Bu neden sizin masanıza geliyor? Çünkü şikayetler önce size geliyor. İSS’ler gönderici itibarınızı değerlendirir. Ve düzenleyiciler satıcıların bahanelerini değil, temiz kaynak kullanımını bekler. Bu nedenle bugün size gizlilik yasaları ve veri simsarları hakkında daha fazla bilgi vereceğiz.
Bu kılavuzda, noktaları birleştireceğiz. Veri aracıları ne yapar? Kayıtlar nasıl çalışmalıdır. EFF/PRC bulgularının risk açısından ne anlama geldiği. Ardından riskleri, en iyi uygulamaları ele alacak ve size bugün uygulayabileceğiniz bir kontrol listesi göstereceğiz.
EFF & PRC soruşturmasının ortaya koydukları
Electronic Frontier Foundation (EFF) ve Privacy Rights Clearinghouse (PRC) araştırmacıları bu yıl her pazarlamacıyı duraksatması gereken bir şeyi ortaya çıkardığında gizlilik yasaları ve veri simsarları hakkındaki tartışmalar daha da arttı. Araştırmacılar, birçok veri simsarının sistematik olarak eyalet yetkililerine kaydolma gibi temel bir adımı atladığını tespit etti: Kaliforniya’da 291, Teksas’ta 524, Oregon’da 475 ve Vermont’ta 309 şirket.
Bu, liste satın alan veya veri ekleyen herkes için kırmızı bayraktır.
Bu kayıt yasaları güneş ışığı yaratmak için vardır. Veri simsarlarının listesini yaparlar:
- Kim olduklarını,
- ne tür veriler sattıkları,
- ve insanların kendilerini bu veri tabanlarından nasıl çıkarabilecekleri.
Ancak bu şirketlerin yüzlercesi kaydı atladığında, bu şeffaflık ortadan kalkıyor. Tüketiciler bilgilerinin nereye gittiğine dair görünürlüklerini kaybederler ve düzenleyiciler de piyasada kimin olduğunu takip edemezler.
Raporda kayıt yaptırmayan her işletmenin adı açıkça belirtilmedi, ancak örüntü açıktı. Düzinelerce işletme bir yargı alanında kayıt yaptırmış, ancak neredeyse aynı kurallara sahip diğerlerini görmezden gelmiştir. Bazıları evrak doldurmadıkları eyaletlerde sessizce faaliyet göstermek için yan kuruluşlar kullandı.
Bu neden bir uyarı ışığı?
Veri aracıları, e-posta listesi kiralama, veri zenginleştirme ve kitle modelleme gibi birçok yaygın pazarlama sürecini besler. Eğer bir aracı bir alanda kuralları esnetiyorsa, muhtemelen başka bir yerde de işin kolayına kaçıyordur. Onlarla çalışmak şirketinizi soruşturmalara, kara listelere veya daha kötüsü, gizliliği ihlal eden satıcılarla bağlantılı olmanın kamuoyu önünde utancına maruz bırakabilir.
Veri aracısı kayıtlarının nasıl çalışması gerektiği
Böyle bir sisteme sahip her eyalet brokerlerin şunları yapmasını şart koşar:
- iletişim bilgilerini gönderin,
- ne tür verileri işlediklerini açıklar,
- nasıl onay topladıklarını açıklamalıdır,
- ve vazgeçme prosedürlerini açıklar.
Hatta bazıları, bilgilerin hala doğru olduğunu kanıtlamak için yıllık güncellemeler gerektirir.
Fikir basit: insanlar verilerini kimin tuttuğunu öğrenebilmeli ve isterlerse onları durdurabilmelidir.
İşletmeler için bu şeffaflık, etik ortaklıkların temelini oluşturur. Bir satıcıyı incelediğinizde, kayıt kayıtlarına bakabilir, hangi veri kategorilerinde işlem yaptıklarını görebilir ve kaldırma taleplerini yerine getirdiklerini doğrulayabilirsiniz.
Ancak, bu sistemler yalnızca brokerler katıldığında çalışır. Oyuncuların yarısı gizli kalırsa, halka açık liste eksik ve daha az güvenilir hale gelir.
E-posta/veri onayı için düzenleyici ortam
Çoğu bölgede, katılım önce gelir.
