Як досягти нульового обсягу вхідних повідомлень за 7 ефективних способів

Що це перевантаження електронної пошти?

Кожен, хто має адресу електронної пошти, знає, який це стрес - спостерігати, як нагромаджуються непрочитані, без відповіді, безперервно надходять електронні листи. 

Безкоштовно використовувати зображення з Pexels

Перевантаження електронною поштою - це саме те, як це звучить: нездатність встигати за робочою або особистою електронною поштою, а часто і за тим, і за іншим.

Ви отримуєте занадто багато електронних листів і не маєте достатньо часу, щоб відповісти на них. Це може вплинути на вашу особисту ефективність, а також на ефективність вашого бізнесу.

Відповідь на це питання полягає в тому, щоб досягти нульового рівня вхідних повідомлень - не обов'язково мати порожню скриньку, але мати нуль непрочитаних листів, кероване комунікаційне навантаження і набагато більш впорядковану скриньку.

Як розпізнати перевантаження електронної пошти

Розпізнавання ознак перевантаження електронної пошти - це перший крок до досягнення нульового рівня папки "Вхідні". Ось на що варто звернути увагу:

Чи ефективна комунікація у вашій команді?

Джефф надіслав Саллі три важливих електронних листи про їхню останню зустріч, але у Саллі сотні непрочитаних листів.

Напруженість на робочому місці дедалі зростає. Саллі все частіше ходить на перекури. Управління проектами зійшла з рейок. І Джефф все ще не знає, який шрифт він повинен використовувати в останньому маркетингова кампанія.

Звучить знайомо?

Перевантаження електронної пошти може перешкоджати комунікації на робочому місці. Якщо інформація поширюється неефективно, ви ризикуєте зірвати дедлайни, не знаючи як керувати проектами ефективно, плутанина серед членів вашої команди, а важливі деталі випадають з поля зору.

Ви втрачаєте або пропускаєте важливі повідомлення?

Крім того, що перевантажена папка "Вхідні" заважає спілкуванню в цілому, ви ризикуєте пропустити щось важливе. Небажана кореспонденція приховує листи, які вам дійсно потрібно прочитати.

Нові імейли витісняють старі зі списку у вашому поштовому клієнті. Коли цей список стане досить довгим, чи зможете ви коли-небудь дістатися до цих старих імейлів? А якщо вони важливі? Що, якщо вони містять ту єдину інформацію, на пошук якої ви витратили години?

Занадто легко не помітити, видалити або не звернути уваги на цю голку в копиці сіна, навіть якщо у вас є окрема папка для найважливіших листів.

Чи страждають ваші зовнішні комунікації?

Якщо ваші клієнти постійно чекають на відповідь кілька днів або тижнів, або якщо ви отримуєте скарги на недостатній рівень обслуговування, можливо, ви страждаєте від перевантаження електронної пошти через величезну кількість листів.

Зниження вашого AHT (середній час обробки) є життєво важливим для побудови хорошого бізнесу з повторним обслуговуванням.

Перевантаження електронною поштою наражає вас на ризик відштовхнути ваших цінних клієнтів та замовників.

Чи перевіряєте ви електронну пошту після роботи?

Гарний баланс між роботою та особистим життям є життєво важливим для всіх нас, навіть якщо більшість з нас не має стратегії управління часом.

Повертаючись додому, ви нав'язливо перевіряєте поштову скриньку, відповідаєте на електронні листи та відслідковувати результати зустрічей є протилежністю хорошого балансу між роботою та особистим життям.

Якщо ви не можете закінчити все вищезазначене в робочий час і витрачаєте значну частину свого простою на те, щоб наздоганяти, то у вас точно є перевантаження електронною поштою.

Існує досить тривожна статистика, яка показує, що поганий баланс між роботою та особистим життям може впливати на здоров'я, стосунки та продуктивність.

Джерело зображення з сайту ergonomictrends.com

Це підводить нас до впливу перевантаження електронної пошти на вашу компанію

І люди, і підприємства є системами, а перевантажені системи призводять до деградації, зниження ефективності та, зрештою, до виходу з ладу.

Незалежно від того, чи є ви компанією, що пропонує сервіси перевірки електронної пошти або окремого фрілансера, який пише код веб-сайту, на вас може вплинути перевантаження електронної пошти.

