Co můžete udělat jen s e-mailovou adresou uchazeče o zaměstnání?
Provádějte například kontrolu e-mailů.
Slyšeli jste o nich někdy? Víte, co jsou zač, proč jsou důležité nebo jak je provádět?
Pokud ne, pak je tento článek určen právě vám.
Ale nebudeme se soustředit jen na to. Mnoho podniků při kontrole e-mailů přehlíží první zásadní krok: ověření e-mailové adresy.
Proto se budeme zabývat i tímto aspektem.
Kontrola e-mailu: Co to je a proč je to důležité
Kontrola e-mailu je proces shromažďování informací o jednotlivci nebo subjektu pomocí jeho e-mailové adresy. Pomáhá ověřit podstatnou část informací o žadateli, protože může odhalit některé podrobnosti o jeho internetové stopě, metadatech a osobních záznamech.
Prověrky e-mailem nejsou tak vyčerpávající jako úplná zpráva o prověrce, která může zahrnovat soudní záznamy, záznamy v trestním rejstříku a kompletní historii zaměstnání.
Přesto jsou často prvním krokem k zajištění legitimity e-mailové adresy, kterou osoba nebo kandidát používá.
Dobře, ale proč na tom záleží?
Ověření pravosti e-mailové adresy před úplnou analýzou je nutností.
Mohlo by se například stát, že citlivé informace o vaší společnosti a pozici, na kterou přijímáte zaměstnance, pošlete nesprávné osobě. Kromě rozpaků byste mohli tyto informace vyzradit a způsobit tak PR krizi.
Úloha ověřování e-mailů při prověřování minulosti
Jednoduchá chyba, například překlep v e-mailové adrese, může způsobit vážné problémy. Ověření e-mailové adresy předem vám zaručí, že se spojíte se správnou osobou, budete mít k dispozici správné informace a ochráníte se před chybami.
To ale není všechno. Zaměstnavatelé a organizace, zejména ty, které pracují s citlivými údaji, si musí dávat pozor, komu důvěřují a koho zaměstnávají.
První z nich může potvrdit legitimitu kandidáta nebo obchodního partnera a připravit půdu pro pozdější důkladnější prověřování.
Tímto způsobem minimalizujete riziko pokusů o podvodné proniknutí do vašich systémů nebo vydávání se za někoho jiného.
Mnoho odvětví se navíc řídí předpisy, jako je zákon o spravedlivém úvěrovém zpravodajství (FCRA), který zaměstnavatelům nařizuje pečlivé a transparentní prověřování minulosti. Nepřesnosti způsobené neověřenými e-maily mohou ohrozit zaměstnavatele i uchazeče.
Potvrzení, že e-mail je legitimní, tak především chrání všechny účastníky e-mailového řetězce a zaručuje dodržování nezbytných právních rámců.
Nástroje a techniky pro ověřování e-mailů
Znalost správných technik a nástrojů pro ověřování e-mailů může urychlit vaši práci – bez ohledu na to, zda vlastníte malou firmu, velkou společnost, jste součástí týmu lidských zdrojů nebo jen řídíte firmu s jedním zaměstnancem a chcete sami ověřit údaje jednotlivce.
Některé z technik ověřování e-mailů jsou:
- Testování doručitelnosti
Při testování doručitelnosti se na server odešle „ping“, aby se zjistilo, zda e-mailová adresa existuje, aniž by se e-mail skutečně odeslal. Díky tomu můžete zkontrolovat, zda je e-mail skutečný, a zabránit tak plýtvání časem na neaktivních adresách.
- Kontrola syntaxe a formátu
Kontrola syntaxe a formátu hledá základní chyby, jako jsou překlepy nebo neplatné znaky. Služba kontroluje e-mailovou adresu, zda je ve správném formátu (např. example@Bouncer.com). Pomáhá tak předcházet problémům, jako jsou chybně umístěné znaky.
- Ověřování domény
Ověření domény určuje, zda je doména spojená s e-mailovou adresou (např. @gmail .com) aktivní a může přijímat e-maily. Ověřuje záznamy MX (Mail Exchange) domény, zda jsou funkční a nejsou spojeny s neaktivními nebo podvodnými zdroji.
Kromě technik můžete použít mnoho spolehlivých nástrojů pro efektivní zpracování validace e-mailů.
Nástroje jako Bouncer nabízejí robustní služby, které přesahují pouhé potvrzení existence e-mailu.
Zajišťují, že e-mail je platný, bezpečný, doručitelný a spojený se správnou osobou.
Bouncer eliminuje možné lidské chyby a detekuje spamové pasti, záchytné adresy, dočasné e-maily a všechny ostatní adresy, které mohou ohrozit pověst odesílatele.
Kroky k provedení kontroly e-mailu
Krok 1: Ověření e-mailu
Ověření e-mailové adresy by mělo být vždy první věcí, kterou uděláte.
Protože neplatná nebo falešná e-mailová adresa by vás mohla zavést do králičí nory s nesprávnými údaji a vést k nepřesným výsledkům prověřování, můžete jim zabránit hned na začátku.
Zde je příklad, jak můžete k tomuto kroku přistoupit:
- Ručně – e-mail můžete zkontrolovat ručně, zda v něm nejsou zjevné problémy. Hledejte překlepy, nesprávné formátování nebo chybějící symboly.