AB’de GDPR ve ePrivacy kuralları e-postayı kişisel veri olarak ele almaktadır, bu nedenle pazarlama göndermeden önce açık ve bilgilendirilmiş onaya ihtiyacınız vardır. Onayı ne zaman ve nasıl aldığınıza dair kanıtları saklayın. Daha yüksek riskli onaylar için çift katılım en güvenli seçeneğinizdir. Almanya’da mahkeme kararlarına göre zorunludur ve Avusturya’da da zorunlu olarak kabul edilir. Diğer bazı Avrupa pazarları da zorunlu tutmasa bile bunu tavsiye etmektedir.
ABD, CAN-SPAM kapsamında bir devre dışı bırakma modeli kullanmaktadır, ancak bu “her şey serbest” anlamına gelmez. Her mesajda doğru bir konu satırı, görünür bir abonelikten çıkma ve fiziksel bir posta adresine ihtiyacınız vardır. Ayrıca, abonelikten çıkma işlemlerini belirlenen son tarih içinde hızlı bir şekilde gerçekleştirmeniz gerekir.
Kanada, her mesajda açık rıza ve net tanımlama gerektiren CASL ile katı uçta yer almaktadır. Ayrıca, mesajlar Kanada gelen kutularına düştüğünde sınırların ötesine de ulaşır.
*Diğer bölgeler AB modeline daha yakın durmaktadır-Avustralya ve Yeni Zelanda opt-in ile çalışmaktadır. Güney Kore rıza yenileme temposu eklemektedir. Birleşik Krallık, Birleşik Krallık GDPR’nin yanı sıra kendi PECR kuralları ile AB yaklaşımını yansıtmaktadır.
Şimdi, yüksek riskli uygulamalar hakkında.
- 1. Satın alınan listeler, daha sonra düzeltemeyeceğiniz onay boşlukları yaratır. İnsanlar markanızdan haber almayı kabul etmedikleri için şikayetler artar ve iletilebilirlik düşer.
- 2. Kazıma ve hasat hem gizlilik hem de anti-spam sorunlarını tetikler.
- 3. Belirsiz formlar da bir tuzaktır – kayıt kutusunda insanların neyi ne sıklıkla alacağı belirtilmiyorsa, onay bir denetim sırasında geçerli olmayacaktır.
Temiz bir onay dili, net beklentiler ve kanıt kayıtları sizi beladan uzak tutar.
E-posta içerik gereksinimleri hakkında hızlı bir gerçeklik kontrolü.
- 1. Gönderen bilgilerini dürüst tutun.
- 2. Konu satırını gövdeyle eşleştirin.
- 3. Çalışan bir abonelikten çıkma bağlantısı ve bir posta adresi ekleyin.
Bu temel bilgiler kulağa basit gelse de birçok ekibin tökezlediği noktalardır. Ayrıca, posta kutusu sağlayıcıları gelen kutusu ile spam arasında karar verirken bu sinyalleri aradıklarından, gönderici itibarınızı da korurlar.
Bir parça daha: izleme ve kişiselleştirme.
Daha katı yargı bölgelerinde, açılışların ve tıklamaların izlenmesi, çerez iznine benzer şekilde ayrı bir izin gerektirebilir. İnsanlara neyi takip ettiğinizi söyleyin, bir seçenek sunun ve bunu belgeleyin. Yalnızca kayıt sırasında verdiğiniz söz için gerçekten ihtiyacınız olan verileri kullanın. Bu, programınızı sıkı ve denetim izinizi açık tutar.
Uyumlu olmayan aracılardan veri temin eden pazarlamacılar için riskler
İşin pratik yönünden bahsedelim: Şaibeli verilere güvendiğinizde ne olur?
#1. Yasal
Şirketiniz verileri kendisi toplamamış olsa bile, düzenleyiciler yasal olarak toplanmamış bilgileri kullandığınız için sizi sorumlu tutabilir. Bazı eyaletler, kayıtlı olmayan broker verilerinin satın alınmasını veya kullanılmasını aynı ihlale katılım olarak değerlendirmektedir.
#2. İtibar
İnsanlar her geçen yıl gizlilik konusunda daha bilinçli hale geliyor. Abone veritabanınızın soruşturma altındaki bir brokerdan geldiği ortaya çıkarsa, kitlenizin güveni hızla buharlaşır. Hikaye internette yayıldığında, hiçbir gizlilik beyanı bu boşluğu kapatamaz.
