Gönderdiğiniz her e-posta, kimse okumadan önce bile işletmeniz hakkında bir şeyler söyler. Gönderen satırı tek başına güven oluşturabilir veya kaşları kaldırabilir.
Bu nedenle iş e-posta adresinizin biçimi çoğu insanın fark ettiğinden daha önemlidir. Bu, ne kadar profesyonel göründüğünüzü, e-posta ekibinizin ne kadar düzenli olduğunu ve müşterilerin size ne kadar güvenle yanıt verdiğini sessizce şekillendiren küçük ayrıntılardan biridir.
Bir e-posta adresinin profesyonel görünmesini sağlayan nedir?
Profesyonel bir e-posta adresi üç şeyi iyi yapar: açık, tutarlı ve markanızla bağlantılıdır.
Arkasında kimin olduğunu anlamak kolay olmalı, ekibinizin geri kalanıyla aynı modeli izlemeli ve iş alanınızla eşleşmelidir.
Karşılaştırın:
- kötü örnek: coolguy1997@gmail.com
- iyi örnek: michael@northhillsconsulting.com
Aradaki fark sadece estetik değil. Psikolojik. Biri hobi gibi görünüyor. Diğeri ise bir iş gibi.
Güvenilirliği taklit edemezsiniz, ancak doğru bir şekilde biçimlendirebilirsiniz.
Yaygın profesyonel e-posta formatları (ve ne zaman kullanılacakları)
Farklı ekipler ve sektörler farklı adlandırma modelleri kullanır. Amaç, boyutunuza, tonunuza ve yapınıza uygun olanı bulmaktır.
İşte en yaygın ve pratik seçenekler:
1. firstname@company.com
Basit, kişisel ve küçük işletmeler veya serbest çalışanlar için ideal. Yaklaşılabilir ve yine de profesyonel hissettiriyor.
2. firstname.lastname@company.com
Daha resmi ve ölçeklenebilir. Yinelemelerden kaçınmanız gereken daha büyük ekipler veya kurumsal ortamlar için mükemmeldir.
3. role@company.com
İşlevsel ve net. sales@, support@, info@ veya billing@ müşterilerin hatırlaması kolaydır. Bunlar aynı zamanda ortak gelen kutularını kullanan departmanlar için de işe yarar.
4. team@company.com veya contact@company.com
Tek bir kişiyi işaret etmeden samimi bir ton isteyen yeni başlayanlar veya yaratıcı markalar için idealdir.
Hangi yapıyı seçerseniz seçin, ekip genelinde tutarlı olun. Her çalışan e-posta adresi veya e-posta imzası için aynı kalıbı izlediğinde, bu kasıtlı hissettirir: ve profesyonellik böyle görünür.
İşletmeniz için doğru formatı nasıl seçersiniz?
En iyi format sahnenize ve yapınıza bağlıdır:
- Serbest çalışanlar veya tek başına iş kuranlar: Kişisel ama güvenilir bir imaj için firstname@yourdomain.com adresini kullanın.
- Küçük işletmeler: tanınırlık ve tutarlılık oluşturmak için firstname.lastname@yourdomain.com adresini kullanın.
- Büyüyen ekipler: ölçeklenebilir iletişim için department@yourdomain.com adresini kullanın.
Bir tanesine karar vermeden önce, hızlı bir isimlendirme kural kitabı yazın. İlk çalışanınızı işe aldığınızda veya yeni gelen kutuları eklediğinizde size zaman kazandıracaktır.
Formatınız hazır olduğunda, iş e-posta adresinizi oluşturabilir ve kendi alan adınız altında özel posta kutuları kurabilirsiniz. Sadece birkaç dakikanızı alır ve markanızın imajını hemen yükseltir.
İş e-posta adreslerine gerçek dünyadan örnekler
Farklı sektörler farklı stiller kullanır, ancak hepsi tek bir şeyi hedefler: netlik.
İşte format ve tonun işletme türüyle nasıl uyumlu olduğunu gösteren birkaç örnek:
- Danışmanlık firmaları genellikle profesyonel görünürken iletişimi kişisel tutmak için firstname@firmname.com adresini seçerler. Bire bir müşteri ilişkileri için iyi bir seçimdir.
- Perakende markaları sales@brandname.com veya support@brandname.com gibi adresleri tercih eder. Bunların hatırlanması kolaydır ve müşterilerin doğru kişiye hızlı bir şekilde ulaşmasına yardımcı olur.
- SaaS şirketleri genellikle team@startup.com veya hello@startup.com adreslerini tercih eder. Modern teknoloji tonuna uyan samimi, işbirlikçi bir izlenim verir.
- Emlak acenteleri firstname.lastname@agency.com adresine yönelmektedir, çünkü birden fazla acente aynı alanı paylaşabilir.
- Eğitim kurumları, erişilebilirlik ve profesyonel, tarafsız bir ton için info@academy.com veya contact@schoolname.com adresini kullanır.
Her yaklaşım biraz farklı bir hikaye anlatır: cana yakın, resmi, kolektif veya güvenilir. Önemli olan, formatınızın markanızın kişiliğine uyması ve şirketinizden gönderilen her e-postada tutarlı hissettirmesidir.
İş e-posta adresinizi oluştururken kaçınmanız gereken hatalar
Güvenilirliğinizi hızla kaybetmenin birkaç hızlı yolu:
- Sayılar, emojiler veya semboller kullanmak(john123@ dikkatsiz görünüyor).
- Kişisel ve iş alanlarını karıştırmak(john@myhobby.com bir danışmanlık sunumu için).
- Bir şirket içinde tutarsız formatlar oluşturmak.
- İş iletişimi için ücretsiz alan adlarını kullanma.
Müşteriler bilinçli olarak analiz etmezler, ancak bu ayrıntılar kalıcı izlenimler bırakır.
Alan adı tabanlı bir e-posta almak genellikle düşündüğünüzden daha ucuz ve daha hızlıdır; ve bu güvenilirlik boşluklarını gerçekleşmeden önce önler.
Paket servis
Profesyonel bir e-posta adresi sadece insanların size ulaşmasına yardımcı olmaz. Nasıl hatırlanmak istediğinizi de temsil eder.
Adresiniz markanızın kulağa geldiği gibi görünmelidir: açık, güvenilir ve kasıtlı.
Bu nedenle, Gmail‘den başka bir teklif göndermeden önce, formatınızı ayarlamak, ekibinizi hizalamak ve özel iş e-postanızı oluşturmak için on dakikanızı ayırın.
Bu, işletmenizin anında daha meşru görünmesini sağlayan atabileceğiniz en küçük adımlardan biridir.
