Як оформити ділову електронну пошту: Кращі практики

Ось як робити підпис у професійних листах, якщо ви хочете забезпечити кращий рівень відповідей і загальні показники, а також покращити враження про свій бренд.

Чому підпис має значення в професійному листуванні?

Більшість людей закривають електронні листи, не замислюючись над ними. Ви можете написати щось на кшталт "Дякую", "З повагою" або навіть "Гарного дня". Однак, якщо ви краще продумаєте, як завершити лист, це може суттєво вплинути на результат.

Гарне завершення ділового листа може допомогти ідентифікувати вас як відправника для подальшого використання, мотивувати одержувача до подальших дій, надати йому додаткову контактну інформацію або просто залишити у читача гарне перше враження про вас і ваш бізнес, що особливо важливо, якщо ви маєте справу з новим клієнтом.

Заключна фраза, яку ви обираєте для свого листа, - це останнє, що читає ваша аудиторія після того, як закінчить читання вашого повідомлення. Незалежно від того, чи надсилаєте ви офіційні листи для бізнесу, чи приватні листи окремим контактам, те, як ви завершуєте лист, має велике значення.

Це може бути одним з найбільш мотивуючих факторів, коли мова йде про дії, які вони вчинять в результаті отримання вашого листа, або про те, чи вчинять вони взагалі. Зрештою, електронне листування - це просто ще один вид розмови, і те, як вона закінчується, має велике значення, незалежно від того, чи це ділове, чи неформальне листування.

Якби ви познайомилися з кимось новим, ви б не просто розвернулися і пішли, не завершивши розмову, а, швидше за все, сказали б, що були раді знайомству і сподіваєтеся незабаром знову з ним поспілкуватися. Завершення вашого електронного листа має бути доброзичливим, професійним і ввічливим, а також чітким, коли йдеться про надання інструкцій щодо наступних кроків.

Як закрити імейл

Коли справа доходить до створення найкращих завершень для ваших листів, слід пам'ятати про кілька різних речей.

По-перше, потрібно вирішити, чи є закриття доречним у цьому листі. Якщо ви постійно листуєтеся з кимось, то пропуск закриття може здатися гарним варіантом на даному етапі.

Однак, якщо це так, подумайте, чи матиме це гарне враження, якщо ви додасте завершення. Навіть якщо ви листуєтеся з кимось досить довго і розмова стала трохи більш невимушеною, ніж на початку, ви можете показати, що ви професіонал, і продовжувати справляти гарне враження, обираючи гарне завершення кожного разу.

При цьому пам'ятайте, що людина, якій ви надсилаєте електронного листа, може переслати його іншим, хто не спілкувався з вами раніше. Сильний, професійний підпис електронної пошти у цих листах справлятимуть більш професійне враження, ніж більш неформальні, особисті листи.

Використовуйте своє повне ім'я

Варто завжди вказувати своє повне ім'я під час підписання електронних листів, особливо в перших кількох листах, які ви надсилаєте.

Це дає змогу переконатися, що одержувачу електронної пошти зрозуміло, з ким саме він спілкується, і уникнути плутанини з іншими контактами, які можуть мати те саме ім'я, що й ви.

Навіть якщо ви хочете мати більш невимушену електронну пошту і дружнє листування, завжди вказуйте своє повне ім'я.

Будьте професіоналами

Незалежно від того, що ви вирішите написати в кінці листа, ключовим моментом є професіоналізм. Враховуйте контекст розмови та особу, якій ви пишете лист, перш ніж вирішити, який тип завершення буде найбільш доречним.

Якщо ви пишете електронного листа новому клієнту, з яким раніше не контактували, слід уникати невимушеного тону. Хоча дружній тон може бути сприйнятий як приємний жест, для першого звернення до когось вам потрібне більш формальне завершення.

З іншого боку, якщо ви спілкуєтеся з кимось, з ким ви зустрічалися особисто або багато спілкувалися електронною поштою і добре познайомилися, то немає нічого поганого в тому, щоб бути більш невимушеним, особливо в подальших листах.

Якщо ви не впевнені, який тон обрати, завжди краще бути занадто професійним, ніж недостатньо професійним. Ось чому ваш підпис за замовчуванням завжди має бути більш офіційним.

Що включати в електронний лист про завершення роботи

Хороше закриття ділового електронного листа включає кілька різних елементів, які надають йому завершеного, професійного вигляду і справляють гарне враження на одержувача. При закритті електронного листа, деякі з найбільш важливих аспектів включають в себе:

Ваше повне ім'я

Використання вашого повного імені при закритті електронного листа може здаватися занадто професійним для деяких розмов, але зазвичай так краще робити. Це допоможе вам уникнути ситуацій, коли вас можуть сплутати з кимось іншим, хто має таке ж ім'я, як і ви.

Якщо ви хочете застосувати більш невимушений підхід і використовувати лише своє ім'я, то можете додати до підпису повне ім'я, щоб було зрозуміло, хто ви насправді.