#3 Teslim Edilebilirlik
İnternet hizmet sağlayıcıları ve spam filtreleri şikayet kalıplarını düzenleyicilerden daha hızlı algılar. Şüpheli aracılardan temin edilen listeler, güncel olmayan veya isteksiz alıcılar içerme eğilimindedir. Bu da yüksek hemen çıkma oranları, spam şikayetleri ve nihayetinde büyük e-posta sağlayıcıları tarafından filtrelenme anlamına gelir.
#4 Dokümantasyon
Çoğu gizlilik politikası ve pazarlama platformu şartları, tüm iletişim verilerinin uygun izinle toplanmasını gerektirir. Bir denetim, tedarikçilerinizin bu standartları karşılamadığını ortaya çıkarırsa, kendi politikanızı ve e-posta hizmet sağlayıcınızın şartlarını ihlal ediyor olabilirsiniz. Bu da hesabın askıya alınmasına veya pazarlama araçlarına erişimin kaybedilmesine yol açabilir.
#5 Kontrol
Opak aracılara güvendiğinizde, verilerin nasıl elde edildiğine ve rızanın hala geçerli olup olmadığına ilişkin görünürlükten vazgeçersiniz. Buna karşılık, doğrudan katılım veya doğrulanmış formlar aracılığıyla adres toplamak size kanıt, zaman damgası ve net bir denetim izi sağlar. Bu, her bölge için daha güvenli bir seçenektir.
Günün sonunda, uyumluluk, incelemeden kurtulabilecek bir pazarlama programı oluşturabilir. EFF’nin bulgularının da bize hatırlattığı gibi, işin kolayına kaçmak bugün zaman kazandırabilir ama yarın düzenleyiciler ya da müşteriler kapıyı çaldığında çok daha pahalıya mal olur.
Uyumlu veri tedariki ve tedarikçi incelemesi için en iyi uygulamalar
İlk olarak: uyumluluk ilk kampanyayı göndermenizden çok önce başlar. İletişim verilerinizin nereden geldiğini seçtiğiniz anda başlar. En güvenli yol?
Yalnızca şeffaflık testini geçmiş broker veya platformlarla ortaklık kurun.
Yapılması gerekenler:
➡️ Faaliyet gösterdikleri her eyaletin kamu kayıtlarında görünüp görünmediklerini kontrol edin. Hızlı bir arama size kayıt yaptırıp yaptırmadıklarını, iletişim bilgilerini güncelleyip güncellemediklerini ve vazgeçme yöntemlerini listeleyip listelemediklerini söyleyebilir. Kayıtları eksikse, bu ilk kırmızı bayrağınızdır.
Ardından, yüzeyden daha derine bakın. Güvenilir bir tedarikçi tam olarak hangi veri kategorilerini (iş, demografik veya davranışsal) topladıklarını ve her biri için nasıl izin aldıklarını açıklar. Yanıt belirsiz veya yasal sislerle dolu geliyorsa uzaklaşın. Gerçek şeffaflığın jargonun arkasına saklanmasına gerek yoktur. Bu nedenle:
▢ O rtağınız hakkında daha fazla bilgi edinin. Hangi verileri elde ettiklerini açıklıyorlar mı? Nasıl yönetiyorlar?
Yapılması gerekenler:
➡️ Her bir temasın nereden kaynaklandığını ve orijinal iznin neleri kapsadığını gösteren belgeler isteyin. Zorluk çıkarmıyorsunuz; şirketinizin uyum hikayesini koruyorsunuz.
Ayrıca, “nitelikli listeyi” nasıl tanımladığınızı yeniden düşünün. İzne dayalı, kendi kaynaklarınızla oluşturduğunuz kitleler, toplu olarak satın alınanlardan her zaman daha iyi performans gösterir. Satın alınan listeler, “opt-in” olarak tanıtılsa bile, genellikle markanızı kapsamayan genel onaylara dayanır. İşte bu yüzden yapmalısınız:
Listeleri satın almak yerine kitlenizi doğrudan kendi kayıt formlarınız veya doğrulanmış iş ortaklarınız aracılığıyla oluşturun.
Yapılacaklar:
➡️ Bir “hızlı liste” sizi cezbederse, her bir kişinin açık, markaya özel izin verdiğine ve aracının kaydının ilgili tüm yargı alanlarında güncel olduğuna dair yazılı onay isteyin.
