоять имя. Конечно, это не значит, что они выполняют всю работу. Но они следят за тем, чтобы все было сделано. Без этого все будут считать, что этим занимается кто-то другой, и так плохие привычки по вводу данных остаются без внимания месяцами.
Скажите «нет» импорту мусора
Мы все это делали. Загружали случайный CSV из инструмента для проведения вебинаров. Получили «высококачественный» список лидов от спонсора мероприятия. Перетащили 500 имен из файла Excel, который нашли в общей папке.
А затем импортировал его прямо в CRM, ничего не проверяя.
С этого момента вы проверяете список, прежде чем он попадет в вашу систему. Спросите, действительно ли эти контакты соответствуют нашему целевому клиенту? Являются ли электронные письма действительными (если вы не уверены, воспользуйтесь верификатором электронной почты, например Bouncer )? Лучше начать со 100 хороших контактов, чем с 5 000 рискованных, которые будут мешать вашей доставке.
Согласуйте поля CRM с вашей стратегией реального мира
Большинство CRM поставляется с 50+ полями по умолчанию. Возможно, вам нужно только 12. Может быть, 20.
Удалите поля, которые вы не используете. Переименуйте неясные. Добавьте пользовательские поля, отражающие то, как ваша команда на самом деле сегментирует существующих клиентов или отслеживает взаимодействие с ними.
Чистая информация о клиентах означает актуальность. Вам нужны данные, которые рассказывают историю, а не просто лежат на столе.
Повышение качества данных CRM для успеха вашего бизнеса
Давайте будем реалистами: благие намерения не масштабируются. Вы можете запланировать уборку каждый месяц. Или поручить кому-то еженедельно проверять контакты. Или создать дюжину потоков Zapier, чтобы залатать дыры.
Или позвольте AutoClean сделать это за вас.
✅ Без напоминаний
✅ Нет экспорта
✅ Никаких споров на тему «кому принадлежит этот список?».
Только чистые, высококачественные данные, проверенные на лету.
Потому что, когда ваша CRM работает на основе согласованных данных, все остальное работает лучше. Ваши кампании попадают к нужным людям, и вы действительно начинаете доверять цифрам в отчетах. Клиенты тоже это чувствуют. Вы быстрее, точнее и гораздо более релевантны в каждом взаимодействии.
Так вы удержите существующих клиентов и будете обслуживать их более качественно, не строя догадок и внося больше ясности.
Готовы прекратить чистить электронные таблицы? Позвольте AutoClean справиться с этим.
