OTÁZKY A ODPOVĚDI: Odesílání e-mailů zpět

Co znamená odmítnutí e-mailu?

K vrácení e-mailu dojde, když se odeslané e-maily nepodaří z jakéhokoli důvodu úspěšně doručit zamýšleným příjemcům. E-mail odesílatele upozorní, že jím odeslaný e-mail buď nebyl přijat, nebo jiný základní problém vedl k neúspěšnému doručení zprávy.

Pokud se e-mail vrátil zpět, obvykle obdržíte od poskytovatele e-mail, ve kterém bude uvedeno, proč k vrácení došlo, a nabídnuty návrhy na nápravu situace.

Co je to tvrdý a měkký odraz v e-mailovém marketingu?

K tvrdým odezvám v e-mailovém marketingu dochází tehdy, když je e-mail zcela odmítnut. Například pokud e-mailová adresa příjemce již neexistuje, název domény e-mailu již není k dispozici nebo pokud jste zadali nesprávnou e-mailovou adresu, která se nepoužívá. Tvrdé odmítnutí je obvykle trvalý, neopravitelný problém.

Na druhou stranu, měkký odraz nebude tak závažný jako tvrdý odraz. Nejčastěji jsou způsobeny dočasným problémem, například příliš plnou schránkou příjemce nebo neodpovídajícím serverem.

Obvykle vám server zašle e-mail s informací, že se e-mail vrátil a proč, a ve většině případů se můžete pokusit e-mail úspěšně doručit později. Ve většině případů nejsou příčiny "soft bounces" důvodem k obavám a obvykle se odstraní, aniž byste museli podnikat nějaké kroky.

Co způsobuje, že se e-maily vracejí zpět?

K vrácení e-mailů může dojít z mnoha důvodů. Mezi závažnější příčiny, které mohou být trvalé, patří nesprávná e-mailová adresa příjemce, odeslání e-mailu na adresu, která již neexistuje, nebo název domény e-mailové adresy, která již není k dispozici.

Příčiny "soft bounces" jsou obvykle dočasné a můžete je odstranit vy, příjemce nebo poskytovatel e-mailu. Například pokud má příjemce plnou schránku, e-maily se po smazání některých zpráv již neodrazí. Chybný zápis jména v e-mailové adrese, který způsobil, že se zpráva vrátila, lze také snadno napravit tím, že před opětovným odesláním překontrolujete pravopis.

Neexistující e-mailové adresy jsou nejčastějším důvodem pro vrácení e-mailu a obvykle jsou způsobeny překlepy a pravopisnými chybami, nikoli tím, že e-mail již neexistuje. Může k tomu dojít, pokud se snažíte odeslat e-mail na profesionální e-mailovou adresu a příjemce z organizace odešel.

Co se stane, když se e-mail vrátí?

K odmítnutí e-mailu dojde, když se zpráva neodešle do schránky příjemce. Když k tomu dojde, obdržíte od e-mailového serveru nebo cílového e-mailového serveru chybovou zprávu ve formě hlášení o nedoručení. Tato zpráva vás bude informovat o tom, co bylo příčinou neúspěšného doručení e-mailu.

Abyste pochopili, co se stane, když se e-mail vrátí zpět, může vám pomoci vědět, jaké jsou kroky pro doručení e-mailu.

Po sestavení a odeslání e-mailu se e-mail předá serveru SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) k doručení. Tento server zkontroluje váš e-mail v systému DNS (Domain Name Server), který funguje jako adresář pro názvy domén a IP adresy serverů.

Po vyhledání serveru příjemce je zpráva předána jeho agentovi pro přenos pošty (MTA), který dokončí doručení, a e-mail je doručen příjemci. Když se však e-mail vrátí, poslední krok neproběhne podle plánu - místo toho se e-mail vrátí zpět.

Jaká je přijatelná míra odmítnutí e-mailů?

V ideálním případě byste chtěli dosáhnout co nejnižšího počtu odmítnutých e-mailů. Nejlepším cílem je číslo nižší než 10%.

Je to proto, že vysoký počet soustavně se vracejících e-mailů může být pro vaši e-mailovou marketingovou kampaň velmi škodlivý. Nejenže to ovlivní pověst IP vaší společnosti, ale může to mít vliv i na doručitelnost vašich e-mailů v budoucnu.

Všem společnostem, které provádějí e-mailové marketingové kampaně, je přiděleno skóre reputace odesílatele, které funguje podobně jako vaše kreditní skóre.

Čím více e-mailů se vrátí zpět nebo jsou nevyžádané, tím nižší je vaše skóre reputace odesílatele. A protože může být obtížné obnovit skóre reputace odesílatele zpět nahoru, je vždy lepší zabránit jeho počátečnímu poklesu.

Jak snížit míru odmítnutí e-mailu?

Existuje několik metod, které je třeba zvážit, pokud jde o snížení míry odmítnutí e-mailu. Často se vyplatí věnovat nějaký čas tomu, abyste zjistili, co je hlavní příčinou vašich odhozených e-mailů; vidíte nějaký vzorec?

Pokud se často potýkáte s odraženými e-maily kvůli pravopisným chybám a překlepům, můžete porovnat svůj seznam e-mailů s e-maily, které máte pro své příjemce v jiných záznamech, a zjistit, kde můžete tyto chyby opravit.

Kromě toho je pravděpodobné, že máte v seznamu mnoho neplatných e-mailových adres, pokud máte vysokou míru odezvy, a seznam může potřebovat vyčistit.

Dalším chybám můžete předejít tím, že nabídnete online registrační formulář pro shromažďování kontaktů a použijete double-opt-in, kdy jsou příjemci požádáni o potvrzení svého e-mailu kliknutím na odkaz, který je odeslán do jejich e-mailové schránky před tím, než jsou přidáni do seznamu adresátů.

Jak zkontrolovat odmítnutý e-mail?

Měli byste již mít alespoň přibližnou představu o tom, kolik vašich e-mailů se vrací zpět, protože ve své schránce obdržíte zprávy, které vás informují o nedoručení vaší zprávy.

Míru odmítnutých e-mailů můžete snadno vypočítat; jedná se o počet e-mailů, které se vrátily zpět, v procentech z celkového počtu e-mailů, které jste odeslali. Můžete ji vypočítat vydělením celkového počtu odeslaných e-mailů celkovým počtem e-mailů, které se vrátily zpět, a získat tak počet vrácených e-mailů na e-mail.

Poté toto číslo vynásobte stem a získáte procento odezvy z celkového počtu odeslaných e-mailů. Pokud je váš bounce rate vyšší než 10%, zvažte použití výše uvedených strategií k jeho snížení.