Ayrıca, riskin daha yüksek olduğu durumlarda (uluslararası kampanyalar veya hassas sektörler gibi) çift onay kullanın. Bu ikinci onay tıklaması, adresin sahipliğini kanıtlar ve dijital bir belge izi oluşturur: tarih, saat ve onay yöntemi. Yani, çıkarım:
Çift katılım kullanın.
Yapılması gerekenler:
➡️ Bu bilgileri güvenli bir şekilde, ideal olarak her kaydı tam kayıt formuna bağlayan bir sistemde saklayın. Denetim iziniz ne kadar kesin olursa, programınız yasal kontroller sırasında o kadar güvenli hale gelir.
Kendi gizlilik materyalleriniz de bir hikaye anlatır. Her formun ve açılış sayfasının anlaşılabilir olduğundan emin olun. Birden fazla marka aynı platformu paylaşıyorsa, her göndereni tanımlayın. Sade bir dil güven oluşturur ve sizi gizli onay iddialarına karşı korur.
▢ Kayıt formlarınızı ve gizlilik politikalarınızı şeffaf ve anlaşılması kolay tutun.
Yapılması gerekenler:
➡️ İnsanların neye abone olduğunu, onlarla ne sıklıkla iletişime geçeceğinizi ve abonelikten nasıl çıkabileceklerini açıkça belirtin. E-posta sıklığınız veya amacınız her değiştiğinde bu dili güncelleyin.
Son olarak, veri denetimlerini yılda bir kez yapılan bir iş olarak değil, rutin bakım olarak ele alın.
Veri kaynaklarınızı ve satıcı sözleşmelerinizi düzenli olarak gözden geçirin.
Yapılması gerekenler:
➡️ Kaynaklarınızın uyumlu kaldığını teyit etmek için periyodik incelemeler planlayın. Satıcı sözleşmelerini, gizlilik yasasına bağlılık ve tazminatla ilgili maddeler içerecek şekilde güncelleyin. Bir iş ortağı kuralları ihlal ederse, yazılı korumanız olacaktır.
Hangi uyumluluk ve şeffaflık araçları/seçenekleri mevcut?
Veri kaynağı uygulamalarınız temiz olduğunda, bir sonraki adım kanıt ve görünürlüğü kontrol altında tutmaktır. Neyse ki pek çok araç size yardımcı olabilir.
Eyalet kayıtları ile başlayın. Kaliforniya, Teksas, Oregon ve Vermont’un her biri kayıtlı brokerlerin aranabilir çevrimiçi veritabanlarını tutmaktadır. Yer imlerine ekleyin. Herhangi bir sözleşme imzalamadan önce potansiyel bir ortağın durumunu kontrol etmek dakikalar alır ve kurallara göre oynayıp oynamadıklarını doğrular. Çoğu liste kayıt tarihlerini, iş bağlantılarını ve sağlanan devre dışı bırakma URL’lerini görüntüler.
Birde onay yönetimi platformları var. Bu araçlar GDPR, CCPA ve benzer gizlilik çerçeveleri kapsamında abone izinlerini kaydeder ve yönetir. Uyumluluk kanıtınızı düzenli tutmak ve kolayca geri almak için her onay eylemini zaman damgaları ve IP adresleriyle kaydederler. Birçoğu e-posta yazılımıyla da senkronize olur ve geçerli onayı olmayan adresleri otomatik olarak işaretleyebilir.
Daha derin bir uyumluluk nabzı için gizlilik ve şeffaflık denetimleri planlayın. Dahili denetimler formlarınızın, veritabanlarınızın ve otomatik iş akışlarınızın gelişen gizlilik kurallarıyla uyumlu olup olmadığını kontrol eder. Dış denetimler (danışmanlar veya yasal ortaklar tarafından yürütülen) programınızı yönetmeliklere ve uygulama modellerine karşı stres testine tabi tutar.
Büyük kuruluşlar ayrıca veri koruma görevlisinin gözetimine ihtiyaç duyabilir. Bir DPO, verilerin pazarlama yığınınızda nasıl aktığını inceler, yeni araçlar kullanıma sunulduğunda gizlilik etki değerlendirmelerinin yapılmasını sağlar ve ekipleri en iyi uygulamalar konusunda eğitir. Daha küçük şirketler bile bir gizlilik sorumlusu atayabilir.