- Automaticky – pokud nemáte čas na ruční ověřování nebo je adres příliš mnoho, vsaďte hned na automatizaci. Využijte dostupné nástroje a techniky, které dokáží mnohem více než jen ověřit adresu.
Krok 2: Vyhledávače
Pokud je e-mail naskenován, spusťte vyhledávání ve službě Google nebo použijte jiné vyhledávače, abyste odhalili veškeré stopy e-mailu na internetu.
Například zadejte e-mailovou adresu do Googlu a zjistěte, zda se objevuje na veřejných fórech, blozích nebo webových stránkách. To může poskytnout informace o internetových aktivitách nebo potenciálních vazbách dané osoby.
Pokud je e-mail propojen s profesními profily, jako jsou články, publikace nebo příspěvky na sociálních sítích, mohou tyto výsledky poskytnout další informace o internetové stopě dané osoby.
Krok 3: Platformy sociálních médií
Sociální média mohou poskytnout hlubší informace o identitě, která se skrývá za e-mailovou adresou. Které platformy použít a jak?
- LinkedIn: Zaměřte se nejprve na obchodní platformy. Vyhledejte e-mailovou adresu na síti LinkedIn a najděte potenciální shody z hlediska historie zaměstnání nebo aktivit souvisejících s prací.
- Facebook, Twitter, Instagram: Nezapomeňte, že mnoho lidí propojuje své e-mailové adresy se soukromými účty na sociálních sítích. Proveďte vyhledávání na těchto platformách a zjistěte, zda nejsou s e-mailovou adresou spojeny nějaké osobní profily.
Krok 4: Specializované nástroje pro kontrolu pozadí
Existují specializované nástroje, které umožňují provádět důkladnější kontroly, například Pipl – vyhledávač zaměřený na vyhledávání osob v hlubokém webu, včetně všech veřejných záznamů spojených s e-mailem.
K dispozici je také nástroj Spokeo, který lze použít k vyhledávání osobních informací spojených s e-mailem, jako je zaměstnání, trestní rejstřík nebo kontaktní údaje.
Profesionální rada: Vždy si zdokumentujte svá zjištění a zaznamenejte případné nesrovnalosti – například potenciální červené vlajky v celkovém procesu prověřování.
Proč je ověření e-mailu nezbytné pro přesné prověřování
- Vyhnutí se běžným nástrahám
Vynechání ověření e-mailu může pro firmy znamenat značné problémy. Pokud se spoléháte na neověřený e-mail, může se stát, že se budete honit za nesprávnými informacemi, nebo v horším případě, že vám zcela uniknou důležité údaje.
Představte si, že strávíte celé dny vytahováním údajů z historie zaměstnání uchazečů o zaměstnání, procházením veřejných záznamů a různými prověrkami, abyste později zjistili, že e-mail nebyl spojen se skutečnou osobou.
- Zlepšení přesnosti a spolehlivosti
Ověřování e-mailových adres zajišťuje, že získané výsledky prověřování jsou postaveny na pevných základech. Pokud je e-mailová adresa ověřena jako správná a aktivní, zvyšuje to spolehlivost všech dalších získaných informací.
Ověřené e-maily nakonec přispívají k pevnějším a spolehlivějším obchodním rozhodnutím a zvyšují efektivitu při najímání potenciálních zaměstnanců. Efektivní personální procesy jsou nezbytné pro minimalizaci chyb a administrativní zátěže při náboru a přijímání zaměstnanců. Kromě prověřování minulosti může zefektivnění klíčových personálních funkcí, jako je správa benefitů, uvolnit drahocenný čas, snížit rizika související s dodržováním předpisů a zlepšit celkovou zkušenost uchazečů.
Důkladné ověření pomocí Bouncer
Hledáte tedy spolehlivý nástroj, který vám pomůže s důkladným ověřením e-mailu? Nehledejte nic jiného než Bouncer – jedná se o snadno použitelné a cenově dostupné řešení, které je navrženo tak, aby pomohlo firmám ověřit e-maily a v případě potřeby i další.
To, čím Bouncer vyniká, jsou jeho funkce a uživatelsky přívětivé rozhraní, které zjednodušuje proces ověřování e-mailových adres. Nezabřednete do složitého procesu – je přímočarý, rychlý, a co je důležité, cenově výhodný.
Díky cenovému modelu pay-as-you-go platíte pouze za to, co používáte, takže se může skvěle hodit pro vaše podniky.
Bouncer je vybaven funkcemi, jako je ověření v reálném čase, hromadnéověření e-mailu API, kontrola toxicity, sada pro doručitelnost, obohacení dat a mnoho integrací.
Tato platforma má navíc fantastické recenze od uživatelů z celého světa.
Lidem se líbí, jak zachycuje neplatné adresy a pomáhá zvyšovat účinnost e-mailových kampaní při zachování vysoké reputace odesílatele.
Vyzkoušejte Bouncer, nespěchejte a uvidíte, jaký je to rozdíl.
Využijte důkladné ověření zaměstnání
Kontrola e-mailové adresy je nezbytným krokem k potvrzení pravosti e-mailové adresy. V tomto procesu není ověření e-mailu jen možností – je to nutnost pro každou firmu, která si cení přesnosti a integrity dat.
Nyní víte, že používání důvěryhodných ověřovacích nástrojů, jako je Bouncer, vám dává jistotu, že e-mailové adresy jsou platné, účinné a bez chyb.
Proto nastránkách použijte Bouncer před provedením kontroly pozadí a dosáhněte nejlepších výsledků.