Заключний рядок

Коли ви закриваєте лист, сильний заключний рядок може мати вирішальне значення для враження, яке він справляє на одержувача.

Заключний рядок вашого листа - це ідеальна можливість подякувати одержувачу за те, що він прочитав повідомлення. Поряд з цим ви також можете включити заклик до дії або щось, що мотивує одержувача зробити бажаний крок, наприклад, перейти за посиланням в листі, відповісти вам або щось інше.

 

Пам'ятайте, що навіть якщо ви надсилаєте звичайний діловий лист, кінцевою метою будь-якого електронного листування є отримання відповіді або певної дії.

Ваша посада

Хоча вам не завжди потрібно вказувати повну назву вашої нинішньої роботи, може бути корисно додати щось, що дасть змогу одержувачу дізнатися, яка ваша професійна посада.

Це особливо важливо, якщо ви спілкуєтеся з кимось уперше, оскільки це дає зрозуміти, з ким вони розмовляють і в яких питаннях ви можете їм допомогти. Ділові контакти цінують цю деталь, оскільки вони знають, чи варто продовжувати ділове спілкування з вами, чи ні.

Контактні дані

Нарешті, завжди корисно вказати свої контактні дані. Навіть якщо одержувач, якому ви пишете імейл, вже має вашу електронну адресуУ кінці вашого електронного листа можна вказати інші способи зв'язатися з вами, наприклад, номер телефону або посилання на ваш профіль у LinkedIn.

Більшість офіційних електронних листів передбачають інші способи зв'язатися з вами. Хоча це не додає особливої цінності діловому листуванню, варто використовувати цей простір для просування вашої мережі LinkedIn, веб-сайту, пропозиції чи чогось іншого.

Кінцівки для листів - найкращі правила етикету в електронному листі

Коли ви підходите до кінця свого електронного листа, ви не хочете зіпсувати гарне враження, яке ви справили до цього часу, поганим завершенням.

Щоб уникнути цього і переконатися, що ваша заключна фраза листа справляє на клієнта найкраще враження, пам'ятайте про наступні рекомендації.

Враховуйте аудиторію

Дуже добре адаптувати своє заключне слово до аудиторії, яка буде його читати.

Наприклад, слово "love" може бути ідеальним для завершення листа до вашої другої половинки або мами, але не варто використовувати його у спілкуванні з новим начальником або новим клієнтом, які можуть не оцінити неформальні закінчення листів.

Подумайте про свою взаємовідносини з людиною, якій ви пишете імейл. Найбільш дратівливими є відписки, які не пристосовані до аудиторії, якій вони призначені.

Вичитайте ваш стандартний підпис електронної пошти

Так само, як і решту листа, перед тим, як натиснути кнопку "Надіслати", слід перевірити заключний текст на наявність орфографічних і граматичних помилок. Заключний лист, який рясніє граматичними або орфографічними помилками, може справити на одержувача непрофесійне, недбале враження.

Усе, що потрібно, - це кілька хвилин, щоб швидко перевірити закриття на наявність помилок у більшості поштових програм. Ви можете використовувати плагіни для граматичні та орфографічні перевірки наприклад, Grammarly, щоб полегшити пошук помилок.

Будьте щирими

Реалістичність і щирість у завершальній частині листа впливає на враження, яке він справляє. Не просто пишіть слова, які, на вашу думку, звучать добре, не витрачаючи час на обдумування того, наскільки ви щирі.

Обираючи завершальну фразу для свого листа, обирайте те, що буде щирим з вашого боку, чи то внутрішні листи, чи то листування з новими контактами.

Включіть наступний крок або заклик до дії

Нарешті, не пропустіть шанс використати завершальний рядок листа як можливість спонукати одержувача до бажаної дії. Наприклад, це може бути щось просте на кшталт "сподіваюся скоро почути від вас" або "дайте мені знати, що ви думаєте", якщо ви хочете, щоб одержувач відповів вам електронною поштою. Або, якщо ви надсилаєте маркетинговий лист, ви можете додати посилання на послугу чи продукт у кінці листа, попросивши одержувача перевірити його.

Те, як ви закриваєте діловий лист, може мати більший вплив на одержувача і враження, яке ви на нього справляєте, ніж ви можете собі уявити.

Підбиваємо підсумки

Незалежно від того, чи пишете ви звичайні листи, чи спілкуєтеся в професійному контексті, те, як ви закінчуєте свій електронний лист, має значення. Електронна пошта - один з найпоширеніших способів комунікації сьогодні, і якщо ви хочете зробити це правильно, вам слід використовувати професійні кінцівки листів, які заохочують одержувача відповісти на них.

А якщо ви надсилаєте багато імейлів і хвилюєтеся, чи дійдуть вони до потрібної людини... Вам потрібен Bouncer. За допомогою Bouncer ви можете перевіряти списки розсилки, щоб бути впевненими, що не надсилаєте листи на фальшиві, застарілі або неправильно написані адреси. 

Почніть вже сьогодні і перевірте перші 100 імейлів безкоштовно!