Az kullanılan bir başka taktik de politika incelemesidir. Kulağa sıkıcı gelebilir ama işe yarar. Gizlilik politikanızı, onay dilinizi ve satıcı sözleşmelerinizi her üç ayda bir gözden geçirin. Yeni bölgesel yasalar ortaya çıktığında veya pazarlama yığınınız değiştiğinde bunları güncelleyin.
Son olarak, düzenleyici raporları okuyun. EFF, PRC ve çeşitli veri koruma otoriteleri gibi kuruluşlar düzenli olarak mevcut yasaların yeni yorumlarına ilişkin güncellemeler yayınlamaktadır. Onların brifinglerini takip etmek, uygulama yetişmeden önce değişimleri öngörmenize yardımcı olur.
Pratik kontrol listesi
Konuyu, riskleri ve araçları okudunuz. İşte size tüm yıl boyunca pazarlama gizliliğinizi korumak için hızlıca uygulayabileceğiniz kontrol listesi:
Her brokerin kayıt durumunu doğrulayın.
Bir veri ortağını işe almadan önce, ilgili tüm devlet kayıtlarında adlarını kontrol edin. Ayrıntıların sözleşme varlıklarıyla eşleştiğini ve kaydın süresinin dolmadığını onaylayın.
▢ Yalnızca belgelenmiş onayı kabul edin.
Tarih, yöntem ve onay metni gibi net izin kanıtları gösterebilen üçüncü taraflarla çalışın. Ekran görüntüsü yok, belirsiz ifadeler yok ve “bize güvenin” yok.
Riskler yüksek olduğunda çift katılım kullanın.
Daha katı gizlilik yasaları olan ülkeleri hedeflediğinizde veya hassas verileri işlediğinizde, onay e-postalarını etkinleştirin. Zaman damgası, cihaz ve onay yolu gibi meta verileri kaydedin. Bu sizin en iyi yasal güvencenizdir.
Gizlilik ifadelerini açık ve insani tutun.
Kayıt sayfalarınız abonelerin tam olarak ne alacağını ve ne sıklıkta alacağını söylemelidir. Gizli kutulardan veya belirsiz vaatlerden kaçının. Ayrılmaları zahmetsiz ve her mesajda görünür kılın. Şeffaflık size güvenilirlik kazandırır ve anlaşmazlıkları önlemenize yardımcı olur.
Yasa değişikliklerini düzenli olarak izleyin.
Eyalet düzeyinde gizlilik yasaları genişlemeye devam ediyor. Veri koruma ajanslarının veya gizlilik gözlemcilerinin haber bültenlerine abone olun. Aylık basit bir tarama sizi güncel olmayan uygulamalardan kurtarabilir.
Listenin ötesinde, uyumu yaşayan bir süreç olarak ele alın. Güncellemeleri belgeleyin. Denetim notları tutun. Gizliliği pazarlama kültürünüzün bir parçası haline getirin.
Gizlilik yasaları ve veri simsarları hakkında son sözler
Pazarlamacılar için mesaj gerçekten basit: şeffaf olun, gerçek onay alın ve verilerinizin tam olarak nereden geldiğini bilin. Artık gizlilik yasaları ve veri simsarları konusunda işlerin ne kadar karışabileceğini biliyorsunuz. Kayıt ve gözetimdeki bu boşluklar, doğrudan kendi kampanyalarınıza da yansıyabilecek türden tehlike işaretleridir.
Akıllıca hareket, bunun önüne geçmektir. Yalnızca uyumluluğu kanıtlayan aracılarla çalışın. Gerçek katılımlarla listeler oluşturun ve onay kayıtlarınızı sıkı tutun. İzinleri takip eden araçları kullanın, yeni kurallar hakkında meraklı olun ve birileri size söylemeden önce gizlilik materyallerinizi güncelleyin.
E-posta pazarlama veya liste doğrulama konusunda yardıma ihtiyacınız varsa Bouncer adresini deneyin. Araçlarımız listelerinizi temiz, uyumlu ve yüksek performanslı tutmanıza yardımcı olur ve destek ekibimiz her zaman doğru şekilde yapmanıza yardımcı olmaya hazırdır.