Вплив на працівників

Ми говорили про важливість хорошого балансу між роботою та особистим життям.

Звичайно, перевантаження електронною поштою - це ще не вся історія, але це один із факторів, що сприяє неблагополуччю в особистому житті працівника.

Витрачати години на день, намагаючись бути на зв'язку; постійно відриватися від важливих проектів, щоб відповісти на запити; прокручувати поштову скриньку під час обідньої перерви; відповідати колегам у ліжку; навіть просто хвилюватися, що у вас накопичуються непрочитані електронні листи, знаючи, що вам доведеться з ними розбиратися. в якийсь момент.

Це може вбити особисту продуктивність і призвести до вигорання.

Вплив на компанії

Зрозуміло, що стресові та вигорілі співробітники негативно впливають на вашу компанію в цілому.

Незадоволені співробітники прикрашають свої резюме; якщо метою вашої компанії є утримання співробітників, ви повинні розуміти вплив перевантаження електронної пошти на ваш бізнес.

Електронні листи відволікають увагу від роботи. Вони розсіюють увагу, а її буває важко перенаправити на виконання важливих завдань. Якщо ваші співробітники витрачають частину свого графіки роботи через поштові скриньки, вони працюють неефективно.

Це може мати негативний вплив на вашу компанію. Ви можете втратити ділові можливості, занадто довго реагуючи на пропозиції. Ви можете зірвати терміни, втративши життєво важливу інформацію. Ви можете знецінити свій ретельно продумана email-розсилка загрузнувши у грі в доганялки по електронній пошті.

Все це не сприяє підвищенню продуктивності, як для окремих осіб, так і для вашого бізнесу.

Тож як досягти нульового рівня папки "Вхідні"?

Ми уточнили, що нульова папка "Вхідні" не обов'язково означає нуль листів крапка. Нульова папка - це керована папка "Вхідні", і ось кілька перевірених методів, як досягти цього у вашому цифровому житті.

Спілкування за допомогою інших засобів

Деякі експерти з продуктивності вважають, що електронну пошту переоцінюють.

Гаразд, це неправда. Електронна пошта - це диво сучасних технологій, яке зробило революцію в тому, як ми спілкуємося.

Але вони мають свій час і місце, і це не постійно і скрізь. Особливо рекламні листи які ми отримуємо щодня.

Обмін миттєвими повідомленнями

Відправлення електронного листа вже означає, що ваш запит не потребує негайної відповіді. Миттєві повідомлення схожі на електронні листи, але швидші, що дозволяє спілкуватися в чаті в зручний для кожного час.

Один із способів досягти нульового рівня вхідних повідомлень і уникнути небажаної пошти - просто надіслати повідомлення у форматі Slack. Це одна з найпростіших порад з управління електронною поштою, якщо ви не хочете перевіряти пошту кілька разів на день.

Телефонні дзвінки

Якщо вам потрібна швидка відповідь на щось або ви хочете щось обговорити, голосові дзвінки залишаються одним з найкращих інструментів комунікації. Варто навіть використовувати стаціонарний телефонний зв'язок який є надійним і може працювати в будь-який час, без інтернету або під час відключення електроенергії.

Один із способів підтримувати поштову скриньку в чистоті - час від часу відповідати на дзвінки.

Віч-на-віч

Деякі речі все ще виграють від взаємодії віч-на-віч. Обмінюватися ідеями з командою або довго обговорювати важливу інформацію краще під час особистих зустрічей або відеодзвінків. Найкраще позбутися непотрібних електронних листів і непотрібних сповіщень на самому початку.

І хоча такі зустрічі можливі не для всіх (наприклад, для віддалених працівників), вони є чудовим способом зосередитися на роботі зі своєю командою.

Ефективно комунікувати

Чи засипають вас подальшими електронними листами після зустрічі?

Якщо так, то, можливо, ваші зустрічі не настільки продуктивні, як могли б бути, і ви можете зробити кілька простих кроків, щоб виправити це - не стаючи при цьому гуру продуктивності.

Ретельно плануйте зустрічі, щоб відповісти на якомога більше запитань, а наприкінці залишайте час для подальших запитань, підбиття підсумків та важливих дискусій.

І коли ви пишете наступні листи, переконайтеся, що вони висока якістьВони мають бути читабельними та містити необхідну інформацію, щоб не перетворитися на спам, який ніхто не прочитає.

Визначити очікування щодо часу реагування

Перешкодами для своєчасної комунікації можуть бути такі фактори, як складність питання або діяльність підприємств, що працюють у різних часових поясах.

Окрім використання різних каналів, встановлення реалістичних очікувань щодо відповідей може допомогти як співробітникам, так і клієнтам розслабитися, оскільки вони знають, коли отримають відповідь на свої електронні повідомлення.

Ви можете встановити політики компанії щодо електронної поштизокрема, що всі електронні листи отримуватимуть підтвердження протягом 24 годин. Таким чином, ви зменшуєте занепокоєння людей з приводу того, що їх ігнорують, а також бажання перевіряти свою поштову скриньку цілий день. Отримувач електронного листа може оцінити, скільки часу знадобиться для вирішення запиту, і встановити реалістичні терміни для належної відповіді.

Відправнику гарантується швидке врегулювання першого контактуі реципієнт надав собі достатньо часу для належного вирішення цього питання.

Виділіть час на управління поштовою скринькою

Постійний моніторинг поштової скриньки може створювати додатковий тиск і відволікати вашу увагу від інших завдань. Захаращеність поштової скриньки може змусити вас сортувати повідомлення годинами щотижня.

Виділіть час протягом дня для перевірки електронної пошти, особливо якщо ви отримуєте велику кількість листів.

Це буде відрізнятися в залежності від людини та галузі, але планування встановленого часу для управління вхідними повідомленнями може допомогти вам залишатися більш організованими та менше відволікатися.

Спробуйте зробити це зранку, перед обідом і наприкінці дня. Або, можливо, Ви працюєте краще, якщо кілька годин поспіль працюєте з електронною поштою, а решту дня займаєтеся іншими справами.

Яким би не був ваш графік, його наявність дозволить вам зосередитися на чомусь одному і без проблем сортувати списки електронної пошти.

Створення папок електронної пошти

Папки електронної пошти можуть бути недооціненим інструментом у вашому арсеналі, але вони є чудовою системою для зберігання інформації.

Використовуйте папки, щоб упорядкувати листи за категоріями або рівнями пріоритетності. Коли ви щось прочитали, з'ясуйте, куди воно має потрапити, і покладіть його на своє місце. Наприклад, ви можете використовувати фільтри і сортувати рекламні листи в одній папці, а важливі листи - в папках дій, які потребують негайної реакції.

Ви навіть можете розвивати свою організацію далі і мати окремі поштові скриньки для роботи, особистих речей, підписки тощо.

Використовуйте автоматизацію

Встановлення фільтрів для блокування небажаної інформації, людей або конкретних спам-слів у темі листа - це хороший початок.

Ви також можете використовувати автоматизація електронної пошти впорядкувати вхідні та вихідні повідомлення. Наприклад, автоматизувати процес підтвердження за допомогою простого "ми отримали ваш лист...", який спрацьовує після запиту клієнта. Або шаблони листів, що містять відповіді на найпоширеніші запитання.

Видалити, відписатися, позначити як спам

Будьте безжальні. Не беріть полонених у вашій поштовій програмі.

Якщо є старі, неважливі листи, до яких ви ніколи не доберетеся, видаліть їх.

Якщо спам проходить через ваші фільтри, позначте його.

Якщо є блог, який ви любили, але більше не читаєте, відпишіться від цієї розсилки.

Ви намагаєтеся досягти нульового рівня вхідних повідомлень - важливих повідомлень, які ви читаєте, відповідаєте на них і ефективно зберігаєте.

Досягти нульового рівня папки "Вхідні" в найкоротші терміни

Можна працювати більш продуктивно, спілкуватися більш ефективно, а робочий стрес залишати там, де йому і належить бути - на роботі.

Завдяки ретельному весняному очищенню вашої поштової скриньки та кільком перевіреним стратегіям, які допоможуть запобігти повторному перевантаженню електронної пошти, ви зможете досягти нульового обсягу вхідних повідомлень у найкоротші терміни. Все починається зі стратегії управління електронною поштою, і ви зможете легко та швидко переглядати свої листи.